Dokumenty urzędowe

Art. 24 ust. 1 lit. a) - języki akceptowane przez państwo członkowskie w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych jego organom administracji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a)

Język czeski, język słowacki.

Art. 24 ust. 1 lit. b) - wykaz zwierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia

• akt urodzenia
• akt małżeństwa
• akt zgonu
• akt zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego
• zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem czeskim można zawrzeć małżeństwo
• zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem czeskim można zawrzeć zarejestrowany związek partnerski
• odpis zupełny z rejestru stanu cywilnego
• zaświadczenie potwierdzające dokonanie wpisu w rejestrze stanu cywilnego
• zaświadczenie potwierdzające prawidłowość danych figurujących w zbiorze aktów lub w duplikacie rejestru stanu cywilnego prowadzonego do dnia 31 grudnia 1958 r.
• decyzja dopuszczająca zmianę imienia lub nazwiska
• zaświadczenie potwierdzające zawarcie małżeństwa
• wypis z rejestru karnego dotyczący osób fizycznych
• akt notarialny poświadczający pozostawanie osoby przy życiu
• wyciąg z rejestru ludności zawierający dane dotyczące osoby fizycznej
• zaświadczenie zawierające oświadczenie rodziców potwierdzające ojcostwo dziecka (narodzonego lub nienarodzonego)
• zaświadczenie potwierdzające zawarcie małżeństwa (wydane przez ambasadę czeską lub konsulat czeski)
• orzeczenia sądu dotyczące faktów wymienionych w art. 2 ust. 1 rozporządzenia, np.:

orzeczenie sądu o ustaleniu daty narodzin małoletniego

orzeczenie sądu o uznaniu za zmarłego

orzeczenie sądu o ustaleniu daty zgonu

orzeczenie sądu o zezwoleniu na zawarcie małżeństwa przez małoletniego

orzeczenie sądu stwierdzające, że małoletni posiada zdolność do czynności prawnych

orzeczenie sądu o rozwodzie

orzeczenie sądu o ustaleniu ojcostwa

orzeczenie sądu o ustaleniu macierzyństwa

orzeczenie sądu o przysposobieniu małoletniego lub orzeczenie sądu o przysposobieniu osoby pełnoletniej

Art. 24 ust. 1 lit. c) - wykaz dokumentów urzędowych, do których mogą być załączane – jako stosowne tłumaczenie pomocnicze – wielojęzyczne standardowe formularze

• akt urodzenia (urodzenie)
• akt zgonu (zgon)
• akt małżeństwa (małżeństwo)
• zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem czeskim można zawrzeć małżeństwo (zdolność do zawarcia małżeństwa)
• akt zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego (zarejestrowany związek partnerski)
• zaświadczenie stwierdzające zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego zgodnie z prawem (zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego)
• wyciąg z rejestru karnego dotyczący osób fizycznych (brak wpisu do rejestru karnego dotyczącego danej osoby w państwie członkowskim jej obywatelstwa)
• wyciąg z rejestru ludności zawierający dane dotyczące osoby fizycznej (miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu)

Art. 24 ust. 1 lit. d) - wykazy osób posiadających, zgodnie z prawem krajowym, kwalifikacje do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją

• Pisemni tłumacze sądowi zgodnie z ustawą nr 354/2019 o ustnych i pisemnych tłumaczach sądowych – wykaz pisemnych tłumaczy sądowych jest dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości: http://datalot.justice.cz/justice/repznatl.nsf/$/$SearchForm?OpenForm&Seq=1%23_RefreshKW_select_5.

W prawie czeskim nie ma ograniczeń co do dokumentów urzędowych, do których tłumaczenia uprawnieni są tłumacze przysięgli.

• Czeskie ambasady i konsulaty weryfikują prawidłowość tłumaczeń dokumentów urzędowych zgodnie z § 18 ust. 3 lit. e) ustawy nr 150/2017 o służbie zagranicznej.

