Zamknij

PORTAL JEST JUŻ DOSTĘPNY W WERSJI BETA!

Odwiedź europejski portal „e-Sprawiedliwość” w wersji beta i powiedz nam, co o nim myślisz!

 
 

Ścieżka nawigacji

menu starting dummy link

Page navigation

menu ending dummy link

Doręczanie dokumentów - Niemcy

SPIS TREŚCI

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczanie (pism sądowych) jest pojęciem prawnym określającym sytuację, w której określoną osobę należy zawiadomić o oświadczeniach sporządzonych na piśmie i orzeczeniach w formie przewidzianej w ustawie, a także odpowiednio udokumentować tę czynność. Zawiadomienie można zdefiniować jako umożliwienie adresatowi zapoznania się z określonymi informacjami.

Pisma sądowe doręcza się w celu zapewnienia należytego przebiegu procesu i uczciwego postępowania sądowego. Doręczenie służy zapewnieniu, aby adresat faktycznie dowiedział się o postępowaniu sądowym lub przynajmniej aby miał możliwość dowiedzenia się o takim postępowaniu bez żadnych przeszkód. Dlatego też celem każdego doręczenia pism sądowych jest zawsze zawiadomienie adresata o ich treści. Na adresacie spoczywa jednak obowiązek faktycznego zapoznania się z treścią takich pism.

Strona doręczająca pisma sądowe musi mieć możliwość zweryfikowania terminu i sposobu doręczenia pisma sądowego adresatowi. Spełnienie tego wymogu służy zapewnieniu pewności prawa.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Nie istnieją żadne przepisy prawne, które w sposób jednoznaczny określałyby, jakie konkretnie pisma sądowe wymagają doręczania drogą formalną.

Z urzędu doręczane muszą być te pisma sądowe, w przypadku których taki obowiązek przewidziano w prawie lub zarządzeniu sądu (§ 166 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego – Zivilprozessordnung, ZPO).

Doręczenie na wniosek stron następuje wówczas, gdy jest to przewidziane w prawie, na przykład w przypadku aresztowania, postanowienia o ustanowieniu zabezpieczenia lub nakazu zajęcia i przelewu zajętej wierzytelności (§ 191 kodeksu).

Doręczenie drogą formalną jest wymagane, ilekroć jest to właściwe i celowe oraz konieczne do zapewnienia pewności prawa – na przykład dlatego, że prawa powstają lub terminy zaczynają biec dopiero wraz z przekazaniem zawiadomienia. Oznacza to przykładowo, że zgodnie z prawem wymagane jest doręczenie pozwów lub wyroków i postanowień sądu, od których można się bezpośrednio odwołać.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Należy rozróżnić doręczenie dokonywane z urzędu i doręczenie na wniosek stron.

Ilekroć pisma sądowe są doręczane z urzędu, zawsze doręcza je sekretariat sądu, przed którym toczy się postępowanie (§ 168 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego). Sekretariat ma prawo wybrać sposób doręczenia według własnego uznania.

Wyboru może dokonać spośród poniższych wariantów:

  • może na przykład doręczyć pisma sądowe adwokatowi za potwierdzeniem odbioru (§ 174 kodeksu);
  • może doręczyć pismo sądowe adresatowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu bezpośrednio w drodze fizycznego doręczenia do siedziby sądu (§ 173 kodeksu);
  • może powierzyć doręczenie pism sądowych poczcie. W Niemczech termin „poczta” odnosi się do przedsiębiorstw posiadających licencję Federalnej Agencji ds. Sieci (Bundesnetzagentur) na świadczenie usług pocztowych. W ramach tego sposobu doręczenia sekretariat może wybrać specjalny rodzaj doręczenia, tj. doręczenie listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (§ 175 kodeksu);
  • może nakazać doręczenie przez pracownika sądu.

W pewnych sytuacjach przewidzianych prawem sędzia odpowiada za zorganizowanie doręczenia, np. w przypadku doręczeń zagranicznych (§ 183 i 184 kodeksu) lub doręczeń przez ogłoszenie (§ 186 i 187 kodeksu).

