Doręczanie dokumentów - Włochy

Przywróć Zapisz jako PDF

SPIS TREŚCI

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczanie pism sądowych jest skodyfikowaną procedurą, za pomocą której można poinformować osobę fizyczną lub prawną o dokonaniu czynności prawnej wywołującej różne skutki prawne.

Przepisy przewidują szczegółowe procedury doręczania pism sądowych, dzięki którym można zagwarantować, że adresaci zostali zgodnie z prawem pouczeni o ich treści, co jest konieczne, by pismo mogło wywołać zamierzone skutki. Oznacza to, że po zastosowaniu wymaganej procedury doręczenia uznaje się, że adresat zapoznał się z treścią pisma, i nie trzeba tego faktu udowadniać; pismo może wówczas wywołać zamierzone skutki prawne.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Doręczenie zwykłe (comunicazione) przeprowadza się w przypadkach, gdy zostało to przewidziane w ustawie lub zarządzone przez sąd; wówczas doręcza się krótkie zawiadomienie dotyczące pisma lub faktu, który musi zostać podany do wiadomości adresata. Doręczenie zwykłe ma na celu poinformowanie strony lub innych osób uczestniczących w postępowaniu sądowym, że w sprawie podjęto określone czynności lub że wydano określone pisma sądowe (np. wyrok sądu, postanowienie o wyznaczeniu terminu rozprawy lub jej odroczeniu lub postanowienie bądź zarządzenie wydane poza rozprawą).

Doręczenie formalne (notificazione) musi zostać przeprowadzone w przypadkach, gdy zostało to przewidziane w ustawie, i polega na dostarczeniu poświadczonego odpisu oryginału pisma, które ma zostać doręczone. W ten sposób można doręczać pisma sporządzone przez sąd (np. wyroki, jeżeli termin do wniesienia apelacji rozpoczyna bieg z chwilą doręczenia) lub przez strony postępowania (np. wezwania do stawienia się na rozprawie).

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Doręczenie zwykłe przeprowadza sekretariat sądu (cancelliere, art. 136 kodeksu postępowania cywilnego – Codice di Procedura Civile, CPC).

Doręczenie formalne przeprowadza:

–          zasadniczo komornik sądowy (ufficiale giudiziario) na wniosek jednej ze stron, prokuratury (pubblico ministero) lub sekretariatu sądu (art. 137 CPC). Komornicy sądowi działają zgodnie z precyzyjnymi zasadami właściwości miejscowej (art. 106 i 107 dekretu prezydenckiego (Decreto del Presidente della Repubblica) nr 1229 z dnia 15 grudnia 1959 r.). Komornicy sądowi są jedynymi podmiotami uprawnionymi na mocy art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1393/2007 do przekazywania i przyjmowania dokumentów, które mają zostać doręczone w innym państwie członkowskim lub które pochodzą z innego państwa członkowskiego;

–          w niektórych przypadkach adwokat (avvocato). Adwokat może dokonać doręczenia formalnego pocztą, jeżeli posiada stosowne pełnomocnictwo w danej sprawie i jeżeli został upoważniony przez izbę adwokacką (Consiglio dell’Ordine), do której należy, bądź bezpośrednio na adres innego adwokata, który jest upoważniony do odebrania doręczanych pism w imieniu jednej ze stron i jest zarejestrowany w tej samej izbie adwokackiej co adwokat doręczający (ustawa nr 890/1982 i ustawa nr 53/1994). Ponadto adwokat nie potrzebuje upoważnienia od izby adwokackiej na dokonanie doręczenia formalnego za pośrednictwem certyfikowanej poczty elektronicznej (posta elettronica certificata, PEC) na adres poczty elektronicznej uzyskany z rejestrów publicznych (art. 3a ustawy nr 53/1994).

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Włoską jednostką przyjmującą jest Jednolita Izba Komornicza przy Sądzie Apelacyjnym w Rzymie (Ufficio Unico degli Ufficiali Giudiziari presso la Corte di Appello di Roma, adres: Viale Giulio Cesare 52, Rzym), która przekazuje wnioski o doręczenie pisma komornikowi właściwemu dla danego miejsca.

