Företagsregister i EU-länderna

Historik över inrättandet av företagsregistret

När upprättades registret?

Företagsregistret i modern bemärkelse, det vill säga ett register som förvaltas av en offentlig tjänsteman, med allmän täckning och erkända rättsliga verkningar, i syfte att säkerställa offentlighet och förbättra säkerheten för den lagliga handeln, inleddes med 1833 års handelslag, som trädde i kraft 14/1/1834.

När digitaliserades registret?

Den stora impulsen på detta område ägde rum 2006 efter antagandet av lagdekret nr 76-A/2006 av den 29 mars, genom vilket en rad olika åtgärder godkändes för att förenkla medborgarnas och företagens liv. Beslut nr 1416-A/2006 av den 19 december 2009 om främjande av företagsregistreringshandlingar online och om införande av ett permanent intyg antogs senare.

För närvarande bedrivs handelsregistrets hela verksamhet nu i en it-applikation och i en enda databas, SIRCOM (det integrerade systemet för handelsregistret).

Gällande lagstiftning.

Handelsregistret regleras för närvarande av lagen om handelsregister (CRC), som godkändes genom lagdekret nr 403/86 av den 3 december 2006 (ändrad flera gånger) och av den förordning om handelsregister som godkändes genom ministerförordning nr 657-A/2006 av den 29 juni 2009 (som också ändrats flera gånger).

Vilken information hittar man i företagsregistret?

Syftet med handelsregistret är att offentliggöra den rättsliga ställningen för enskilda näringsidkare, kommersiella bolag, privaträttsliga bolag i kommersiell form, enskilda inrättningar med begränsat ansvar, kooperativ, offentliga företag, kompletterande företagsgrupper och europeiska ekonomiska intressegrupperingar, fysiska och juridiska personer som är registrerade enligt lag.

Vilken typ av information som lämnas varierar beroende på de enheter som avses ovan och fastställs på grundval av de uppgifter som är föremål för registrering för var och en av dessa enheter. Som exempel kan nämnas att handelsregistret, när det gäller handelsbolag och privaträttsliga bolag i kommersiell form, ger information om de omständigheter som avses här.

Vem har rätt att få tillgång till registret?

Informationen i företagsregistret är offentlig, dvs. vem som helst kan få tillgång till informationen i registret genom att begära intyg, obestyrkta kopior och uppgifter, talade eller skriftliga.

Vilka uppgifter finns det i registret?

Se svaret på frågan ”Vilken information ger företagsregistret?”

Vilka typer av uppgifter lagras? (enheter som är registrerade i det offentliga registret, information om insolvens, ekonomiska rapporter osv.)

I enlighet med artikel 78d i barnkonventionen samlas personuppgifter om registrerade personer och ansökningar om registrering in för automatisk behandling.

Följande personuppgifter samlas in från de registrerade:

1. Identitetsuppgifter.
2. Civilstånd och, när det gäller ogift, uppgift om myndig eller underårig.
3. Makens/makans namn och egendomsordning.
4. Hemvist eller verksamhetsställe.
5. Nummer på identitetshandling.
6. Skatteregistreringsnummer.
7. E-postadress, i förekommande fall.

För de registrerade samlas följande personuppgifter in:

1. Identitetsuppgifter.
2. Hemvist eller verksamhetsställe.
3. Nummer på identitetshandling.
4. Bankens identifikationsnummer, om det finns tillgängligt av presentatören.

Dessutom samlas alla andra uppgifter om de registrerades rättsliga ställning in.

Personuppgifterna i databasen ska göra det möjligt att identifiera de aktiva och beskattningsbara personer som är föremål för registrering och ska samlas in från de handlingar som lämnats in av de berörda personerna.

Vilka handlingar arkiveras/lagras (akter, dokumentböcker, stadgar, protokoll från bolagsstämmor osv.)?

Varje registrerad har en elektronisk mapp där alla handlingar som rör de handlingar som lämnats in för registrering och som styrker dem lagras (t.ex. protokoll från bolagsstämmor, företagspakter, bolagsordning).

Hur kan jag göra en sökning (och vilka sökkriterier finns tillgängliga)?

Handlingar som rör kommersiella företag som måste offentliggöras och vissa andra enheter offentliggörs på den allmänt tillgängliga webbplatsen (https://publicacoes.mj.pt/), som ger kostnadsfri tillgång till informationen i kronologisk ordning eller med hjälp av andra sökkriterier såsom namn, identifikationsnummer för den juridiska personen eller kommunen där den juridiska personen har sitt säte.

Hur kan jag få tillgång till ett dokument?

Informationen i företagsregistret är offentlig, dvs. vem som helst kan få tillgång till informationen i registret genom att begära intyg, obestyrkta kopior och uppgifter, talade eller skriftliga. För utfärdande av intyg, kopior och information ska de avgifter som föreskrivs i förordningen om registrering av notarier och notarius publicus betalas. Dessa handlingar kan begäras personligen eller per post.

