Unternehmensregister in den Mitgliedstaaten

Welche Informationen bieten das estnische Handelsregister und das Register gemeinnütziger Vereine und Stiftungen?

Das Handelsregister und das Register gemeinnütziger Vereine und Stiftungen werden von der Registerabteilung des Landgerichts Tartu geführt. Durch die Führung der Register bei Gericht sollen die Unabhängigkeit und die juristische Sachkenntnis des Registerführers gewährleistet werden. Die Register sind rechtsverbindlich und sollen für Rechtssicherheit sorgen. Die Eintragungen im Handelsregister gelten Dritten gegenüber als richtig, sofern nicht der Dritte die Unrichtigkeit kannte oder hätte kennen müssen. Die Eintragung gilt nicht für Rechtshandlungen in den ersten 15 Tagen nach Vornahme der Eintragung, wenn ein Dritter beweist, dass er den Inhalt der Eintragung nicht kannte und nicht kennen musste. Somit kann ein Dritter in gutem Glauben auf die Richtigkeit der Eintragungen im Register vertrauen und beispielsweise bei Abschluss eines Vertrages davon ausgehen, dass die im Register als Vorstandsmitglied eingetragene Person für das betreffende Unternehmen zeichnungsbefugt ist.

Einige rechtliche Tatsachen erlangen nur dadurch Gültigkeit, dass sie in das Register eingetragen werden. Auch wenn beispielsweise der Umfang der Zeichnungsbefugnis eines Vorstandsmitglieds in der Satzung oder im Vorstandsvertrag genau geregelt ist, gelten Dritten gegenüber nur die im Register eingetragenen Beschränkungen.

Bestimmte wichtige Tatsachen treten mit der Eintragung ins Handelsregister in Kraft. So erfolgt z. B. die Erhöhung des Aktienkapitals einer Gesellschaft im Moment der Eintragung ins Handelsregister und nicht zu dem Zeitpunkt, zu dem der Erhöhungsbeschluss gefasst wird oder die Einlagen geleistet werden. Dasselbe gilt für die Gründung einer juristischen Person, die Änderung ihrer Satzung und ihre Verschmelzung, Spaltung oder Umwandlung.

Die Register werden elektronisch geführt.

Das von der Registerabteilung des Landgerichts Tartu geführte Handelsregister enthält Informationen zu den in Estland ansässigen Selbstständigen, Unternehmen (Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, offene Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Handelsverbände, Europäische Aktiengesellschaften (Societas Europaea), Europäische Genossenschaften (Societas Cooperativa Europaea) und Kooperationen im Rahmen des Europäischen Verbundes für territoriale Zusammenarbeit) und estnischen Niederlassungen ausländischer Unternehmen.

Das Register gemeinnütziger Vereine und Stiftungen bietet Informationen zu den in Estland ansässigen gemeinnützigen Vereinen und Stiftungen (wobei zu den gemeinnützigen Vereinen auch politische Parteien und andere Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht sowie Gewerkschaften, Kirchen, Kongregationen, Kongregationsgemeinschaften und Klöster gezählt werden). Das Register gemeinnütziger Vereine und Stiftungen umfasst auch das Register der Wohnungsunternehmen und das Register der Meliorationsverbände.

Im Handelsregister oder im Register gemeinnütziger Vereine und Stiftungen wird für alle Selbstständigen, juristischen Personen und Niederlassungen ausländischer Unternehmen Folgendes angelegt:

• eine Registerkarte
• eine Unternehmensdatei (im Handelsregister) oder eine öffentliche Datei (im Falle von gemeinnützigen Vereinen, Stiftungen und Wohnungsunternehmen)
• eine Registerdatei

Die Unternehmensdatei und die öffentliche Datei enthalten Dokumente, die eine juristische Personen, ein Selbstständiger oder die Niederlassung eines ausländischen Unternehmens dem Registerführer nach Maßgabe des Gesetzes vorlegt, beispielsweise den Gesellschaftsvertrag oder die Satzung und andere zur öffentlichen Registrierung eingereichte Unterlagen. Gerichtsurteile, Rechtsmittel gegen Entscheidungen, Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die nicht in der Unternehmensdatei oder öffentlichen Datei zu verwahren sind, werden in der Registerdatei hinterlegt.