Jeżeli nie zastano adresata pod adresem wskazanym przez wnioskodawcę, komornik sądowy podejmuje następujące czynności:

–          w przypadku osób fizycznych: zasięga informacji u osób mieszkających pod wskazanym adresem lub u sąsiadów oraz w miejscowym urzędzie ewidencji ludności (servizio anagrafe del comune) (jeżeli na piśmie wskazano datę i miejsce urodzenia);

–          w przypadku osób prawnych: komornik sądowy zwraca dokument wnioskodawcy, tak aby mógł on zażądać doręczenia do pełnomocnika procesowego adresata. Wówczas pismo musi zawierać imię i nazwisko pełnomocnika procesowego oraz jego miejsce zamieszkania (art. 145 CPC).

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Adres musi podać organ występujący z wnioskiem lub strona, która ustali go na podstawie dostępnych jej dokumentów. Jeżeli konieczne jest ustalenie miejsca pobytu adresata, ponownie należy dokonać następującego rozróżnienia:

–          w przypadku osób fizycznych: w sprawach cywilnych nie istnieje rejestr centralny, w związku z czym o zaświadczenia należy zwracać się do miejscowych urzędów ewidencji ludności, które zwykle odpowiadają na uzasadnione pisemne wnioski stron lub ich adwokatów oraz wskazują, czy należna jest opłata (w Rzymie obowiązuje obecnie opłata w wysokości 0,26 EUR za zaświadczenie) lub czy istnieje inny wymóg (zasadniczo jest to załączenie koperty ze znaczkiem i adresem zwrotnym wnioskodawcy). Od 2016 r. zaświadczenia z urzędów ewidencji ludności, o które wnoszą kancelarie prawne do celów doręczenia pism sądowych, są zwolnione z opłaty skarbowej, a jeżeli wniosek jest składany elektronicznie, są zwolnione również z opłaty administracyjnej w wysokości 0,26 EUR;

–          w przypadku osób prawnych i przedsiębiorców: rejestr spółek jest publiczny i zarządza nim izba handlowa prowincji (camera di commercio). Rejestr spółek jest dostępny za pośrednictwem portalu registroimprese.it. Opłata za dostęp wynosi około 7,00 EUR. Istnieją również stowarzyszenia zawodowe i dostawcy usług internetowych, którzy dostarczają żądane informacje swoim abonentom.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Nie ma możliwości uzyskania adresu we Włoszech na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1206/2001.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Doręczenie zwykłe odbywa się za pomocą zawiadomienia sekretariatu (biglietto di cancelleria), które może mieć formę papierową lub zostać wysłane przez certyfikowaną pocztę elektroniczną (PEC) zgodnie z art. 136 CPC (ze zmianami wprowadzonymi ustawą nr 183/2011). Jeżeli zawiadomienie ma formę papierową, składa się ono z dwóch części – jedną z nich sekretariat sądu wysyła adresatowi, który podpisuje potwierdzenie odbioru, a druga część jest włączona do akt w rejestrze. Jeżeli zawiadomienie jest wysyłane przez certyfikowaną pocztę elektroniczną, jest to wiadomość wysyłana na adres, który adwokat musiał podać w wezwaniu do stawienia się przed sądem lub innym piśmie wszczynającym postępowanie.

Korzystanie z certyfikowanej poczty elektronicznej stało się obowiązkową formą doręczenia zwykłego wraz z wejściem w życie art. 16 ust. 4 dekretu legislacyjnego (Decreto Legislativo) nr 179/2012, zgodnie z którym doręczenie zwykłe i doręczenie formalne z sekretariatu musi odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną na adres PEC.

Jeżeli doręczenie przez PEC nie jest możliwe, zawiadomienie sekretariatu może zostać przesłane faksem lub przekazane komornikowi sądowemu w celu doręczenia formalnego.

Doręczenie formalne przeprowadza komornik sądowy; jeżeli adres znajduje się w gminie (comune), w której położona jest siedziba kancelarii danego komornika, komornik doręcza pismo osobiście, natomiast jeżeli adres znajduje się poza tą gminą, komornik doręcza pismo pocztą (art. 106 i 107 dekretu prezydenckiego nr 1229/1959), chyba że wnioskodawca lub organ wyraźnie wniosą o doręczenie do rąk własnych. Doręczenie formalne polega na dostarczeniu adresatowi poświadczonego odpisu oryginału pisma (art. 137 CPC) i musi się odbyć w godzinach 7.00–21.00 w dniach roboczych (art. 147 CPC).

