Registres du commerce dans les pays de l’UE

Historique de l’établissement du registre national

Quand a-t-il été créé?

La forme et la réglementation actuelles du registre du commerce sont liées à la refonte du droit civil entrée en vigueur le 1.1.2014 avec l’adoption d’un nouveau code civil (loi nº 89/2012) et la réglementation connexe, en particulier la loi nº 90/2012 sur les sociétés commerciales, ainsi que la loi nº 304/2013 sur les registres publics des personnes morales et physiques et le répertoire des fiducies (ci-après dénommée «loi sur les registres»). Le registre du commerce fait actuellement partie des registres dits publics. Il est soumis à la réglementation générale issue de la loi sur les registres. Outre le registre du commerce, les registres suivants sont publics:

• le registre des associations: il répertorie les associations, les syndicats, les syndicats internationaux, les organisations d’employeurs, les organisations internationales d’employeurs et les associations affiliées;
• le registre des fondations: il répertorie les fondations et les fonds de dotation;
• le registre des instituts et institutions: il répertorie les instituts et les institutions;
• le registre des associations de copropriétaires: il répertorie les associations de copropriétaires;
• le registre des entités d’utilité publique: il répertorie les entités d’utilité publique.

Lorsqu’il est question, ci-dessous, d’un registre public, il s’agira du registre du commerce.

Depuis le 1.1.2018, la loi sur les registres réglemente également le répertoire des fiducies lequel, contrairement aux autres registres publics, n’est que partiellement public.

Outre la réglementation issue de la loi sur les registres, il existe également des réglementations spéciales et distinctes applicables à des types spécifiques de formes juridiques. Il s’agit notamment du registre des associations de chasseurs (tenu par l’autorité nationale chargée de l’administration de la chasse, c’est-à-dire les autorités municipales compétentes des communes à compétence étendue), du registre des partis et mouvements politiques (tenu par le ministère de l’intérieur), des registres des églises et sociétés religieuses enregistrées et des autres personnes morales (tenu par le ministère de la culture) et du registre des personnes morales du secteur de l’éducation (tenu par le ministère de l’éducation, de la jeunesse et des sports). La réglementation et le fonctionnement de ces registres publics correspondent en principe au fonctionnement du registre public comme prévu par la loi sur les registres.

Historiquement, la création du registre du commerce sur le territoire tchèque d’aujourd’hui est liée à la codification du droit commercial en 1863 aux Royaumes et pays représentés à la Diète d’Empire. Le registre du commerce a été créé par la loi nº 1/1863 relative au code général du commerce et qui était également en vigueur dans d’autres pays. La loi prévoyait l’obligation de s’inscrire sur le registre du commerce. À la suite du changement du système juridique dans l’après-guerre, le registre du commerce a été transformé en registre des sociétés nationales en 1950. Puis, à la suite de nouveaux développements sociaux et politiques, le registre du commerce a été rétabli en 1992, sur la base du double concept du registre du commerce d’origine et du registre des sociétés nationales. Cette conception du registre du commerce datant de 1992 reste en principe applicable même après la refonte susmentionnée du droit privé en 2014.

Quand a-t-il été numérisé?

Le registre du commerce est tenu sous forme électronique depuis le 1.1.1997, bien que la loi n’impose l’obligation de tenir le registre du commerce sous forme électronique que depuis le 1.7.2005. Le registre du commerce est un système d’information de l’administration publique. Il est interconnecté avec d’autres registres de base (comme le registre des personnes). Le registre de base contient des données de référence, des liens de référence, des identifiants de personnes physiques, éventuellement des données d’authentification, des données d’exploitation et d’autres données prévues par la loi. Les données de référence permettent de se référer à des données contenues dans d’autres registres et assurent ainsi leur interconnexion. Cela signifie que si des données sont modifiées dans un registre, cette modification sera automatiquement répercutée dans les autres registres de base si les données en question y sont enregistrées. Il s’agit typiquement, par exemple, d’un changement de nom, lequel sera ainsi propagé automatiquement dans les autres registres de base.

Dans certains cas, les données relatives aux personnes enregistrées avant le 1.1.1997 ne sont fournies que sous forme de copie d’un document physique, car les documents ou les données enregistrées n’ont pas été numérisés et ne sont pas accessibles via l’application des registres publics.

Quelle est la législation applicable actuellement?

Suite à la refonte du droit privé en 2014, l’objet des registres publics (y compris le registre du commerce) est contenu dans la loi relative sur les registres. Certains autres aspects techniques sont régis par des règlements d’application, à savoir le décret nº 323/2013 relatif aux éléments obligatoires figurant sur les demandes d’enregistrement, de modification ou de radiation du registre public, portant abrogation de certains décrets, et du règlement gouvernemental nº 351/2013 établissant le montant des intérêts de retard et des coûts associés au recouvrement de créances, établissant la rémunération du liquidateur, de l’administrateur judiciaire et du membre de l’organe d’une personne morale nommé par le tribunal. Ces règlements d’application régissent également certains aspects concernant le journal officiel, les registres publics des personnes morales et physiques, le répertoire des fiducies et le répertoire des bénéficiaires effectifs.

