Dokumenty urzędowe

Informacje krajowe i formularze online na potrzeby rozporządzenia 2016/1191


W lipcu 2016 r. Unia Europejska przyjęła Link otworzy się w nowym oknierozporządzenie upraszczające obieg niektórych dokumentów urzędowych między państwami UE. Celem rozporządzenia jest ograniczenie biurokracji i zmniejszenie kosztów dla obywateli związanych z przedkładaniem dokumentów urzędowych wydanych przez organy państwa członkowskiego UE w organach innego państwa UE. Na podstawie tego rozporządzenia dokumenty urzędowe (np. akt urodzenia lub akt małżeństwa) wydane w jednym państwie UE muszą zostać uznane za autentyczne w innym państwie członkowskim bez potrzeby uzyskania pieczęci uwierzytelniającej (apostille). Dokumenty urzędowe objęte zakresem rozporządzenia to w szczególności dokumenty poświadczające stan cywilny (np. akt urodzenia, zgonu, małżeństwa, zarejestrowanego związku partnerskiego, adopcji), ale również miejsce zamieszkania oraz brak wpisu do rejestru karnego.

Rozporządzenie znosi ponadto obowiązek przedkładania w każdym przypadku poświadczonych kopii i poświadczonych tłumaczeń dokumentów urzędowych wydanych w innym państwie członkowskim. Rozporządzenie przewiduje możliwość stosowania wielojęzycznych standardowych formularzy, które można załączać do dokumentów urzędowych, aby w ten sposób uniknąć konieczności ich tłumaczenia. Rozporządzenie nie reguluje uznawania w jednym państwie UE treści lub skutków dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie UE. Uznawanie treści lub skutków zależy od prawa państwa przyjmującego. Rozporządzenie stosuje się od dnia 16 lutego 2019 r.


Stroną zarządza Komisja Europejska. Informacje na tej stronie nie muszą odzwierciedlać oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej, nie ponosi ona również odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane czy odniesienia na niej zawarte. Więcej informacji na temat praw autorskich odnoszących się do stron UE znajduje się na stronie „Informacje prawne”.

Ostatnia aktualizacja: 27/02/2019

Dokumenty urzędowe - Polska


Art. 24 ust. 1 lit. a) - języki akceptowane przez państwo członkowskie w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych jego organom administracji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a)

Art. 24 ust. 1 lit. b) - wykaz zwierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia

Art. 24 ust. 1 lit. c) - wykaz dokumentów urzędowych, do których mogą być załączane – jako stosowne tłumaczenie pomocnicze – wielojęzyczne standardowe formularze

Art. 24 ust. 1 lit. d) - wykazy osób posiadających, zgodnie z prawem krajowym, kwalifikacje do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją

Art. 24 ust. 1 lit. e) - wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Art. 24 ust. 1 lit. f) - informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

Art. 24 ust. 1 lit. g) - informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Art. 24 ust. 1 lit. a) - języki akceptowane przez państwo członkowskie w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych jego organom administracji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a)

Język polski.

Art. 24 ust. 1 lit. b) - wykaz zwierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia

1) odpis skrócony aktu urodzenia;

2) odpis zupełny aktu urodzenia;

3) orzeczenie sądu o ustaleniu treści aktu stanu cywilnego;

4) poświadczenie pozostawania osoby przy życiu;

5) odpis skrócony aktu zgonu;

6) odpis zupełny aktu zgonu;

7) orzeczenie sądu o uznaniu za zmarłego;

8) orzeczenie sądu o uchyleniu postanowienia o uznaniu za zmarłego;

9) orzeczenie sądu o stwierdzeniu zgonu;

10) orzeczenie sądu o uchyleniu postanowienia o stwierdzeniu zgonu;

11) decyzja kierownika urzędu stanu cywilnego o zmianie imienia i nazwiska;

12) odpis skrócony aktu małżeństwa;

13) odpis zupełny aktu małżeństwa;

14) zaświadczenie o stanie cywilnym;

15) zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo;

16) orzeczenie sądu o zezwoleniu na zawarcie małżeństwa kobiecie niemającej ukończonych lat osiemnastu;

17) orzeczenie sądu o zezwoleniu na zawarcie małżeństwa osobie dotkniętej chorobą psychiczną albo niedorozwojem umysłowym oraz osobom powinowatym w linii prostej;

18) orzeczenie sądu o ustaleniu istnienia małżeństwa;

19) orzeczenie sądu o ustaleniu nieistnienia małżeństwa;

20) orzeczenie sądu o rozwodzie;

21) orzeczenie sądu o separacji;

22) orzeczenie sądu o zniesieniu separacji;

23) orzeczenie sądu o unieważnieniu małżeństwa;

24) orzeczenie sądu o przysposobieniu;

25) orzeczenie sądu o rozwiązaniu przysposobienia;

26) orzeczenie sądu o ustaleniu ojcostwa;

27) orzeczenie sądu o ustaleniu macierzyństwa;

28) orzeczenie sądu o zaprzeczeniu ojcostwa;

29) orzeczenie sądu o zaprzeczeniu macierzyństwa;

30) orzeczenie sądu o ustaleniu bezskuteczności uznania dziecka;

31) orzeczenie sądu o unieważnieniu uznania dziecka;

32) zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały;

33) zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy;

34) poświadczenie pozostawania osoby w określonym miejscu;

