Rejestry działalności gospodarczej w państwach UE

Historia utworzenia rejestru działalności gospodarczej

Kiedy powstał rejestr?

Nowoczesny rejestr działalności gospodarczej, tj. rejestr prowadzony przez urzędnika państwowego, o powszechnym zasięgu i uznanych skutkach prawnych, mający na celu zapewnienie jawności i zwiększenie bezpieczeństwa legalnego handlu, rozpoczął się wraz z kodeksem handlowym z 1833 r., który wszedł w życie w dniu 14 stycznia 2018 r.

Od kiedy jest dostępny w wersji elektronicznej?

Ogromny impuls w tej dziedzinie miał miejsce w 2006 r. po przyjęciu dekretu z mocą ustawy nr 76-A/2006 z dnia 29 marca, w którym zatwierdzono szeroki wachlarz środków mających na celu uproszczenie życia obywateli i przedsiębiorstw. Następnie zostało wydane zarządzenie nr 1416-A/2006 z dnia 19 grudnia 2009 r. w sprawie promocji dokumentów rejestracyjnych przedsiębiorstw on-line oraz tworzenia stałego zaświadczenia.

Obecnie cała działalność rejestru handlowego jest obecnie prowadzona w aplikacji informatycznej i w jednej bazie danych o nazwie SIRCOM (zintegrowany system rejestru działalności gospodarczej).

Jakie są obowiązujące przepisy dotyczące rejestru?

Rejestr działalności gospodarczej jest obecnie regulowany przez kodeks rejestru działalności gospodarczej (CRC) zatwierdzony dekretem z mocą ustawy nr 403/86 z dnia 3 grudnia 2006 r. (wielokrotnie zmienianym) oraz rozporządzeniem w sprawie rejestru handlowego zatwierdzonym ministerialnym rozporządzeniem wykonawczym nr 657-A/2006 z dnia 29 czerwca 2009 r. (również wielokrotnie zmienianym).

Jakie informacje można znaleźć w rejestrze handlowym?

Celem rejestru handlowego jest upublicznienie sytuacji prawnej poszczególnych przedsiębiorców, spółek handlowych, spółek cywilnoprawnych w formie handlowej, indywidualnych zakładów z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielni, przedsiębiorstw publicznych, uzupełniających grup przedsiębiorstw i europejskich ugrupowań interesów gospodarczych, osób fizycznych i prawnych podlegających rejestracji z mocy prawa.

Rodzaj przekazywanych informacji różni się w zależności od podmiotów, o których mowa powyżej, i jest określany na podstawie faktów podlegających rejestracji w odniesieniu do każdego z tych podmiotów. W związku z tym, tytułem przykładu, w przypadku spółek handlowych i spółek cywilnoprawnych w formie handlowej rejestr handlowy zawiera informacje o okolicznościach faktycznych, o których mowa w niniejszej sprawie.

Kto ma prawo dostępu do rejestru?

Informacje zawarte w rejestrze handlowym są publicznie dostępne, tj. każdy może uzyskać dostęp do informacji zawartych w rejestrze, składając wniosek o zaświadczenia, nieuwierzytelnione kopie i informacje, ustnie lub pisemnie.

Jakie informacje są przechowywane w rejestrze?

Zob. odpowiedź na pytanie „Jakie informacje dostarcza rejestr działalności gospodarczej?”

Jakiego rodzaju dane są przechowywane? (podmioty zarejestrowane w rejestrze publicznym, informacje na temat niewypłacalności, sprawozdania finansowe itp.)

Zgodnie z art. 78d CRC dane osobowe dotyczące podmiotów rejestracji i składania wniosków o rejestrację są gromadzone w celu automatycznego przetwarzania.