En outre, il convient de noter qu’à compter du 1.6.2021, une loi distincte, la loi nº 37/2021 relative au répertoire des bénéficiaires effectifs, régit l’enregistrement des bénéficiaires effectifs des personnes morales et des structures juridiques. Jusqu’à cette date (depuis le 1.1.2018), l’enregistrement des bénéficiaires effectifs était régi par la loi sur les registres.

Quelles informations fournit le registre du commerce?

Qui a le droit d’accéder au registre?

Toute personne a le droit de consulter et de faire des copies du registre du commerce et de tous les autres registres publics.

Outre cet accès direct au registre du commerce, il est également possible de consulter le dossier physique au tribunal. Dans ce cas, il est toutefois nécessaire de démontrer un intérêt juridique légitime pour que la juridiction compétente accorde l’accès au dossier. Une personne qui prouve son intérêt juridique légitime peut alors consulter le dossier sans restriction, y compris ses annexes et la liste de toutes ses parties.

Compte tenu du niveau élevé de transparence et de la quasi-exhaustivité des informations et des documents publiés, il est plus efficace de consulter en ligne le registre du commerce, qui ne nécessite pas de prouver un intérêt juridique légitime et qui est accessible à tout le monde.

Quelles informations contient le registre du commerce?

Quels types de données sont stockées? (entités inscrites au registre public, informations en matière d’insolvabilité, rapports financiers…)

Toutes les sociétés commerciales (sociétés anonymes, sociétés en commandite, sociétés à responsabilité limitée, sociétés par actions) et leurs succursales, les coopératives, les établissements et les succursales de personnes morales étrangères exerçant des activités en République tchèque sont enregistrés dans le registre du commerce. Le registre du commerce inclut également les personnes physiques qui entreprennent en République tchèque et qui demandent à y être enregistrées.

Les établissements ou les succursales d’établissements ne sont enregistrés dans le registre du commerce que si elles sont établies en tant que telles. Les établissements ou succursales de personnes morales étrangères ayant leur siège en dehors des États membres de l’Union européenne et de l’Espace économique européen sont obligatoirement enregistrés dans le registre du commerce. Si l’entité juridique étrangère n’a pas délocalisé son établissement ou une partie de celui-ci en République tchèque, c’est l’entité elle-même qui est enregistrée. Les établissements ou succursales de personnes morales étrangères établies dans des États membres de l’UE ou de l’EEE ne sont enregistrés que s’ils en font la demande.

Le registre du commerce contient des informations très détaillées sur les personnes enregistrées. Ce haut niveau de transparence permet d’exercer un contrôle public approfondi. Outre le registre, le répertoire officiel des documents répond à ce besoin. Les documents importants relatifs à la personne enregistrée y sont disponibles.

Les éléments suivants sont enregistrés dans les registres publics:

• le nom (ou la raison sociale) et le siège social, l’adresse du lieu de résidence ou du domicile de la personne enregistrée;
• l’objet des activités ou de l’entreprise, ou une déclaration portant sur l’objectif suivi par la personne;
• la forme juridique de la personne morale;
• la date de constitution (et de dissolution) de la personne morale;
• le numéro personnel d’une personne physique ou le numéro d’identification d’une personne morale;
• la dénomination et la composition de l’organe statutaire, la manière d’agir au nom de la personne morale;
• la dénomination et la composition de l’organe de surveillance;
• les données concernant le fondé de pouvoir; la manière d’agir au nom de la personne morale;

Cette liste n’est pas exhaustive. Selon la forme de l’entité juridique, l’étendue des données enregistrées varie.

Dans le cas du registre du commerce, les données suivantes sont également enregistrées:

• le montant du capital social des sociétés à capital;
• le montant de l’apport d’un actionnaire, le montant de l’apport libéré;
• les données relatives au nantissement et aux autres droits réels sur les parts d’une société commerciale qui ne sont pas des titres inscrits en compte;
• les données relatives à un établissement (succursale).

D’autres informations sont enregistrées dans le registre du commerce, telles que les données concernant la dissolution et la radiation d’une personne enregistrée:

