I registri delle imprese nei paesi dell'UE

Storia del registro nazionale

Quando è stato istituito? Quando è stato digitalizzato?

Il registro delle imprese nella sua forma attuale è stato istituito nel 1861 ed è stato completamente digitalizzato a decorrere dal 1° gennaio 2007. Il portale dei registri comuni disponibile all'indirizzo http://www.handelsregister.de/ fornisce un accesso centralizzato a registri di imprese commerciali, cooperative, società di persone e associazioni gestiti a livello locale e ad avvisi di tali registri.

Il 1° gennaio 2007, il registro delle imprese (https://www.unternehmensregister.de) è stato creato come un unico portale di informazione digitale attraverso il quale, oltre alle iscrizioni nei registri di cui sopra è possibile accedere ad ulteriori informazioni sulle imprese quali le loro registrazioni contabili e relazioni finanziarie, nonché gli avvisi ai sensi del diritto societario e gli avvisi degli organi giurisdizionali competenti per le procedure concorsuali, oltre a informazioni sul mercato dei capitali.

Qual è l'attuale normativa applicabile?

Le disposizioni concernenti l'Handelsregister (registro del commercio) e l'Unternehmensregister (registro delle imprese) sono stabilite negli articoli da 8 a 16 dell'Handelsgesetzbuch (HGB, codice del commercio), così come nel Handelsregisterverordnung (HRV, regolamento sul registro del commercio) e nell'Unternehmensregisterverordnung (URV, regolamento sul registro delle imprese) e sono integrate dagli articoli 1 e seguenti e 376 e seguenti della Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG, legge sui procedimenti in materia di diritto familiare e di volontaria giurisdizione). Inoltre numerose leggi individuali, in particolare l'HGB, l'Aktiengesetz (AktG, legge sulle società per azioni) e la Umwandlungsgesetz (UmwG, legge sulla trasformazione), disciplinano le informazioni che possono e devono essere inscritte nel registro delle imprese.

Quali informazioni vengono iscritte nel registro dell'azienda?

Chi ha il diritto di accedere al registro?

Chiunque può consultare il registro del commercio e quello delle imprese senza dover dimostrare alcun interesse particolare.

Quali informazioni vengono iscritte nel registro?

Quali categorie di dati sono archiviate (quali imprese sono registrate nel registro pubblico, informazioni sulle insolvenze, bilanci)?

A seconda della loro forma giuridica, le società sono iscritte in registri diversi. Il registro del commercio comprende in particolare le imprese individuali, le società di persone commerciali (Offene Handelsgesellschaften (OHG, società in nome collettivo), Kommanditgesellschaften (KG, società in accomandita)) e le società di capitali (Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH, società a responsabilità limitata), Aktiengesellschaften (AG, società per azioni), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA, società in accomandita per azioni), nonché le Europäische Gesellschaften (SE, società europee)). Le Genossenschaften (eG, società cooperative) e le Europäische Genossenschaften (SCE, società cooperative europee) sono iscritte nel Genossenschaftsregister (registro delle società cooperative), mentre le società di persone Partnerschaftsgesellschaften (PartG, società di persone registrate) sono iscritte nel Partnerschaftsregister (registro delle società di persone). Le disposizioni concernenti il registro del commercio si applicano mutatis mutandis a tali registri.

Nei registri sono iscritti fatti importanti e rapporti giuridici delle imprese. Tali informazioni riguardano in particolare l'esistenza di un'impresa, ossia la sua creazione e fine (ad esempio in ragione di una dissoluzione, di una liquidazione o di una liquidazione e radiazione), la sua rappresentanza, ossia le persone autorizzate a rappresentarla quali amministratori delegati (società a responsabilità limitata), membri del consiglio di amministrazione (società per azioni) e soggetti muniti di procura, unitamente alla loro nomina e alla cessazione della stessa, l'entità del potere di rappresentanza (ad esempio rappresentanza disgiunta o soltanto congiunta con un altro rappresentante autorizzato), la responsabilità dell'impresa (in particolare l'importo e le modifiche dell'importo della responsabilità, fatto salvo il caso in cui la responsabilità sia illimitata) e le modifiche dell'assetto societario nel caso delle società a responsabilità limitata. Le informazioni che devono essere iscritte variano in base alla forma giuridica della società.

