Poslovni registri v državah EU

Zgodovina vzpostavitve poslovnega registra

Kdaj je bil vzpostavljen?

Poslovni register v sodobnem smislu, to je register, ki ga vodi javno dostopen javni uslužbenec z univerzalnim področjem uporabe in priznanimi pravnimi učinki, katerega cilj je zagotoviti obveščanje javnosti in povečati varnost zakonite trgovine, se je začel s trgovinskim zakonikom iz leta 1833, ki je začel veljati 14. januarja 2018.

Kdaj je bil digitaliziran?

Velika spodbuda na tem področju se je zgodila leta 2006 po sprejetju zakonskega odloka št. 76-A/2006 z dne 29. marca, s katerim so bili odobreni številni ukrepi za poenostavitev življenja državljanov in podjetij. Nato je bil sprejet odlok št. 1416-A/2006 z dne 19. decembra 2009 o spodbujanju spletnih dokumentov za registracijo podjetij in uvedbi stalnega potrdila.

Trenutno se celotna dejavnost poslovnega registra zdaj izvaja v aplikaciji IT in v enotni podatkovni zbirki, imenovani SIRCOM (integrirani sistem poslovnega registra).

Katera zakonodaja se trenutno uporablja?

Poslovni register trenutno urejata zakonik o poslovnem registru (CRC), odobren z uredbo-zakonom št. 403/86 z dne 3. decembra 2006 (ki je bila večkrat spremenjena), in uredba o poslovnem registru, odobrena z ministrskim izvedbenim odlokom št. 657-A/2006 z dne 29. junija 2009 (ki je bil večkrat spremenjen).

Katere informacije vsebuje poslovni register?

Namen poslovnega registra je objaviti pravni položaj posameznih gospodarskih subjektov, gospodarskih družb, družb civilnega prava v gospodarski obliki, individualnih ustanov z omejeno odgovornostjo, zadrug, javnih podjetij, dopolnilnih skupin podjetij in evropskih gospodarskih interesnih združenj, fizičnih in pravnih oseb, ki jih je treba registrirati v skladu z zakonom.

Vrsta predloženih informacij se razlikuje glede na zgoraj navedene subjekte in se določi na podlagi dejstev, ki jih je treba registrirati za vsakega od teh subjektov. Tako in na primer v primeru gospodarskih družb in družb civilnega prava v gospodarski obliki poslovni register vsebuje informacije o dejstvih, navedenih tukaj.

Kdo ima pravico dostopa do registra?

Podatki v poslovnem registru so javni, tj. vsakdo lahko dostopa do informacij v registru tako, da zahteva potrdila, neoverjene kopije in informacije, govorjene ali pisne.

Katere informacije vsebuje register?

Glej odgovor na vprašanje „Kakšne informacije vsebuje poslovni register?“

Katere vrste podatkov se hranijo? (subjekti, vpisani v javni register, informacije o plačilni nesposobnosti, finančna poročila itd.)

V skladu s členom 78d Konvencije o otrokovih pravicah se osebni podatki v zvezi s subjekti registracije in predložitve vlog za registracijo zbirajo za avtomatizirano obdelavo.

Od registracijskih zavezancev se zbirajo naslednji osebni podatki:

1. Ime;
2. Zakonski stan in v primeru neporočenega statusa navedba večine ali mladoletne osebe;
3. Ime zakonca in premoženjska razmerja;
4. Običajno prebivališče ali kraj poslovanja;
5. Številka identifikacijskega dokumenta;
6. Davčna identifikacijska številka.
7. Elektronski naslov, če je naveden.

Za registracijske zavezance se zbirajo naslednji osebni podatki:

1. Ime;
2. Običajno prebivališče ali kraj poslovanja;
3. Številka identifikacijskega dokumenta;
4. Bančna identifikacijska številka, če jo je dal na voljo voditelj.

Poleg tega se zbirajo vsi drugi podatki v zvezi s pravnim položajem registracijskih zavezancev.

Osebni podatki v zbirki podatkov podpirajo identifikacijo aktivnih in davčnih zavezancev za dejstva, ki jih je treba registrirati, in se zberejo iz dokumentov, ki jih predložijo zadevne osebe.

Kateri dokumenti se arhivirajo/shranjujejo (spisi, knjige dokumentov, statuti, zapisniki skupščin itd.)?

Vsak registracijski zavezanec ima elektronsko mapo, v kateri so shranjeni vsi dokumenti v zvezi z dokumenti, predloženimi za registracijo in dokazili (npr. zapisniki skupščin, pakti družb, statuti).

Kako lahko iščem po registru (in kateri iskalni kriteriji so na voljo)?

Akti, ki se nanašajo na gospodarske družbe, za katere velja obvezna objava, in na nekatere druge subjekte,so objavljeni na javno dostopnem spletnem mestu https://publicacoes.mj.pt/ , katerega vpogled omogoča brezplačen dostop do informacij v kronološkem vrstnem redu ali z drugimi iskalnimi merili, kot so ime, identifikacijska številka pravne osebe ali občina, v kateri je sedež pravne osebe.

Kako lahko pridobim dokumente?

Podatki v poslovnem registru so javni, tj. vsakdo lahko dostopa do informacij v registru tako, da zahteva potrdila, neoverjene kopije in informacije, govorjene ali pisne. Za izdajo potrdil, kopij in informacij je treba plačati pristojbine, določene v uredbi o registraciji in notariatu notarjev. Ti dokumenti se lahko zahtevajo osebno ali po pošti.