Doręczenia na wniosek stron zawsze dokonuje komornik wyznaczony przez sąd, któremu strona powierzyła to zadanie bezpośrednio lub za pośrednictwem sekretariatu sądu rozpoznającego sprawę (§ 192 ust. 3 kodeksu).

Komornik wyznaczony przez sąd może z kolei powierzyć doręczenie pism sądowych poczcie (§ 194 kodeksu).

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Jeżeli adresat nie zamieszkuje pod adresem wskazanym we wniosku o doręczenie, niemiecka jednostka przyjmująca, do której się zwrócono, podejmie co do zasady próbę ustalenia jego aktualnego adresu. Nie ma to zastosowania w przypadkach, w których adresat przeprowadził się, albo w sytuacji gdy jego adres we wniosku o doręczenie jest nieprawidłowy lub niekompletny. Jednostka przyjmująca świadczy jednak swoje usługi w tym względzie dobrowolnie i nie jest zobowiązana do podjęcia takiego działania.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Zgodnie z § 44 ustawy federalnej o ewidencji ludności (Bundesmeldegesetz, BMG) zagraniczne organy publiczne i zagraniczne osoby fizyczne są uprawnione do uzyskania pewnych informacji o konkretnej osobie od niemieckich organów ds. ewidencji ludności bez podawania przyczyn, dla których chcą je uzyskać. Dokument taki jest zwany zwykłym wyciągiem z ewidencji (einfache Melderegisterauskunft).

Zwykły wyciąg z ewidencji obejmuje:

● nazwisko,

● imiona ze wskazaniem zwykle używanego imienia,

● stopień naukowy doktora,

● aktualny adres oraz

● w przypadku gdy dana osoba nie żyje – stosowne oświadczenie.

Wniosek musi zostać skierowany do właściwego organu ds. ewidencji. Co do zasady będzie to urząd spraw obywatelskich (Bürgeramt) w gminie lub mieście, w których uznaje się, że dana osoba zamieszkuje. Coraz więcej gmin oferuje możliwość uzyskania informacji drogą elektroniczną za pośrednictwem internetu.

Uzyskanie wyciągu podlega opłacie. Wysokość opłaty różni się w poszczególnych krajach związkowych.

Wyciąg z ewidencji może zostać wydany tylko wówczas, gdy osobę, o której dane się zwrócono, można dokładnie zidentyfikować na podstawie danych przedstawionych przez organ występujący z wnioskiem, tj. nie jest możliwe wysłanie listy potencjalnych osób, których informacje mogłyby dotyczyć. Ponadto osoba lub podmiot, które ubiegają się o informacje, muszą oświadczyć, że nie wykorzystają uzyskanych danych w celach marketingowych ani w celu handlu adresami.

Wyciągu z ewidencji nie można wydać, jeżeli wprowadzono do niej adnotację o zakazie ujawniania danych tej osoby zgodnie z § 51 lub warunkowym obowiązku zachowania poufności zgodnie z § 52 federalnej ustawy o ewidencji ludności oraz jeżeli nie można wykluczyć naruszenia chronionych prawem interesów.

Jeżeli chodzi o czynności, które w całości lub częściowo wchodzą w zakres stosowania prawa Unii, podstawowe dane wykraczające poza ten zakres można przekazywać zgodnie z § 35 federalnej ustawy o ewidencji ludności organom publicznym w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, organom publicznym w innych umawiających się państwach Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, instytucjom i organom Unii Europejskiej lub instytucjom i organom Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej w zakresie niezbędnym do wypełniania obowiązków przez organ ubiegający się o dane.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

W Niemczech procedury ustalania adresu nie uznaje się zazwyczaj za czynność sądową.

