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Documents publics - Belgique


Article 24, paragraphe 1, point a) - langues acceptées par l’État membre pour les documents publics qui doivent être présentés à ses autorités en application de l’article 6, paragraphe 1, point a)

Article 24, paragraphe 1, point b) - une liste indicative des documents publics qui relèvent du champ d'application du présent règlement

Article 24, paragraphe 1, point c) - la liste des documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints en tant qu'aide utile à la traduction

Article 24, paragraphe 1, point d) - s'il en existe, les listes de personnes qualifiées, conformément au droit national, pour établir des traductions certifiées conformes

Article 24, paragraphe 1, point e) - une liste indicative des types d'autorités habilitées par le droit national à établir des copies certifiées conformes

Article 24, paragraphe 1, point f) - des informations relatives aux moyens permettant d'identifier les traductions certifiées conformes et les copies certifiées conformes

Article 24, paragraphe 1, point g) - des informations relatives aux caractéristiques spécifiques des copies certifiées conformes

Article 24, paragraphe 1, point a) - langues acceptées par l’État membre pour les documents publics qui doivent être présentés à ses autorités en application de l’article 6, paragraphe 1, point a)

La législation linguistique belge en matière administrative (loi du 2 août 1963 sur l’emploi des langues en matière administrative et arrêté royal du 18 juillet 1966 portant coordination des lois sur l'emploi des langues en matière administrative) règle l’emploi des langues dans les services locaux.

Elle détermine notamment la langue dans laquelle le citoyen peut soumettre des documents à l’autorité.

La Belgique comprend quatre régions linguistiques : la région de langue néerlandaise, la région de langue française, la région de langue allemande et Bruxelles-Capitale (art. 2 de la loi sur l’emploi des langues en matière administrative). Dans chaque région linguistique, les autorités locales n'accepteront pour le dépôt de documents que la langue de la région linguistique.

  • Région de langue néerlandaise :

dans les communes des provinces d'Anvers, de Limbourg, de Flandre orientale, de Flandre occidentale et du Brabant flamand :

les documents doivent être soumis en néerlandais

Exception : dans les communes de Rhode-Saint-Genèse, Wezembeek-Oppem, Drogenbos, Kraainem, Linkebeek , Wemmel, Bever, Herstappe, Espierres-Helchin, Fourons, Messines et Renaix :

les documents doivent être soumis en néerlandais, ou éventuellement en français.

  • Région de langue française :

dans les communes des provinces de Hainaut, de Luxembourg, de Namur, de Liège (à l’exception de la partie germanophone) et du Brabant :

les documents doivent être soumis en français

Exception : dans les communes de Soignies, Enghien, Mouscron et Comines-Warneton :

les documents doivent être soumis en français, ou éventuellement en néerlandais.

Exception : dans les communes de Malmedy et Waimes :

les documents doivent être soumis en français, ou éventuellement en allemand.

  • Région de langue allemande :

dans les communes d’Amblève, Bullange, Burg-Reuland, Butgenbach, Eupen, La Calamine, Lontzen, Raeren et Saint-Vith :

les documents doivent être soumis en allemand, ou éventuellement en français.

  • Région de Bruxelles-Capitale :

dans les communes d’Anderlecht, Bruxelles, Ixelles, Etterbeek, Evere, Jette, Koekelberg, Auderghem, Schaerbeek, Berchem-Sainte-Agathe, Ganshoren, Saint-Gilles, Molenbeek-Saint-Jean, Saint-Josse-ten-Noode, Woluwe-Saint-Lambert, Woluwe-Saint-Pierre, Uccle, Forest et Watermael-Boitsfort :

les documents peuvent être soumis en néerlandais ou en français.

Article 24, paragraphe 1, point b) - une liste indicative des documents publics qui relèvent du champ d'application du présent règlement

1) Actes de l'état civil (établis par les communes belges et par les postes diplomatiques ou consulaires)

  • acte de naissance
  • acte de mariage
  • acte d’adoption
  • acte de reconnaissance
  • acte de décès
  • acte de changement de nom
  • acte de changement de prénom
  • acte de divorce
  • acte d’absence
  • acte de nationalité belge
  • acte concernant un enfant sans vie
  • acte de reconnaissance prénatale
  • acte de déclaration du choix de nom
  • acte de modification de l’enregistrement du sexe
  • acte de révocation ou de révision de l’adoption, de nouvelle modification d’enregistrement de sexe ou d’annulation

2) Décisions judiciaires

  • jugement supplétif d’acte de naissance
  • jugement d'établissement de la filiation (recherche de maternité,  de paternité ou de comaternité)
  • jugement de contestation de la filiation (maternité, présomption de paternité ou de comaternité,  reconnaissance par la mère, le père ou la coparente)
  • jugement d’adoption

3) Extraits du casier judiciaire central

  • A condition qu’il s’agit d’un extrait qui ne mentionne pas de condamnations et qui établit par conséquent l’absence de casier judiciaire :
    • extrait du casier judiciaire central délivré conformément à l'article 595 du Code d'instruction criminelle;
    • extrait du casier judiciaire central conformément à l'article 596, alinéa 1er, du Code d'instruction criminelle;
    • extrait du casier judiciaire central conformément à l'article 596, alinéa 2, du Code d'instruction criminelle.
  • En Belgique, les extraits pour usage particulier sont délivrés en premier lieu par les autorités communales, qui sont connectés au Casier judiciaire central depuis le 01/01/2018. Seulement dans certains cas (domicilé à l’étranger, diplomates, personnes morales, …) le Casier judiciaire central délivre un extrait aux citoyens.