Stalni izpisek iz poslovnega registra ter stalno potrdilo iz registrov in dokumentov, shranjenih v elektronskem spisu subjektov, vpisanih v poslovni register, in stalno potrdilo o posodobljenem statutu se lahko zahtevajo in pridobijo z elektronskimi sredstvi.

Prijavnega postopka.

Kako lahko začnem postopek vpisa v register (kako lahko oddam vlogo za vpis v register, overitev dokumentov, vrste dokumentov, ki jih je treba priložiti)?

Dokumenti za registracijo se lahko predložijo osebno, po pošti ali elektronsko in se zabeležijo v dnevnik. Oseba, ki vloži vlogo za vpis v register ali zaprosi za dokument, mora izročiti dolgovane zneske, vključno s tistimi, ki se nanašajo na prepozno izpolnitev obveznosti registracije. Evidentirajo se lahko samo dejstva, navedena v dokumentih, ki jih pravno utemeljujejo.

Kako se pregledajo oddane vloge?

Zahteve za registracijo se presojajo na podlagi načela zakonitosti, kar pomeni, da je treba izvedljivost zahteve za vpis s prepisom presojati glede na veljavne pravne določbe, predložene dokumente in predhodne registracije, zlasti glede procesnega upravičenja zadevnih oseb, formalne veljavnosti dokumentov in veljavnosti aktov, ki jih vsebujejo. Skratka, dejstva, ki jih je treba registrirati, se določijo na zahtevo zadevnih oseb in na podlagi dokazil, ki zadostujejo za njihovo ugotovitev. Zato mora zadevna oseba, za kar se izkaže, da jo je upravičena zahtevati, ugotoviti, da jo mora sodni tajnik klasificirati. Ta bo ob preverjanju razloga za to osebo in zadostnosti dokumentov, ki jih je predložila, akt evidentiral v sistemu registracije.

Pravni učinki vpisa v register

Registrirana javna vera pomeni, da registracija z dokončnim prepisom pomeni domnevo o obstoju pravnega položaja z natančnimi izrazi, kot so opredeljeni v registru. To je izpodbojna pravna domneva. Javnopravna vera se lahko ovrže z nasprotnim dokazom (dokazno breme nosi prijavitelj) in se uniči registracija, ki je v nasprotju z materialno resničnostjo. Dokler pa neveljavnost registra (registracijskega ali materialnega) ni dokazana in priznana na sodišču, velja domneva (resnosti).

Učinek registracij na tretje osebe v skladu s členom 17 Direktive (EU) 2017/1132

Dejstva, ki jih je treba vpisati, začnejo v razmerju do tretjih oseb veljati šele po datumu registracije. Dejstva, ki jih je treba obvezno registrirati in objaviti v skladu s KOP, učinkujejo proti tretjim osebam šele po datumu objave. Stranke ali njihovi dediči se lahko sklicujejo na dejstva, ki jih je treba registrirati, tudi če niso vpisana v register. Ustanovne listine in njihove spremembe, za katere se uporabljajo določbe zakonika o gospodarskih družbah in pravo, ki se uporablja za evropske delniške družbe, so izključene iz določb prejšnjega odstavka.

Neskladja med vpisom v register in njegovo objavo

Pravne objave se objavijo samodejno takoj po potrditvi registracije in vsebujejo obvezne vpise v register.

Kdo je odgovoren za točnost evidenc?

Predsednik upravnega odbora inštituta za registre in notarje, I.P. (IRN), je upravljavec baze podatkov poslovnega registra, brez poseganja v pristojnost, ki je sodnim tajnikom podeljena z zakonom. Zagotavlja pravico posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do obveščenosti in dostopa do podatkov, popravljanja netočnosti, zapolnitve izpuščenih podatkov in izbrisa nepravilno zabeleženih podatkov ter zagotavlja, da je vpogled v informacije ali njihovo sporočanje zakonit.

Postopki varstva podatkov

V skladu s Konvencijo o otrokovih pravicah ima vsakdo pravico do obveščenosti o svojih osebnih podatkih in namenu ter o identiteti in naslovu upravljavca podatkovne zbirke. Vse netočnosti se posodobijo in popravijo v skladu in na način, določen v Konvenciji o otrokovih pravicah, brez poseganja v določbe zakonodaje o varstvu podatkov.

Podatkovne zbirke zagotavljajo varnostna jamstva, potrebna za preprečitev kakršnega koli nepooblaščenega vpogleda, spreminjanja, brisanja, dodajanja ali sporočanja podatkov.

Postopki v zvezi s pravicami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, glede objave in hrambe njegovih osebnih podatkov

Postopki v zvezi s tem so določeni v Uredbi (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016, s katero je bila odobrena Splošna uredba o varstvu podatkov, in v nacionalni splošni ureditvi varstva podatkov, vzpostavljeni z zakonom št. 58/2019 z dne 8. avgusta.

Kontaktni podatki

IRN uradna oseba za varstvo podatkov je dosegljiva na naslednjem elektronskem naslovu: epd@irn.mj.pt

Uporabne povezave (v angleščini)

Več informacij in praktične podrobnosti o poslovnem registru na Portugalskem so na voljo tukaj.