Z uwagi na fakt, że nawet zagraniczne organy publiczne i zagraniczne osoby fizyczne mogą – po złożeniu stosownego wniosku – uzyskać zwykły wyciąg z ewidencji, nie ma potrzeby składania wniosku, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 1206/2001.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Najczęściej stosowanym w praktyce sposobem doręczenia jest doręczenie z urzędu. Dokonuje się go zazwyczaj za pośrednictwem poczty. Urzędnik sądowy wydaje wniosek o doręczenie i fizycznie przekazuje pismo sądowe, które ma zostać doręczone, w zapieczętowanej kopercie wraz z wcześniej wydrukowanym i gotowym do wypełnienia pokwitowaniem odbioru (§ 176 kodeksu postępowania cywilnego). Pismo sądowe doręcza następnie pracownik poczty. Preferowane jest bezpośrednie doręczenie pisma sądowego adresatowi, co oznacza, że należy je doręczyć adresatowi do rąk własnych. Tego rodzaju fizyczne doręczenie może się odbyć w dowolnym miejscu i nie jest ograniczone do określonej lokalizacji (§ 177 kodeksu).

Adresatem, o którym mowa powyżej, jest osoba, do której pismo sądowe jest skierowane, jej przedstawiciel ustawowy (§ 170 kodeksu) lub upoważniony przez nią odbiorca (§ 171 kodeksu).

Po doręczeniu pisma sądowego pracownik poczty wypełnia wcześniej wydrukowane pokwitowanie odbioru i bezzwłocznie odsyła je do sekretariatu sądu jako dowód doręczenia.

Jeżeli stronę reprezentuje adwokat, pisma sądowe doręcza się zazwyczaj za jego pośrednictwem za potwierdzeniem odbioru (§ 171 i 174 kodeksu). Przy odbiorze pisma sądowego adwokat podpisuje potwierdzenie odbioru i odsyła je do sądu.

Jeżeli obie strony są reprezentowane przez adwokatów, jeden adwokat może doręczyć pisma sądowe za pośrednictwem drugiego (§ 195 kodeksu). Ma to również zastosowanie do tych pism sądowych, które doręcza się z urzędu, pod warunkiem że strony przeciwnej nie trzeba jednocześnie poinformować o orzeczeniu sądu. Pismo takie musi zawierać oświadczenie zawierające informację o doręczeniu przez jednego adwokata drugiemu. Także w tym przypadku dowodem doręczenia jest podpisane i opatrzone datą potwierdzenie odbioru.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Pisma sądowe związane z każdym rodzajem postępowania cywilnego można doręczać drogą elektroniczną. W celu takiego doręczenia pismo sądowe musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym i chronione przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Dokumenty można również przesyłać z wykorzystaniem bezpiecznego systemu poczty elektronicznej De-Mail, w rozumieniu § 1 ustawy o systemie De-Mail. Dokumenty elektroniczne należy doręczać za pomocą bezpiecznych kanałów przesyłania (De-Mail, specjalne elektroniczne skrzynki pocztowe), zapewniając ochronę tych dokumentów przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich. Każdy adwokat, notariusz, komornik wyznaczony przez sąd i doradca podatkowy, a także każda inna osoba, od której oczekuje się wyjątkowej uczciwości ze względu na wykonywany przez nią zawód, oraz każdy organ, podmiot lub instytucja prawa publicznego musi dysponować bezpieczną metodą odbioru pism doręczanych drogą elektroniczną. Pisma sądowe można doręczać innym uczestnikom postępowania drogą elektroniczną tylko wówczas, gdy udzielili oni wyraźnej zgody na przekazywanie pism sądowych drogą elektroniczną.

Pisma sądowe można również doręczać faksem adwokatom, notariuszom, komornikom wyznaczonym przez sąd, doradcom podatkowym oraz innym osobom, od których oczekuje się wyjątkowej uczciwości ze względu na wykonywany przez nie zawód, organom, podmiotom i instytucjom prawa publicznego.

Jako dowód doręczenia wystarcza potwierdzenie odbioru, które adresat podpisał i opatrzył datą. Potwierdzenie odbioru można zwrócić do sądu na wcześniej wydrukowanym formularzu papierowym, faksem lub jako dokument elektroniczny.

