Openbare documenten

Artikel 24, lid 1, onder a) - de door de lidstaat aanvaarde talen voor de overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), aan hun autoriteiten over te leggen openbare documenten

Tsjechisch, Slowaaks.

Artikel 24, lid 1, onder b) - een illustratieve lijst van onder deze verordening vallende nationale openbare documenten

• geboorteakte;
• huwelijksakte;
• overlijdensakte;
• attest van geregistreerd partnerschap;
• attest van bekwaamheid om te huwen;
• attest van bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan;
• woordelijk afschrift van het gezinsregister;
• bevestiging van de in het gezinsregister ingevoerde gegevens;
• bevestiging van gegevens in het register van documenten of in het dubbele gezinsregister dat werd bijgehouden tot 31 december 1958;
• goedkeuring voor een naamsverandering (voornaam of achternaam);
• bevestiging van huwelijk;
• uittreksel uit het strafregister voor natuurlijke personen;
• notarieel attest waarin wordt bevestigd dat iemand in leven is;
• verstrekking van gegevens uit het bevolkingsregister aan een natuurlijke persoon;
• attest met een bevestigende verklaring van ouders over het vaderschap van een (geboren of ongeboren) kind;
• bevestiging van huwelijk (afgegeven door een Tsjechische ambassade of consulaat);
• rechterlijke beslissingen betreffende de feiten die zijn vermeld in artikel 2, lid 1, van de verordening, bijvoorbeeld:

vonnis tot vaststelling van de geboortedatum van een minderjarige;

vonnis tot doodverklaring van een persoon;

vonnis tot vaststelling van de geldige overlijdensdatum van een persoon;

vonnis tot het geven van toestemming aan een minderjarige om te huwen;

vonnis tot erkenning van de handelingsbekwaamheid van een minderjarige;

echtscheidingsvonnis;

vonnis ter erkenning van vaderschap;

vonnis ter erkenning van moederschap;

vonnis betreffende de adoptie van een minderjarige of vonnis betreffende de adoptie van een volwassene.

Artikel 24, lid 1, onder c) - de lijst van openbare documenten waaraan meertalige modelformulieren kunnen worden gehecht als passende vertaalhulp

• geboorteakte (geboorte);
• overlijdensakte (overlijden);
• huwelijksakte (huwelijk);
• attest van bekwaamheid om te huwen (bekwaamheid om te huwen);
• attest van geregistreerd partnerschap (geregistreerd partnerschap);
• attest van bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan (bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan);
• uittreksel uit het strafregister voor natuurlijke personen (afwezigheid van een strafblad in de lidstaat waarvan de betrokkene de nationaliteit bezit);
• verstrekking van gegevens uit het bevolkingsregister aan een natuurlijke persoon (woonplaats en/of verblijfplaats).

Artikel 24, lid 1, onder d) - de lijst van personen die, in overeenstemming met het nationaal recht, gewaarmerkte vertalingen mogen maken, wanneer een dergelijke lijst bestaat

• Gerechtsvertalers op grond van Wet nr. 354/2019 inzake gerechtstolken en gerechtsvertalers – lijst van gerechtsvertalers beschikbaar op de website van het ministerie van Justitie: http://datalot.justice.cz/justice/repznatl.nsf/$/$SearchForm?OpenForm&Seq=1%23_RefreshKW_select_5.

Volgens de Tsjechische wetgeving geldt er geen beperking inzake de openbare documenten die beëdigde vertalers mogen vertalen.

• Tsjechische ambassades en consulaten controleren de nauwkeurigheid van vertalingen van openbare documenten op grond van artikel 18, lid 3, punt e), van Wet nr. 150/2017 betreffende externe dienstverlening.