• la date à laquelle une personne morale est déclarée comme inexistante ou dissoute en précisant toujours la raison juridique;
• les informations sur l’entrée en liquidation, y compris les données relatives au liquidateur, ainsi que sur la clôture de la liquidation;
• les informations sur les procédures d’insolvabilité, leur ouverture, les informations sur l’administrateur de l’insolvabilité, les restrictions du droit du débiteur de disposer des actifs sur la base d’une décision du tribunal de l’insolvabilité, la déclaration et l’annulation de la faillite, l’autorisation d’une réorganisation, l’approbation du plan de réorganisation et l’accomplissement du plan de réorganisation ou de ses parties essentielles, une décision du tribunal ordonnant l’exécution d’un jugement par saisie de la part sociale de l’un des associés d’une société ou un titre exécutoire de saisie de la part sociale de l’un des associés d’une société, ainsi qu’une décision du tribunal de mettre fin à l’exécution d’un tel jugement ou une décision sur la suspension de l’exécution de la saisie ou une décision du tribunal informant que l’exécution a pris fin autrement que par sa suspension, comprenant la motivation d’une telle décision, la décision du tribunal ordonnant l’exécution par vente d’un établissement ou d’une partie de celui-ci ou l’ordonnance de saisie et vente d’un établissement ou d’une partie de celui-ci, ainsi que la décision du tribunal de mettre fin à l’exécution de cette décision ou la décision que l’exécution a pris fin ou la décision informant que l’exécution a pris fin autrement que par l’arrêt de l’exécution, comprenant la motivation de cette décision, et la décision du tribunal ordonnant une mesure provisoire de restriction ou d’interdiction pour un associé de disposer de sa part sociale dans une société, un établissement ou concernant une partie essentielle des biens de la société, ainsi que l’annulation ou l’extinction d’une telle mesure provisoire, comprenant la motivation d’une telle décision; et
• la raison juridique motivant la radiation d’une personne morale.

Si un tuteur a été désigné pour une personne physique enregistrée afin de gérer à sa place les affaires d’une personne morale, le tribunal enregistre les informations relatives à ce tuteur au registre du commerce.

Lorsqu’une personne physique doit être enregistrée dans le registre du commerce, quelles que soient les raisons ayant motivé cet enregistrement, sont enregistrés sa date de naissance, son numéro personnel éventuel et l’adresse du lieu de sa résidence ou l’adresse de son domicile si l’adresse du lieu de résidence est différente. Toutefois, le numéro personnel n’est pas rendu public.

Dans le cas d’établissements ou de succursales de personnes étrangères, la juridiction applicable de l’État d’origine de cette entité est également enregistrée dans le registre du commerce.

Concernant les personnes physiques membres d’organes statutaires et de surveillance, les fondés de pouvoir ou les associés de sociétés de personnes et de sociétés à responsabilité limitée, sont enregistrés le domicile ou la résidence permanente et la date de naissance.

Quels sont les documents stockés/conservés (dossiers, répertoire officiel des documents, statuts, procès-verbaux d’assemblées générales…)?

Les registres publics comprennent un répertoire officiel des documents. Les documents dont l’enregistrement au répertoire officiel des documents est obligatoire sont enregistrés dans ce répertoire. Cela concerne notamment:

• les actes juridiques fondateurs (acte constitutif, statuts, procès-verbal sur la tenue d’une assemblée constitutive d’une coopérative, ou d’autres actes juridiques fondateurs en fonction de la forme de l’entité juridique), les statuts d’une fondation, du fonds de dotation ou d’un institut ou institution;
• les décisions relatives à la nomination, à l’élection ou à la révocation, ou à une autre forme de cessation de fonction, des membres de l’organe statutaire ou d’autres personnes susceptibles d’engager l’entité juridique (par exemple, le directeur d’une succursale);
• le rapport annuel;
• les états financiers courants, extraordinaires et consolidés;
• les décisions relatives à la dissolution d’une personne morale, les rapports finaux sur le déroulement de la liquidation, les décisions judiciaires relatives à la nomination d’un tuteur pour la personne morale;
• la décision de transformation d’une personne morale et son projet de transformation, l’avis d’annulation ou de non-approbation du projet de transformation, la décision judiciaire invalidant un projet de transformation ou invalidant la résolution de l’assemblée générale ou de l’assemblée des membres par laquelle le projet de transformation a été approuvé;
• le rapport d’expertise d’évaluation de la valeur d’un apport en nature lors de la création d’une fondation, du fonds de dotation, d’un institut, d’une société à responsabilité limitée ou d’une société anonyme ou lors de l’augmentation de leur capital social ou de leur capital de dotation, le rapport d’expertise d’évaluation de la valeur d’un apport en nature pour une coopérative, le rapport d’expertise d’évaluation de la valeur des actifs en cas de transformation de sociétés commerciales et de coopératives et le rapport d’expertise d’évaluation de la valeur des actifs lors de l’acquisition d’actifs d’une société anonyme auprès de ses fondateurs conformément à la loi nº 90/2012 sur les sociétés commerciales;
• les diverses décisions de justice dans le cadre d’une procédure d’insolvabilité;
• la décision de justice invalidant la décision d’un organe d’une personne morale;
• la preuve portant sur l’acquisition d’un établissement conformément aux dispositions du Code civil relatives à l’achat d’un établissement;
• la décision d’une assemblée générale selon laquelle les employés sont libérés du remboursement de la totalité du prix d’émission des actions souscrites ou qu’ils peuvent les acquérir à d’autres conditions préférentielles.