Tuttavia i documenti contabili quali conti annuali e altre comunicazioni della società non sono iscritti nel registro del commercio, bensì pubblicati nella Gazzetta federale. Tali documenti, così come le informazioni sul mercato dei capitali e altre informazioni, in particolare gli avvisi di insolvenza, sono anch'essi accessibili nel registro delle imprese. Dal 1° agosto 2022, i documenti contabili non saranno più pubblicati nella Gazzetta federale, ma piuttosto nel registro delle imprese.

Quali documenti sono depositati/archiviati (fascicoli, rendiconti contabili delle imprese, statuti, verbali di riunioni)?

Il registro del commercio registra i documenti su cui si basano le iscrizioni, quali domande di iscrizione, contratti di costituzione di società di persone e di trasformazione, nonché gli statuti delle società di capitali, i verbali delle riunioni generali delle società per azioni e gli elenchi degli azionisti delle società a responsabilità limitata.

Come posso effettuare una ricerca (e quali sono i criteri di ricerca disponibili)?

È possibile effettuare una ricerca sul sito internet del portale del registro del commercio nella sezione "Ricerca normale" utilizzando la denominazione o la ragione sociale dell'impresa o parole chiave, nonché il luogo di stabilimento o la sede legale dell'impresa. La ricerca può essere ulteriormente perfezionata utilizzando informazioni quali il tipo di registro, il numero di registrazione e l'organo giurisdizionale di registrazione. Nel campo "Ricerca avanzata" è possibile altresì effettuare una ricerca per indirizzo postale.

Si può effettuare una ricerca rapida utilizzando la denominazione o la ragione sociale dell'impresa anche sul sito internet del registro delle imprese, dove è possibile limitare la ricerca in base alle informazioni iscritte o alle pubblicazioni. Inoltre è possibile eseguire una ricerca avanzata di criteri comparabili utilizzando il portale del registro del commercio.

Il registro delle imprese commerciali, delle cooperative e delle società di persone può essere consultato anche di persona presso l'ufficio dell'organo giurisdizionale di registrazione pertinente.

Come posso ottenere un estratto dal registro, una copia autentica o una trascrizione di documenti?

È possibile accedere a un estratto del registro in formato elettronico tramite il portale del registro previo pagamento di una commissione di 4,50 EUR. Sul portale del registro sono altresì accessibili in formato elettronico documenti archiviati nel registro del commercio, quali statuti, contratti di costituzione di società, ecc. Per ciascun documento al quale si accede è necessario versare una commissione di 1,50 EUR. Tali commissioni cesseranno tuttavia di applicarsi dal 1° agosto 2022.

Una copia semplice o certificata di un estratto del registro può essere richiesta, a fronte del pagamento di una commissione, anche rivolgendosi all'organo giurisdizionale di registrazione competente, che può inviarlo al richiedente in formato cartaceo od elettronico munito di una firma elettronica qualificata, qualora sia necessaria una copia certificata.

Gli estratti dai registri e i documenti archiviati nel registro del commercio sono disponibili anche sul sito internet del registro delle imprese, a fronte dell'applicazione delle medesime commissioni per l'accesso diretto al portale del registro. L'accesso ai documenti contabili presenti nel registro delle imprese è gratuito, mentre occorre versare una commissione di 1,00 EUR per ciascun bilancio al fine di accedere ai bilanci delle microimprese.

Procedimento di registrazione

Come posso presentare domanda di registrazione (presentazione di domande al registro, certificazione di documenti, tipo di documenti da allegare)?

Le domande di registrazione devono essere presentate per via elettronica utilizzando un modulo ufficialmente certificato. Le domande sono certificate da un notaio sotto forma di un certificato elettronico semplice. A partire dal 1° agosto 2022, i notai potranno altresì certificare le firme elettroniche qualificate online tramite una comunicazione video nel caso delle iscrizioni nel registro del commercio delle società a responsabilità limitata e delle imprese individuali.

I documenti vengono anch'essi forniti per via elettronica, sotto forma di documenti scansionati. I documenti autenticati o certificati da un notaio devono essere accompagnati da un certificato elettronico semplice elaborato da un notaio.

Come vengono esaminate le domande presentate?