In die Registerkarte einer juristischen Person, eines Selbstständigen oder einer Niederlassung eines ausländischen Unternehmens werden folgende Angaben eingetragen:

• die Firma oder der Name und der Registercode
• der Wohnsitz oder satzungsmäßige Sitz und die Anschrift der juristischen Person, des Selbstständigen oder der Niederlassung eines ausländischen Unternehmens sowie im Falle dieser Personen und Unternehmen auch die E-Mail-Adresse
• Angaben zu dem Selbstständigen sowie Angaben zur vorübergehenden Einstellung seiner Geschäftstätigkeit und zum saisonalen oder befristeten Charakter der Geschäftstätigkeit
• für Niederlassungen eines ausländischen Unternehmens das Register, in das das Unternehmen eingetragen ist, und, falls die Eintragung in ein Register nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, erforderlich ist, die Registernummer das Land, nach dessen Recht das Unternehmen in dem Land tätig ist, in dem es seinen Sitz hat wann die Satzung des Unternehmens verabschiedet wurde und ob sie geändert wurde, sofern dies im Register des Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, eingetragen ist
• Angaben zu den Personen mit Vertretungsbefugnis (Vorstandsmitglieder, Komplementäre, geschäftsführende Gesellschafter oder Dritte, Kommanditisten, Verwalter, Treuhänder), die Namen und persönlichen Identifikationsnummern der Leiter der Niederlassung (und alle Besonderheiten hinsichtlich ihrer Vertretungsbefugnisse) sowie die Namen und persönlichen Identifikationsnummern der gesetzlichen Vertreter des ausländischen Unternehmens, wann ihre Vertretungsbefugnisse in Kraft getreten sind und wann sie erlöschen ferner Vereinbarungen über die Vertretungsbefugnis und die Befugnisse der Vorstandsmitglieder einer juristischen Person und der Verwalter zur Vertretung der juristischen Person
• der Name oder die Geschäftsbezeichnung und die persönliche Identifikationsnummer oder die Registrierungsnummer der Kontaktperson für einen gemeinnützigen Verein, eine Stiftung, ein Unternehmen oder eine Niederlassung eines ausländischen Unternehmens sowie die estnische Anschrift für die Zustellung von Absichtserklärungen an ein Unternehmen und für die Zustellung von Verfahrensdokumenten sowie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson
• Angaben zum Bevollmächtigten
• die Rechtsform des Unternehmens, der Niederlassung eines ausländischen Unternehmens oder die Gesellschaftsform
• wann die Satzung der juristischen Person genehmigt wurde
• der monetäre Wert des Aktienkapitals eines Unternehmens (bei einer Niederlassung eines ausländischen Unternehmens das Aktienkapital des Unternehmens, wenn es im Register des Landes eingetragen ist, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat), Angaben zu den Kommanditisten und der Wert ihrer Einlagen
• ein Vermerk über die Gründung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung ohne Einlagen
• ein Vermerk über die Eintragung der Aktien im estnischen Wertpapierzentralregister oder ein Vermerk über die Partei, die das Aktienregister führt
• ein Hinweis darauf, dass auf die förmlichen Dispositionsanforderungen für die Übertragung oder Verpfändung einer Aktie verzichtet wurde
• Beginn und Ende des Geschäftsjahres eines Unternehmens, eines gemeinnützigen Vereins, einer Stiftung, eines ausländischen Unternehmens oder eines Meliorationsverbands (und im Falle einer Niederlassung eines ausländischen Unternehmens auch, ob das Unternehmen verpflichtet ist, einen Jahresbericht zu veröffentlichen)
• die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Insolvenz sowie Informationen über die Bestellung eines Treuhänders zur Überwachung des Deckungspools
• ein Vermerk über die Verschmelzung, Spaltung oder Umwandlung der Gesellschaft sowie über ihre Auflösung und Löschung
• ein Hinweis auf Eintragungen, die der Registerführer nach Maßgabe des Gesetzes und ohne Antrag des Unternehmens vornimmt
• Angaben zur Verwahrstelle für die Unterlagen einer abgewickelten Rechtsperson
• für Niederlassungen eines ausländischen Unternehmens das Register, in das das Unternehmen eingetragen ist, und, falls die Eintragung in ein Register nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, erforderlich ist, die Registernummer das Land, nach dessen Recht das Unternehmen in dem Land tätig ist, in dem es seinen Sitz hat wann die Satzung des Unternehmens verabschiedet wurde und ob sie geändert wurde, sofern dies im Register des Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, eingetragen ist
• die Ziele der Stiftung; der Sitz der Hauptverwaltung, wenn sie sich im Ausland befindet; wann die Entscheidung über die Niederlassung getroffen wurde; die Dauer der Tätigkeit, wenn eine Stiftung für einen bestimmten Zeitraum gegründet wurde
• der Code des Meliorationssystems, das sich im Wirkungsbereich des Meliorationsverbands befindet
• der Name und die Registriernummer des Verwalters des Wohnungsverbands sowie ein Vermerk über die Aufnahme eines Darlehens
• die Dauer der Tätigkeit eines gemeinnützigen Vereins, wenn er für einen bestimmten Zeitraum gegründet wurde
• das Datum des Eintrags, Verweise auf spätere Einträge und sonstige Bemerkungen
• weitere gesetzlich vorgeschriebene Informationen