Nie dopuszcza się doręczenia przez SMS.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Jeżeli nie ma możliwości doręczenia pism sądowych bezpośrednio adresatowi, można zastosować procedurę zwaną „doręczeniem zastępczym”.

Doręczenie zastępcze „odbiorcy zastępczemu”

Pierwszym wariantem doręczenia zastępczego jest doręczenie w miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub w placówce (§ 178 kodeksu postępowania cywilnego). Zgodnie z tą procedurą doręczenia zastępczego można dokonać, jeżeli osoba, której należy doręczyć pisma sądowe, nie jest obecna w miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub w swojej placówce.

Doręczenia zastępczego dokonuje się poprzez fizyczne doręczenie pisma sądowego jednej z następujących osób:

  • w miejscu zamieszkania adresata: dorosłemu członkowi rodziny, osobie zatrudnionej przez rodzinę lub dorosłemu współlokatorowi, który na stałe zamieszkuje w miejscu zamieszkania adresata;
  • w miejscu prowadzenia działalności adresata: osobie tam zatrudnionej;
  • w placówkach: kierownikowi takiej placówki lub należycie upoważnionemu przedstawicielowi.

Doręczenie zastępcze osobom wskazanym powyżej nie jest jednak dozwolone, jeżeli dana osoba uczestniczy w sporze prawnym jako strona przeciwna osoby, której należy doręczyć pisma sądowe.

Doręczenie zastępcze poprzez umieszczenie pisma sądowego w skrzynce pocztowej

Jeżeli doręczenie zastępcze w miejscu zamieszkania lub w miejscu prowadzenia działalności nie jest możliwe, wówczas pismo można doręczyć, umieszczając je w skrzynce pocztowej (§ 180 kodeksu postępowania cywilnego). W tym przypadku pismo sądowe należy umieścić w skrzynce pocztowej przynależącej do miejsca zamieszkania lub miejsca prowadzenia działalności.

Doręczenie zastępcze poprzez złożenie pism sądowych w sądzie

Jeżeli pism sądowych nie można doręczyć w drodze doręczenia zastępczego w miejscu zamieszkania ani w drodze doręczenia zastępczego poprzez umieszczenie w skrzynce pocztowej, doręczenia zastępczego można dokonać poprzez złożenie pisma sądowego w sądzie (§ 181 kodeksu postępowania cywilnego).

Pismo sądowe można złożyć w sekretariacie sądu rejonowego (Amtsgericht) właściwego ze względu na miejsce doręczenia lub, jeżeli doręczenie pisma sądowego zlecono poczcie, w placówce pocztowej wskazanej przez pocztę jako miejsce doręczenia lub w siedzibie sądu rejonowego.

Pisemne zawiadomienie o złożeniu pisma w placówce pocztowej lub w sądzie należy przekazać adresatowi w sposób typowy dla doręczania zwykłych listów. Jeżeli nie jest to możliwe, pisemne zawiadomienie należy umieścić na drzwiach w miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub placówce.

Pismo sądowe złożone w placówce pocztowej lub w sądzie musi być dostępne do odbioru przez trzy miesiące. Jeżeli pismo nie zostanie odebrane przed upływem tego terminu, należy zwrócić je nadawcy.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku doręczenia zastępczego w miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub placówce (§ 178 kodeksu postępowania cywilnego) doręczenia dokonuje się poprzez fizyczne wręczenie pisma sądowego odbiorcy zastępczemu.

W przypadku doręczenia zastępczego poprzez umieszczenie pisma sądowego w skrzynce pocztowej (§ 180 kodeksu) pismo sądowe uznaje się za doręczone natychmiast po jego umieszczeniu w skrzynce.

