Μητρώα επιχειρήσεων σε χώρες της ΕΕ

Ιστορικό δημιουργίας του μητρώου επιχειρήσεων

Πότε ιδρύθηκε;

Το μητρώο επιχειρήσεων υπό τη σύγχρονη έννοια, δηλαδή ένα μητρώο που τηρείται από δημόσιο λειτουργό διαθέσιμο στο κοινό, με καθολική κάλυψη και αναγνωρισμένα έννομα αποτελέσματα, με σκοπό τη διασφάλιση της δημοσιότητας και την ενίσχυση της ασφάλειας του νόμιμου εμπορίου, ξεκίνησε με τον Εμπορικό Κώδικα του 1833, ο οποίος τέθηκε σε ισχύ στις 14/1/1834.

Πότε ψηφιοποιήθηκε;

Η μεγάλη ώθηση στον τομέα αυτό πραγματοποιήθηκε το 2006 μετά την έκδοση του νομοθετικού διατάγματος αριθ. 76-A/2006 της 29 Μαρτίου, το οποίο ενέκρινε ευρύ φάσμα μέτρων για την απλούστευση της ζωής των πολιτών και των επιχειρήσεων. Στη συνέχεια εκδόθηκε η απόφαση αριθ. 1416-A/2006, της 19 Δεκεμβρίου 2009, σχετικά με την προώθηση των εγγράφων ηλεκτρονικής καταχώρισης επιχειρήσεων και τη δημιουργία του μόνιμου πιστοποιητικού.

Επί του παρόντος, ολόκληρη η δραστηριότητα του εμπορικού μητρώου ασκείται πλέον σε μια εφαρμογή πληροφορικής και σε μια ενιαία βάση δεδομένων, την επονομαζόμενη SIRCOM (Ολοκληρωμένο Σύστημα Εμπορικού Μητρώου).

Ποια νομοθεσία το διέπει;

Το εμπορικό μητρώο διέπεται επί του παρόντος από τον Κώδικα Εμπορικού Μητρώου (CRC) που εγκρίθηκε με το νομοθετικό διάταγμα αριθ. 403/86 της 3 Δεκεμβρίου 2006 (όπως τροποποιήθηκε αρκετές φορές) και από τον κανονισμό για το εμπορικό μητρώο, ο οποίος εγκρίθηκε με το υπουργικό εκτελεστικό διάταγμα αριθ. 657-A/2006 της 29 Ιουνίου 2009 (τροποποιήθηκε επίσης αρκετές φορές).

Ποιες πληροφορίες παρέχει το μητρώο επιχειρήσεων;

Σκοπός του εμπορικού μητρώου είναι η δημοσιοποίηση της νομικής κατάστασης των μεμονωμένων εμπόρων, των εμπορικών εταιρειών, των αστικών εταιρειών υπό εμπορική μορφή, των ατομικών οργανισμών περιορισμένης ευθύνης, των συνεταιρισμών, των δημόσιων επιχειρήσεων, των συμπληρωματικών ομίλων επιχειρήσεων και των ευρωπαϊκών ομίλων οικονομικού συμφέροντος, των φυσικών και νομικών προσώπων που υπόκεινται σε νομική εγγραφή.

Το είδος των παρεχόμενων πληροφοριών ποικίλλει ανάλογα με τις οντότητες που αναφέρονται ανωτέρω και καθορίζεται με βάση τα πραγματικά περιστατικά που υπόκεινται σε καταχώριση για καθεμία από τις εν λόγω οντότητες. Έτσι, για παράδειγμα, στην περίπτωση των εμπορικών εταιριών και των αστικών εταιριών υπό εμπορική μορφή, το εμπορικό μητρώο παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα πραγματικά περιστατικά για τα οποία γίνεται λόγος εν προκειμένω.

Ποιος έχει δικαίωμα πρόσβασης στο μητρώο;

Οι πληροφορίες στο εμπορικό μητρώο είναι δημόσιες, δηλαδή οποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες του μητρώου ζητώντας πιστοποιητικά, μη επικυρωμένα αντίγραφα και πληροφορίες, προφορικά ή γραπτά.