Registersachen werden als nichtstreitige Zivilsachen im schriftlichen Verfahren geprüft. Die Eintragung in das Register erfolgt auf Antrag, aufgrund einer Gerichtsentscheidung oder aus anderen im Gesetz vorgesehenen Gründen. Der Antrag auf Eintragung muss entweder mit einer digitalen Signatur versehen sein oder die Form einer notariellen Urkunde haben.

Die Eintragungen im Handelsregister und im Register gemeinnütziger Vereine und Stiftungen sind öffentlich. Jeder kann die Daten auf der Registerkarte und die Dokumente in der Unternehmensdatei oder öffentlichen Datei einsehen und Kopien davon erhalten. Die Registerdatei kann von zuständigen Behörden, von Gerichten im Zuge von Verfahren sowie von sonstigen Personen oder Organisationen mit einem berechtigten Interesse eingesehen werden.

Die zentrale Datenbank des Handelsregisters und des Registers gemeinnütziger Vereine und Stiftungen wird vom Zentrum für Register und Informationssysteme betrieben. Das Zentrum bietet außerdem die nachstehenden Dienstleistungen an.

E-Business-Register

Das E-Business-Register ist ein Service, der sich auf die Datenbank der Registerabteilung des Landgerichts Tartu stützt und die Anzeige von Echtzeitdaten zu allen in Estland registrierten juristischen Personen, Selbstständigen und Niederlassungen ausländischer Unternehmen ermöglicht. Das E-Business-Register bietet Folgendes:

• kostenlose Einsicht in Registerkartendaten, allgemeine Daten und Daten zu Steuerrückständen
• Suche mithilfe von Name, Registercode, satzungsmäßigem Sitz, Tätigkeitsbereich usw.
• gebührenpflichtige Einsicht in Jahresberichte, Satzungen und andere elektronische Dokumente, personenbezogene Informationen sowie Angaben zu bestehenden Sicherheiten usw., die in der Unternehmensdatei oder der öffentlichen Datei enthalten sind
• Abfrage aktueller Verfahrensstände in Bezug auf Unternehmen und geänderter Eintragungen in Echtzeit
• kostenlose Abfrage von gegen estnische Personen oder Organisationen verhängten Handelsverboten
• kostenlose Einsicht in die Mitgliederlisten politischer Parteien
• Anzeige der Verbindungen zwischen Unternehmen und Personen

Das E-Business-Register ermöglicht es Personen und Organisationen ferner, Unterlagen selbst bei der Registerabteilung des Gerichts einzureichen. Ferner können über das E-Business-Register die Registrierung eines neuen Unternehmens, die Änderung der Registerdaten, die Abwicklung eines Unternehmens oder seine Löschung im Register beantragt werden. Es besteht zudem die Möglichkeit, Jahresberichte zu erstellen und einzureichen. Staatsangehörige von Estland, Finnland, Lettland und Belgien sowie E-Einwohner („e-residents“) von Estland können bei der Anmeldung im E-Business-Register ihren Personalausweis zur Authentifizierung verwenden. Staatsangehörige von Estland und Litauen können sich über den ID-Dienst ihres Mobiltelefons anmelden.