4) Certificats délivrés par les postes consulaires

  • certificat de non-empêchement à mariage
  • certificat d'état civil (divorce, séparation de corps et annulation du mariage, partenariat enregistré, dissolution d’un partenariat enregistré)
  • certificat de domicile (domicile et/ou résidence, sans ou avec historique) ;
  • certificat de nationalité ;
  • extrait des registres ;
  • attestation de composition de ménage ;
  • attestation de concordance de nom.

5) Certificats délivrés par les communes/le SPF Intérieur

  • certificat de résidence principale;
  • certificat de résidence principale avec historique;
  • certificat de vie;
  • certificat de nationalité belge;
  • certificat de cohabitation légale;
  • certificat de résidence en vue d'un mariage;
  • certificat d’un électeur belge ;
  • extrait des registres.

Article 24, paragraphe 1, point c) - la liste des documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints en tant qu'aide utile à la traduction

1) Extraits d’actes de l'état civil

Établis par les communes ou les postes consulaires :

- acte de naissance

- acte de mariage

- acte de décès

2) Extraits du casier judiciaire central

- absence de casier judiciaire

3) Certificats délivrés par les postes consulaires

- capacité à mariage

- situation matrimoniale

4) Certificats délivrés par les communes ou le SPF Intérieur

- certificat de résidence principale -> annexe X;

- certificat de résidence principale avec historique -> annexe X;

- certificat de vie -> annexe II;

- certificat de cohabitation légale -> annexe VII;

- certificat de résidence en vue d'un mariage -> annexe X

Article 24, paragraphe 1, point d) - s'il en existe, les listes de personnes qualifiées, conformément au droit national, pour établir des traductions certifiées conformes

Il n’existe pas encore de liste des traducteurs jurés en Belgique.

La loi du 10 avril 2014 modifiant diverses dispositions en vue d’établir un registre national des experts judiciaires et établissant un registre national des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés est entrée en vigueur le 1er décembre 2016.

Cette loi prévoit la création d’un registre national des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés. Ce registre national n’est pas encore opérationnel.

Un nouveau projet de loi réglant la poursuite du développement du registre national est en préparation. Dès que cette loi aura été votée et que le registre national sera opérationnel, la Belgique transmettra à la COMM le lien internet vers le registre national. Via ce lien, chacun pourra retrouver facilement les traducteurs jurés pour la langue qu’il souhaite et la région dans laquelle il se trouve, sans que toutes les informations concernant les traducteurs jurés soient disponibles publiquement.

Article 24, paragraphe 1, point e) - une liste indicative des types d'autorités habilitées par le droit national à établir des copies certifiées conformes

1) Actes de l'état civil :

-        les communes

-        directement extraits de la Banque de données des actes de l’état civil (BAEC)

-        les ambassades et consulats belges

-        le SPF Affaires étrangères – Direction Droit des personnes.

2) Certificats délivrés par les communes ou le SPF Intérieur (mon dossier)

-        le SPF Intérieur – Direction générale Institutions et Population - Registre national

3) Extraits du casier judiciaire central

“Copies” d’un extrait du casier judiciaire central ne peuvent pas être certifiées conformes. Seul l’extrait délivré original fait foi.

Article 24, paragraphe 1, point f) - des informations relatives aux moyens permettant d'identifier les traductions certifiées conformes et les copies certifiées conformes

Informations relatives aux extraits et certificats (non aux copies certifiées conformes)

1) Actes de l'état civil :

-        Le logo de la commune OU le logo de la BAEC OU le logo du poste consulaire et le logo de la Belgique

-        Le cachet électronique de la BAEC + lien/code à barres afin de vérifier si la copie ou l’extrait ont effectivement été délivrés par le BAEC.

2) Certificats du SPF Intérieur (mon dossier) :

Le sceau (cachet électronique) du Royaume de Belgique et la mention complète « SPF Intérieur – Registre national » figurent sur chaque document.

Il s’agit de fichiers au format PDF, signés par le Registre national et pourvus de tous les logos officiels.

Le cachet électronique apparaît dans les lettres IBZ de l’intitulé.

3) Extraits du Casier judiciaire central

-        Extraits délivrés par les autorités communales

L’extrait doit être daté et signé par l’autorité communal. (art. 10 AR 21/11/2016).

Par conséquent, les extraits devront pour le moment toujours comporter le cachet authentique, date et signature du bourgmestre ou son délégué.

Étant donné que les extraits sont délivrés du Casier judiciaire central, également la signature (scanné) du Directeur du Casier judiciaire central sera toujours visible sur l’extrait.

Certains autorités communales délivrent déjà des extraits digitales.

-        Extraits délivrés par le Casier judiciaire central

Le timbre sec du Casier judicaire central est mis sur le document, ainsi que la signature (déposée) du fonctionnaire qui a délivré l’’extrait.

Article 24, paragraphe 1, point g) - des informations relatives aux caractéristiques spécifiques des copies certifiées conformes

Rien d’autre que ce qui est mentionné ci-dessus.


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Dernière mise à jour: 09/09/2019