La loi définit les documents qui doivent obligatoirement être enregistrés dans le répertoire officiel des documents. D’une manière générale, il s’agit de documents qui ont une portée fondamentale sur la formation, la dissolution et le fonctionnement d’une personne morale et qui désigne la personne qui agit au nom de la personne morale et qui peut l’engager.

Comment puis-je effectuer une recherche (et quels sont les critères de recherche disponibles)?

En personne

Les registres publics ne sont accessibles que par l’intermédiaire de l’application en ligne des registres publics. Les données relatives aux personnes enregistrées avant le 1.1.1997 étaient fournies sur papier, sauf si elles avaient déjà été numérisées, et peuvent donc ne pas être toutes accessibles via l’application internet des registres publics.

Sur le site web du registre

Le registre peut être consulté gratuitement en ligne grâce à l’application sur le site web des registres publics. Une recherche peut être effectuée en fonction du nom ou de la dénomination (société) de la personne enregistrée, du numéro d’identification de la personne, du numéro de dossier sous lequel la personne morale est enregistrée auprès du greffe du tribunal compétent. Il est également possible d’affiner la recherche avec des données complémentaires en fonction du siège, du ressort du tribunal où l’entité est enregistrée, de la forme juridique, du nom de la rue. Il est également possible d’effectuer une recherche selon la fonction qu’une personne exerce pour une personne enregistrée. Il est ainsi possible de rechercher dans le registre des personnes physiques et morales enregistrées selon la fonction qu’elles peuvent exercer pour des personnes morales enregistrées.

En outre, des données ouvertes sont disponibles sur le site https://dataor.justice.cz/. Les données du jeu de données du catalogue local de données ouvertes de l’application des registres publics liées à l’année en cours sont mises à jour quotidiennement. Si le jeu des données est lié à une année antérieure, ce jeu de données est mis à jour une fois par an au mois de janvier de l’année en cours. La description du jeu de données se trouve dans le détail du jeu de données. Le contenu du jeu de données et une description de la solution du catalogue local de données ouvertes de l’application du registre public peuvent être consultés dans le guide de l’utilisateur, disponible à l’adresse suivante: https://dataor.justice.cz/files/ISVR_OpenData_Uzivatelska_prirucka.pdf.

Quels sont les critères de recherche disponibles?

Vous pouvez effectuer une recherche en fonction de la raison sociale (ou du nom) de la personne enregistrée, du numéro d’identification de la personne enregistrée et de la fonction exercée par une personne morale ou physique.

Comment puis-je obtenir des documents?

Gratuitement?

Il est possible d’obtenir un extrait partiel ou complet du registre public ou du répertoire officiel des documents. L’extrait partiel ne communique que les dernières données en cours de validité enregistrées dans le registre du commerce. Dans le cas d’un extrait complet, sont fournies toutes les données qui ont été enregistrées par le passé pour la personne concernée.

Moyennant paiement?

Ce service n’est facturé que si le demandeur souhaite une copie sur papier. De même, l’envoi de l’extrait sous forme électronique dans une boîte de données électronique ou par courrier électronique est également facturé. Aucun droit n’est facturé si le demandeur fournit lui-même le support informatique. Toutefois, si la juridiction envoie l’extrait électronique sur un support qui n’a pas été fourni par le demandeur (c’est le cas même lorsque le greffe du tribunal envoie l’extrait électronique par boîte de données électronique ou par courrier électronique), des frais sont facturés. Car la production d’un extrait certifié conforme n’est pas un simple transfert de données.

Comment puis-je obtenir un extrait du registre, une copie certifiée conforme ou une transcription des documents?

Il est possible d’obtenir gratuitement une copie certifiée conforme de l’extrait par l’intermédiaire de l’application sur le site internet des registres publics. Il est possible d’obtenir de cette manière une copie partielle ou complète de l’extrait. Des frais ne sont facturés que si le demandeur souhaite une copie de l’extrait du registre sous forme papier. Des frais de 70 CZK sont facturés pour chaque page physique constitutive de la copie de l’extrait (même si la page n’est que partiellement remplie). Cette copie doit être demandée auprès du greffe du tribunal où la personne en question est enregistrée.

Procédure d’enregistrement

Comment puis-je lancer la procédure d’enregistrement (comment soumettre les demandes au registre, certification des documents, type de documents à joindre)?

La demande d’enregistrement initial, de modification des éléments enregistrés et de radiation est déposée en principe via un formulaire disponible sur le site internet des registres publics. Le formulaire ne peut être rempli que par voie électronique. Une fois rempli, le formulaire de demande d’enregistrement doit être généré et soumis sur papier ou par voie électronique.