Doręczenie formalne do rąk własnych: komornik sądowy osobiście doręcza odpis adresatowi, w miarę możliwości w jego miejscu zamieszkania, aby chronić jego prywatność, ale w innym przypadku może to nastąpić w dowolnym miejscu w granicach właściwości miejscowej komornika.

Jeżeli osoba fizyczna lub prawna wskazała adres zamieszkania lub siedziby innej osoby jako adres do doręczeń, pisma należy doręczyć osobie wyznaczonej do odbioru pism doręczanych na ten adres; wówczas doręczenie uznaje się za dokonane do rąk własnych adresata (art. 141 CPC). W drodze wyjątku od tej zasady wezwania w celu eksmisji (citazioni per convalida di sfratto), tytuły wykonawcze (titoli esecutivi) i nakazy zapłaty (precetti di pagamento) nie mogą być doręczane na adres wybrany do doręczenia.

Doręczanie do organów administracji państwowej musi odbywać się do Krajowej Rady Adwokackiej (Avvocatura di Stato, art. 144 CPC).

W przypadku doręczenia do osoby prawnej pismo doręcza się pełnomocnikowi lub innym osobom upoważnionym do odbioru doręczanych pism w siedzibie statutowej spółki bądź, w braku takich osób, stróżowi budynku – wówczas jednak doręczenie może się odbyć również do rąk osoby fizycznej reprezentującej spółkę przy zastosowaniu procedur doręczenia formalnego do osób fizycznych, pod warunkiem że w doręczanym piśmie wskazano tę osobę jako pełnomocnika oraz jej adres zamieszkania, miejsce pobytu lub ośrodek interesów życiowych (art. 145 CPC).

Doręczenie formalne pocztą: alternatywą dla doręczenia formalnego do rąk własnych jest doręczenie formalne pocztą, chyba że wyraźnie zabrania tego prawo (jak określono w art. 149 CPC i w ustawie nr 890/1982). Jeżeli doręczenie ma się odbyć w gminie, w której znajduje się siedziba kancelarii komornika, komornik może skorzystać z usług pocztowych, zaś jeżeli doręczenie ma się odbyć w innym miejscu, komornik ma obowiązek skorzystać z takich usług. Odpis pisma umieszcza się wówczas w specjalnej kopercie do przesyłek poleconych i dołącza formularz potwierdzenia odbioru. Zarówno koperta, jak i formularz mają kolor zielony i są zgodne ze standardowym wzorem umożliwiającym ich śledzenie. Dzięki temu komornik sądowy może również dokonać doręczenia formalnego poza swoim rewirem.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Od chwili wejścia w życie art. 16 ust. 4 dekretu legislacyjnego nr 179/2012 doręczenie zwykłe przez sekretariat odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną na adres certyfikowanej poczty elektronicznej (PEC); obecnie ta procedura staje się główną metodą doręczenia zwykłego i może być stosowana we wszystkich rodzajach postępowań. Zawiadomienie sekretariatu może zostać wysłane faksem lub przekazane komornikowi sądowemu w celu doręczenia formalnego wyłącznie wtedy, gdy nie można wysłać go przez PEC.

Doręczenie formalne może odbywać się za pośrednictwem certyfikowanej poczty elektronicznej – w tym celu można uzyskać kopię elektroniczną pisma w formie papierowej (art. 149a CPC). Obecnie procedura ta stała się również powszechną metodą doręczenia formalnego, stanowiąc alternatywę dla bezpośredniego doręczenia do rąk adresata, która może być stosowana we wszystkich rodzajach postępowań.

Aby procedura odbywała się w sposób właściwy, różne strony – prawnicy praktycy, osoby prawne, przedsiębiorstwa komercyjne i podmioty publiczne – są proszone o udostępnienie swoich adresów certyfikowanej poczty elektronicznej we właściwych rejestrach. Dzięki temu komornik sądowy i pełnomocnik procesowy strony będą mogli dokonać doręczenia formalnego w formie uwierzytelnionego dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym, dostarczając go na adres PEC (art. 149a CPC) uzyskany z rejestru publicznego.

Protokół doręczenia formalnego musi zawierać zaświadczenie o zgodności kopii cyfrowej z dokumentem źródłowym oraz potwierdzenie przyjęcia i potwierdzenia dostarczenia do skrzynki pocztowej adresata, które wydaje podmiot świadczący usługi i które zawierają kod identyfikacyjny wiadomości.