Ποιες πληροφορίες τηρεί το μητρώο επιχειρήσεων;

Βλ. απάντηση στην ερώτηση «Ποιες πληροφορίες παρέχει το μητρώο επιχειρήσεων;»

Τι είδους δεδομένα αποθηκεύονται; (οντότητες καταχωρισμένες στο δημόσιο μητρώο, πληροφορίες σχετικά με την αφερεγγυότητα, οικονομικές εκθέσεις κ.λπ.)

Σύμφωνα με το άρθρο 78δ της CRC, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν τα υποκείμενα της καταχώρισης και της υποβολής αιτήσεων καταχώρισης συλλέγονται για αυτοματοποιημένη επεξεργασία.

Τα ακόλουθα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγονται από τους εγγεγραμμένους:

1. Ονομασία·
2. Οικογενειακή κατάσταση και, σε περίπτωση άγαμης κατάστασης, μνεία της πλειοψηφίας ή του ανηλίκου·
3. Όνομα συζύγου και περιουσιακές σχέσεις·
4. Συνήθης διαμονή ή τόπος επιχειρηματικής δραστηριότητας·
5. Αριθμός εγγράφου αναγνώρισης·
6. Αριθμός φορολογικού μητρώου.
7. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εφόσον παρέχεται.

Για τους εγγεγραμμένους, συλλέγονται τα ακόλουθα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα:

1. Ονομασία·
2. Συνήθης διαμονή ή τόπος επιχειρηματικής δραστηριότητας·
3. Αριθμός εγγράφου αναγνώρισης·
4. Αριθμός τραπεζικού μητρώου, εφόσον διατίθεται από τον παρουσιαστή.

Επιπλέον, συλλέγονται και άλλα δεδομένα σχετικά με τη νομική κατάσταση των εγγεγραμμένων.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στη βάση δεδομένων υποστηρίζουν την ταυτοποίηση των ενεργών και των υποκείμενων στον φόρο προσώπων των πραγματικών περιστατικών που υπόκεινται σε καταχώριση και συλλέγονται από τα έγγραφα που υποβάλλουν τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα.

Ποια έγγραφα αρχειοθετούνται/αποθηκεύονται (αρχεία, βιβλία εγγράφων, καταστατικά, πρακτικά γενικών συνελεύσεων κ.λπ.);

Κάθε εγγεγραμμένος διαθέτει ηλεκτρονικό φάκελο στον οποίο αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα που αφορούν τα έγγραφα που υποβάλλονται για καταχώριση και τα υποστηρίζουν (π.χ. πρακτικά γενικών συνελεύσεων, εταιρικά σύμφωνα, καταστατικά).

Πώς μπορώ να πραγματοποιήσω αναζήτηση (και ποια είναι τα διαθέσιμα κριτήρια αναζήτησης);

Οι πράξεις που αφορούν εμπορικές εταιρείες που υπόκεινται σε υποχρεωτική δημοσίευση και ορισμένες άλλες οντότητες δημοσιεύονται στον προσβάσιμο στο κοινό ιστότοπο (https://publicacoes.mj.pt/), ο οποίος παρέχει δωρεάν πρόσβαση στις πληροφορίες κατά χρονολογική σειρά ή βάσει άλλων κριτηρίων αναζήτησης, όπως το όνομα, ο αριθμός ταυτοποίησης του νομικού προσώπου ή ο δήμος του τόπου της καταστατικής έδρας του νομικού προσώπου.

Πώς μπορώ να λάβω έγγραφα;

Οι πληροφορίες στο εμπορικό μητρώο είναι δημόσιες, δηλαδή οποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες του μητρώου ζητώντας πιστοποιητικά, μη επικυρωμένα αντίγραφα και πληροφορίες, προφορικά ή γραπτά. Η έκδοση πιστοποιητικών, αντιγράφων και πληροφοριών υπόκειται στην καταβολή των τελών που προβλέπονται στον Κανονισμό Εγγραφής και Συμβολαιογραφίας. Τα έγγραφα αυτά μπορούν να ζητηθούν αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικώς.