Od zarejestrowanych podmiotów zbierane są następujące dane osobowe:

1. Nazwisko;
2. Stan cywilny oraz, w przypadku stanu wolnego, wzmiankę o pełnoletniości lub małoletnim;
3. Imię i nazwisko małżonka oraz ustrój majątkowy;
4. Miejsce zwykłego pobytu lub miejsce prowadzenia działalności;
5. Numer dokumentu identyfikacyjnego;
6. Numer identyfikacji podatkowej.
7. Adres e-mail, jeżeli został podany.

W przypadku zarejestrowanych podmiotów gromadzone są następujące dane osobowe:

1. Nazwisko;
2. Miejsce zwykłego pobytu lub miejsce prowadzenia działalności;
3. Numer dokumentu identyfikacyjnego;
4. Numer identyfikacyjny banku, jeżeli został udostępniony przez prezentującego.

Ponadto gromadzone są wszelkie inne dane dotyczące sytuacji prawnej rejestrujących się podmiotów.

Dane osobowe zawarte w bazie danych umożliwiają identyfikację aktywnych i podatników faktów podlegających rejestracji i są gromadzone z dokumentów przedłożonych przez zainteresowane osoby.

Które dokumenty są archiwizowane/przechowywane (akta, księgi dokumentów, statuty, protokoły walnych zgromadzeń itp.)?

Każdy rejestrujący posiada folder elektroniczny, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty związane z dokumentami przedłożonymi do rejestracji i potwierdzającymi je (np. protokoły walnego zgromadzenia, umowy spółki, statut).

Jak wyszukiwać informacje w rejestrze (i jakie kryteria wyszukiwania są dostępne)?

Akty dotyczące spółek handlowych podlegających obowiązkowi publikacji oraz niektórych innych podmiotów są publikowane na publicznie dostępnej stronie internetowej ( https://publicacoes.mj.pt/), której przeglądanie umożliwia bezpłatny dostęp do informacji w porządku chronologicznym lub według innych kryteriów wyszukiwania, takich jak nazwa, numer identyfikacyjny osoby prawnej lub gmina, w której znajduje się siedziba osoby prawnej.

Jak mogę uzyskać dokumenty?

Informacje zawarte w rejestrze handlowym są publicznie dostępne, tj. każdy może uzyskać dostęp do informacji zawartych w rejestrze, składając wniosek o zaświadczenia, nieuwierzytelnione kopie i informacje, ustnie lub pisemnie. Wydawanie świadectw, kopii i informacji podlega uiszczeniu opłat przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie rejestracji i notariuszy. Dokumenty te mogą być wymagane osobiście lub drogą pocztową.

O wypis stały z rejestru handlowego, a także o stałe zaświadczenie z rejestrów i dokumentów przechowywanych w dokumentacji elektronicznej podmiotów wpisanych do rejestru handlowego oraz o stałe zaświadczenie o zaktualizowanym statucie można wystąpić za pomocą środków elektronicznych.

Procedury rejestracji

Jak mogę wszcząć procedurę rejestracji (składanie wniosku do rejestru, poświadczanie dokumentów, rodzaj dokumentów, które należy załączyć)?

Dokumenty do rejestracji mogą być składane osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną i są rejestrowane w dzienniku. Osoba, która składa wniosek o rejestrację lub o wpis do rejestru, musi dostarczyć należne kwoty, w tym kwoty związane z opóźnionym wykonaniem obowiązku rejestracji. W rejestrze można wpisać wyłącznie te okoliczności faktyczne, które zostały potwierdzone prawnie w dokumentach uzupełniających.

W jaki sposób rozpatruje się złożone wnioski?

Wnioski o rejestrację są oceniane na podstawie zasady legalności, tj. ocena wykonalności wniosku o rejestrację w drodze transkrypcji musi być dokonywana w świetle obowiązujących przepisów prawnych, przedłożonych dokumentów i wcześniejszych rejestracji, ze szczególnym uwzględnieniem legitymacji procesowej zainteresowanych osób, formalnej ważności dokumentów oraz ważności zawartych w nich aktów. Podsumowując, fakty podlegające wpisowi do rejestru są sporządzane na wniosek zainteresowanych i na podstawie dokumentów dowodowych wystarczających do ich ustalenia. W związku z tym to właśnie zainteresowany – i co okazuje się zasadne – powinien zostać zaklasyfikowany przez urzędnika rejestrowego. Ten ostatni, weryfikując przyczynę tej osoby i wystarczający charakter przedłożonych przez nią dokumentów, zarejestruje tę czynność w systemie rejestracji.

