Reġistri kummerċjali fil-pajjiżi tal-UE

L-istorja tal-ħolqien tar-reġistru kummerċjali

Meta twaqqfet?

Ir-reġistru kummerċjali fis-sens modern, jiġifieri reġistru miżmum minn uffiċjal pubbliku aċċessibbli għall-pubbliku, b’kopertura universali u effetti legali rikonoxxuti, bl-għan li jiżgura l-pubbliċità u jsaħħaħ is-sigurtà tal-kummerċ legali beda bil-Kodiċi Kummerċjali tal-1833, li daħal fis-seħħ 14/1/1834.

Meta ġie diġitalizzat?

L-impuls kbir f’dan il-qasam seħħ fl-2006 wara l-adozzjoni tad-Digriet Amministrattiv Nru 76-A/2006 tad-29 ta’ Marzu, li approva firxa wiesgħa ta’ miżuri biex tiġi ssimplifikata l-ħajja taċ-ċittadini u n-negozji. L-ordni Nru 1416-A/2006 tad-19 ta’ Diċembru 2009 li tirregola l-promozzjoni tad-dokumenti ta’ reġistrazzjoni tan-negozju online u l-ħolqien taċ-ċertifikat permanenti ġiet adottata sussegwentement.

Bħalissa, l-attività kollha tar-reġistru kummerċjali issa qed titwettaq f’applikazzjoni tal-IT u f’bażi tad-data unika, imsejħa SIRCOM (Sistema Integrata tar-Reġistru Kummerċjali).

Liema hija l-leġiżlazzjoni applikabbli attwali?

Ir-reġistru kummerċjali bħalissa huwa rregolat mill-Kodiċi tar-Reġistru Kummerċjali (CRC) approvat mid-Digriet Amministrattiv Nru 403/86 tat-3 ta’ Diċembru 2006 (emendat diversi drabi) u mir-Regolament dwar ir-Reġistru Kummerċjali approvat bl-Ordni ta’ Implimentazzjoni Ministerjali Nru 657-A/2006 tad-29 ta’ Ġunju 2009 (emendat diversi drabi wkoll).

X’informazzjoni joffri r-reġistru tan-negozju?

L-għan tar-reġistru kummerċjali huwa li jirreklama l-pożizzjoni legali ta’ kummerċjanti individwali, kumpaniji kummerċjali, soċjetajiet irregolati mid-dritt ċivili f’forma kummerċjali, stabbilimenti individwali b’responsabbiltà limitata, kooperattivi, impriżi pubbliċi, gruppi komplementari ta’ impriżi u raggruppamenti Ewropej ta’ interess ekonomiku, persuni fiżiċi u ġuridiċi soġġetti għar-reġistrazzjoni bil-liġi.

It-tip ta’ informazzjoni pprovduta tvarja skont l-entitajiet imsemmija hawn fuq u tiġi ddeterminata abbażi tal-fatti soġġetti għar-reġistrazzjoni għal kull waħda minn dawk l-entitajiet. Għalhekk, u bħala eżempju, fil-każ ta’ kumpanniji kummerċjali u soċjetajiet irregolati mid-dritt ċivili f’forma kummerċjali, ir-reġistru kummerċjali jipprovdi informazzjoni dwar il-fatti msemmija hawnhekk.

Min għandu d-dritt ta’ aċċess għar-reġistru?

L-informazzjoni fir-reġistru kummerċjali hija pubblika, jiġifieri kulħadd jista’ jaċċessa l-informazzjoni fir-reġistru billi jitlob ċertifikati, kopji mhux iċċertifikati u informazzjoni, mitkellma jew miktuba.

X’informazzjoni fih ir-reġistru tan-negozju?

Ara t-tweġiba għall-mistoqsija “X’informazzjoni jipprovdi r-reġistru kummerċjali?”

X’tipi ta’ data huma maħżuna? (entitajiet irreġistrati fir-reġistru pubbliku, informazzjoni dwar l-insolvenza, rapporti finanzjarji, eċċ.)

F’konformità mal-Artikolu 78d tas-CRC, id-data personali li tikkonċerna s-suġġetti tar-reġistrazzjoni u l-preżentazzjoni tal-applikazzjonijiet għar-reġistrazzjoni tinġabar għall-ipproċessar awtomatizzat.

Id-data personali li ġejja tinġabar mir-reġistranti:

1. L-isem;
2. L-Istat ċivili u, fil-każ ta’ stat mhux miżżewweġ, l-indikazzjoni ta’ maġġoranza jew minuri;
3. L-isem tal-konjuġi u r-reġim tal-proprjetà;
4. Ir-residenza abitwali jew il-post tan-negozju;
5. In-numru tad-dokument ta’ identifikazzjoni;
6. Numru ta’ identifikazzjoni tat-taxxa.
7. L-indirizz tal-posta elettronika, fejn ipprovdut.

