Unternehmensregister in den Mitgliedstaaten

Hintergrundinformationen zum nationalen Register

Wann wurde es eingerichtet? Wann wurde es digitalisiert?

Das Handelsregister in seiner heutigen Form wurde im Jahr 1861 eingerichtet und ist seit dem 01. Januar 2007 vollständig digitalisiert. Das Registerportal unter http://www.handelsregister.de/ bietet einen zentralen Zugang zu den lokal geführten Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregistern und den Registerbekanntmachungen.

Zum 01. Januar 2007 wurde mit dem Unternehmensregister unter https://www.unternehmensregister.de ein einheitliches digitales Informationsportal geschaffen, über welches neben den Eintragungen in den vorbezeichneten Registern zusätzliche Unternehmensinformationen wie Rechnungslegungsunterlagen und Finanzberichte, gesellschaftsrechtliche Bekanntmachungen und Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte sowie Kapitalmarktinformationen abgerufen werden können.

Welche Rechtsvorschriften sind derzeit gültig?

Die Vorschriften über das Handels- und Unternehmensregister finden sich in §§ 8 bis 16 des Handelsgesetzbuchs (HGB), in der Handelsregisterverordnung (HRV) sowie in der Unternehmensregisterverordnung (URV) und werden durch §§ 1 ff. und §§ 376 ff. des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG) ergänzt. Daneben ist in einer Vielzahl von Einzelgesetzen, insbesondere im HGB, Aktiengesetz (AktG) und Umwandlungsgesetz (UmwG) geregelt, welche Tatsachen in das Handelsregister eingetragen werden können und müssen

Welche Angaben werden im Unternehmensregister eingetragen?

Wer darf auf das Register zugreifen?

Jeder kann in das Handels- und Unternehmensregister Einsicht nehmen, ohne dass ein besonderes Interesse nachgewiesen werden muss.

Welche Angaben werden im Register eingetragen?

Welche Datenkategorien werden gespeichert (welche Unternehmen werden im öffentlichen Register geführt, Angaben zur Insolvenz, Jahresabschlüsse)?

Abhängig von ihrer Rechtsform werden Unternehmen in unterschiedlichen Registern geführt. Im Handelsregister werden insbesondere Einzelkaufleute, Personenhandelsgesellschaften (Offene Handelsgesellschaften „OHG“, Kommanditgesellschaften „KG“) und Kapitalgesellschaften (Gesellschaften mit beschränkter Haftung „GmbH“, Aktiengesellschaften „AG“, Kommanditgesellschaften auf Aktien „KGaA“, Europäische Gesellschaft „SE“) geführt. Genossenschaften (eG) und Europäische Genossenschaften (SCE) werden im Genossenschaftsregister, Partnerschaftsgesellschaften (PartG) im Partnerschaftsregister geführt. Auf diese Register sind die Vorschriften über das Handelsregister entsprechend anwendbar.

In den Registern werden wichtige Tatsachen und Rechtsverhältnisse der Unternehmen eingetragen. Diese betreffen insbesondere die Existenz eines Unternehmens, d.h. seine Errichtung und Beendigung (etwa durch Auflösung, Abwicklung oder Liquidation und Löschung), seine Vertretungsverhältnisse, mithin die zur Vertretung berechtigten Personen wie Geschäftsführer (GmbH), Vorstandsmitglieder (AG) und Prokuristen einschließlich deren Berufung und Ausscheiden sowie den Umfang der Vertretungsbefugnis (z.B. Vertretung alleine oder nur gemeinsam mit einer anderen vertretungsberechtigten Person), die Haftungsverhältnisse des Unternehmens (insb. Höhe und Änderung der Haftsumme sofern keine unbeschränkte Haftung) sowie den Wechsel von Gesellschaftern bei der GmbH. Die eintragungspflichtigen Informationen unterscheiden sich je nach Rechtsform des Unternehmens.

Rechnungslegungsunterlagen wie Jahresabschlüsse und andere Gesellschaftsbekanntmachungen werden hingegen nicht im Handelsregister eingetragen, sondern im Bundesanzeiger veröffentlicht. Über das Unternehmensregister sind auch diese Unterlagen sowie Kapitalmarktinformationen und weitere Informationen, insbesondere Insolvenzbekanntmachungen, abrufbar. Ab dem 1. August 2022 erfolgt eine Veröffentlichung von Rechnungslegungsunterlagen nicht mehr im Bundesanzeiger, sondern im Unternehmensregister.

