Dokumenty urzędowe

Hiszpania

Autor treści:
Hiszpania

Art. 24 ust. 1 lit. a) - języki akceptowane przez państwo członkowskie w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych jego organom administracji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a)

Język hiszpański.

Art. 24 ust. 1 lit. b) - wykaz zwierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia

Poniżej wymieniono dokumenty urzędowe, które zgodnie z art. 2 rozporządzenia są objęte jego zakresem stosowania i są wydawane na potwierdzenie stosownych faktów, oraz wskazano sposoby uzyskania tych dokumentów. a) urodzenie – akt urodzenia (ujednolicony wzór); b) pozostawanie osoby przy życiu – zaświadczenie potwierdzające fakt pozostawania przy życiu oraz stan cywilny (certificado de fe de vida y estado) to dokument poświadczający, że dana osoba żyje, oraz określający jej stan cywilny. Fakt pozostawania przy życiu i stan cywilny „wolny/a”, „wdowiec/wdowa” lub „rozwiedziony/a” poświadcza urzędnik stanu cywilnego (po osobistym stawieniu się zainteresowanego w urzędzie). Fakt pozostawania przy życiu może również poświadczyć notariusz poprzez sporządzenie dokumentu o stawieniu się danej osoby w jego kancelarii. Stan cywilny „wolny/a”, „wdowiec/wdowa” lub „rozwiedziony/a” może poświadczyć sam zainteresowany, składając oświadczenie pod przysięgą lub przez uroczyste potwierdzenie przed urzędnikiem stanu cywilnego lub w formie aktu notarialnego sporządzonego przez notariusza. Czynności wymagające osobistego stawiennictwa można zatem dokonać przed notariuszem, a także przed urzędnikiem stanu cywilnego w swoim miejscu zamieszkania. W razie umocowania w tym celu pełnomocnika powinien on stawić się przed sędzią pokoju w miejscu zamieszkania zainteresowanego lub swoim własnym. c) zgon – zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego wydawane przez urząd stanu cywilnego (ujednolicony wzór); d) imię i nazwisko – zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego dotyczące urodzenia (certificado de nacimiento); e) małżeństwo, w tym zdolność do zawarcia małżeństwa oraz stan cywilny – nie istnieje akt poświadczający stan cywilny „żonaty/zamężna”; w tym celu wykorzystuje się akt urodzenia. Do celów zawarcia małżeństwa – zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego. W celu potwierdzenia, że dana osoba pozostaje w związku małżeńskim, wystarczy przedłożyć akt małżeństwa wydany przez urząd stanu cywilnego. Procedura potwierdzenia zdolności do zawarcia małżeństwa wymaga wszczęcia postępowania, w którego wyniku wydaje się zaświadczenie o zdolności do zawarcia małżeństwa (do 30 czerwca 2020 r. postępowanie to prowadzone jest we właściwym urzędzie stanu cywilnego, a w stosownych przypadkach – w centralnym rejestrze cywilnym lub konsulacie). Mogą wystąpić również bardziej skomplikowane sytuacje, gdy pojawi się element zagraniczny (małżonek będący cudzoziemcem lub miejsce zawarcia małżeństwa poza obszarem Hiszpanii); f) rozwód, separacja prawna i unieważnienie małżeństwa – zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego, z poświadczeniem na marginesie; g) zarejestrowany związek partnerski, w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status związany z zarejestrowanym związkiem partnerskim – zaświadczenie wydawane przez organ administracji publicznej prowadzący rejestr związków partnerskich lub, w stosownych przypadkach, akt notarialny; h) rozwiązanie zarejestrowanego związku partnerskiego, separacja prawna lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego – separacja prawna ani unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego nie zostały wyszczególnione w hiszpańskim prawie procesowym. Na potwierdzenie rejestracji lub rozwiązania związku partnerskiego wydaje się zaświadczenie z rejestru związków partnerskich (brak ujednoliconego wzoru na poziomie krajowym) lub akt notarialny (Dekret królewski z mocą ustawy 8/2015 z dnia 30 października 2015 r., tekst przekształcony ustawy o ubezpieczeniu społecznym, art. 221); i) pochodzenie dziecka – zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego; j) przysposobienie – zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego; k) miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu – zaświadczenie o zameldowaniu (certificado de empadronamiento municipal) wydawane przez urząd gminy właściwy dla miejsca zamieszkania oraz zaświadczenie o miejscu pobytu wydawane przez urząd gminy lub akt notarialny poświadczający miejsce pobytu; l) obywatelstwo – zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego; m) brak wpisu do rejestru karnego, pod warunkiem że dokumenty urzędowe dotyczące tego faktu są wydawane obywatelowi Unii przez organy państwa członkowskiego, którego jest obywatelem – zaświadczenie wydawane przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Dokumenty urzędowe, do których przedłożenia mogą być obowiązani obywatele Unii mający miejsce zamieszkania w państwie członkowskim, którego nie są obywatelami, jeśli chcą oddać głos lub kandydować w wyborach do Parlamentu Europejskiego lub wyborach lokalnych w państwie członkowskim miejsca zamieszkania, zgodnie z warunkami określonymi, odpowiednio, w dyrektywie Rady 93/109/WE i dyrektywie Rady 94/80/WE – zaświadczenie o zameldowaniu (certificado de empadronamiento municipal) wydawane przez urząd gminy.