W przypadku doręczenia zastępczego poprzez złożenie pism sądowych w placówce pocztowej lub w sądzie (§ 181 kodeksu) pismo sądowe uznaje się za doręczone natychmiast po przekazaniu pisemnego zawiadomienia o tym fakcie.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Nie wystarczy złożyć pism sądowych w placówce pocztowej lub w sądzie, należy również pozostawić pisemne zawiadomienie pod adresem osoby, której należy doręczyć pisma sądowe, we wskazanej formie i w sposób typowy dla doręczania zwykłych listów. Jeżeli nie jest to możliwe, zawiadomienie należy umieścić na drzwiach w miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub placówce.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli adresata zastano w domu, ale odmawia on przyjęcia pisma sądowego, możliwe są następujące dwa scenariusze:

  • Jeżeli odmowa jest uzasadniona, procedura doręczenia musi rozpocząć się od nowa. Przykładem uzasadnionej odmowy byłaby sytuacja, w której adres okazałby się nieprawidłowy lub w której adresat nie zostałby dokładnie wskazany.
  • Jeżeli odmowa nie jest uzasadniona, pismo sądowe należy pozostawić w miejscu zamieszkania lub miejscu prowadzenia działalności. Jeżeli adresat nie ma miejsca zamieszkania ani żadnego miejsca prowadzenia działalności, pismo sądowe należy zwrócić do nadawcy. Jeżeli odmówiono przyjęcia doręczanego pisma sądowego bez podania uzasadnienia, pismo sądowe mimo to uznaje się za doręczone (§ 179 kodeksu postępowania cywilnego).

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Jeżeli chodzi o orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości, zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości z dnia 2 marca 2017 r. w sprawie C-354/15 – Henderson doręczenia, o którym mowa w art. 14 rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów, można dokonać również poprzez jakiekolwiek przekazanie osobie trzeciej, jeżeli odbywa się to w miejscu zamieszkania adresata. Ma to zastosowanie wyłącznie do osób dorosłych, które przebywają w miejscu zamieszkania odbiorcy w chwili doręczenia, niezależnie od tego, czy są to członkowie rodziny adresata mieszkający pod tym samym adresem czy też osoby przez niego zatrudnione. Zgodnie z art. 18-003 ust. 4.1 przepisów uzupełniających do Światowej Konwencji Pocztowej dotyczących poczty listowej podpis na potwierdzeniu odbioru może złożyć również inna osoba, którą upoważniono do odbioru przesyłki na podstawie przepisów krajowych. [Deutsche Post AG, jako wyznaczony operator międzynarodowego obrotu pocztowego, określa tę osobę jako „odbiorcę zastępczego” (Ersatzempfänger) zgodnie z definicją zawartą w warunkach ogólnych dotyczących krajowej poczty listowej (Allgemeine Geschäftsbedingungen Brief National)] Ponadto odbiorcami zastępczymi mogą być osoby określone w § 178 kodeksu postępowania cywilnego, jak wskazano w pkt 7.1 powyżej.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Zgodnie z art. 19-104 ust. 5.3 przepisów uzupełniających do Światowej Konwencji Pocztowej dotyczących poczty listowej dostawca usług pocztowych musi przechowywać korespondencję w sposób umożliwiający jej odbiór, jeżeli próba doręczenia pism sądowych się nie powiodła. Deutsche Post AG doręczy list polecony tylko adresatowi do rąk własnych lub osobie upoważnionej przez adresata na piśmie do odbioru przesyłki. W wyroku z dnia 2 marca 2017 r. w sprawie C-354/15 – Henderson Trybunał Sprawiedliwości orzekł, że doręczenie, o którym mowa w art. 14 rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów, można uznać za dokonane wyłącznie wówczas, gdy adresat lub odbiorca zastępczy podpisał potwierdzenie odbioru lub jego ekwiwalent. W przypadku braku odbioru wysłanego pisma uznaje się, że doręczenie nie nastąpiło.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Zgodnie z art. 19-104 ust. 5.3 przepisów uzupełniających do Światowej Konwencji Pocztowej okres przechowywania pism sądowych określa się w odpowiednich przepisach krajowych. Nie powinien on jednak przekraczać jednego miesiąca. W nielicznych wyjątkowych sytuacjach okres ten może wynosić do dwóch miesięcy. Po zawiadomieniu adresata o przesyłce Deutsche Post AG przechowuje ją przez tydzień. Organ doręczający pozostawia zawiadomienie w skrzynce pocztowej adresata wraz z informacjami na temat oddziału, w którym można odebrać przesyłkę, i okresu, przez jaki odbiór będzie możliwy.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Tak. Aby udowodnić, że pisma sądowe doręczono, należy wypełnić pokwitowanie odbioru na wcześniej wydrukowanym w tym celu formularzu i bezzwłocznie przekazać je do sekretariatu sądu (§ 182 kodeksu postępowania cywilnego). Pokwitowanie zawiera wszystkie informacje szczegółowe niezbędne do potwierdzenia doręczenia, w tym w szczególności:

  • imię i nazwisko osoby, której pismo sądowe ma zostać doręczone;
  • imię i nazwisko osoby, której fizycznie doręczono pismo sądowe;
  • miejsce, datę i – na żądanie sądu – czas doręczenia;
  • nazwisko, imiona i podpis doręczającego oraz, w stosownych przypadkach, dane przedsiębiorstwa, któremu zlecono doręczenie, lub dane organu, do którego zwrócono się o doręczenie.

W przypadku doręczenia na wniosek stron pokwitowanie odbioru należy przesłać stronie, w której imieniu doręczono pisma sądowe (§ 193 ust. 3 kodeksu).

W przypadku doręczenia zastępczego zastosowanie mają specjalne wymogi: w tych sytuacjach na potwierdzeniu zawsze należy również wskazać przyczynę doręczenia zastępczego. W przypadku doręczenia zastępczego poprzez złożenie pism sądowych w placówce pocztowej lub w sądzie na potwierdzeniu odbioru należy odnotować, w jaki sposób pisemnie poinformowano adresata o takim fakcie. Jeżeli adresat odmówił przyjęcia pisma sądowego bez uzasadnienia, na potwierdzeniu odbioru należy odnotować, kto odmówił przyjęcia pisma sądowego i że pismo pozostawiono w miejscu doręczenia lub zwrócono nadawcy.

W niektórych sytuacjach prawnych pokwitowanie odbioru nie jest wymagane jako dowód:

  • jeżeli pismo sądowe jest doręczane fizycznie do siedziby sądu, adnotacja na dokumencie i w aktach sprawy, że pismo sądowe zostało doręczone, wraz ze wskazaniem terminu doręczenia, stanowi wystarczający dowód doręczenia (§ 173 zdanie drugie);
  • jeżeli pismo sądowe jest doręczane adwokatowi, potwierdzenie odbioru podpisane przez adwokata stanowi wystarczający dowód (§ 174 ust. 1 i ust. 4);
  • jeżeli pismo sądowe jest doręczane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, potwierdzenie odbioru stanowi wystarczający dowód (§ 175 zdanie drugie);
  • dotyczy to również pism sądowych doręczanych za granicę „listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru” (§ 183 ust. 2 zdanie drugie pkt 1 oraz § 183 ust. 5 zdanie pierwsze);
  • jeżeli pisma sądowe doręcza się za granicę z pomocą organów innego państwa, konsulatu Republiki Federalnej Niemiec (konsularische Vertretung des Bundes) lub Urzędu Spraw Zagranicznych Republiki Federalnej Niemiec (Auswärtiges Amt), potwierdzenie uzyskane od organu, do którego zwrócono się o dokonanie doręczenia, stanowi dowód doręczenia (§ 183 ust. 2 zdanie drugie oraz § 183 ust. 5 zdanie drugie kodeksu).

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Co do zasady doręczenie uznaje się za nieskuteczne, jeżeli nie dokonano go w prawnie przewidzianej formie, a zatem jeśli zostało dokonane z naruszeniem podstawowych przepisów.

