Online-procedures en e-communicatie met rechtbanken

1 Is het mogelijk via het internet een gerechtelijke procedure in te stellen?

Ja, elke vordering kan in Tsjechië elektronisch worden ingediend.

Vorderingen kunnen worden ingediend a) per e-mail met een gecertificeerde elektronische handtekening, of b) via een databox, d.w.z. een speciale elektronische opslagplaats die bestemd is voor de indiening van documenten bij, en de aflevering van documenten door, een overheidsinstantie. Deze wijzen van indiening zijn gelijkwaardig aan de gewone schriftelijke vorm. Een vordering kan ook worden ingediend via gewone e-mail, zonder gecertificeerde elektronische handtekening, maar in dat geval moet de indiening binnen drie dagen worden gevolgd door de indiening van een identieke tekst in standaard schriftelijke vorm of via de onder a) en b) hierboven beschreven methoden. Al deze procedures zijn gedetailleerd uiteengezet in het antwoord op vraag 6.

2 Zo ja, voor welk soort zaken kan deze procedure worden gebruikt? Kunnen bepaalde procedures uitsluitend via het internet worden ingesteld?

Een vordering kan in elke zaak elektronisch worden ingediend. Een elektronisch betalingsbevel kan alleen elektronisch worden uitgevaardigd.

De procedure voor een elektronisch betalingsbevel is een specifieke verkorte procedure. De eiser dient een vordering in met behulp van een elektronisch formulier dat wordt ingevuld op de ePodatelna-website http://epodatelna.justice.cz/ en ondertekent dit formulier met een gecertificeerde elektronische handtekening. De eiser kan een bedrag van maximaal 1 miljoen CZK vorderen. Een van de voorwaarden voor het uitvaardigen van een elektronisch betalingsbevel is dat het formulier correct is ingevuld en dat een griffierecht is betaald. Mits aan alle voorwaarden is voldaan, kan de rechter een elektronisch betalingsbevel uitvaardigen. Daarin gelast de rechter de verweerder om de vordering en de kosten van de procedure binnen 15 dagen na ontvangst van het bevel te betalen, of om beroep in te stellen bij de rechtbank die het bevel heeft uitgevaardigd. Een elektronisch betalingsbevel waartegen geen beroep is ingesteld, heeft de rechtskracht van een definitieve uitspraak. Indien een van de verweerders binnen de gestelde termijn beroep aantekent, wordt het elektronische betalingsbevel volledig geannuleerd en gelast de rechter een zitting.

3 Is deze internetdienst 24 uur per dag/7 dagen per week beschikbaar of alleen op specifieke tijdstippen? In dat laatste geval, wat zijn die tijdstippen?

Een vordering kan te allen tijde elektronisch worden ingediend.

Voor een vordering die wordt ingediend per e-mail met een gecertificeerde elektronische handtekening, kan de ePodatelna-website http://epodatelna.justice.cz/ worden gebruikt (evenwel alleen in het Tsjechisch beschikbaar). De vordering kan ook worden verzonden naar het e-mailadres van de desbetreffende griffie. De e-mailadressen van de griffies zijn te vinden op https://justice.cz/soudy.

Wie een vordering wil indienen via een databox van een rechtbank, kan de databox-id’s van de betrokken rechtbank vinden op het portaal van de overheidsadministratie, in de lijst van houders van databoxen (https://www.mojedatovaschranka.cz/sds) – in de rubriek “Overheidsinstanties” (Orgány státní správy), of op de website van het ministerie van Justitie https://www.justice.cz/, onder de contactgegevens van de verschillende rechtbanken.

De vordering kan ook worden ingediend door het elektronische formulier direct in te vullen via de webapplicatie https://epodatelna.justice.cz/ePodatelna/homepage – zie onder “Indiening bij de rechtbank” (Podání k soudu).

4 Moeten de nadere gegevens over de vordering in een specifiek format worden verstrekt?

Als algemene regel geldt dat gegevens in elke vorm kunnen worden toegezonden, tenzij voor bepaalde akten een specifieke opmaak wettelijk is voorgeschreven. Het belangrijkste is dat ingediende vorderingen begrijpelijk en duidelijk zijn.