Art. 24 ust. 1 lit. c) - wykaz dokumentów urzędowych, do których mogą być załączane – jako stosowne tłumaczenie pomocnicze – wielojęzyczne standardowe formularze

Wykaz dokumentów urzędowych wydawanych w Hiszpanii, do których mogą być załączane – jako stosowne tłumaczenie pomocnicze – wielojęzyczne standardowe formularze:

a) dokumenty wydawane przez urząd stanu cywilnego dotyczące:

urodzenia

pozostawania przy życiu

zgonu

małżeństwa

stanu cywilnego

zdolności do zawarcia małżeństwa

b) zaświadczenie o niekaralności.

Art. 24 ust. 1 lit. d) - wykazy osób posiadających, zgodnie z prawem krajowym, kwalifikacje do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją

Hiszpańskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Unii Europejskiej i Współpracy publikuje listę tłumaczy przysięgłych, z których usług należy korzystać w razie konieczności tłumaczenia dokumentów urzędowych (zgodnie z szesnastym przepisem dodatkowym do ustawy 2/2014 z dnia 25 marca 2014 r. o działaniach i służbie zagranicznej państwa dotyczącym tłumaczeń ustnych i pisemnych o charakterze urzędowym – Disposición adicional décima sexta de la Ley 2/2014, de 25 de marzo, de la Acción y del Servicio Exterior del Estado). http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/Documents/Listado%20actualizado.pdf

Art. 24 ust. 1 lit. e) - wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Do celów stosowania rozporządzenia w Hiszpanii organami upoważnionymi do sporządzania poświadczonych kopii dokumentów urzędowych są, w ramach zakresu swoich kompetencji, notariusze i urzędnicy stanu cywilnego.

Kopie poświadczone za zgodność z oryginałem oznaczają kopie oryginalnych dokumentów urzędowych sporządzone przez organ, który je wydaje lub poświadcza. Zasadniczo akty notarialne i dokumenty sądowe funkcjonują w obrocie w formie odpisów. W odpowiednich przypadkach odnotowuje się na nich, czy są wiążące. Art. 134, 501, 502 i 504 ustawy 1/2000 z dnia 7 stycznia 2000 r. o postępowaniu cywilnym (Ley de Enjuiciamiento Civil).

Pisma o charakterze administracyjnym mają formę zaświadczeń o wydanym rozstrzygnięciu. Art. 52 ustawy 39/2015 z dnia 1 października 2015 r. o ogólnym postępowaniu administracyjnym prowadzonym przez organy administracji publicznej (Ley de Procedimiento Administrativo Común).

Art. 24 ust. 1 lit. f) - informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

W niektórych przypadkach są to formularze (zaświadczenia wydawane przez urzędy stanu cywilnego), a w innych przypadkach brak jest ujednoliconego wzoru. Jeśli dokument nie ma formy formularza, do tłumaczenia uwierzytelnionego należy dołączyć kopię oryginału lub jego odpis.

Tłumaczenia uwierzytelnione zostały uregulowane w szesnastym przepisie dodatkowym do ustawy 2/2014 z dnia 25 marca 2014 r. o działaniach i służbie zagranicznej (ley 2/2014, de 25 de marzo de la Acción y del Servicio Exterior, disposición adicional 16ª) (Dz. Urz. nr 74 z 26 marca 2014 r.).

Kopie poświadczane notarialnie sporządza się na oficjalnym papierze notarialnym drukowanym przez hiszpańską Mennicę Państwową (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) indywidualnie dla każdego notariusza i opatruje się je specjalną pieczęcią zabezpieczającą w formie naklejki wydawaną przez Generalną Radę Notarialną (Consejo General del Notariado), a także pieczęcią tuszową oraz znaczkiem, podpisem i parafą notariusza. Papier notarialny opatrzony jest hologramem Mennicy Państwowej.

Art. 24 ust. 1 lit. g) - informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Kopie poświadczane notarialnie są łatwe do odróżnienia, ponieważ wydaje się je na oficjalnym papierze do sporządzania aktów notarialnych, z oznaczeniem numeru karty i podpisem notariusza. Opatrzone są również pieczęcią zabezpieczającą oraz pieczęcią tuszową notariusza, a odpisy uwierzytelnione sporządzane na podstawie oryginałów – specjalnym znaczkiem uwierzytelniającym (sello de legitimaciones). Notariusz opatruje znaczkiem, podpisuje i parafuje dokumenty na potwierdzenie ich treści. Rozporządzenie (UE) 2016/1191 wydaje się odnosić do dokumentów sporządzanych przez sądy i organy administracji publicznej w formie papierowej, a w przypadku urzędów stanu cywilnego – na ujednoliconych wzorach (różnych dla każdej wspólnoty autonomicznej). Warto jednak pamiętać, że w hiszpańskiej administracji publicznej wdrożono na szeroką skalę system obsługi elektronicznej, który umożliwia zatwierdzanie kodu zabezpieczającego powiązanego z podpisem elektronicznym wystawcy dokumentu, oraz że wdrożono także unijne zasady dotyczące administracji elektronicznej (ustawa 39/2015 z dnia 1 października 2015 r. powszechnym postępowaniu administracyjnym prowadzonym przez organy administracji publicznej oraz ustawa 42/2015 z dnia 5 października 2015 r. o zmianie ustawy 1/2000 z dnia 7 stycznia 2000 r. o postępowaniu cywilnym).

Ostatnia aktualizacja: 30/07/2021

Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwe państwo członkowskie. Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. Komisja Europejska nie przyjmuje żadnej odpowiedzialności w odniesieniu do danych lub informacji, które niniejszy dokument zawiera, lub do których się odnosi. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.