Príručka

62. Vo väčšine prípadov si videokonferencia nevyžaduje žiadne iné zaznamenávanie okrem toho, ktoré sa pri takom konaní vykonáva za bežných okolností.

V prípadoch, v ktorých žiadosť o použitie videokonferencie obsahuje i žiadosť o jej zaznamenanie, je dožadujúci orgán povinný v prípade potreby zabezpečiť dožiadanému orgánu príslušné zaznamenávacie vybavenie, aby dožiadaný orgán mohol zaznamenať dôkaz v správnom formáte.

Zaznamenávanie konania na video môže podliehať obmedzeniam v závislosti na zainteresovaných členských štátoch.

63. Očakáva sa, že účastníci budú vedieť, aké písomnosti sa budú v priebehu konania vyžadovať, a že ostatným zúčastneným kópie poskytnú vopred.

Účastníci by sa mali snažiť o dosiahnutie dohody v tejto otázke. Asi najvhodnejším spôsobom bude, ak sa vopred pripravia zväzky kópií písomností, ktoré by potom dožadujúci orgán mal zaslať dožiadanému orgánu.

Ak je to technicky možné, písomnosti by sa mohli predkladať prostredníctvom samostatnej kamery na dokumenty ako súčasti videokonferenčného vybavenia.

64. V niektorých situáciách kamera na dokumenty nie je dostatočným prostriedkom na výmenu dokumentov. Použitie kamery nie je napr. vhodné na súkromnú diskusiu klienta a právnika o predložených písomnostiach. Preto môže byť jednoduchšie použiť faxovanú kópiu.

65. Na výmenu písomností by sa videokonferencie mohli dopĺňať spoločnými dokumentačnými archívmi alebo servermi.

Tieto možnosti sa na výmenu informácií používajú čoraz viac, avšak v kontexte justície je potrebné venovať osobitnú pozornosť tomu, aby boli takéto archívy bezpečné, ihneď dostupné a prístupné len pre oprávnené strany zapojené do daného prípadu. Takéto archívy by mohli byť prístupné prostredníctvom počítačov na oboch miestach dožadujúceho orgánu a dožiadaného orgánu.