Documentos públicos

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El Reglamento sobre los documentos públicos [Reglamento (UE) 2016/1191], que se adoptó el 6 de julio de 2016 y se aplica en todos los países de la UE desde el 16 de febrero de 2019, simplifica la circulación de determinados documentos públicos.


A menudo, los ciudadanos que residen en un país de la UE distinto del suyo tienen que presentar un documento público a las autoridades de su país de residencia, por ejemplo una partida de nacimiento para contraer matrimonio, o un certificado de antecedentes penales para obtener un empleo.

El Reglamento sobre los documentos públicos (El enlace abre una nueva ventanaReglamento (UE) 2016/1191), que se aplica desde el 16 de febrero de 2019, tiene por objeto reducir la burocracia y los costes para los ciudadanos que necesitan presentar en un país de la UE un documento público expedido en otro país de la UE.

Antes de la adopción del Reglamento, los ciudadanos que tenían que presentar un documento público en otro país de la UE debían obtener un sello de autenticidad (la llamada «apostilla») para demostrar su autenticidad. A menudo, los ciudadanos estaban asimismo obligados a presentar una copia certificada y una traducción de su documento público.

El nuevo Reglamento pone fin a una serie de procedimientos burocráticos:

  • los documentos públicos (por ejemplo, una partida de nacimiento, un acta de matrimonio o una resolución judicial) y sus copias certificadas expedidas por las autoridades de un país de la UE deben ser aceptados como auténticos por las autoridades de otro país de la UE sin necesidad de un sello de autenticidad (la apostilla);
  • el Reglamento suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar al mismo tiempo el original del documento público y una copia certificada; cuando un país de la UE permite la presentación de una copia certificada de un documento público en lugar del original, las autoridades de dicho país deben aceptar una copia certificada del mismo en el país de la UE en el que se haya expedido el documento público;
  • el Reglamento suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar una traducción de los documentos públicos; si el documento público no está redactado en una de las lenguas oficiales del país de la UE que solicita el documento, los ciudadanos pueden solicitar a las autoridades un impreso estándar multilingüe, disponible en todas las lenguas de la UE; este impreso puede adjuntarse a su documento público para soslayar los requisitos de traducción; cuando un ciudadano presenta un documento público junto con un impreso estándar multilingüe, la autoridad receptora solo podrá exigir una traducción del documento público en circunstancias excepcionales; dado que no todos los impresos estándar multilingües se expiden en todos los países de la UE, los ciudadanos pueden comprobar El enlace abre una nueva ventanaaquí qué formularios se expiden en su país de la UE;
  • si las autoridades del país de la UE receptor exigen una traducción certificada del documento público presentado por el ciudadano, deben aceptar una traducción certificada hecha en cualquier país de la UE.

El Reglamento introduce también salvaguardias contra los documentos públicos fraudulentos: si la autoridad receptora tiene dudas fundadas sobre la autenticidad de un documento público que le haya sido presentado, podrá comprobar su autenticidad ante la autoridad de expedición en el otro país de la UE a través de la actual plataforma informática, el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).

El Reglamento aborda la autenticidad de los documentos públicos, pero no el reconocimiento de sus efectos jurídicos en otro país de la UE. El reconocimiento de los efectos jurídicos de un documento público sigue estando regulado por la legislación nacional del país de la UE en el que el ciudadano presenta el documento. No obstante, al aplicar su legislación nacional, los países de la UE deben respetar el Derecho de la Unión, incluida la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, sobre la libre circulación de los ciudadanos dentro de la Unión Europea.

Se entiende por «documentos públicos» los documentos expedidos por una autoridad pública, como:

  • los documentos dimanantes de un órgano jurisdiccional o de un funcionario vinculado a un órgano jurisdiccional;
  • los documentos administrativos;
  • las actas notariales;
  • las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados;
  • los documentos diplomáticos y consulares.

El Reglamento regula los documentos públicos expedidos en los ámbitos siguientes:

  • el nacimiento;
  • el hecho de que una persona está viva;
  • la defunción;
  • el nombre;
  • el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil);
  • el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio;
  • la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada);
  • la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada;
  • la filiación;
  • la adopción;
  • el domicilio o la residencia;
  • la nacionalidad;
  • la ausencia de antecedentes penales;
  • el derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y en las elecciones al Parlamento Europeo.

Los impresos estándar multilingües que deben adjuntarse como ayudas a la traducción a los documentos públicos pueden solicitarse en los siguientes ámbitos:

  • el nacimiento;
  • el hecho de que una persona está viva;
  • la defunción;
  • el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil);
  • la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho registrada y la condición de miembro de una unión de hecho registrada);
  • el domicilio o la residencia;
  • la ausencia de antecedentes penales.

Impresos estándar multilingües

Pulse El enlace abre una nueva ventanaaquí para ver los impresos estándar multilingües expedidos por las autoridades de cada país de la UE.

Información comunicada por los países de la UE (de conformidad con el artículo 24 del Reglamento)

Pulse aquí para ver la información facilitada por los países de la UE sobre la aplicación del Reglamento, en particular:

  • en qué lengua o lenguas puede presentarse un documento público;
  • la lista de los documentos públicos a los que puede adjuntarse un formulario estándar multilingüe;
  • una lista de traductores certificados;
  • las autoridades que pueden hacer copias certificadas;
  • las características de las traducciones certificadas y las copias certificadas.

Repositorio de documentos públicos

Pulse El enlace abre una nueva ventanaaquí para ver ejemplos de documentos públicos expedidos en cada país de la UE.


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Última actualización: 14/02/2019