L’enregistrement est fait soit par le greffe du tribunal compétent, soit par un notaire. La procédure est ouverte suite au dépôt de la demande. Dans certains cas, le greffe du tribunal se saisit d’office et ouvre une procédure en l’absence de toute demande. Il s’agit principalement de situations où le greffe constate qu’il existe une divergence entre les données qui ont été enregistrées et la réalité des faits, ou lorsque les données enregistrées sont contraires aux dispositions de la loi. Après le dépôt de la demande, le greffe vérifie s’il est compétent, si le demandeur est habilité au dépôt d’une telle demande, si la demande contient tous les éléments obligatoires et si la demande est accompagnée de toutes les pièces jointes obligatoires. Si la demande comporte des défauts qui peuvent être corrigés, le demandeur est invité à y remédier (par exemple, en complétant les pièces jointes ou en corrigeant les défauts de la demande). Le greffe du tribunal procède ensuite à un examen du dossier déposé pour déterminer si les données proposées pour être enregistrées sont attestées par les documents joints et si la dénomination proposée (pour l’entreprise) ne prête pas à confusion ou n’est pas trompeuse. Le greffe du tribunal décide ensuite de l’enregistrement et procède à ce dernier.

L’enregistrement par un notaire ne peut être réalisé que dans le respect des conditions légales, ce qui signifie qu’il n’est pas toujours possible. Il présente l’avantage de la rapidité, car le notaire peut procéder à l’enregistrement le jour même de l’établissement de l’acte notarié afférent. L’autre avantage est que le demandeur n’est plus obligé de rédiger une demande sur un formulaire prédéfini.

Le notaire peut procéder à l’enregistrement lorsque:

• les éléments devant être enregistrés trouvent leur fondement dans l’acte notarié;
• l’acte notarié contient une déclaration qui constate l’authenticité des éléments contenus dans l’acte notarié; et
• le demandeur a prouvé ces éléments par la présentation des documents demandés.

Un acte notarié dont l’authenticité des éléments qu’il contient est établie est un acte notarié servant de base pour l’enregistrement dans le registre public (il s’agit généralement d’un acte juridique fondateur) ou pour l’enregistrement d’un procès-verbal portant sur une décision d’un organe d’une personne morale (par exemple, une décision d’une assemblée générale sur la révocation d’un organe statutaire). Tous les actes juridiques ne doivent pas obligatoirement revêtir la forme d’un acte public (acte notarié). Toutefois, cela n’exclut pas qu’un acte notarié puisse être délivré pour un acte juridique pour lequel la loi ne l’exige pas. Cet acte notarié peut également revêtir la nature d’un acte notarié authentique servant de base pour un enregistrement en ligne réalisé par le notaire.

Dans tous les cas, la demande doit être accompagnée:

1. des documents attestant de l’authenticité des faits devant être enregistrés; et
2. des documents dont la loi exige le dépôt au répertoire officiel des documents.

La loi n’énumère pas l’ensemble des documents qui doivent être présentés. L’étendue des documents varie en fonction de la forme de la personne morale. En règle générale, il s’agit d’un document qui justifie les données devant être enregistrées et qui ne peuvent être vérifiées dans un système d’information de l’administration publique ou dans une partie de celui-ci, c’est-à-dire dans un répertoire, un registre ou une liste publique.

Entre autres, une licence de commerce ou d’exploitation doit notamment être fournie si l’objet de l’entreprise ou de l’activité doit être enregistré dans le registre du commerce.

Par exemple, il n’est pas nécessaire de prouver le consentement à l’enregistrement de l’identité des associés d’une société à responsabilité limitée étant donné que leur consentement est prouvé de fait par la conclusion d’un contrat de société sous la forme d’un acte notarié. Si le consentement de ces personnes n’est pas produit par une déclaration dans un acte authentique, leur signature sur l’acte de consentement doit alors être authentifiée.

Il est également nécessaire de prouver le motif légal quant à l’utilisation des locaux où se trouve la société commerciale. Cela signifie que si la société en question établit son siège dans un espace faisant l’objet d’un contrat de location, il est alors nécessaire que ce contrat de location soit fourni afin d’établir le motif légal pour l’utilisation de l’espace ou, à défaut, il suffit de fournir une déclaration du propriétaire de l’espace loué indiquant qu’il accepte que ladite société puisse établir son siège à cet endroit.

Certains des faits enregistrés ne peuvent être prouvés que par une déclaration sur l’honneur. Il peut s’agir, par exemple, des conditions d’éligibilité des organes d’une personne morale.

En général, les documents qui servent de base aux données enregistrées sont présentés sous forme de documents originaux ou de copies certifiées conformes aux documents originaux. Dans le cas de documents qui doivent être légalement enregistrés dans le répertoire officiel des documents, il n’est pas nécessaire de procéder à leur authentification officielle. Ces documents doivent être soumis uniquement sous forme électronique au format PDF (Portable Document Format) avec une couche de texte ou au format XHTML (Extensible Hypertext Markup Language).