Il notaio che certifica la domanda di registrazione verifica che sia registrabile prima del suo deposito. A seguito della presentazione della domanda, l'organo giurisdizionale di registrazione verifica altresì, sulla base del principio del controllo da parte di due persone diverse, se il fatto presentato è registrabile e se le condizioni formali per la registrazione sono soddisfatte, in particolare la presentazione di una domanda a tale fine, l'ammissibilità del richiedente, la fornitura di documenti necessari per la presentazione della domanda e la competenza giurisdizionale dell'organo giurisdizionale adito. Tuttavia di norma non viene verificata l'accuratezza fattuale dei fatti presentati, ossia ad esempio l'eventualità che si sia verificata effettivamente l'aggiunta o l'eliminazione di un azionista rispetto alla compagine sociale.

Effetto giuridico dell'iscrizione

Effetto dell'iscrizione su terzi ai sensi dell'articolo 17 della direttiva (UE) 2017/1132

In relazione a terzi, un'impresa può presentare ricorso soltanto in relazione ai fatti inseriti e pubblicati nel registro del commercio (articolo 15, secondo comma, HGB).

Qualora un fatto che avrebbe dovuto essere iscritto nel registro del commercio non sia stato iscritto e pubblicato, le terze parti sono tutelate in relazione alla loro aspettativa secondo cui il fatto in questione non esisterebbe (articolo 15, primo comma, HGB).

Discrepanze tra l'iscrizione nel registro e la sua versione pubblicata

Se l'iscrizione nel registro del commercio differisce dal contenuto della sua versione pubblicata, quest'ultima prevale. Le terze parti possono invocare l'inesattezza della pubblicazione, fatto salvo il caso in cui fossero a conoscenza di tale inesattezza (articolo 15, terzo comma, HGB). Tuttavia, ciò si applica soltanto se anche l'impresa interessata ha avviato la registrazione, ossia ha presentato domanda di registrazione.

Nel contesto del recepimento della direttiva sulla digitalizzazione, dal 1° agosto 2022, le iscrizioni nel registro saranno divulgate sul portale del registro del commercio non appena saranno accessibili. A partire da tale data non avverrà alcuna ulteriore pubblicazione (distinta). Non sarà quindi più possibile che vi siano discrepanze tra un'iscrizione nel registro e la sua versione pubblicata. A partire da tale data l'unico fattore decisivo ai fini della disposizione concernente la buona fede di cui all'articolo 15, terzo comma, HGB sarà quindi l'eventualità o meno che l'iscrizione nel registro sia inesatta.

Chi è responsabile dell'esattezza delle iscrizioni?

Dato che, come norma generale, gli organi giurisdizionali di registrazione non verificano l'esattezza sostanziale delle iscrizioni, le imprese soggette all'obbligo di registrazione sono competenti per assicurare l'esattezza dei fatti iscritti nel registro.

Procedure in materia di protezione dei dati

Procedure concernenti i diritti dell'interessato in materia di pubblicazione e conservazione dei suoi dati personali

L'accesso tramite il portale del registro delle imprese viene registrato unitamente ai dettagli in merito all'organo giurisdizionale di registrazione, alla pagina del registro e alla persona o all'organo che effettua l'accesso. I dati registrati possono essere utilizzati soltanto al fine di garantire un adeguato trattamento dei dati e il versamento dei costi e, ricorrendo a mezzi appropriati, devono essere protetti contro un uso improprio o altri tipi di abusi. I dati registrati vengono distrutti entro e non oltre 5 anni dal pagamento dei costi.

L'accesso tramite il registro delle imprese può essere documentato esclusivamente ai fini di tale versamento e al fine di prevenire un accesso improprio. I dati registrati devono essere eliminati dopo non più di 6 mesi, fatto salvo il caso in cui debbano essere archiviati più a lungo per fini contabili.

Alla pubblicazione e all'archiviazione dei dati personali si applicano anche le disposizioni in materia di protezione dei dati, in particolare il regolamento generale sulla protezione dei dati.

Dati di contatto

Handelsregisterportal (Portale dei registri comuni)

Amtsgericht Hagen (Tribunale distrettuale di Hagen)

-Servicestelle Registerportal- (Punto di assistenza per il portale dei registri comuni)

Heinitzstr. 42, D-58097 Hagen

Telefono +49 2331985112
Fax +49 21187565114100

Posta elettronica: service@handelsregister.de

Unternehmensregister (Registro delle imprese)

Bundesanzeiger Verlag GmbH

Amsterdamer Straße 192, D-50735 Colonia

Telefono: +49 221976680

Posta elettronica: service@bundesanzeiger.de

Collegamenti utili

Portale dei registri comuni degli Stati federali

Ricerca avanzata

Ricerca normale

Registro delle imprese tedesco