Għar-reġistranti, tinġabar id-data personali li ġejja:

1. L-isem;
2. Ir-residenza abitwali jew il-post tan-negozju;
3. In-numru tad-dokument ta’ identifikazzjoni;
4. Numru ta’ identifikazzjoni tal-bank, jekk disponibbli mill-preżentatur.

Barra minn hekk, tinġabar kwalunkwe data oħra relatata mas-sitwazzjoni legali tar-reġistranti.

Id-data personali li tinsab fid-database għandha tappoġġa l-identifikazzjoni tal-persuni attivi u taxxabbli tal-fatti soġġetti għar-reġistrazzjoni u għandha tinġabar mid-dokumenti ppreżentati mill-persuni kkonċernati.

Liema dokumenti huma arkivjati/maħżuna (fajls, kotba tad-dokumenti, statuti, minuti tal-laqgħat ġenerali, eċċ.)?

Kull reġistrant għandu folder elettroniku li fih jinħażnu d-dokumenti kollha relatati mad-dokumenti sottomessi għar-reġistrazzjoni u li jappoġġjawha (eż. minuti tal-laqgħat ġenerali, patti tal-kumpaniji, artikli ta’ assoċjazzjoni).

Kif nista’ nagħmel tiftixa (u x’inhuma l-kriterji tat-tiftix disponibbli)?

Atti relatati ma’ kumpaniji kummerċjali soġġetti għal pubblikazzjoni obbligatorja u għal ċerti entitajiet oħra huma ppubblikati fuq is-sit web aċċessibbli għall-pubbliku (https://publicacoes.mj.pt/), li l-konsultazzjoni tagħhom tagħti aċċess mingħajr ħlas għall-informazzjoni f’ordni kronoloġika jew bi kriterji oħra ta’ tiftix bħall-isem, in-numru ta’ identifikazzjoni tal-persuna ġuridika jew il-muniċipalità tal-post tal-uffiċċju rreġistrat tal-persuna ġuridika.

Kif nista’ nikseb dokumenti?

L-informazzjoni fir-reġistru kummerċjali hija pubblika, jiġifieri kulħadd jista’ jaċċessa l-informazzjoni fir-reġistru billi jitlob ċertifikati, kopji mhux iċċertifikati u informazzjoni, mitkellma jew miktuba. Il-ħruġ ta’ ċertifikati, kopji u informazzjoni għandu jkun soġġett għall-ħlas tat-tariffi previsti fir-Regolament dwar ir-Reġistrazzjoni u n-Nutar tan-Nutara. Dawn id-dokumenti jistgħu jintalbu personalment jew bil-posta.

L-estratt permanenti mir-reġistru kummerċjali, kif ukoll iċ-ċertifikat permanenti mir-reġistri u d-dokumenti, maħżuna fil-fajl elettroniku tal-entitajiet irreġistrati fir-reġistru kummerċjali u ċ-ċertifikat permanenti tal-artikoli ta’ assoċjazzjoni aġġornati, jistgħu jintalbu u jinkisbu b’ mezzi elettroniċi.

Il-proċedura ta’ reġistrazzjoni

Kif nista’ nniedi l-proċedura ta’ reġistrazzjoni (kif nissottometti applikazzjonijiet lir-reġistru, ċertifikazzjoni tad-dokumenti, tip ta’ dokumenti li jeħtieġ li jiġu mehmuża)?

Is-sottomissjoni tad-dokumenti għar-reġistrazzjoni tista’ ssir personalment, bil-posta jew b’mezzi elettroniċi, u għandha tiġi rreġistrata fil-ġurnal. Il-persuna li tippreżenta r-reġistrazzjoni jew tapplika għad-dokument għandha tikkonsenja s-somom dovuti, inklużi dawk relatati mat-twettiq tard tal-obbligu ta’ reġistrazzjoni. Il-fatti biss imsemmija fid-dokumenti li jissostanzjawhom legalment jistgħu jiġu reġistrati.

Kif jiġu riveduti l-applikazzjonijiet ippreżentati?

L-applikazzjonijiet għar-reġistrazzjoni huma vvalutati fuq il-bażi tal-prinċipju tal-legalità, jiġifieri l-fattibbiltà tal-applikazzjoni għar-reġistrazzjoni li għandha ssir permezz ta’ traskrizzjoni trid tiġi vvalutata fid-dawl tad-dispożizzjonijiet legali applikabbli, id-dokumenti ppreżentati u r-reġistrazzjonijiet preċedenti, b’referenza partikolari għal-locus standi tal-persuni kkonċernati, il-validità formali tad-dokumenti u l-validità tal-atti li jinsabu fihom. Fil-qosor, il-fatti suġġetti għal reġistrazzjoni huma mfassla fuq talba tal-persuni kkonċernati u fuq il-bażi ta’ provi dokumentarji suffiċjenti biex jiġu stabbiliti. Konsegwentement, huwa dak li l-persuna kkonċernata ssostni — u dak li jirriżulta li hija intitolata li titlob — li hija għandha tiġi kklassifikata mir-reġistratur. Din tal-aħħar, li tivverifika r-raġuni għal din il-persuna u s-suffiċjenza tad-dokumenti li hija tissottometti, tirreġistra l-att fis-sistema ta’ reġistrazzjoni.