Το μόνιμο απόσπασμα του εμπορικού μητρώου, καθώς και το μόνιμο πιστοποιητικό από μητρώα και έγγραφα, που είναι αποθηκευμένο στο ηλεκτρονικό αρχείο των οντοτήτων που είναι καταχωρισμένες στο εμπορικό μητρώο και στο μόνιμο πιστοποιητικό του επικαιροποιημένου καταστατικού, μπορούν να ζητηθούν και να ληφθούν με ηλεκτρονικά μέσα.

Διαδικασία εγγραφής

Πώς μπορώ να κινήσω τη διαδικασία καταχώρισης (τρόπος υποβολής αιτήσεων στο μητρώο, επικύρωση εγγράφων, είδος εγγράφων που πρέπει να επισυναφθούν);

Η κατάθεση των εγγράφων εγγραφής μπορεί να γίνεται αυτοπροσώπως, ταχυδρομικώς ή με ηλεκτρονικά μέσα και καταγράφεται στο ημερολόγιο. Το πρόσωπο που υποβάλλει την καταχώριση ή υποβάλλει αίτηση για το έγγραφο πρέπει να παραδώσει τα οφειλόμενα ποσά, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν την καθυστερημένη εκπλήρωση της υποχρέωσης καταχώρισης. Καταχωρίζονται μόνο τα στοιχεία τα οποία περιέχονται στα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα.

Πώς εξετάζονται οι υποβληθείσες αιτήσεις;

Οι αιτήσεις εγγραφής αξιολογούνται με βάση την αρχή της νομιμότητας, δηλαδή η δυνατότητα υποβολής αίτησης εγγραφής με μεταγραφή πρέπει να αξιολογείται με βάση τις ισχύουσες νομικές διατάξεις, τα υποβληθέντα έγγραφα και τις προηγούμενες εγγραφές, με ιδιαίτερη αναφορά στην ενεργητική νομιμοποίηση των ενδιαφερομένων, το τυπικό κύρος των εγγράφων και το κύρος των πράξεων που περιέχονται σε αυτά. Εν ολίγοις, τα πραγματικά περιστατικά που αποτελούν αντικείμενο της καταχωρίσεως καταρτίζονται κατόπιν αιτήσεως των ενδιαφερομένων και βάσει αποδεικτικών εγγράφων που είναι επαρκή για τη στοιχειοθέτησή τους. Κατά συνέπεια, αυτό που ισχυρίζεται ο ενδιαφερόμενος — και αυτό που αποδεικνύεται ότι δικαιούται- είναι ότι πρέπει να χαρακτηριστεί από τον γραμματέα. Το τελευταίο, εξακριβώνοντας την αιτιολογία του προσώπου αυτού και την επάρκεια των εγγράφων που προσκομίζει, καταχωρίζει την πράξη στο σύστημα καταχωρίσεως.

Έννομα αποτελέσματα της καταχώρισης

Η καταχωρισμένη δημόσια πίστη σημαίνει ότι η καταχώριση με οριστική μεταγραφή συνιστά τεκμήριο ύπαρξης της νομικής κατάστασης, υπό τους ακριβείς όρους υπό τους οποίους ορίζεται στο μητρώο. Πρόκειται για μαχητό νομικό τεκμήριο. Η εμπιστοσύνη στο δημόσιο μητρώο μπορεί να αμφισβητηθεί με απόδειξη του αντιθέτου (το βάρος της απόδειξης φέρει ο αιτών) και η καταχώριση που είναι αντίθετη προς την ουσιαστική πραγματικότητα καταστρέφεται. Ωστόσο, εφόσον η ακυρότητα του μητρώου (είτε είναι καταχωρισμένη είτε ουσιαστική) δεν έχει αποδειχθεί και αναγνωριστεί στο δικαστήριο, ισχύει το τεκμήριο (της αλήθειας).