Chaque enregistrement est soumis à des frais d’enregistrement:

• pour le premier enregistrement d’une société anonyme dans le registre public: 12 000 CZK
• pour le premier enregistrement d’une personne dans le registre public, à l’exception d’une société par actions: 6 000 CZK
• pour des modifications ou des compléments à l’enregistrement: 2 000 CZK

Montant des frais pour un enregistrement réalisé par un notaire:

• pour le premier enregistrement d’une société anonyme dans le registre public: 8 000 CZK
• pour le premier enregistrement d’une personne dans le registre public, à l’exception d’une société par actions: 2 700 CZK
• pour des modifications ou des compléments à l’enregistrement: 1 000 CZK

Les frais dont le montant n’excède pas 5 000 CZK peuvent être payés en timbres fiscaux ou par versement sur le compte bancaire du greffe du tribunal compétent. Les frais dont le montant est supérieur à 5 000 CZK ne peuvent être payés que par versement sur le compte bancaire du greffe du tribunal compétent. Les frais dus pour un enregistrement réalisé par un notaire peuvent être payés directement au notaire.

Sont exemptées de tous frais les procédures ouvertes d’office par le registre public lorsque cela concerne l’enregistrement des personnes physiques ou morales

1. dont la faillite ou le risque d’une faillite est traité dans le cadre d’une procédure d’insolvabilité et lors de laquelle une décision de mise en faillite a déjà été rendue;
2. lorsqu’il s’agit d’enregistrer ou de modifier dans le registre public les données relatives à une association, une association affiliée, une organisation syndicale, une organisation syndicale internationale, une organisation d’employeurs et une organisation internationale d’employeurs, une fondation, un fonds de dotation, un institut ou institution et une société d’utilité publique.

Sont exemptés de tous frais les procédures engagées par une organisation syndicale, une organisation syndicale internationale, une organisation d’employeurs ou une organisation internationale d’employeurs ou leurs organisations affiliées s’agissant de l’enregistrement de leur création, de leur modification et de leur radiation du registre public.

En cas d’enregistrement par un notaire, les mêmes conditions d’exonération des droits s’appliquent. En outre, est exempté de frais d’enregistrement l’acte notarié réalisé par un notaire portant sur la constitution d’une société à responsabilité limitée qui ne contient que les éléments obligatoires définis par le Code civil et la loi sur les sociétés commerciales et qui indique que le capital social doit être en numéraire.

En personne

Vous pouvez déposer physiquement une demande d’enregistrement dans le registre public au greffe du tribunal compétent ou demander cet enregistrement auprès d’un notaire.

En ligne

La demande d’enregistrement peut être soumise par voie électronique. La demande peut être déposée via une boîte de données électronique à l’adresse électronique du greffe du tribunal, ou via l’application internet «ePodatelna». Dans le cas du dépôt de documents dans le répertoire officiel des documents, il est possible d’utiliser l’application en ligne des registres publics. Il est également possible de déposer les documents sur des supports CD et DVD. La demande d’enregistrement sous forme électronique doit être signée au moyen d’une signature électronique reconnue sauf lorsque la demande est envoyée via la boîte de données électronique personnelle de la personne signataire de la demande d’enregistrement, auquel cas la signature électronique n’est pas requise.

Comment se déroule l’examen des demandes d’inscription?

Le greffe du tribunal examine en premier lieu si la demande a été déposée par la personne autorisée à cet effet; ensuite, si la demande a été déposée de la manière prescrite; si elle contient toutes les mentions légales; si elle est claire et précise; si elle est accompagnée des documents prouvant les éléments devant être enregistrés; et si l’objet de la personne morale en cours de création est légal.

Le tribunal examine ensuite si les données que le demandeur souhaite enregistrer se basent réellement sur les pièces jointes fournies. Il est important de souligner que tous les faits devant être enregistrés doivent être prouvés par les documents accompagnant la demande.

Le tribunal examine également si la dénomination de la société telle que proposée pour la personne morale ne pourrait pas être confondue avec la dénomination d’une autre société déjà enregistrée et si la dénomination proposée n’est pas trompeuse.

Effets juridiques de l’enregistrement

Effet des enregistrements sur des tiers conformément à l’article 17 de la directive (UE) 2017/1132

Les données enregistrées dans le registre public sont juridiquement valables pour toute personne, même si ces données ne sont pas conformes à la réalité ou sont obsolètes. Cela signifie que les personnes enregistrées seront liées par les actes juridiques qui ont été réalisés sur la base des faits consignés dans le registre public, s’ils ont été enregistrés, même s’ils ne correspondent pas à l’état réel des choses. Par exemple, un organe statutaire d’une société peut engager la société dans des actes juridiques même après qu’il a cessé d’être son organe statutaire s’il n’a pas été radié du registre public et que la personne tierce n’a pu le savoir. Cela protège la bonne foi des tiers.

Si une situation n’est pas enregistrée dans le registre public, alors qu’elle aurait dû l’être, la personne enregistrée ne peut pas opposer l’état réel des choses à un tiers qui a agi sur la base de l’état des choses tel qu’elles sont enregistrées. Cette disposition ne s’applique toutefois pas si la personne enregistrée prouve que le tiers était au courant de la situation réelle.

