Ondernemingsregisters in de EU-landen

Geschiedenis van de oprichting van het ondernemingsregister

Wanneer is het opgericht?

Het ondernemingsregister in moderne zin, dat wil zeggen een register dat wordt bijgehouden door een openbaar ambtenaar, met universele dekking en erkende rechtsgevolgen, is begonnen met het wetboek van koophandel van 1833, dat op 14/1/1834 in werking is getreden.

Wanneer is het gedigitaliseerd?

De grote impuls op dit gebied vond plaats in 2006 na de goedkeuring van Wetsbesluit nr. 76-A/2006 van 29 maart, waarin een breed scala aan maatregelen werd goedgekeurd om het leven van burgers en bedrijven te vereenvoudigen. Vervolgens is besluit nr. 1416-A/2006 van 19 december 2009 betreffende de bevordering van online inschrijvingsdocumenten voor ondernemingen en de invoering van het permanente certificaat vastgesteld.

Momenteel wordt de gehele activiteit van het handelsregister nu uitgevoerd in een IT-applicatie en in één enkele databank, genaamd SIRCOM (Integrated System of the Commercial Register).

Welke wetgeving is thans van toepassing?

Het handelsregister wordt momenteel geregeld door het wetboek van handelsregister (CRC), dat is goedgekeurd bij Wetsbesluit nr. 403/86 van 3 december 2006 (herhaaldelijk gewijzigd) en door de verordening inzake het handelsregister, goedgekeurd bij ministerieel besluit nr. 657-A/2006 van 29 juni 2009 (eveneens herhaaldelijk gewijzigd).

Welke gegevens bevat het ondernemingsregister?

Het handelsregister heeft tot doel bekendheid te geven aan de rechtspositie van individuele ondernemers, handelsvennootschappen, maatschappen in handelsvorm, individuele inrichtingen met beperkte aansprakelijkheid, coöperaties, overheidsbedrijven, complementaire concerns en Europese economische samenwerkingsverbanden, natuurlijke en rechtspersonen die wettelijk zijn ingeschreven.

Het soort informatie dat wordt verstrekt, verschilt naargelang van de hierboven genoemde entiteiten en wordt bepaald op basis van de feiten die voor elk van deze entiteiten moeten worden geregistreerd. Zo bevat het handelsregister, bij wijze van voorbeeld, in het geval van handelsvennootschappen en maatschappen naar burgerlijk recht in de vorm van een handelsvennootschap, informatie over de hier bedoelde feiten.

Wie heeft recht op toegang tot het register?

De informatie in het handelsregister is openbaar, d.w.z. iedereen heeft toegang tot de informatie in het register door het aanvragen van certificaten, niet-gewaarmerkte afschriften en informatie, gesproken of geschreven.

Welke gegevens bevat het register?

Zie het antwoord op de vraag „Welke informatie verstrekt het ondernemingsregister?”

Welke soorten gegevens worden opgeslagen? (in het openbaar register ingeschreven entiteiten, informatie over insolventie, financiële verslagen, enz.)

Overeenkomstig artikel 78 quinquies van het VRK worden persoonsgegevens betreffende de personen die zijn geregistreerd en de indiening van registratieaanvragen verzameld voor geautomatiseerde verwerking.

De volgende persoonsgegevens worden verzameld bij de inschrijvers:

1. De naam;
2. Burgerlijke staat en, in geval van ongehuwde staat, vermelding van de meerderheids- of minderjarige;
3. Naam van de echtgeno (o) t (e) en vermogensstelsel;
4. Gewone verblijfplaats of plaats van vestiging;
5. Nummer van het identificatiedocument;
6. Fiscaal identificatienummer.
7. E-mailadres, indien verstrekt.

Voor inschrijvers worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

1. De naam;
2. Gewone verblijfplaats of plaats van vestiging;
3. Nummer van het identificatiedocument;
4. Bankidentificatienummer, indien beschikbaar gesteld door de presentator.

Daarnaast worden alle andere gegevens over de rechtspositie van de inschrijvers verzameld.

De persoonsgegevens in de databank ondersteunen de identificatie van de actieve en belastingplichtigen van de aan registratie onderworpen feiten en worden verzameld op basis van de door de betrokken personen ingediende documenten.

Welke documenten worden gearchiveerd/opgeslagen (bestanden, documentboeken, statuten, notulen van algemene vergaderingen enz.)?

Elke inschrijver beschikt over een elektronische map waarin alle documenten met betrekking tot de ter registratie ingediende documenten en ter staving daarvan worden opgeslagen (bv. notulen van algemene vergaderingen, ondernemingspakketten, statuten).

Hoe kan ik een zoekopdracht uitvoeren (en wat zijn de beschikbare zoekcriteria)?

Handelingen met betrekking tot de verplicht te publiceren handelsvennootschappen en bepaalde andere entiteiten worden bekendgemaakt op de voor het publiek toegankelijke website (https://publicacoes.mj.pt/), waarvan de raadpleging gratis toegang geeft tot de informatie in chronologische volgorde of aan de hand van andere zoekcriteria zoals de naam, het identificatienummer van de rechtspersoon of de gemeente waar de statutaire zetel van de rechtspersoon zich bevindt.

Hoe kan ik documenten verkrijgen?

De informatie in het handelsregister is openbaar, d.w.z. iedereen heeft toegang tot de informatie in het register door het aanvragen van certificaten, niet-gewaarmerkte afschriften en informatie, gesproken of geschreven. De afgifte van certificaten, kopieën en informatie is afhankelijk van de betaling van de taksen waarin de verordening inzake de registratie en de notaris van notarissen voorziet. Deze documenten kunnen persoonlijk of per post worden opgevraagd.