Prawo dopuszcza wyjątki od tej zasady, w których uwzględnia się cel doręczenia, mianowicie, czy – a jeżeli tak, to kiedy – adresat otrzymał pismo sądowe, które podlegało doręczeniu.

Jeżeli nie można udowodnić, że pismo sądowe doręczono w należytej formie, lub jeżeli pismo sądowe doręczono z naruszeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących doręczania pism sądowych, pismo sądowe uznaje się za doręczone w momencie, w którym osoba, która faktycznie była lub zgodnie z prawem mogła być adresatem pisma sądowego, faktycznie otrzymała pismo sądowe (§ 189 kodeksu postępowania cywilnego). W takim przypadku wada doręczenia została usunięta. Sąd nie ma swobody decyzyjnej w zakresie usuwania naruszeń przepisów w sprawie doręczeń. Nawet w przypadkach, w których doręczenie rozpoczyna bieg terminu zawitego, tj. terminu, który nie podlega przedłużeniu, w dalszym ciągu można usunąć wadę doręczenia, jeżeli spełnione zostały wyżej wymienione warunki.

Jeżeli adresat nie otrzyma pisma sądowego podlegającego doręczeniu, możliwe są dwa różne warianty:

  • jeżeli doręczenia dokonano z naruszeniem podstawowych przepisów, wady takiej nie można usunąć. Oznacza to, że procedura doręczenia jest nieważna i należy ją ponownie przeprowadzić;
  • jeżeli doręczenia dokonano zgodnie z przepisami prawa, domniemywa się, że zawiadomienia dokonano na podstawie przepisów dotyczących doręczenia zastępczego. Mimo to jeżeli strona – nie z własnej winy – nie wie, że pisma sądowe zostały doręczone, możliwe jest przywrócenie stanu sprzed doręczenia (§ 230 i nast. kodeksu).

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Należy rozróżnić doręczenie dokonywane z urzędu i doręczenie na wniosek stron.

W kontekście niektórych postępowań, w których opłaty zależą od wartości przedmiotu sporu, opłata sądowa pokrywa pierwsze dziesięć doręczeń pism sądowych. W przypadku kolejnych doręczeń i ilekroć pisma sądowe są doręczane w kontekście innych postępowań, opłatę ryczałtową w wysokości 3,50 euro pobiera się za każdym razem, gdy pisma sądowe są doręczane za pokwitowaniem odbioru, listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub przez pracownika sądu. Doręczenia na wniosek stron dokonuje komornik wyznaczony przez sąd. Za zorganizowanie doręczenia przez przekazanie pisma sądowego lub pism sądowych poczcie pobierze on opłatę w wysokości 3 euro. Oprócz tego należy pokryć koszty niezbędnych kserokopii i opłaty pocztowej. Jeżeli doręczenie pisma sądowego powierzono komornikowi wyznaczonemu przez sąd i doręczenie to należy poświadczyć, uiszcza się specjalną opłatę równą opłacie ryczałtowej za sporządzenie pisma sądowego. Opłata wynosi 0,50 euro za stronę za pierwsze pięćdziesiąt stron i 0,15 euro za każdą kolejną stronę.

Jeżeli komornik wyznaczony przez sąd doręcza pismo sądowe osobiście, opłata wynosi 10 euro. W takim przypadku pokrywa się również koszty dojazdu komornika w kwocie od 3,25 euro do 16,25 euro w zależności od odległości, jaką należy pokonać, aby dotrzeć do adresata.


Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej (EJN). Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. ESS ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane lub odniesienia zawarte w tym dokumencie. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.
W związku z wystąpieniem Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej państwa członkowskie aktualizują obecnie niektóre strony portalu zawierające treści krajowe. Jeżeli dana strona zawiera treści, które nie zostały jeszcze dostosowane w związku z wystąpieniem Zjednoczonego Królestwa, jest to niezamierzone i zostanie wkrótce skorygowane.

Ostatnia aktualizacja: 23/11/2020