In de praktijk, en met name in het geval van vertalingen naar het Tsjechisch van door een andere staat afgeleverde documenten van de burgerlijke stand, zijn er twee mogelijkheden: ofwel bezorgt de aanvrager zijn eigen vertaling van het openbare document, waarvan de nauwkeurigheid door de ambassade/het consulaat wordt gecontroleerd, ofwel realiseert de ambassade/het consulaat de vertaling en nadien de controle zelf.

Zodra de ambassade/het consulaat de nauwkeurigheid van de door de aanvrager ingediende of door de ambassade/het consulaat gerealiseerde vertaling van een openbaar document heeft beoordeeld, wordt een stempel aangebracht ter certificering van de nauwkeurigheid. De nauwkeurigheid van een vertaling wordt alleen gecontroleerd als de door de aanvrager voorgelegde vertaling correct is en vergezeld gaat van het originele exemplaar of een officieel gewaarmerkt afschrift van het document, dat ter controle van de vertaling kan worden gebruikt.

De ambassade/het consulaat kan weigeren om de nauwkeurigheid van de vertaling van een openbaar document te controleren als de consulair ambtenaar over onvoldoende kennis beschikt van de taal waarin het document is opgesteld of als de autoriteiten van de staat waar de ambassade/het consulaat bevoegd is, vertalingen uitgevoerd of gecertificeerd op een ambassade/consulaat niet erkennen.

Tsjechische ambassades/consulaten zijn geen vertalers.

Artikel 24, lid 1, onder e) - een indicatieve lijst van de soorten autoriteiten die volgens het nationaal recht bevoegd zijn tot afgifte van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften

Certificering dat een document een eensluidend afschrift is van een origineel document (bevestiging van echtheid) wordt uitgevoerd door:

• regionale autoriteiten;
• gemeentelijke diensten van gemeenten met uitgebreide bevoegdheden;
• gemeentelijke autoriteiten, districtsdiensten of diensten van gemeentelijke districten van territoriaal gestructureerde statutaire steden en diensten van de districten van de stad Praag; de betreffende lijst is vastgelegd in de uitvoeringswetgeving (de lijst van gemeentelijke autoriteiten die de echtheid van documenten bevestigen en documenten legaliseren, is vastgelegd in bijlage 1 bij uitvoeringsbesluit nr. 36/2006 inzake de certificering dat een document een eensluidend afschrift is van een origineel document, en inzake de certificering van de echtheid van een handtekening, zoals gewijzigd);
• autoriteiten van een militair district;
• houder van een postvergunning (Tsjechische post);
• Tsjechische Kamer van Koophandel;
• notarissen;
• Tsjechische ambassades (consulaten).

Artikel 24, lid 1, onder f) - informatie over de wijze waarop gewaarmerkte afschriften en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften kunnen worden herkend

Gewaarmerkte vertalingen

1. Gewaarmerkt document waarin de vertaling wordt vastgelegd

Gerechtsvertalers vermelden op de eerste bladzijde van een schriftelijke vertaling de taal waaruit het document is vertaald, en op de laatste bladzijde verklaren zij dat zij over de nodige deskundigheid beschikken voor de uitvoering van de vertaling. Ter bevestiging hiervan zetten zij op het document hun stempel van vertaler, die hun volledige naam en achternaam vermeldt. Het originele exemplaar van het vertaalde document of een gewaarmerkt afschrift ervan moet stevig aan de laatste pagina van de vertaling worden vastgemaakt.

De verklaring betreffende de nodige deskundigheid als vertaler moet het volgende bevatten:

• de naam van de gerechtsvertaler;
• de naam van de aanbestedende dienst, als dit een overheidsdienst is;
• het referentienummer van de aanbestedende dienst, als het gaat om een overheidsdienst en deze dienst het nummer aan de vertaler heeft meegedeeld;
• of de vertaler een deskundige heeft geraadpleegd om specifieke onderliggende kwesties te onderzoeken; en
• het artikelnummer waaronder de vertaling in het register van vertalingen is opgenomen.

Bij een gedeeltelijke vertaling moet in de verklaring ook worden vermeld welk deel werd vertaald.