Het permanente uittreksel uit het handelsregister, het permanente certificaat uit registers en documenten, die zijn opgeslagen in het elektronische dossier van de in het handelsregister ingeschreven entiteiten en het permanente certificaat van de bijgewerkte statuten, kunnen langs elektronische weg worden aangevraagd en verkregen.

Registratieprocedure

Hoe kan ik de registratieprocedure starten (hoe kan ik aanvragen indienen bij het register of documenten laten certificeren, welk soort documenten moeten worden bijgevoegd)?

Documenten met het oog op inschrijving kunnen persoonlijk, per post of langs elektronische weg worden ingediend en in het tijdschrift worden opgenomen. De persoon die de inschrijving indient of het document aanvraagt, moet de verschuldigde bedragen leveren, met inbegrip van de bedragen die verband houden met de te late nakoming van de registratieverplichting. Alleen feiten die zijn vermeld in documenten die deze juridisch staven, mogen worden geregistreerd.

Hoe worden ingediende aanvragen beoordeeld?

Registratieaanvragen worden beoordeeld op basis van het legaliteitsbeginsel, dat wil zeggen dat de haalbaarheid van de registratieaanvraag door middel van transcriptie moet worden beoordeeld in het licht van de toepasselijke wettelijke bepalingen, de ingediende documenten en eerdere inschrijvingen, met name wat betreft de procesbevoegdheid van de betrokkenen, de formele geldigheid van de documenten en de geldigheid van de daarin vervatte handelingen. Kortom, de aan inschrijving onderworpen feiten worden vastgesteld op verzoek van de betrokkenen en aan de hand van bewijsstukken die volstaan om deze feiten vast te stellen. Het is dus wat de betrokkene stelt — en wat het recht blijkt te hebben — dat hij door de griffier moet worden gekwalificeerd. Deze laatste, die de reden van die persoon en de toereikendheid van de door hem overgelegde documenten controleert, registreert de handeling in het registratiesysteem.

Rechtsgevolgen van de registratie

De inschrijving door middel van een definitieve transcriptie houdt in dat de inschrijving door middel van een definitieve transcriptie een vermoeden van het bestaan van een rechtssituatie vormt, in de precieze bewoordingen ervan in het register. Dit is een weerlegbaar wettelijk vermoeden. De openbare registratielogelijkheid kan worden weerlegd door het bewijs van het tegendeel (de bewijslast rust op de aanvrager) en de inschrijving die in strijd is met de materiële realiteit, wordt vernietigd. Zolang de ongeldigheid van het register (zowel in het register als ten gronde) niet door de rechter is bewezen en erkend, geldt het vermoeden (van waarheid).

Gevolgen van registraties voor derden overeenkomstig artikel 17 van Richtlijn (EU) 2017/1132

Feiten die moeten worden geregistreerd, worden pas na de datum van inschrijving jegens derden van kracht. Feiten die krachtens het VRK verplicht moeten worden geregistreerd en bekendgemaakt, worden pas na de datum van bekendmaking aan derden tegengeworpen. Aan inschrijving onderworpen feiten kunnen, zelfs indien zij niet zijn ingeschreven, tussen de partijen zelf of hun erfgenamen worden ingeroepen. De statuten en de wijzigingen daarvan, waarop de bepalingen van het wetboek inzake handelsvennootschappen en het op Europese naamloze vennootschappen toepasselijke recht van toepassing zijn, zijn uitgesloten van de bepalingen van het voorgaande lid.

Verschillen tussen de invoering van gegevens in het register en de publicatie ervan

Juridische publicaties worden automatisch gepubliceerd, onmiddellijk na de bevestiging van de inschrijving, en bevatten de verplichte vermeldingen in het register.

Wie is verantwoordelijk voor de juistheid van de geregistreerde gegevens?

De voorzitter van de raad van bestuur van het Instituut voor registers en notarissen, I.P. (IRN), is de verantwoordelijke voor de databank van het handelsregister, onverminderd de bij wet aan de registrators opgedragen verantwoordelijkheid. Het waarborgt het recht van de betrokkene op informatie en toegang tot de gegevens, de correctie van onjuistheden, het aanvullen van weglatingen en het verwijderen van onjuist geregistreerde gegevens, en zorgt ervoor dat de raadpleging of mededeling van informatie rechtmatig is.

Gegevensbeschermingsprocedures

Op grond van het VRK heeft iedereen het recht te worden geïnformeerd over zijn persoonsgegevens en het doel ervan, alsook over de identiteit en het adres van de verantwoordelijke voor de databank. Onnauwkeurigheden worden bijgewerkt en gecorrigeerd overeenkomstig en op de wijze als bepaald in het VRK, onverminderd de bepalingen van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

De databanken bieden de nodige veiligheidsgaranties om ongeoorloofde raadpleging, wijziging, verwijdering, toevoeging of mededeling van gegevens te voorkomen.

Procedures in verband met de rechten van de betrokkene wat betreft publicatie en opslag van zijn persoonsgegevens

De procedures op dit gebied zijn vastgelegd in Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, waarbij de algemene verordening gegevensbescherming is goedgekeurd, en in de nationale algemene gegevensbeschermingsregeling die is ingesteld bij Wet nr. 58/2019 van 8 augustus.

Contactgegevens

Contact met de IRN DPO kan worden opgenomen op het volgende e-mailadres: epd@irn.mj.pt

De Europese zorgpas in uw land

Meer informatie en praktische details over het handelsregister in Portugal zijn hier te vinden.