Différences entre l’enregistrement dans le registre et sa publication

L’état enregistré dans le registre public est opposable aux tiers à compter de la date de sa publication. Toutefois, la personne enregistrée peut faire valoir que le tiers avait connaissance de l’enregistrement avant. Les données et le contenu des documents enregistrés dans le répertoire officiel des documents ne peuvent être opposés par la personne enregistrée vis-à-vis de tiers que le seizième jour après la publication, mais seulement si le tiers prouve qu’il ne pouvait pas avoir connaissance des éléments enregistrés dans ce délai. Cela signifie qu’il incombe au tiers de prouver qu’il ne pouvait pas avoir connaissance des faits enregistrés.

Qui est responsable quant à l’exactitude des informations enregistrées?

La personne enregistrée est tenue de s’assurer que les informations contenues dans le registre du commerce sont à jour. En outre, la personne enregistrée est motivée pour s’assurer que les données du registre du commerce sont à jour et correctes, car l’état de l’enregistrement dans le registre public est l’état juridique applicable à toute personne ignorant que l’état enregistré d’une entité déjà enregistrée ne serait pas conforme à l’état juridique réel. Cela signifie que les personnes enregistrées sont liées par les actes juridiques qui ont été réalisés sur la base des faits consignés dans le registre public, s’ils ont été enregistrés, même s’ils ne correspondent pas à l’état réel des choses. Par exemple, un organe statutaire d’une société peut engager la société dans des actes juridiques même après qu’il a cessé d’être son organe statutaire s’il n’a pas été radié du registre public et que la personne tierce n’a pu le savoir. Cela protège la bonne foi des tiers.

Le président de la chambre du tribunal chargée du dossier concerné peut également infliger une amende à une personne enregistrée si elle ne se conforme pas à une demande du greffe du tribunal l’enjoignant à lui communiquer les faits ou les documents nécessaires à une décision dans le cadre d’une procédure engagée d’office ou de lui soumettre des documents qui, en vertu de la présente loi ou de toute autre loi, doivent être enregistrés dans le répertoire officiel des documents. Cette amende peut s’élever jusqu’à 100 000 CZK. Si une personne enregistrée manque de manière répétée à une obligation ou si ce manquement peut avoir des conséquences graves pour des tiers et qu’il existe un intérêt juridique à cet égard, le tribunal peut engager une procédure de dissolution de la personne morale avec liquidation, même en l’absence de toute demande. Le tribunal informe de ce fait la personne enregistrée et lui accorde un délai raisonnable pour remédier aux irrégularités constatées.

Par ailleurs, les tribunaux empêchent activement l’existence de sociétés dites inactives, c’est-à-dire des sociétés commerciales qui ne développent aucune activité économique et n’ont qu’une existence formelle. La principale raison de sanctionner et de dissoudre des sociétés commerciales inactives est le risque qu’elles servent éventuellement de cheval blanc pour une fraude financière (en particulier la fraude fiscale). Il est plus facile d’utiliser des sociétés commerciales déjà existantes pour des activités illégales. Le tribunal peut ainsi dissoudre une société qui: 1) n’a pas déposé ses états financiers dans le répertoire officiel des documents pendant au moins deux exercices, alors qu’elle y est tenue par la loi; et 2) elle n’a pas pu être contactée. Une société peut être considérée comme ne pouvant pas être contactée dès lors qu’elle n’est pas en mesure de recevoir une mise en demeure l’enjoignant à déposer les états financiers manquants dans le répertoire officiel des documents. Si la société n’a pas déposé ses états financiers, alors qu’elle aurait dû le faire en vertu de la loi, mais que la notification peut lui être adressée, le tribunal imposera des amendes afin d’inciter la personne enregistrée à déposer les documents requis.

Si une situation n’est pas enregistrée dans le registre public, alors qu’elle aurait dû l’être, la personne enregistrée ne peut pas opposer l’état réel des choses à un tiers qui a agi sur la base de l’état des choses tel qu’elles sont enregistrées. Cette disposition ne s’applique toutefois pas si la personne enregistrée prouve que le tiers était au courant de la situation réelle.

Il convient également de souligner qu’il est possible d’imposer une sanction au titre de l’infraction administrative prévue par les dispositions de l’article §37 a, paragraphe 1, point h) de la loi nº 563/1991 relative à la comptabilité, et ce sous forme d’une amende pouvant aller jusqu’à 3 % de la valeur des actifs. L’infraction est traitée par le service des impôts compétent. Le non-respect des obligations relatives au registre public peut également être sanctionné au titre de l’infraction administrative prévue par les dispositions de l’article §9, paragraphe 2 de la loi nº 251/2016 relative à certaines infractions. Dans ce cas de figure, ce sont les services de la mairie d’une commune disposant de compétences élargies qui traitent l’amende. Dans certaines circonstances, les faits peuvent être constitutifs d’un délit (article §254 de la loi nº 40/2009 relative au Code pénal).