Weitere Informationen über das E-Business-Register stehen auf der Website des Zentrums für Register und Informationssysteme zur Verfügung.

Europäisches Unternehmensregister (EBR)

Das Europäische Unternehmensregister (European Business Register – EBR) ist ein webbasiertes Suchsystem für offizielle Informationen zu europäischen Unternehmen. Abfragen können über die Website erfolgen.

• Verfügbar sind Informationen aus den Handelsregistern von insgesamt 17 Ländern.
• Abfragen können zu Unternehmen und zu Personen durchgeführt werden.
• Je nach Land stehen unterschiedliche Informationen zur Verfügung.
• Die Registerdaten haben je nach Land unterschiedliche Rechtswirkungen.
• Die Suchfunktion kann sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen genutzt werden.
• Die Dienstleistung ist gebührenpflichtig.

Ist der Zugang zum estnischen Handelsregister kostenlos?

Die Registerdaten können online und in den Notariaten eingesehen werden.

Für die Suche nach juristischen Personen, Selbstständigen und Niederlassungen ausländischer Unternehmen, für Informationen zu Gerichtsverfahren und für den Zugriff auf Registerkartendaten wird online keine Gebühr erhoben. Auch Personen, die eine sie selbst betreffende Online-Abfrage vornehmen, wird keine Gebühr in Rechnung gestellt. Alle sonstigen Abfragen, einschließlich der Suche nach archivierten Registerkartendaten, sowie der Zugriff auf Jahresberichte, Satzungen und andere Dokumente, sind jedoch gebührenpflichtig. Soweit für die Informationen eine Gebühr erhoben wird, erfolgt die Bezahlung sofort per Internetüberweisung. Abonnenten, die die erweiterten Suchparameter nutzen dürfen, zahlen monatlich per Rechnung. Die Gebührensätze für die Nutzung der Computerdaten im Handelsregister sind in einer Verordnung des Justizministers festgelegt.

Für die Einsichtnahme in Registerdaten und Dateiunterlagen in einem Notariat wird eine Gebühr erhoben. Die Gebühren sind im Notargebührengesetz festgesetzt.

Suche im estnischen Handelsregister

Abfragen im Handelsregister und im Register gemeinnütziger Vereine und Stiftungen sind über das E-Business-Register auf der Website des Zentrums für Register und Informationssysteme möglich.

Wie vertrauenswürdig sind die im Register enthaltenen Dokumente?

Auf dieser Seite wird erläutert, wie die Verwendung der im Handelsregister enthaltenen Daten und Dokumente in Estland geregelt ist.

Das Handelsregister wird von der Registerabteilung des Landgerichts Tartu geführt. Eingetragen werden Selbstständige, Niederlassungen ausländischer Unternehmen und Unternehmen (Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, offene Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Handelsverbände, Europäische Aktiengesellschaften (Societas Europaea), Europäische Genossenschaften (Societas Cooperativa Europaea) und Kooperationen im Rahmen des Europäischen Verbundes für territoriale Zusammenarbeit). Dieses elektronische Register ist rechtsverbindlich und soll für Rechtssicherheit sorgen. Das Handelsregister wird in estnischer Sprache geführt.