Welche Unterlagen werden abgelegt/gespeichert (Dateien, Unternehmensbücher, Satzungen, Sitzungsprotokolle)?

Im Handelsregister werden die den Eintragungen zu Grunde liegenden Unterlagen gespeichert wie Registeranmeldungen, Gesellschafts- und Umwandlungsverträge sowie Satzungen bei Kapitalgesellschaften, Hauptversammlungsprotokolle bei AGs, Gesellschafterlisten bei GmbHs.

Wie kann ich eine Suche durchführen (welche Suchkriterien sind verfügbar)?

Auf der Webseite des Handelsregisterportals kann unter der Rubrik „Normale Suche“ anhand des Namens des Unternehmens oder anhand von Schlagwörtern sowie des Ortes der Niederlassung oder des Sitzes des Unternehmens eine Suche durchgeführt werden. Die Suche kann durch Angaben wie Registerart, Registernummer und Registergericht weiter konkretisiert werden. Unter der Rubrik „Erweiterte Suche“ kann ferner anhand der Anschrift gesucht werden.

Auf der Webseite des Unternehmensregisters kann ebenfalls anhand des Firmennamens eine Schnellsuche durchgeführt werden, wobei die Suche auf Registerinformationen oder Veröffentlichungen beschränkt werden kann. Zudem kann eine erweitere Suche anhand dem Handelsregisterportal vergleichbarer Kriterien durchgeführt werden.

Daneben kann Einsicht in das Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister auch persönlich auf der Geschäftsstelle des jeweiligen Registergerichts genommen werden.

Wie kann ich einen Auszug aus dem Register, eine beglaubigte Kopie oder eine Abschrift erhalten?

Ein Registerauszug kann in elektronischer Form beim Registerportal abgerufen werden. Hierfür entsteht eine Gebühr in Höhe von EUR 4,50. Im Handelsregister gespeicherte Dokumente wie Satzungen, Gesellschaftsverträge etc. können in elektronischer Form ebenfalls beim Registerportal abgerufen werden. Insoweit entsteht eine Gebühr in Höhe von EUR 1,50 je abgerufenem Dokument. Die vorbezeichneten Gebühren entfallen jedoch zum 1. August 2022.

Daneben kann eine einfache oder beglaubigte Abschrift eines Registerauszugs gegen Gebühr auch beim zuständigen Registergericht beantragt werden, wobei das Registergericht dem Antragsteller diese in Papierform oder elektronischer Form übermitteln kann, im Falle der Beglaubigung versehen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Registerauszüge und im Handelsregister gespeicherte Dokumente können auch über die Internetseite des Unternehmensregisters abgerufen werden, hierfür entstehen dieselben Gebühren wie beim direkten Abruf aus dem Registerportal. Der Abruf von Rechnungslegungsunterlagen im Unternehmensregister ist kostenfrei, lediglich für den Abruf hinterlegter Bilanzen von Kleinstunternehmen entsteht eine Gebühr in Höhe von EUR 1,00 je Bilanz.

Eintragungsverfahren

Wie kann ich eine Eintragung beantragen (wie sind Anträge beim Register einzureichen, Beglaubigung von Dokumenten, beizufügende Unterlagen)?

Registeranmeldungen sind ausschließlich elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen. Die Beglaubigung erfolgt durch den Notar als einfaches elektronisches Zeugnis. Ab dem 01. August 2022 können bei Handelsregisteranmeldungen von Kapitalgesellschaften und Einzelkaufleuten auch qualifizierte elektronische Signaturen online durch den Notar mittels Videokommunikation beglaubigt werden.

Die Einreichung von Dokumenten erfolgt ebenfalls in elektronischer Form, d.h. grundsätzlich in Form eines eingescannten Schriftstücks. Notariell beurkundete oder beglaubigte Dokumente sind mit einem durch den Notar erstellten einfachen elektronischen Zeugnis zu versehen.

Wie werden die eingereichten Anträge geprüft?