Bij gebruik van bepaalde elektronische procedures kunnen eisers worden beperkt door de technische parameters die voor verschillende communicatiemiddelen gelden. Bijvoorbeeld bij gebruik van het ePodatelna-portaal http://epodatelna.justice.cz/ (zie de vragen 2, 3 en 6) is de totale grootte van alle bijlagen beperkt tot 10 MB en worden alleen bestanden met de bestandsindelingen pdf, rtf, xls, doc en txt aanvaard. Zo ook mogen gegevensbestanden die naar databoxen worden verstuurd niet groter zijn dan 10 MB en moeten ze een van de volgende bestandsindelingen hebben: pdf, PDF/A, xml (indien het overeenkomt met het algemeen beschikbare XSD-schema dat door de ontvanger van het gegevensbericht is gepubliceerd), fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc/docx, xls/xslx, ppt/pptx, jpg/jpeg/jfif, png, tif/tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx, edi, dwg, shp/dbf/shx/prj/qix/sbn/sbx, dgn en gml/gfs/xsd. Ingediende bestanden die naar een e-mailadres worden gestuurd, moeten zijn opgemaakt in de HTML-indeling, PLAIN TEXT met gecodeerde tekst - ISO-8559-2, ISO - 8559-1(LATIN-1), Unicode of UTF-8. De grootte van e-mailberichten, inclusief de bijlagen, is beperkt tot 5 MB. Ondersteunde besturingssystemen zijn onder meer: Windows 98, Windows 2000, Windows 2003, Windows XP, Windows Vista (in het geval van Windows Vista is een probleem vastgesteld met de opslag van elektronisch gekwalificeerde certificaten op bepaalde hardware (bv. smartcardlezer SCR3320); het is met deze lezer momenteel niet mogelijk om elektronisch ingediende vorderingen te ondertekenen of te verzenden – een ingediende vordering kan worden ondertekend en verzonden als het pfx-bestand (p 12) is opgegeven in het Java-applet en een wachtwoord voor een persoonlijke sleutel is ingevoerd). Een eiser die besluit het ePodatelna-portaal of een databox te gebruiken, kan de instructies en gebruikershandleiding op de betreffende webpagina's raadplegen voor informatie.

5 Hoe wordt gezorgd voor de overdracht en opslag van gegevens?

De rechtbanken en gerechtsdeurwaarders handelen conform de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens [voornamelijk Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)] en andere relevante wettelijke voorschriften.

6 Moet er gebruik worden gemaakt van een soort elektronische handtekening en/of een systeem voor tijdregistratie?

Er zijn vier elektronische procedures voor het indienen van een vordering in het kader van een gewone civiele procedure.

Ten eerste kan een vordering worden ingediend per e-mail met een gecertificeerde elektronische handtekening. Het begrip "gecertificeerde elektronische handtekening" is gedefinieerd in artikel 11 van wet 227/2000 Coll. inzake elektronische handtekeningen (Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu). Het is a) een gegarandeerde handtekening op basis van een gekwalificeerd certificaat dat is afgegeven door een Tsjechische geaccrediteerde certificatiedienstverlener en dat informatie bevat aan de hand waarvan de identiteit van de ondertekenaar ondubbelzinnig kan worden vastgesteld (de lijst van geaccrediteerde certificatiedienstverleners in Tsjechië is beschikbaar op de website van het Tsjechische ministerie van Binnenlandse Zaken http://www.mvcr.cz/clanek/prehled-udelenych-akreditaci.aspx ed-udelenych-akreditaci.aspx) of b) een gegarandeerde elektronische handtekening op basis van een gekwalificeerd certificaat dat is afgegeven door een niet in Tsjechië gevestigde certificatiedienstverlener, waarbij het gekwalificeerde certificaat is afgegeven als onderdeel van de diensten die zijn opgenomen in de lijst van betrouwbare certificatiediensten als een dienst waarvoor de certificatiedienstverlener is geaccrediteerd, of als een dienst waarvan de verlening wordt gecontroleerd overeenkomstig de relevante EU-regelgeving. Dit type indiening is gelijkwaardig aan de standaard schriftelijke vorm. Eisers die hun vordering op deze manier willen indienen, wordt aanbevolen de ePodatelna-website http://epodatelna.justice.cz/ te raadplegen. De vordering kan ook worden verzonden naar het e-mailadres van de desbetreffende griffie. De e-mailadressen van de griffies zijn te vinden op https://justice.cz/soudy, onder de contactgegevens van de verschillende rechtbanken.

Ten tweede kan een databox worden gebruikt. Een databox is een speciale elektronische opslagplaats die bestemd is voor de indiening van documenten bij, en de aflevering van documenten door, een overheidsinstantie in Tsjechië. De regeling inzake databoxen is met name neergelegd in wet 300/2008 Coll. inzake elektronische stukken en toegestane communicatie over documenten ( (zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů). Dit type indiening is gelijkwaardig aan de standaard schriftelijke vorm. Nadere gegevens over het databoxsysteem zijn te vinden op de website http://www.datoveschranky.info/. De gebruikerstoegang tot de account verloopt via de website https://www.mojedatovaschranka.cz/. Alle rechtbanken zijn uitgerust met databoxen. De databox-id’s van de verschillende rechtbanken zijn te vinden op het portaal van de overheidsadministratie in de lijst van houders van databoxen (https://www.mojedatovaschranka.cz/sds) – in het deel “Overheidsinstanties”, of op de website van het ministerie van Justitie https://www.justice.cz/, onder de contactgegevens van de verschillende rechtbanken.

