Registrele comerțului în țările UE

Istoricul creării registrului comerțului

Când a fost registrul fondat?

Registrul comerțului în sens modern, și anume un registru ținut de un funcționar public accesibil publicului, cu acoperire universală și efecte juridice recunoscute, cu scopul de a asigura publicitatea și de a spori securitatea comerțului legal, a început odată cu Codul comercial din 1833, care a intrat în vigoare la 14/1/1834.

Când a fost registrul digitalizat?

Impulsul puternic în acest domeniu a avut loc în 2006, în urma adoptării Decretului-lege nr. 76-A/2006 din 29 martie, care a aprobat o gamă largă de măsuri de simplificare a vieții cetățenilor și a întreprinderilor. Ulterior, a fost adoptat Ordinul nr. 1416-A/2006 din 19 decembrie 2009 privind promovarea documentelor de înregistrare online și crearea certificatului permanent.

În prezent, întreaga activitate a registrului comerțului se desfășoară în prezent într-o aplicație informatică și într-o bază de date unică, denumită SIRCOM (Sistemul Integrat al Registrului Comerțului).

Care este legislația aplicabilă în prezent?

Registrul comerțului este reglementat în prezent de Codul registrului comerțului (CRC) aprobat prin Decretul-lege nr. 403/86 din 3 decembrie 2006 (modificat de mai multe ori) și de Regulamentul privind registrul comerțului aprobat prin Ordinul ministerial de punere în aplicare nr. 657-A/2006 din 29 iunie 2009 (modificat, de asemenea, de mai multe ori).

Ce informații oferă registrul comerțului?

Scopul registrului comerțului este de a face cunoscută situația juridică a comercianților individuali, a societăților comerciale, a societăților civile sub formă comercială, a unităților individuale cu răspundere limitată, a cooperativelor, a întreprinderilor publice, a grupurilor complementare de întreprinderi și a grupurilor europene de interes economic, a persoanelor fizice și juridice supuse înregistrării prin lege.

Tipul de informații furnizate variază în funcție de entitățile menționate mai sus și este stabilit pe baza faptelor care fac obiectul înregistrării pentru fiecare dintre aceste entități. Astfel și cu titlu de exemplu, în cazul societăților comerciale și al societăților de drept civil sub formă comercială, registrul comerțului furnizează informații cu privire la faptele menționate în prezenta cauză.

Cine are dreptul de acces la registru?

Informațiile din registrul comerțului sunt publice, adică oricine poate accesa informațiile din registru solicitând certificate, copii nelegalizate și informații, verbale sau scrise.

Ce informații conține registrul?

A se vedea răspunsul la întrebarea „Ce informații furnizează registrul comerțului?”

Ce tipuri de date sunt stocate? (entități înregistrate în registrul public, informații privind insolvența, rapoarte financiare etc.)

În conformitate cu articolul 78d din CDC, datele cu caracter personal referitoare la persoanele care fac obiectul înregistrării și la depunerea cererilor de înregistrare sunt colectate în vederea prelucrării automate.

Următoarele date cu caracter personal sunt colectate de la entitățile înregistrate:

1. Denumire;
2. Starea civilă și, în cazul statutului necăsătorit, menționarea majorității sau a minorului;
3. Numele soțului/soției și regimul patrimonial;
4. Reședința obișnuită sau locul de desfășurare a activității;
5. Numărul documentului de identificare;
6. Codul de identificare fiscală.
7. Adresa de e-mail, dacă există.

Pentru entitățile înregistrate, sunt colectate următoarele date cu caracter personal:

1. Denumire;
2. Reședința obișnuită sau locul de desfășurare a activității;
3. Numărul documentului de identificare;
4. Numărul de identificare bancară, dacă este pus la dispoziție de prezentator.

În plus, sunt colectate orice alte date referitoare la situația juridică a entităților înregistrate.

Datele cu caracter personal conținute în baza de date susțin identificarea persoanelor active și impozabile cu privire la faptele care fac obiectul înregistrării și sunt colectate din documentele prezentate de persoanele în cauză.

Ce documente sunt arhivate/stocate (fișiere, registre de documente, statute, procese-verbale ale adunărilor generale etc.)?

Fiecare solicitant are un dosar electronic în care sunt stocate toate documentele referitoare la documentele depuse pentru înregistrare și suport (de exemplu, procese-verbale ale adunărilor generale, pacte ale societăților, statut).

Cum pot efectua o căutare (și care sunt criteriile de căutare disponibile)?

Actele referitoare la societățile comerciale care fac obiectul publicării obligatorii și la anumite alte entități sunt publicate pe site-ul internet accesibil publicului (https://publicacoes.mj.pt/), a căror consultare oferă acces gratuit la informații în ordine cronologică sau prin alte criterii de căutare, cum ar fi numele, numărul de identificare al persoanei juridice sau al localității în care se află sediul social al persoanei juridice.

Cum pot obține documente?

Informațiile din registrul comerțului sunt publice, adică oricine poate accesa informațiile din registru solicitând certificate, copii nelegalizate și informații, verbale sau scrise. Eliberarea certificatelor, a copiilor și a informațiilor este condiționată de plata taxelor prevăzute în Regulamentul privind înregistrarea și notarul notarilor. Aceste documente pot fi solicitate personal sau prin poștă.

