13. W trakcie transgranicznego postępowania sądowego wideokonferencję należy przeprowadzić w sposób jak najbardziej przypominający zwykłą praktykę stosowaną przez sądy podczas przeprowadzania dowodu na otwartym posiedzeniu. Postępowanie transgraniczne jedynie w niewielkim stopniu różni się od krajowych procedur sądowych. Organizacja przesłuchania transgranicznego w drodze wideokonferencji wymaga pewnych formalnych działań.
14. W sprawach cywilnych i handlowych wniosek o wideokonferencyjne przeprowadzenie dowodu należy złożyć, korzystając ze standardowych formularzy. Formularze te są dostępne na stronie internetowej europejskiego atlasu sądowego europejskiej sieci sądowej w sprawach cywilnych i handlowych.
15. W sprawach karnych nie ma obowiązku używania określonych formularzy ani listów przewodnich. Europejska sieć sądowa w sprawach karnych opracowała list przewodni na użytek wniosków o udzielenie pomocy sądowej. Używając tego listu, organy wystosowujące wniosek i organy go otrzymujące będą mogły nawiązać bezpośredni kontakt w sprawie treści i/lub wykonania wniosku (zob. załącznik III).
16. Wniosek można przesłać pocztą zwykłą, pocztą kurierską, faksem (wszystkie państwa członkowskie) lub pocztą elektroniczną (nie wszystkie państwa członkowskie). Informacje o zasadach obowiązujących w państwach członkowskich można znaleźć na stronach europejskich sieci sądowych.
Stroną zarządza Komisja Europejska. Informacje na tej stronie nie muszą odzwierciedlać oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej, nie ponosi ona również odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane czy odniesienia na niej zawarte. Więcej informacji na temat praw autorskich odnoszących się do stron UE znajduje się na stronie „Informacje prawne”.