W praktyce, a w szczególności w przypadku tłumaczeń na język czeski aktów stanu cywilnego wydanych przez inne państwo, wnioskodawca dostarcza własne tłumaczenie dokumentu urzędowego, którego prawidłowość weryfikuje ambasada lub konsulat, albo ambasada lub konsulat same sporządzają tłumaczenie, a następnie je weryfikują.

Po dokonaniu oceny prawidłowości tłumaczenia dokumentu urzędowego przedłożonego przez wnioskodawcę lub sporządzonego przez ambasadę lub konsulat, ambasada lub konsulat opatrują je pieczęcią poświadczającą jego prawidłowość. Weryfikację prawidłowości tłumaczenia przeprowadza się wyłącznie wówczas, gdy tłumaczenie przedstawione przez wnioskodawcę jest poprawne i towarzyszy mu oryginał lub urzędowo poświadczona kopia dokumentu, względem którego tłumaczenie ma zostać zweryfikowane.

Ambasada/konsulat może odmówić zweryfikowania prawidłowości tłumaczenia dokumentu urzędowego, jeżeli urzędnik konsularny nie zna w wystarczającym stopniu języka, w którym sporządzono dokument, lub jeżeli organy państwa, w którym znajduje się ambasada lub konsulat, nie uznają tłumaczeń sporządzonych lub poświadczonych w ambasadzie lub konsulacie.

Czeskie ambasady i konsulaty nie pełnią funkcji tłumaczy.

Art. 24 ust. 1 lit. e) - wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Poświadczenia kopii dokumentu za zgodność z oryginałem (poświadczenia autentyczności) dokonują:

• organy regionalne
• urzędy gminne w gminach o rozszerzonych uprawnieniach
• urzędy miejskie, urzędy dzielnicy lub urzędy dzielnicy w terytorialnie wydzielonych gminach miast statutarnych oraz urzędy dzielnicy miasta stołecznego Pragi wykaz takich organów został zamieszczony w przepisach wykonawczych (wykaz organów upoważnionych do poświadczania autentyczności i legalizacji dokumentów na szczeblu gminy został ustanowiony w załączniku 1 do dekretu wykonawczego nr 36/2006 w sprawie poświadczania kopii za zgodność z oryginałem i poświadczania autentyczności podpisu, z późniejszymi zmianami)
• terenowe organy administracji wojskowej
• organ świadczący powszechne usługi pocztowe (Poczta Czeska)
• Czeska Izba Handlowa
• notariusze
• czeskie ambasady (konsulaty)

Art. 24 ust. 1 lit. f) - informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

Tłumaczenia poświadczone

1. Poświadczony dokument odnotowujący tłumaczenie

Tłumacze sądowi wskazują na pierwszej stronie wykonanego tłumaczenia pisemnego język, z którego dokonano tłumaczenia, zamieszczają formułę poświadczającą ich tłumaczeniową wiedzę fachową na ostatniej stronie tłumaczenia oraz opatrują tłumaczenie pieczęcią tłumacza zawierającą ich pełne imię i nazwisko. Oryginał tłumaczonego dokumentu lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem muszą być bezpiecznie przymocowane do ostatniej strony tłumaczenia.

Formuła poświadczająca tłumaczeniową wiedzę fachową musi zawierać następujące elementy:

• imię i nazwisko tłumacza sądowego,
• nazwę instytucji zamawiającej, jeżeli jest ona organem publicznym,
• numer referencyjny instytucji zamawiającej, jeżeli instytucja ta jest organem publicznym i przekazała ten numer tłumaczowi,
• wskazanie, czy tłumacz korzystał z usług konsultanta w celu zbadania określonych kwestii szczegółowych, oraz
• numer pozycji, pod którym dane tłumaczenie zostało wpisane do repertorium tłumaczeń.

W przypadku częściowego tłumaczenia formuła powinna również wskazywać, która część została przetłumaczona.