Skutki prawne rejestracji

Zarejestrowana wiara publiczna oznacza, że rejestracja w drodze ostatecznej transkrypcji stanowi domniemanie istnienia sytuacji prawnej w sposób dokładny, w jakim jest ona określona w rejestrze. Jest to wzruszalne domniemanie prawne. Wiarę w rejestr publiczny można obalić, przedstawiając dowód przeciwny (na wnioskodawcy spoczywa ciężar dowodu), a rejestracja, która jest sprzeczna z rzeczywistością materialną, zostaje zniszczona. Dopóki jednak nieważność rejestru (czy to rejestrowa, czy materialna) nie zostanie udowodniona i uznana przez sąd, obowiązuje domniemanie (prawdy).

Skutki rejestracji dla osób trzecich zgodnie z art. 17 dyrektywy (UE) 2017/1132

Fakty podlegające wpisowi do rejestru są skuteczne wobec osób trzecich po dniu dokonania wpisu. Fakty podlegające obowiązkowej rejestracji i publikacji na podstawie CRC stają się skuteczne wobec osób trzecich dopiero po dacie publikacji. Fakty podlegające wpisowi do rejestru, nawet jeśli nie zostały zarejestrowane, mogą być powoływane między samymi stronami lub ich spadkobiercami. Dokumenty założycielskie spółek i ich zmiany, do których mają zastosowanie przepisy kodeksu spółek handlowych i prawa właściwego dla europejskich spółek akcyjnych, są wyłączone z przepisów poprzedniego ustępu.

Rozbieżności między wpisem do rejestru a jego publikacją

Publikacje prawne są publikowane automatycznie, niezwłocznie po potwierdzeniu rejestracji, i zawierają obowiązkowe wpisy do rejestru.

Kto ponosi odpowiedzialność za prawidłowość wpisu?

Prezes Zarządu Instytutu Rejestrów i Notariów I.P. ( IRN) jest administratorem bazy danych rejestru handlowego, bez uszczerbku dla odpowiedzialności spoczywającej na rejestrach na mocy prawa. Zapewnia ona osobie, której dane dotyczą, prawo do informacji i dostępu do danych, korygowanie nieścisłości, uzupełnienie pominięć i usunięcie niewłaściwie zapisanych danych oraz zapewnia zgodność z prawem przeglądania lub przekazywania informacji.

Procedury ochrony danych

Zgodnie z CRC każdy ma prawo do informacji o swoich danych osobowych i ich celu, a także o tożsamości i adresie administratora bazy danych. Wszelkie nieścisłości są aktualizowane i korygowane zgodnie z CRC i w sposób w nim określony, bez uszczerbku dla przepisów dotyczących ochrony danych.

Bazy danych zapewniają gwarancje bezpieczeństwa niezbędne do zapobieżenia nieuprawnionemu przeglądaniu, zmienianiu, usuwaniu, dodawaniu lub przekazywaniu danych.

Procedury dotyczące praw osoby, której dane dotyczą, w zakresie publikowania i przechowywania jej danych osobowych

Procedury dotyczące tej kwestii określono w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., które zatwierdziło ogólne rozporządzenie o ochronie danych, a także w krajowym ogólnym systemie ochrony danych ustanowionym ustawą nr 58/2019 z dnia 8 sierpnia.

Dane kontaktowe

Z inspektorem ochrony danych IRN można się skontaktować pod następującym adresem e-mail: epd@irn.mj.pt

Przydatne linki

Więcej informacji i praktyczne informacje na temat rejestru działalności gospodarczej w Portugalii można znaleźć tutaj.