Die Eintragungen im Handelsregister gelten Dritten gegenüber als richtig, sofern nicht der Dritte die Unrichtigkeit kannte oder hätte kennen müssen. Die Eintragung gilt nicht für Rechtshandlungen in den ersten 15 Tagen nach Vornahme der Eintragung, wenn ein Dritter beweist, dass er den Inhalt der Eintragung nicht kannte und nicht kennen musste. Somit kann ein Dritter in gutem Glauben auf die Richtigkeit der Eintragungen im Register vertrauen und beispielsweise bei Abschluss eines Vertrages davon ausgehen, dass die im Register als Vorstandsmitglied eingetragene Person für das betreffende Unternehmen zeichnungsbefugt ist.

Einige rechtliche Tatsachen erlangen nur dadurch Gültigkeit, dass sie in das Register eingetragen werden. Auch wenn beispielsweise der Umfang der Zeichnungsbefugnis eines Vorstandsmitglieds in der Satzung oder im Vorstandsvertrag genau geregelt ist, gelten Dritten gegenüber nur die im Register eingetragenen Beschränkungen.

Bestimmte wichtige Tatsachen treten mit der Eintragung ins Handelsregister in Kraft. So erfolgt z. B. die Erhöhung des Aktienkapitals einer Gesellschaft im Moment der Eintragung ins Handelsregister und nicht zu dem Zeitpunkt, zu dem der Erhöhungsbeschluss gefasst wird oder die Einlagen geleistet werden. Dasselbe gilt für die Gründung einer juristischen Person, die Änderung ihrer Satzung und ihre Verschmelzung, Spaltung oder Umwandlung.

Im Handelsregister wird für alle Selbständigen, juristischen Personen und Niederlassungen ausländischer Unternehmen Folgendes angelegt:

• eine Registerkarte
• eine Unternehmensdatei
• eine Registerdatei

Die Unternehmensdatei enthält die Dokumente, die ein Unternehmen, ein Selbstständiger oder die Niederlassung eines ausländischen Unternehmens dem Registerführer nach Maßgabe des Gesetzes vorlegt, beispielsweise den Gesellschaftsvertrag oder die Satzung und andere zur öffentlichen Registrierung eingereichte Unterlagen. Gerichtsurteile, Rechtsmittel gegen Entscheidungen, Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die nicht in der Unternehmensdatei zu verwahren sind, werden in der Registerdatei hinterlegt.

Fremdsprachige Dokumente sind dem Registerführer zusammen mit einer von einem vereidigten Übersetzer angefertigten Übersetzung ins Estnische vorzulegen. Dokumente können dem Registerführer ferner in Verbindung mit einer notariell beglaubigten Übersetzung ins Estnische vorgelegt werden, wenn der Notar eine notarielle Akte oder notarielle Beurkundung in einer Fremdsprache auf der Grundlage von § 5 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes erstellt hat. Werden Dokumente eingereicht, die diesen Anforderungen nicht entsprechen und die ganz oder teilweise in einer Fremdsprache abgefasst sind, so stützt sich der Registerführer ausschließlich auf die in estnischer Sprache vorgelegten Dokumente oder Textpassagen. Unternehmen und Dritte können sich nicht auf Dokumente oder Textpassagen in einer Fremdsprache berufen. Ein Unternehmen kann sich nicht auf eine Übersetzung berufen, die vom Original abweicht. Ein Dritter kann sich auf die Übersetzung eines dem Registerführer vorgelegten Dokuments berufen, sofern nicht das Unternehmen beweist, dass dem Dritten die Unrichtigkeit der Übersetzung bekannt war.

Die Eintragungen im Handelsregister sind öffentlich. Jeder kann die Informationen auf den Registerkarten und die Dokumente in der Unternehmensdatei einsehen und Kopien davon erhalten. Die Registerdatei kann von zuständigen Behörden, von Gerichten im Zuge von Verfahren sowie von sonstigen Personen oder Organisationen mit einem berechtigten Interesse eingesehen werden.

Die Dokumente in der Datei können über das E-Business-Register oder bei einem Notar eingesehen werden; bei diesen Stellen können auch Kopien angefordert werden.

Datenbestand des estnischen Handelsregisters

Das estnische Handelsregister enthält den Datenbestand ab dem 1. September 1995. Der Datenbestand wird regelmäßig aktualisiert.

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