Ten derde kan een vordering ook worden ingediend via gewone e-mail zonder geverifieerde handtekening. Deze vorm van indiening moet echter binnen drie dagen worden gevolgd door de indiening van een identieke tekst in standaard schriftelijke vorm of via de hierboven beschreven methoden, anders zal de rechter daarmee geen rekening houden (artikel 42 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Ten vierde is het mogelijk bij een rechtbank een vordering in te dienen en de bijlagen elektronisch toe te zenden aan de rechtbank door het elektronische formulier direct in te vullen via de webapplicatie https://epodatelna.justice.cz/ePodatelna/homepage. Hiervoor is online een handleiding beschikbaar – zie onder “Indiening bij de rechtbank”. De handleiding maakt het mogelijk een bepaald type elektronisch formulier in te vullen en het verzoek als pdf-document aan te maken. Om een en ander naar behoren te kunnen indienen bij de rechtbank, moet de eiser over Adobe Acrobat Reader en een gecertificeerde elektronische handtekening beschikken.

7 Zijn er gerechtskosten verschuldigd? Zo ja, hoe kunnen deze worden betaald en gaat het om andere kosten dan die voor niet-elektronische procedures?

Ja, aan gerechtelijke procedures zijn kosten verbonden. De eiser kan de desbetreffende bedragen, die zijn opgenomen in een tarieflijst, overmaken op de rekening van de betrokken rechtbank bij de Nationale Bank van Tsjechië of, indien het te betalen bedrag niet hoger is dan 5 000 CZK, betalen door middel van een fiscale zegel. Als deze kosten niet worden betaald op het moment dat de vordering wordt ingediend, zal de rechtbank de eiser verzoeken deze te betalen, een specifieke termijn vaststellen en de eiser informeren over de gevolgen van niet-betaling. Bij het verstrijken van deze termijn wordt de procedure opgeschort.

De kosten en de wijze waarop ze worden betaald voor procedures die via elektronisch ingediende vorderingen worden gestart, verschillen niet van de kosten en wijze van betaling voor procedures die op de standaardwijze worden gestart. Uitzondering hierop is de procedure voor elektronische betalingsbevelen, waarvoor de gerechtskosten iets lager zijn dan voor gewone civiele procedures.

8 Is het mogelijk een via het internet ingediende vordering in te trekken?

Ja. Een via het internet ingediende vordering kan op dezelfde manier worden ingetrokken als een vordering die op de standaardwijze is ingediend. De intrekking kan elektronisch of op de standaardwijze gebeuren.

De eiser kan een vordering geheel of gedeeltelijk intrekken totdat de uitspraak van de rechtbank definitief is geworden. Indien een verzoek wordt ingetrokken, schort de rechter de procedure op, hetzij volledig, hetzij binnen de limieten van de intrekking. Als een verzoek tot inleiding van een procedure wordt ingetrokken nadat de rechter uitspraak heeft gedaan in de zaak maar de uitspraak nog niet definitief is, beslist de rechter ook binnen de limieten van de intrekking of zijn beslissing al dan niet moet worden ingetrokken. Als de andere partijen het om gegronde redenen oneens zijn met de intrekking van het verzoek, zal de rechtbank beslissen dat de intrekking van het verzoek geen werking heeft, behalve in bepaalde specifieke procedures (artikel 96 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

9 Kan, of moet, de verweerder, wanneer de eiser de procedure via het internet heeft ingesteld, eveneens via het internet reageren?

Een verweerder mag via het internet communiceren, maar is daartoe niet verplicht.

10 Hoe verloopt de elektronische procedure wanneer de verweerder op de vordering reageert?

Als de verweerder binnen de wettelijke termijn op een elektronisch betalingsbevel reageert, wordt dat bevel volledig geannuleerd en gelast de rechter een zitting; de gerechtelijke procedure wordt dan voortgezet op de normale wijze, d.w.z. als een gewone civiele procedure in eerste aanleg.

11 Hoe verloopt de elektronische procedure wanneer de verweerder niet op de vordering reageert?

Als de verweerder niet binnen de wettelijke termijn op een elektronisch betalingsbevel reageert, krijgt dat bevel de kracht van een definitieve uitspraak.