Der die Registeranmeldung beglaubigende Notar überprüft diese vor ihrer Einreichung auf ihre Eintragungsfähigkeit. Nach Einreichung des Antrags prüft das Registergericht nach dem Vier-Augen-Prinzip ebenfalls ob die angemeldete Tatsache eintragungsfähig ist und ob die formellen Voraussetzungen für die Registereintragung gegeben sind, insbesondere das Vorliegen eines entsprechenden Antrags, die Berechtigung des Antragstellers, die Vorlage der für die Anmeldung erforderlichen Unterlagen sowie die Zuständigkeit des angerufenen Gerichts. Die sachliche Richtigkeit der angemeldeten Tatsachen, z.B. die Wirksamkeit des Eintritts oder Ausscheidens eines Gesellschafters, wird hingegen grundsätzlich nicht geprüft.

Rechtswirkung der Eintragung

Wirkung der Eintragung auf Dritte gemäß Artikel 17 der Richtlinie (EU) 2017/1132

Die Gesellschaft kann sich gegenüber Dritten grundsätzlich nur auf solche Tatsachen berufen, die im Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht sind, § 15 Absatz 2 HGB.

Ist eine Tatsache, obwohl sie in das Handelsregister einzutragen wäre, nicht eingetragen und bekanntgemacht worden, werden Dritte in ihrem Vertrauen darauf, dass die betreffende Tatsache nicht besteht, geschützt, § 15 Absatz 1 HGB.

Abweichungen zwischen dem Registereintrag und seiner Bekanntmachung

Weicht die Eintragung im Handelsregister vom Inhalt seiner Bekanntmachung ab, ist die Bekanntmachung maßgeblich. Ein Dritter kann sich auf eine unrichtige Bekanntmachung berufen, sofern er nicht um die Unrichtigkeit wusste, § 15 Absatz 3 HGB. Dies gilt jedoch nur dann, wenn das betroffene Unternehmen die Eintragung auch veranlasst, diese also beantragt hat.

In Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie erfolgt ab dem 1. August 2022 die Offenlegung von Registereintragungen bereits mit ihrer erstmaligen Abrufbarkeit über das Handelsregisterportal. Eine weitere (separate) Veröffentlichung erfolgt ab diesem Zeitpunkt nicht mehr. Abweichungen zwischen Registereintragung und seiner Bekanntmachung kann es dann nicht mehr geben. Für die Gutglaubenswirkung des § 15 Absatz 3 HGB wird es ab diesem Zeitpunkt daher allein auf die Unrichtigkeit der Registereintragung ankommen.

Wer trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der Eintragungen?

Da die Registergerichte die materielle Richtigkeit der Eintragungen im Regelfall nicht prüfen, tragen die eintragungspflichtigen Unternehmen die Verantwortung für die Richtigkeit der eingetragenen Tatsachen.

Datenschutzverfahren

Verfahren im Zusammenhang mit den Rechten betroffener Personen hinsichtlich der Veröffentlichung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten

Abrufe über das Handelsregisterportal werden unter Angabe des Registergerichts, des Registerblatts und der abrufenden Person oder Stelle protokolliert. Die protokollierten Daten dürfen nur zum Zwecke der Sicherung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung und der Abrechnung der Kosten verwendet werden und sind durch geeignete Vorkehrungen gegen zweckfremde Nutzung oder sonstigen Missbrauch zu schützen. Spätestens 5 Jahre nach Kostenzahlung werden die protokollierten Angaben vernichtet.

Abrufe über das Unternehmensregister dürfen nur zum Zwecke der Abrechnung dokumentiert werden und um missbräuchliche Zugriffe zu verhindern. Spätestens nach 6 Monaten sind die protokollierten Daten zu löschen, sofern eine weitere Speicherung für Zwecke der Kostenabrechnung nicht erforderlich ist.

Daneben gelten hinsichtlich Veröffentlichung und Speicherung personenbezogener Daten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung.

Kontaktinformationen

Handelsregisterportal:

Amtsgericht Hagen

-Servicestelle Registerportal-

Heinitzstr. 42, 58097 Hagen

Telefon: +49 (0)2331 985 112

Telefax: +49 (0)211 87565 114 100

E-Mail: service@handelsregister.de

Unternehmensregister:

Bundesanzeiger Verlag GmbH

Amsterdamer Straße 192, 50735 Köln

Telefon: +49 (0)221 - 976 68-0

E-Mail: service@bundesanzeiger.de

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