Det permanenta utdraget ur handelsregistret, liksom det permanenta intyget från register och handlingar, som lagras i den elektroniska akten för de enheter som är registrerade i handelsregistret och det permanenta intyget om den uppdaterade bolagsordningen, kan begäras och erhållas på elektronisk väg.

Registreringsförfarande

Hur gör jag för att inleda registreringsförfarandet (hur lämnas ansökningar in till registret, bestyrkande av dokument, underlag som behöver bifogas)?

Handlingar för registrering får lämnas in personligen, per post eller på elektronisk väg, och ska registreras i tidningen. Den person som lämnar in registreringen eller ansöker om handlingen ska betala de belopp som ska betalas, inklusive de belopp som avser försenat fullgörande av registreringsskyldigheten. Endast fakta som anges i handlingar som rättsligt styrker dem får registreras.

Hur granskas inlämnade ansökningar?

Registreringsansökningar bedöms på grundval av legalitetsprincipen, dvs. huruvida den ansökan om registrering som ska göras genom transkription är genomförbar måste bedömas mot bakgrund av tillämpliga rättsliga bestämmelser, inlämnade handlingar och tidigare registreringar, med särskild hänsyn till de berörda personernas talerätt, handlingarnas formella giltighet och giltigheten av de rättsakter som ingår i dem. Sammanfattningsvis ska de omständigheter som ska registreras fastställas på begäran av de berörda personerna och på grundval av tillräcklig skriftlig bevisning för att styrka dem. Det är följaktligen vad den berörda personen har gjort gällande – och vad som visar sig ha rätt att begära – att han ska klassificeras av registratorn. Den senare registrerar handlingen i registreringssystemet, efter att ha kontrollerat skälet till denna person och huruvida de handlingar som han eller hon lämnar in är tillräckliga.

Rättsliga verkningar av registreringen

Registrerad offentlig tro innebär att registrering genom definitiv transkribering utgör en presumtion för att den rättsliga situationen föreligger, i den exakta form som den definieras i registret. Detta är en presumtion som kan motbevisas. Allmänhetens registrerade tro kan motbevisas genom motbevisning (bevisbördan åvilar sökanden) och registrering som strider mot verkligheten i sak förstörs. Så länge som det inte har styrkts och erkänts i domstol att registret är ogiltigt (oavsett om det rör sig om ett registratoriskt eller materiellt register) gäller dock presumtionen (sanningsenligheten).

Registreringens inverkan på tredje man i enlighet med artikel 17 i direktiv (EU) 2017/1132

Uppgifter som ska registreras börjar gälla gentemot tredje part först efter registreringsdagen. Fakta som är föremål för obligatorisk registrering och offentliggörande enligt CRC ska träda i kraft gentemot tredje part först efter dagen för offentliggörandet. Omständigheter som ska registreras, även om de inte är registrerade, kan åberopas mellan parterna själva eller deras arvingar. Bolagsordningen och ändringar av dessa, på vilka bestämmelserna i lagen om handelsbolag och den lag som är tillämplig på europeiska aktiebolag är tillämpliga, ska inte omfattas av bestämmelserna i föregående stycke.

Avvikelser mellan de registrerade uppgifterna och de offentliggjorda uppgifterna

Juridiska publikationer ska göras automatiskt, omedelbart efter det att registreringen har bekräftats, och ska innehålla de obligatoriska uppgifterna i registret.

Vem ansvarar för att de registrerade uppgifterna är riktiga?

Ordföranden för styrelsen för Institutet för register och notarier, I.P. (IRN) ska vara registeransvarig för handelsregistrets databas, utan att det påverkar det ansvar som tillkommer registranterna enligt lag. Den ska säkerställa den registrerades rätt till information och tillgång till uppgifterna, rättelse av felaktigheter, komplettering av utelämnanden och radering av felaktigt registrerade uppgifter, och ska säkerställa att sökningen eller överlämnandet av information är laglig.

Dataskyddsrutiner

Enligt konventionen om barnets rättigheter har var och en rätt att bli informerad om sina personuppgifter och deras syfte samt om identiteten och adressen till den registeransvarige för databasen. Eventuella felaktigheter ska uppdateras och korrigeras i enlighet med och på det sätt som fastställs i barnskyddskonventionen, utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i dataskyddslagstiftningen.

Databaserna ska innehålla de säkerhetsgarantier som krävs för att förhindra obehörig åtkomst, ändring, radering, tillägg eller överföring av uppgifter.

Förfaranden som rör de registrerades rättigheter med avseende på offentliggörande och lagring av deras personuppgifter

Förfarandena i denna fråga fastställs i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016, genom vilken den allmänna dataskyddsförordningen godkändes, samt i det nationella allmänna system för uppgiftsskydd som inrättades genom lag nr 58/2019 av den 8 augusti.

Kontaktuppgifter

IRN:s dataskyddsombud kan kontaktas på följande e-postadress: epd@irn.mj.pt

Länkar

Mer information och praktiska detaljer om företagsregistret i Portugal finns här.