Wanneer een gerechtsvertaler een deskundige heeft geraadpleegd om specifieke onderliggende kwesties te onderzoeken, moet in de verklaring ook de naam van die deskundige worden vermeld, evenals de reden waarom de gerechtsvertaler deze persoon heeft geraadpleegd en de specifieke onderliggende kwesties die de deskundige heeft onderzocht.

Als de verklaring van de deskundigheid als vertaler informatie bevat die ook in het register van vertalingen wordt opgenomen, dient de gerechtsvertaler deze informatie in het vereiste formaat voor invoer in het register van vertalingen op te stellen (zie artikel 39 van of bijlage 3 bij Besluit nr. 506/2020 van het ministerie van Justitie inzake tolk- en vertaalactiviteiten).

Het adres van de gerechtsvertaler en andere contactgegevens, zoals telefoonnummer, e-mailadres, gebruikersnaam bij data box (de Tsjechische website voor het doorsturen van officiële documenten) en nummer van inschrijving in de lijst van Tsjechische erkende vertalers en tolken van de Kamer van het Hof, kunnen aan deze verplichte informatie worden toegevoegd. Het aantal bladzijden en bladen van de vertaalde tekst moet ook worden vermeld.

De verklaring van de deskundigheid als vertaler wordt altijd in ten minste de doeltaal opgesteld.

2. Certificering van de nauwkeurigheid van de vertaling van een openbaar document door een Tsjechische ambassade of consulaat

In de praktijk, en met name in het geval van vertalingen naar het Tsjechisch van door een andere staat afgeleverde documenten van de burgerlijke stand, zijn er twee mogelijkheden: ofwel bezorgt de aanvrager zijn eigen vertaling van het openbare document, waarvan de nauwkeurigheid door de ambassade/het consulaat wordt gecontroleerd, ofwel realiseert de ambassade de vertaling en nadien de controle zelf.

Zodra de ambassade/het consulaat de nauwkeurigheid van de door de aanvrager ingediende of door de ambassade gerealiseerde vertaling van een openbaar document heeft beoordeeld, wordt een stempel aangebracht ter certificering van de nauwkeurigheid. De nauwkeurigheid van een vertaling wordt alleen gecontroleerd als de door de aanvrager voorgelegde vertaling correct is en vergezeld gaat van het originele exemplaar of een officieel gewaarmerkt afschrift van het document, dat ter controle van de vertaling kan worden gebruikt.

De ambassade/het consulaat kan weigeren om de nauwkeurigheid van de vertaling van een openbaar document te controleren als de consulair ambtenaar niet over voldoende kennis beschikt van de taal waarin het document is opgesteld of als de autoriteiten van de staat waar de ambassade/het consulaat bevoegd is, vertalingen uitgevoerd of gecertificeerd op een ambassade/consulaat niet erkennen.

Tsjechische ambassades/consulaten zijn geen vertalers.

Een echtheidsverklaring waarin wordt verklaard dat een vertaling nauwkeurig is, moet het volgende bevatten:

• naam van de ambassade of het consulaat;
• volgnummer waaronder de echtheidsverklaring in het betreffende logboek is ingevoerd;
• taal van het vertaalde document;
• taal waarin het document is vertaald;
• vermelding of de vertaling in opdracht van de ambassade is gemaakt of door de aanvrager is ingediend;
• informatie over de vraag of het brondocument volledig of deels is vertaald;
• de voornaam of voornamen, achternaam en handtekening van de persoon die verklaart dat de vertaling nauwkeurig is;
• officieel stempel, en
• plaats en datum van de verklaring van de nauwkeurigheid van de vertaling.

