62. Nagrinėjant bylą per vaizdo konferenciją būtina daryti tik tuos įrašus, kurie tokiuose nagrinėjimuose visuomet daromi.
Tose bylose, kuriose prašant naudoti vaizdo konferenciją taip pat prašoma, kad per vaizdo konferenciją vykstantis bylos nagrinėjimas būtų įrašytas, prašančioji institucija privalo užtikrinti, kad prašomoji institucija prireikus gautų įrašymo įrangą, kad prašomoji institucija galėtų įrašyti parodymus reikiamu formatu.
Bylos nagrinėjimo vaizdo įrašų darymui gali būti taikomi apribojimai, priklausomai nuo to, kokios valstybės narės dalyvauja.
63. Tikimasi, kad bylos šalys bus numačiusios, kokių dokumentų reikės teismo proceso eigoje, ir jos bus iš anksto padariusios kopijas, kurias pateiks proceso dalyviams.
Bylos šalys turėtų siekti dėl to susitarti. Paprastai būtų patogiausia, jei dokumentų kopijos būtų paruoštos iš anksto, ir prašančioji institucija jas nusiųstų prašomajai institucijai.
Jei techniškai įmanoma, dokumentai turėtų būti rodomi naudojant atskirą dokumentų kamerą, kuri yra vaizdo konferencijų įrangos dalis.
64. Tam tikrais atvejais dokumentų kameros nepakanka dokumentams pasikeisti. Pavyzdžiui, naudoti dokumentų kameros tiesiogiai neįmanoma, kai advokatas ir jo klientas pageidauja pateiktus dokumentus aptarti konfidencialiai. Todėl daug paprasčiau būtų naudotis faksu atsiųsta dokumento kopija.
65. Siekiant keistis dokumentais vaizdo konferencijų metu galima būtų naudotis ir bendromis dokumentų saugyklomis arba dokumentų serveriais.
Šiomis galimybėmis vis dažniau naudojamasi keičiantis informacija, tačiau teisingumo srityje reikia labai atidžiai stengtis užtikrinti, kad tokia saugykla būtų saugi, lengvai prieinama visoms bylos šalims ir ja galėtų naudotis tik su byla susijusios įgaliotos šalys. Tokios saugyklos galėtų būti prieinamos naudojantis kompiuteriais tiek prašančiosios institucijos, tiek prašomosios institucijos vietose.
Šį puslapį tvarko Europos Komisija. Šiame tinklalapyje pateikta informacija nebūtinai atitinka Europos Komisijos oficialią poziciją. Europos Komisija neprisiima atsakomybės ar įsipareigojimų už šiame dokumente pateiktą informaciją arba duomenis. Informacija apie ES tinklalapių autorių teises pateikiama teisiniame pranešime.