35) decyzja w sprawie o uznanie za obywatela polskiego;

36) decyzja w sprawie o przywrócenie obywatelstwa polskiego;

37) decyzja w sprawie potwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego;

38) decyzja w sprawie o uznanie za repatrianta;

39) zaświadczenie o niekaralności osoby, wydane z Krajowego Rejestru Karnego na wniosek tej osoby;

40) zaświadczenie wydawane przez gminę obywatelowi polskiemu mającemu miejsce zamieszkania w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, który wyraził wolę głosowania lub kandydowania w wyborach do Parlamentu Europejskiego lub w wyborach lokalnych w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania, na warunkach określonych odpowiednio w dyrektywie 93/109/WE z dnia 6 grudnia 1993 r. ustanawiającej szczegółowe warunki wykonywania prawa głosowania i kandydowania w wyborach do Parlamentu Europejskiego przez obywateli Unii mających miejsce zamieszkania w państwie członkowskim, którego nie są obywatelami (Dz. Urz. UE L 329 z 30.12.1993, str. 34) i dyrektywie Rady 94/80/WE z dnia 19 grudnia 1994 r. ustanawiającej szczegółowe warunki wykonywania prawa głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych przez obywateli Unii mających miejsce zamieszkania w państwie członkowskim, którego nie są obywatelami (Dz. Urz. UE L 368 z 31.12.1994, str. 38).

Art. 24 ust. 1 lit. c) - wykaz dokumentów urzędowych, do których mogą być załączane – jako stosowne tłumaczenie pomocnicze – wielojęzyczne standardowe formularze

1) odpis skrócony aktu urodzenia,

2) odpis skrócony aktu małżeństwa,

3) odpis skrócony aktu zgonu,

4) zaświadczenie o stanie cywilnym,

5) zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo,

6) zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały,

7) zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy,

8) poświadczenie pozostawania osoby w określonym miejscu,

9) poświadczenie pozostawania osoby przy życiu,

10) zaświadczenie o niekaralności osoby, wydane z Krajowego Rejestru Karnego na wniosek tej osoby

Art. 24 ust. 1 lit. d) - wykazy osób posiadających, zgodnie z prawem krajowym, kwalifikacje do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją

W Rzeczpospolitej Polskiej osobami upoważnionymi do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych są tłumacze przysięgli wpisani na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Lista jest udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej Link otworzy się w nowym okniehttps://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/lista-tlumaczy-przysieglych/search.html).

Powyższe wynika z przepisów ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1505).

Art. 24 ust. 1 lit. e) - wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

W Rzeczypospolitej Polskiej, organami uprawnionymi do poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem są notariusze. Powyższe wynika z przepisów ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2291 oraz z 2018 r. poz. 398,723 i 1496).

Art. 24 ust. 1 lit. f) - informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

a) cechy tłumaczenia uwierzytelnionego to: na dokumencie zawierającym tłumaczenie tłumacz umieszcza pieczęć zawierająca w otoku imię i nazwisko tłumacza, a w środku wskazanie języka, w zakresie którego ma on uprawnienia, oraz pozycje na liście tłumaczy przysięgłych. Na wszystkich poświadczonych tłumaczeniach wymienia się również pozycję, pod którą tłumaczenie są odnotowywane w repertorium. Ponadto na tłumaczeniu tłumacz zamieszcza informację czy tłumaczenie zostało sporządzone z oryginału, czy z tłumaczenia, czy z odpisu oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo.

b) cechy kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem – notarialne poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem stanowi klauzulę zamieszczaną w formie pieczątki albo nadruku komputerowego, na przedkładanym dokumencie lub na oddzielnej karcie. Jeżeli poświadczenie dokonane jest na oddzielnej karcie musi być ona trwale spojona z dokumentem, umieszczona za tym dokumentem, a nie przed nim, a na złączeniu tych kart powinna być zamieszczona pieczęć urzędowa notariusza. Klauzula może być umieszczona również na tej samej kartce co kopia dokumentu, w sposób nie budzący żadnych wątpliwości co do odrębności jej tekstu od dokumentu. Jeżeli poświadczany dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki, uszkodzenia) notariusz stwierdza to w poświadczeniu. Każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć, a na żądanie – również godzinę dokonania czynności.

Art. 24 ust. 1 lit. g) - informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Cechy kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem – notarialne poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem stanowi klauzulę zamieszczaną w formie pieczątki albo nadruku komputerowego, na przedkładanym dokumencie lub na oddzielnej karcie. Jeżeli poświadczenie dokonane jest na oddzielnej karcie musi być ona trwale spojona z dokumentem, umieszczona za tym dokumentem, a nie przed nim, a na złączeniu tych kart powinna być zamieszczona pieczęć urzędowa notariusza.Klauzula może być umieszczona również na tej samej kartce co kopia dokumentu, w sposób nie budzący żadnych wątpliwości co do odrębności jej tekstu od dokumentu. Jeżeli poświadczany dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki, uszkodzenia) notariusz stwierdza to w poświadczeniu. Każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć, a na żądanie – również godzinę dokonania czynności.


Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwe państwo członkowskie. Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. Komisja Europejska nie przyjmuje żadnej odpowiedzialności w odniesieniu do danych lub informacji, które niniejszy dokument zawiera, lub do których się odnosi. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.

Ostatnia aktualizacja: 27/03/2019