Gewaarmerkte afschriften

De verklaring dat een document een eensluidend afschrift is van een origineel document (bevestiging van echtheid) bestaat uit een echtheidsverklaring en een officieel stempel aangebracht op het originele document of op een blad dat stevig aan het originele document is gehecht. De echtheidsverklaring bevat het volgende:

• de naam van de autoriteit;
• het volgnummer waaronder de echtheidsbevestiging in het betreffende logboek is ingevoerd;
• informatie waaruit blijkt dat het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, identiek is aan het document waarop het is gebaseerd, en of dit document een origineel is, het reeds gewaarmerkte document waarvan de echtheid is bevestigd, een document dat is gebaseerd op een geautoriseerde documentomzetting, een duplicaat van de aanwezige stukken of een afschrift van een schriftelijke beslissing of het dispositief van een beslissing die is afgegeven in overeenstemming met bijzondere wetgeving;
• het aantal pagina’s waaruit het document bestaat;
• vermelding of het document waarvan de echtheid wordt bevestigd een volledig of gedeeltelijk duplicaat of een volledig of gedeeltelijk afschrift is;
• vermelding of het document waarop het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, is gebaseerd, een zichtbare beveiliging bevat die deel uitmaakt van de juridisch significante inhoud van dat document (bv. een hologram);
• de datum waarop de echtheid is bevestigd;
• de voornaam of voornamen, achternaam en handtekening van de persoon die de echtheid van het document bevestigt (d.w.z. ambtenaar, burgemeester of locoburgemeester, werknemer in dienst bij een militaire districtsautoriteit, werknemer bij de houder van de postvergunning of de Tsjechische Kamer van Koophandel).

Artikel 24, lid 1, onder g) - informatie over de specifieke kenmerken van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften

De bevestiging van echtheid wordt weergegeven op het document waarvan de echtheid wordt bevestigd in de vorm van een echtheidsverklaring op elk blad, of op één blad wanneer alle bladen van het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, stevig worden vastgeniet tot een bundel en verzegeld. Het zegel wordt aan beide zijden voorzien van een officieel stempel, waarbij het officiële stempel deels over het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, komt.

Als er op het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, onvoldoende ruimte is om de echtheidsverklaring weer te geven, wordt de echtheidsverklaring weergegeven op een afzonderlijk blad, dat stevig wordt bevestigd aan het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, en wordt de plaats van bevestiging verzegeld (zie hierboven).

Als het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, bestaat uit een of meerdere bladen en elk afzonderlijk blad slechts aan één zijde tekst bevat, worden de lege zijden doorgestreept vanuit de linkerbovenhoek naar de rechterbenedenhoek en wordt de echtheidsverklaring weergegeven op de zijde waarvan de echtheid wordt bevestigd.

Als er in de tekst van het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, of tussen de echtheidsverklaring en de tekst in het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, een lege ruimte is, moet de persoon die de echtheid van het document bevestigt, de lege ruimte van de linkerbovenhoek naar de rechterbenedenhoek doorstrepen.

Het model van de echtheidsverklaring is vastgelegd in bijlage 2 bij uitvoeringsbesluit nr. 36/2006 inzake de certificering dat een document een eensluidend afschrift is van een origineel document, en inzake de certificering van de echtheid van een handtekening, zoals gewijzigd.

De echtheidsverklaring wordt op een van de volgende manieren op een document waarvan de echtheid wordt bevestigd, weergegeven:

• met een stempel en de hierboven beschreven informatie die met de hand wordt geschreven;
• met tekst die met behulp van IT-technologie is gedrukt en de bovenstaande gegevens bevat; de tekst wordt op een zelfklevend label, op het document of op een afzonderlijk blad gedrukt. Het label wordt aangebracht op het document waarvan de echtheid wordt bevestigd, en zo voorzien van een officieel stempel dat het officiële stempel deels over het label komt. Indien de echtheidsbevestiging op een afzonderlijk blad wordt gedrukt, wordt dat afzonderlijk blad stevig vastgehecht aan het document waarvan de echtheid wordt bevestigd;
• met tekst die met behulp van IT-technologie is gedrukt en de bovenstaande gegevens bevat.