Extrasul permanent din registrul comerțului, precum și certificatul permanent din registre și documente, stocate în fișierul electronic al entităților înregistrate în registrul comerțului și certificatul permanent din statutul actualizat, pot fi solicitate și obținute prin mijloace electronice.

Procedura de înregistrare

Cum pot lansa procedura de înregistrare (modul de depunere a cererilor la registru, certificarea documentelor, tipul de documente care trebuie anexate)?

Depunerea documentelor pentru înregistrare se poate face personal, prin poștă sau prin mijloace electronice și se înregistrează în jurnal. Persoana care depune înregistrarea sau solicită documentul trebuie să livreze sumele datorate, inclusiv cele legate de îndeplinirea cu întârziere a obligației de înregistrare. Pot fi înregistrate numai faptele prezentate în documentele care le justifică din punct de vedere juridic.

Cum sunt analizate cererile depuse?

Cererile de înregistrare sunt evaluate pe baza principiului legalității, și anume fezabilitatea cererii de înregistrare prin transcriere trebuie evaluată în lumina dispozițiilor legale aplicabile, a documentelor prezentate și a înregistrărilor anterioare, în special în ceea ce privește calitatea procesuală activă a persoanelor în cauză, valabilitatea formală a documentelor și valabilitatea actelor conținute în acestea. Pe scurt, faptele care fac obiectul înregistrării sunt stabilite la cererea persoanelor în cauză și pe baza unor documente justificative suficiente pentru a le dovedi. În consecință, persoana interesată susține – și ceea ce se dovedește a fi îndreptățit să solicite – că trebuie să fie clasificată de grefier. Acesta din urmă, verificând motivul acestei persoane și caracterul suficient al documentelor pe care le prezintă, va înregistra actul în sistemul de înregistrare.

Efectele juridice ale înregistrării

Încrederea publică înregistrată înseamnă că înregistrarea prin transcriere definitivă constituie o prezumție de existență a situației juridice, în termenii exacți în care aceasta este definită în registru. Aceasta este o prezumție legală relativă. Încrederea în registrul public poate fi răsturnată prin proba contrară (sarcina probei revenind solicitantului), iar înregistrarea contrară realității materiale este distrusă. Cu toate acestea, atât timp cât nulitatea registrului (indiferent dacă este înregistrată sau de fond) nu a fost dovedită și recunoscută în instanță, prezumția (adevărului) funcționează.

Efectul înregistrărilor asupra terților în temeiul articolul 17 din Directiva (UE) 2017/1132

Faptele care trebuie să fie înregistrate devin opozabile terților numai după data înregistrării. Faptele care fac obiectul înregistrării și publicării obligatorii în temeiul CRC produc efecte împotriva terților numai după data publicării. Faptele care fac obiectul înregistrării, chiar dacă nu sunt înregistrate, pot fi invocate între părți sau între moștenitorii acestora. Actele constitutive ale societăților comerciale și modificările aduse acestora, cărora li se aplică dispozițiile Codului societăților comerciale și legea aplicabilă societăților europene pe acțiuni, sunt excluse din domeniul de aplicare al alineatului precedent.

Diferențe între înscrierea în registru și publicarea sa

Publicațiile juridice se fac automat, imediat după confirmarea înregistrării, și conțin mențiunile obligatorii în registru.

Cui îi revine responsabilitatea pentru exactitatea înregistrărilor?

Președintele Consiliului de administrație al Institutului Registrului și Notarilor, I.P. (IRN) este operatorul bazei de date a registrului comerțului, fără a aduce atingere responsabilității conferite prin lege operatorilor de registru. Aceasta asigură dreptul persoanei vizate la informare și acces la date, corectarea inexactităților, completarea omisiunilor și ștergerea datelor înregistrate în mod necorespunzător și asigură legalitatea consultării sau comunicării informațiilor.

Proceduri privind protecția datelor

În temeiul CDC, orice persoană are dreptul de a fi informată cu privire la datele sale cu caracter personal și la scopul acestora, precum și cu privire la identitatea și adresa operatorului bazei de date. Orice inexactități se actualizează și se corectează în conformitate cu și în modul prevăzut în CDC, fără a aduce atingere dispozițiilor legislației privind protecția datelor.

Bazele de date prevăd garanțiile de securitate necesare pentru a preveni orice consultare, modificare, ștergere, adăugare sau comunicare neautorizată a datelor.

Proceduri referitoare la drepturile persoanei vizate în ceea ce privește publicarea și stocarea datelor sale cu caracter personal

Procedurile referitoare la această chestiune sunt prevăzute în Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016, care a aprobat Regulamentul general privind protecția datelor, precum și în regimul general național de protecție a datelor instituit prin Legea nr. 58/2019 din 8 august.

Date de contact

RPD IRN poate fi contactat la următoarea adresă de e-mail: epd@irn.mj.pt

Linkuri utile

Mai multe informații și detalii practice privind registrul comerțului din Portugalia sunt disponibile aici.