Håndbog

1. Denne vejledning omhandler brugen af videokonferenceudstyr i grænseoverskridende retssager i Den Europæiske Union. Den gennemgår de organisatoriske, tekniske og juridiske aspekter af anvendelsen af videokonferenceteknologi. Desuden analyserer den brugen af udstyr i retssale og vidnerum samt brugen af bærbart udstyr. Vejledningen omfatter sager, hvor der benyttes videokonference i en del af retsforhandlingerne, navnlig i forbindelse med bevisoptagelse fra fjerntliggende steder i andre EU-medlemsstater.

2. Vejledningen indeholder råd og retningslinjer til brug for jurister, retspersonale og teknisk personale. Vejledningen behandler de praktiske hensyn i forbindelse med brug af videokonferenceudstyr af særlig interesse for jurister og retspersonale og gennemgår herefter de tekniske aspekter af specifik interesse for teknisk personale. I bilaget til denne vejledning er der detaljerede oplysninger om de retlige rammer for grænseoverskridende brug af videokonference i straffesager såvel som i civil- og handelsretlige sager. I de andre bilag redegøres der for de tekniske standarder, der skal tages hensyn til, og der findes en oversigt over de vigtigste trin i processerne i forbindelse med anvendelse af videokonference i grænseoverskridende retssager. Hensigten med dette dokument er at hjælpe brugerne med råd og retningslinjer. Det er ikke en erstatning for detaljerede arbejdsinstruktioner eller detaljerede betjeningsforskrifter.

3. Dette dokument omhandler hovedsagelig anvendelsen af videokonference i retssager ved strafferetlige, civilretlige og handelsretlige domstole. Mange af de tekniske aspekter af brugen af videokonference kan dog mere generelt overføres på anvendelsen i retssystemet i bredere forstand. Afhøring af vidner og eksperter finder ikke altid sted i retterne, og det er muligt at oprette en videokonferenceforbindelse mellem retter og andre steder, f.eks. konsulære og diplomatiske repræsentationer, fængsler, hospitaler og asylcentre. Dette dokument kan som sådant anvendes som grundlag for brug af videokonference i andre procedurer.

4. I grænseoverskridende civile retssager er der sædvanligvis to situationer, hvor vidner og eksperter kan afhøres via videokonference:

• Indirekte bevisoptagelse, hvor retten i den anmodede stat foretager en afhøring af f.eks. et vidne (under visse omstændigheder med deltagelse af befuldmægtigede for den anmodende ret)
• Direkte bevisoptagelse, hvor den anmodende ret afhører et vidne i en anden medlemsstat direkte via videokonference.

5. I efterforskningen forud for retssagen kan undersøgelsesdommeren eller anklageren beslutte at optage beviser fra et vidne, som er udsat for trusler, eller et vidne eller en ekspert, der bor i et andet land, via videokonference eller andre hensigtsmæssige former for audiovisuel fjernkommunikation med vidnets samtykke, hvis det ikke er muligt eller ønskeligt, at den pågældende selv møder frem under retssagen.

6. Problemer med ekspertvidners tilstedeværelse har vist sig at være en af grundene til forsinkelser både i civilretlige sager (f.eks. medicinske eksperter og psykologer i forældremyndigheds- og børnepasningssager) og i straffesager (f.eks. kriminaltekniske eksperter eller computereksperter). Anvendelse af videokonferenceudstyr vil give retterne større fleksibilitet med hensyn til, hvornår der er behov for, at ekspertvidner fra andre medlemsstater afgiver vidneforklaring, og hvordan dette skal foregå. Når ekspertvidner afhøres, tilrådes det at kontakte eksperten før afhøringen for at undersøge, hvilke former for teknisk udstyr der kan blive behov for under afhøringen.

7. For så vidt angår sårbare og skræmte vidner kan brug af videokonference ses som et middel til at mindske den stress og det ubehag, som en forstyrrende rejse til en udenlandsk ret ville kunne forårsage. Ved afgivelse af vidneforklaring til en udenlandsk ret kan et særskilt vidnerum være mere praktisk end en retssal.