Effetti legali tar-reġistrazzjoni

Fidi pubblika rreġistrata tfisser li r-reġistrazzjoni permezz ta’ traskrizzjoni definittiva tikkostitwixxi preżunzjoni li teżisti s-sitwazzjoni legali, fit-termini preċiżi li fihom hija definita fir-reġistru. Din hija preżunzjoni legali konfutabbli. It-twemmin tar-reġistru pubbliku jista’ jiġi kkonfutat bi prova kuntrarja (l-oneru tal-prova jaqa’ fuq l-applikant) u r-reġistrazzjoni li tmur kontra r-realtà sostantiva tinqered. Madankollu, sakemm l-invalidità tar-reġistru (kemm jekk reġistrata jew sostantiva) ma tkunx ġiet ippruvata u rikonoxxuta fil-qorti, il-preżunzjoni (tal-verità) topera.

L-effett tar-reġistrazzjonijiet fuq partijiet terzi skont l-Artikolu 17 tad-Direttiva (UE) 2017/1132

Il-fatti li jridu jiġu rreġistrati jidħlu fis-seħħ kontra partijiet terzi biss wara d-data tar-reġistrazzjoni. Il-fatti soġġetti għar-reġistrazzjoni u l-pubblikazzjoni obbligatorji skont is-CRC għandhom jidħlu fis-seħħ kontra partijiet terzi biss wara d-data tal-pubblikazzjoni. Fatti soġġetti għal reġistrazzjoni, anki jekk mhux irreġistrati, jistgħu jiġu invokati bejn il-partijiet infushom jew il-werrieta tagħhom. L-istrumenti ta’ inkorporazzjoni ta’ kumpaniji u l-emendi tagħhom, li għalihom japplikaw id-dispożizzjonijiet tal-Kodiċi tal-Kumpaniji Kummerċjali u l-liġi applikabbli għall-kumpaniji pubbliċi b’responsabbiltà limitata Ewropej, għandhom jiġu esklużi mid-dispożizzjonijiet tal-paragrafu preċedenti.

Diskrepanzi bejn l-entrata fir-reġistru u l-pubblikazzjoni tagħha

Il-pubblikazzjonijiet legali għandhom isiru awtomatikament, immedjatament wara l-konferma tar-reġistrazzjoni, u għandu jkun fihom l-entrati obbligatorji fir-reġistru.

Min huwa responsabbli għall-preċiżjoni tar-rekords?

Il-President tal-Bord ta’ Tmexxija tal-Istitut tar-Reġistri u tan-Nutara, I.P. (IRN) għandu jkun il-kontrollur tad-database tar-reġistru kummerċjali, mingħajr preġudizzju għar-responsabbiltà mogħtija mil-liġi lir-reġistraturi. Hija għandha tiżgura d-dritt tas-suġġett tad-data għall-informazzjoni u l-aċċess għad-data, il-korrezzjoni tal-ineżattezzi, it-tlestija tal-ommissjonijiet u t-tħassir ta’ data rreġistrata b’mod mhux xieraq, u għandha tiżgura li l-konsultazzjoni jew il-komunikazzjoni tal-informazzjoni tkun legali.

Proċeduri tal-protezzjoni tad-data

Skont is-CRC, kulħadd għandu d-dritt li jiġi infurmat dwar id-data personali tiegħu u l-iskop tagħha, kif ukoll dwar l-identità u l-indirizz tal-kontrollur tal-bażi tad-data. Kwalunkwe ineżattezzi għandhom jiġu aġġornati u kkoreġuti skont u bil-mod stabbilit fis-CRC, mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-data.

Il-bażijiet ta’ data għandhom jipprovdu għall-garanziji ta’ sigurtà meħtieġa biex jipprevjenu kwalunkwe konsultazzjoni, modifika, tħassir, żieda jew komunikazzjoni mhux awtorizzata ta’ data.

Proċeduri relatati mad-drittijiet tas-suġġett tad-data rigward il-pubblikazzjoni u l-ħżin tad-data personali tiegħu

Il-proċeduri relatati ma’ din il-kwistjoni huma stabbiliti fir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016, li approva r-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data, kif ukoll fir-reġim ġenerali nazzjonali tal-protezzjoni tad-data stabbilit mil-Liġi Nru 58/2019 tat-8 ta’ Awwissu.

Informazzjoni ta’ kuntatt

Id-DPO tal-IRN jista’ jiġi kkuntattjat fl-indirizz tal-email li ġej: epd@irn.mj.pt

Għadd ta’ links siewja

Aktar informazzjoni u dettalji prattiċi dwar ir-reġistru kummerċjali fil-Portugall jinsabu hawnhekk.