Αποτελέσματα των καταχωρίσεων σε τρίτους σύμφωνα με το άρθρο 17 της οδηγίας (ΕΕ) 2017/1132

Τα στοιχεία που υπόκεινται σε καταχώριση παράγουν αποτελέσματα έναντι τρίτων μόνο μετά την ημερομηνία καταχώρισής τους. Τα πραγματικά περιστατικά που υπόκεινται σε υποχρεωτική καταχώριση και δημοσίευση βάσει της CRC παράγουν αποτελέσματα έναντι τρίτων μόνο μετά την ημερομηνία δημοσίευσης. Τα πραγματικά περιστατικά που υπόκεινται σε καταχώριση, ακόμη και αν δεν έχουν καταχωριστεί, μπορούν να προβληθούν μεταξύ των ίδιων των διαδίκων ή των κληρονόμων τους. Από τις διατάξεις της προηγούμενης παραγράφου εξαιρούνται τα καταστατικά έγγραφα των εταιρειών και οι τροποποιήσεις τους, επί των οποίων εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κώδικα Εμπορικών Εταιρειών και το δίκαιο που ισχύει για τις ευρωπαϊκές ανώνυμες εταιρείες.

Ασυμφωνίες μεταξύ της εγγραφής στο μητρώο και της δημοσίευσής της

Οι νομικές δημοσιεύσεις πραγματοποιούνται αυτόματα, αμέσως μετά την επιβεβαίωση της εγγραφής, και περιέχουν τις υποχρεωτικές εγγραφές στο μητρώο.

Ποιος είναι υπεύθυνος για την ακρίβεια των εγγραφών;

Ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου του Ινστιτούτου Μητρώων και Συμβολαιογράφων, I.P. (IRN), είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας της βάσης δεδομένων του εμπορικού μητρώου, με την επιφύλαξη των αρμοδιοτήτων που ανατίθενται στους καταχωρητές από τον νόμο. Διασφαλίζει το δικαίωμα του υποκειμένου των δεδομένων να ενημερώνεται και να έχει πρόσβαση στα δεδομένα, να διορθώνει τις ανακρίβειες, να συμπληρώνει τις παραλείψεις και να διαγράφει δεδομένα που έχουν καταγραφεί εσφαλμένα, και διασφαλίζει τη νομιμότητα της αναζήτησης ή κοινοποίησης πληροφοριών.

Διαδικασίες για την προστασία των δεδομένων

Σύμφωνα με τη Σύμβαση για τα Δικαιώματα του Παιδιού, κάθε πρόσωπο έχει το δικαίωμα να ενημερώνεται σχετικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν και τον σκοπό τους, καθώς και σχετικά με την ταυτότητα και τη διεύθυνση του υπευθύνου επεξεργασίας της βάσης δεδομένων. Τυχόν ανακρίβειες επικαιροποιούνται και διορθώνονται σύμφωνα με και με τον τρόπο που ορίζεται στην CRC, με την επιφύλαξη των διατάξεων της νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων.

Οι βάσεις δεδομένων παρέχουν τις αναγκαίες εγγυήσεις ασφαλείας για την αποτροπή κάθε μη εξουσιοδοτημένης αναζήτησης, τροποποίησης, διαγραφής, προσθήκης ή κοινοποίησης δεδομένων.

Διαδικασίες σχετικά με τα δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων όσον αφορά τη δημοσίευση και την αποθήκευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν

Οι σχετικές διαδικασίες καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27 Απριλίου 2016, με τον οποίο εγκρίθηκε ο γενικός κανονισμός για την προστασία δεδομένων, καθώς και στο εθνικό γενικό καθεστώς προστασίας δεδομένων που θεσπίστηκε με τον νόμο αριθ. 58/2019 της 8 Αυγούστου.

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΑΦΗΣ

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον ΥΠΔ IRN στην ακόλουθη ηλεκτρονική διεύθυνση: epd@irn.mj.pt

Χρήσιμοι σύνδεσμοι

Περισσότερες πληροφορίες και πρακτικές λεπτομέρειες σχετικά με το μητρώο επιχειρήσεων στην Πορτογαλία διατίθενται εδώ.