Principes de protection des données

Procédures relatives aux droits de la personne concernée en matière de publication et de stockage de ses données à caractère personnel

Au regard de la législation sur la protection des données [règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE – règlement général sur la protection des données – ci-après le «RGPD»], le traitement des données à caractère personnel est régi par les dispositions de l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (à savoir que le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis) et point e), du RGPD (le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique) en liaison avec le paragraphe 3 de l’article 6 du RGPD, c’est-à-dire qu’il s’agit d’une méthode de traitement directement imposée par la loi.

Les raisons pour lesquelles les données à caractère personnel des personnes physiques, y compris les données relatives à la résidence (lieu du domicile), sont publiées dans les registres publics reposent sur le principe de la publicité formelle (articles §3 et 6 de la loi sur les registres publics) et matérielle (articles §8 et 9 de la loi sur les registres publics), ce qui signifie que l’État autorise l’accès général de toute personne aux données enregistrées dans ce registre concernant chaque entité qui s’y trouve et garantit en même temps le principe de bonne foi (confiance publique) dans les éléments enregistrés, de sorte que les données à caractère personnel contenues dans le registre du commerce peuvent être utilisées, par exemple, pour contrôler l’authenticité des données d’identification dans le cadre de rapports commerciaux, pour délivrer des documents officiels aux membres des organes statutaires, etc.

En outre, le fait de rendre publiques les identités des membres des organes statutaires est depuis longtemps une exigence du droit européen [voir notamment l’article 14, point d) et l’article 30, paragraphe 1, point e), de la directive (UE) 2017/1132 relative à certains aspects du droit des sociétés (qui comprend également la réglementation de l’ancienne première directive 68/151/CEE)]. Les exigences de la directive s’appliquent également, dans le contexte du droit tchèque, aux entités enregistrées dans des registres publics.

Les personnes concernées par les données à caractère personnel se voient pleinement garantir les droits fondés sur les articles 12 à 22 du RGPD avec les exceptions décrites ici. Par exemple, selon l’article 17, paragraphe 3, point b), du RGPD, une demande de radiation ne peut être traitée du fait que «le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement, prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement» et cette obligation légale découle de la loi nº 304/2013 sur les registres publics des personnes morales et physiques et le répertoire des fiducies.

Les parties concernées peuvent exercer leurs droits directement auprès des tribunaux compétents ou auprès du délégué à la protection des données à caractère personnel.

Contacts

Contacts avec les tribunaux

Tribunal municipal de Prague (Městský soud v Praze)	Slezská 2000/9, 120 00 Prague	podatelna@msoud.pha.justice.cz Tél.: +420 224 172 111 Boîte de données électronique: snkabbm
Tribunal régional de České Budějovice (Krajský soud v Českých Budějovicích)	Zátkovo nábř. 10/2, 370 84 České Budějovice	podatelna@ksoud.cbu.justice.cz Tél.: +420 389 018 111 Boîte de données électronique: 832abay
Tribunal régional de Pilsen (Krajský soud v Plzni)	Veleslavínova 21/40, 306 17 Pilsen	podatelna@ksoud.plz.justice.cz sbirkalistin@ksoud.plz.justice.cz Tél.: +420 377 869 611 Boîte de données électronique: yaraba4
Tribunal régional d’Ústí nad Labem (Krajský soud v Ústí nad Labem)	Národního odboje 1274/26, 400 92 Ústí nad Labem	podatelna@ksoud.unl.justice.cz Tél.: +420 475 247 111 — standard téléphonique Boîte de données électronique: phgaba8
Tribunal régional de Kradec Králové (Krajský soud v Hradci Králové)	Československé armády 218/57, 502 08 Hradec Králové	podatelna@ksoud.hrk.justice.cz Tél.: +420 498 016 111 Boîte de données électronique: ep7abae
Tribunal régional de Brno (Krajský soud v Brně)	Husova 353/15, 601 95 Brno	podatelna@ksoud.brn.justice.cz Tél.: +420 546 511 111 — standard téléphonique Boîte de données électronique: 5wwaa9j
Tribunal régional d’Ostrava (Krajský soud v Ostravě)	Havlíčkovo nábřeží 1835/34, 728 81 Ostrava	podatelna@ksoud.ova.justice.cz Tél.: +420 596 153 111 Boîte de données électronique: jhyaeqv

Liens utiles

Application du site internet des registres publics: https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik

Dépôt dans les registres publics: https://or.justice.cz/ias/ui/podani

Informations concernant l’enregistrement dans les registres publics sur le portail de l’administration publique: https://portal.gov.cz/sluzby-verejne-spravy/rejstriky-katastry-evidence-vypisy-overeni-a-statistika-KAT-419/rejstriky-pravnickych-a-fyzickych-osob-KAT-642

Informations concernant l’enregistrement dans le registre public sur le site de la chambre des notaires de la République tchèque: https://www.nkcr.cz/casopis-ad-notam/detail/39_254-zapis-do-verejneho-rejstriku-notarem

Informations concernant les registres publics sur le portail Businessinfo.cz: https://www.businessinfo.cz/navody/verejne-rejstriky-ppbi/2/