W przypadku gdy tłumacz sądowy skorzystał z usług konsultanta w celu zbadania określonych kwestii szczegółowych, formuła powinna również zawierać imię i nazwisko konsultanta, powód, dla którego tłumacz sądowy zdecydował się na skorzystanie z jego usług, oraz wskazanie, które konkretne kwestie szczegółowe zostały zbadane przez konsultanta.

Jeżeli formuła poświadczająca tłumaczeniową wiedzę fachową zawiera informacje, które również wpisuje się do repertorium tłumaczeń, tłumacz sądowy przedstawia takie informacje w formacie wymaganym do wpisania do repertorium tłumaczeń (zob. § 39 dekretu Ministerstwa Sprawiedliwości nr 506/2020 w sprawie czynności związanych z tłumaczeniem ustnym i pisemnym lub załącznik 3 do tego dekretu).

Powyższe obowiązkowe informacje można uzupełnić o adres miejsca zamieszkania tłumacza sądowego i jego inne dane kontaktowe, np. numer telefonu, adres e-mail, identyfikator skrzynki danych oraz numer rejestracji nadany przez Izbę Tłumaczy Sądowych Republiki Czeskiej. Należy również podać liczbę stron i arkuszy przetłumaczonego tekstu.

Formułę poświadczającą tłumaczeniową wiedzę fachową sporządza się zawsze co najmniej w języku docelowym.

2. Poświadczanie prawidłowości tłumaczenia dokumentu urzędowego przez ambasadę czeską lub konsulat czeski

W praktyce, a w szczególności w przypadku tłumaczeń na język czeski aktów stanu cywilnego wydanych przez inne państwo, wnioskodawca dostarcza własne tłumaczenie dokumentu urzędowego, którego prawidłowość weryfikuje ambasada/konsulat, albo ambasada sama sporządza tłumaczenie, a następnie je weryfikuje.

Po dokonaniu przez ambasadę/konsulat oceny prawidłowości tłumaczenia dokumentu urzędowego przedłożonego przez wnioskodawcę lub sporządzonego przez ambasadę, ambasada/konsulat opatruje je pieczęcią poświadczającą jego prawidłowość. Weryfikację prawidłowości tłumaczenia przeprowadza się wyłącznie wówczas, gdy tłumaczenie przedstawione przez wnioskodawcę jest poprawne i towarzyszy mu oryginał lub urzędowo poświadczona kopia dokumentu, względem którego tłumaczenie ma zostać zweryfikowane.

Ambasada/konsulat może odmówić zweryfikowania prawidłowości tłumaczenia dokumentu urzędowego, jeżeli urzędnik konsularny nie zna w wystarczającym stopniu języka, w którym sporządzono dokument, lub jeżeli organy państwa, w którym znajduje się ambasada/konsulat, nie uznają tłumaczeń sporządzonych lub poświadczonych w ambasadzie/konsulacie.

Ambasady/konsulaty czeskie nie pełnią funkcji tłumaczy.

Poświadczenie prawidłowości wykonanego tłumaczenia musi zawierać następujące informacje:

• nazwę ambasady lub konsulatu;
• numer porządkowy, pod którym dane poświadczenie zostało wpisane do repertorium;
• język, w którym sporządzono tłumaczony dokument;
• język, na który dany dokument został przetłumaczony;
• informację o tym, czy tłumaczenie zostało zlecone przez ambasadę, czy też zostało przedłożone przez wnioskodawcę;
• informację o tym, czy tłumaczenie jest pełne czy częściowe;
• imię (imiona), nazwisko i podpis osoby poświadczającej prawidłowość tłumaczenia dokumentu;
• pieczęć urzędową oraz
• informacje o miejscu i dacie poświadczenia prawidłowości tłumaczenia.

Kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

Poświadczenie za zgodność z oryginałem (poświadczenie autentyczności) musi zawierać klauzulę poświadczającą i pieczęć urzędową umieszczone na oryginale lub na oddzielnej karcie trwale zespojonej z oryginałem. Poświadczenie autentyczności musi zawierać następujące informacje:

• nazwę organu;
• numer porządkowy, pod którym dane poświadczenie zostało wpisane do repertorium;
• informację o tym, czy kopia poświadczana za zgodność z oryginałem jest identyczna z dokumentem, na podstawie którego ją wykonano, oraz czy dokument ten jest oryginałem, kopią już poświadczoną za zgodność z oryginałem, dokumentem powstałym w rezultacie konwersji poświadczonego dokumentu, odpisem z akt bądź odpisem wyroku lub sentencji wyroku wydanego zgodnie z przepisami szczególnymi;
• liczbę stron, z których składa się dokument;
• informację o tym, czy kopia poświadczana za zgodność z oryginałem jest pełnym czy skróconym duplikatem lub pełnym czy skróconym odpisem;
• informację o tym, czy dokument, na podstawie którego utworzono kopię poświadczaną za zgodność z oryginałem, zawiera widoczne zabezpieczenie stanowiące część istotnej z prawnego punktu widzenia treści tego dokumentu (np. hologram);
• informację o dniu, w którym dokonano poświadczenia za zgodność z oryginałem;
• imię (imiona), nazwisko i podpis osoby poświadczającej zgodność z oryginałem (tj. urzędnik, burmistrz lub zastępca burmistrza, pracownik terenowego organu administracji wojskowej, pracownik organu świadczącego powszechne usługi pocztowe lub Czeska Izba Handlowa).

Art. 24 ust. 1 lit. g) - informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Poświadczenie za zgodność z oryginałem umieszcza się w postaci klauzuli poświadczającej na każdej kartce poświadczanego dokumentu lub w postaci naklejki na trwale zszytych kartkach poświadczanego dokumentu. Naklejkę opatruje się pieczęcią urzędową z obydwu stron, tak aby pieczęć częściowo odcisnęła się na poświadczanym dokumencie.

Jeżeli na dokumencie poświadczanym za zgodność z oryginałem nie ma wystarczająco dużo miejsca na klauzulę poświadczającą, sporządza się ją na oddzielnej karcie trwale zespojonej z dokumentem poświadczanym za zgodność z oryginałem, a w miejscu zespojenia umieszcza się naklejkę (zob. powyżej).

Jeżeli dokument poświadczany za zgodność z oryginałem składa się z jednej kartki lub kilku kartek papieru, z których każda jest zapisana wyłącznie z jednej strony, puste strony przekreśla się linią biegnącą od lewego górnego rogu strony do prawego dolnego rogu strony, a poświadczenie za zgodność z oryginałem umieszcza się na stronie poświadczanej za zgodność z oryginałem.

Jeżeli w tekście dokumentu poświadczanego za zgodność z oryginałem lub między klauzulą poświadczającą a tekstem dokumentu poświadczanego za zgodność z oryginałem występuje puste miejsce, osoba poświadczająca dokument za zgodność z oryginałem musi przekreślić takie puste miejsce linią biegnącą od lewego górnego rogu do prawego dolnego rogu.

Wzór klauzuli poświadczającej zgodność dokumentu z oryginałem ustanowiono w załączniku 2 do dekretu wykonawczego nr 36/2006 w sprawie poświadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem i poświadczania autentyczności podpisów, z późniejszymi zmianami.

Klauzulę poświadczającą umieszcza się na dokumencie poświadczanym za zgodność z oryginałem w następujący sposób:

• w postaci odcisku pieczęci i powyższych informacji wpisanych odręcznie;
• w postaci wydruku zawierającego powyższe informacje sporządzonego z wykorzystaniem technologii informatycznej; wydruku dokonuje się na samoprzylepnej etykiecie, na dokumencie lub na osobnej kartce papieru. Etykietę umieszcza się na poświadczanym dokumencie i opatruje pieczęcią urzędową, tak aby pieczęć częściowo odcisnęła się na etykiecie. Wydruk klauzuli poświadczającej na oddzielnej karcie trwale zespaja się z poświadczanym dokumentem;
• w postaci wydruku zawierającego powyższe informacje sporządzonego z wykorzystaniem technologii informatycznej;