12 Is het mogelijk bij een gerecht stukken elektronisch in te dienen, en zo ja, bij welk soort procedures en onder welke voorwaarden?

De indiening van stukken bij de rechtbank kan bij elk type procedure elektronisch gebeuren. De technische bijzonderheden zijn uiteengezet in het antwoord op vraag nr. 4.

13 Kunnen gerechtelijke stukken, en met name rechterlijke beslissingen, via het internet worden betekend of ter kennis worden gebracht?

Het gerecht levert documenten af in databoxen van entiteiten die een databox hebben opgezet. Zie het antwoord op vraag nr. 6 voor meer informatie over databoxen.

Het gerecht kan documenten en uitspraken ook per e-mail met een gecertificeerde handtekening afleveren op een e-mailadres dat de geadresseerde aan het gerecht heeft opgegeven, mits de geadresseerde heeft verzocht of ermee heeft ingestemd dat het gerecht documenten en uitspraken op deze wijze aflevert en mits hij een geaccrediteerde certificatiedienstverlener heeft geïdentificeerd die zijn gekwalificeerde certificaat heeft uitgegeven en de gegevens ervan bijhoudt, of mits hij zijn eigen geldige gekwalificeerde certificaat heeft ingediend. Zie het antwoord op vraag nr. 6 voor meer informatie over gekwalificeerde certificaten. De aflevering heeft pas rechtsgevolgen als de geadresseerde binnen 3 dagen nadat het document is verzonden (bijvoorbeeld naar het e-mailadres van de desbetreffende rechtbank) de ontvangst ervan bevestigt met een gegevensbericht en zijn gegarandeerde elektronische handtekening.

14 Kunnen rechterlijke beslissingen elektronisch worden bekendgemaakt?

Rechterlijke beslissingen worden afgeleverd in databoxen van entiteiten die deze hebben opgezet. Zie het antwoord op vraag nr. 6 voor meer informatie over databoxen.

Rechterlijke beslissingen kunnen ook per e-mail met een gecertificeerde handtekening worden afgeleverd op een e-mailadres dat de geadresseerde aan het gerecht heeft opgegeven, mits de geadresseerde heeft verzocht of ermee heeft ingestemd dat het gerecht documenten en uitspraken op deze wijze aflevert en mits hij een geaccrediteerde certificatiedienstverlener heeft geïdentificeerd die zijn gekwalificeerde certificaat heeft uitgegeven en de gegevens ervan bijhoudt, of mits hij zijn eigen geldige gekwalificeerde certificaat heeft ingediend. Zie het antwoord op vraag nr. 6 voor meer informatie over gekwalificeerde certificaten. De aflevering heeft pas rechtsgevolgen als de geadresseerde binnen 3 dagen nadat het document is verzonden (bijvoorbeeld naar het e-mailadres van de desbetreffende rechtbank) de ontvangst ervan bevestigt met een gegevensbericht en zijn gegarandeerde elektronische handtekening.

15 Is het mogelijk via het internet een rechtsmiddel in te stellen en kan de desbetreffende beslissing dan via het internet worden betekend of ter kennis worden gebracht?

Ja, een beroep kan elektronisch worden aangetekend, op dezelfde wijze als een vordering. Zie vraag nr. 6.

16 Is het mogelijk via het internet tenuitvoerleggingsprocedures in te stellen?

Ja, de uitvoeringsprocedure kan elektronisch worden ingeleid, op dezelfde wijze als een vordering.

Indien een eiser ervoor kiest om de betaling via een gerechtsdeurwaarder af te dwingen, is het antwoord op vraag nr. 6 van overeenkomstige toepassing. De lijst met gerechtsdeurwaarders en hun e-mailadressen en databox-id’s zijn te vinden op de website http://www.ekcr.cz/.

In het geval van gerechtelijke uitvoering kan worden verwezen naar het antwoord op vraag nr. 6.

17 Kunnen de partijen of hun wettelijke vertegenwoordigers onlinezaken raadplegen? Zo ja, hoe?

Tsjechische griffies communiceren doorgaans per e-mail of telefoon met de partijen en hun wettelijke vertegenwoordigers om vragen over de stand van hun zaak te behandelen.

Basisinformatie over zaken die zich tijdens de procedure hebben voorgedaan (zonder persoonsgegevens) is ook online beschikbaar op de website van InfoSoud: http://infosoud.justice.cz/InfoSoud/public/search.jsp (alleen beschikbaar in het Tsjechisch). Informatie over komende procedures is beschikbaar op de website van InfoJednání: http://infojednani.justice.cz/InfoSoud/public/searchJednani.jsp. Om toegang te krijgen tot het systeem, moeten de naam van de rechtbank en het dossiernummer van de zaak worden ingevoerd.