Doręczenie zwykłe lub formalne nie jest możliwe za pośrednictwem innych form łączności elektronicznej (np. przez wiadomość tekstową lub na adres e-mail inny niż PEC), ponieważ metody te nie dają gwarancji skutecznego doręczenia do adresata.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Doręczenie formalne do rąk własnych

Doręczenia można również dokonać w miejscu zwykłego pobytu (abituale dimora) adresata, a jeżeli nie jest ono znane, w gminie, w której adresat posiada miejsce tymczasowego pobytu (dimora temporanea), lub w gminie, w której zarejestrował on swoje miejsce prowadzenia działalności lub ośrodek interesów życiowych (domicilio), po zasięgnięciu informacji w miejscu zamieszkania, siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności tej osoby.

Jeżeli nie można zastać adresata w tych miejscach, odpis – w zaklejonej kopercie – można przekazać członkowi jego rodziny lub osobie zatrudnionej w jego miejscu zamieszkania bądź prowadzenia działalności, jednak nie może to być małoletni poniżej 14. roku życia ani osoba, która wyraźnie nie jest odpowiednia do powierzenia jej pisma. Odpis – ponownie w zaklejonej kopercie – można również przekazać stróżowi budynku lub sąsiadowi, który musi podpisać pokwitowanie odbioru; w takim przypadku należy poinformować adresata o doręczeniu za pośrednictwem przesyłki poleconej bez potwierdzenia odbioru. Jeżeli adresat ma miejsce zwykłego pobytu na pokładzie statku handlowego, pismo można przekazać do rąk kapitana tego statku (art. 139 CPC).

W przypadku doręczeń do członków personelu wojskowego w służbie czynnej art. 146 CPC stanowi, że jeżeli doręczenie do rąk własnych nie jest możliwe, pismo doręcza się do prokuratury, która wysyła je do dowódcy jednostki, do której należy adresat.

Jeżeli nie można dokonać doręczenia w żaden z powyżej opisanych sposobów, ponieważ adresat jest tymczasowo nieobecny i nieobecne są również inne osoby, które mogłyby odebrać pismo, lub jeżeli takie osoby są niezdolne do odebrania pisma lub odmawiają przyjęcia doręczanego pisma, komornik sądowy składa egzemplarz pisma w zaklejonej kopercie w urzędzie gminy, w której doręczenie ma się odbyć, umieszcza zawiadomienie o złożeniu pisma w zaklejonej kopercie na drzwiach miejsca zamieszkania lub siedziby adresata oraz wysyła do adresata przesyłkę poleconą za potwierdzeniem odbioru, aby poinformować go o złożeniu pisma w urzędzie gminy (art. 140 CPC).

Doręczenie formalne, jeżeli miejsce zamieszkania lub pobytu bądź ośrodek interesów życiowych adresata nie są znane

Poszukiwania adresata muszą odbywać się przy dołożeniu zwykłej staranności i w dobrej wierze. Jeżeli jednak nie można ustalić miejsca pobytu adresata, doręczenie odbywa się przez złożenie odpisu w urzędzie gminy właściwym dla ostatniego znanego miejsca pobytu adresata lub, jeżeli nie jest znane żadne miejsce pobytu, w urzędzie gminy właściwym dla miejsca urodzenia adresata. Jeżeli również to miejsce nie jest znane lub jeżeli znajduje się ono za granicą, pismo dostarcza się do prokuratury (art. 143 CPC).

Sposoby doręczenia zarządzone przez sąd

W szczególnych okolicznościach lub pilnych sytuacjach sąd może – na wniosek lub z urzędu – zarządzić inne sposoby doręczenia niż te przewidziane w skodyfikowanych procedurach. Sposoby te mogą być dowolne, ale muszą chronić prywatność adresata i jego prawo do obrony (art. 151 CPC).

Powszechnym przykładem jest zezwolenie na wysłanie przesyłki za pośrednictwem przewoźnika, który zagwarantuje bardzo szybkie doręczenie. Inne systemy, np. korzystanie z telegramów, wyszły już z użycia.

Doręczenie przez publiczne ogłoszenie

Na wniosek jednej ze stron i po wysłuchaniu opinii prokuratury sąd może zezwolić na takie doręczenie, jeżeli istnieje wielu adresatów lub jeżeli trudno jest ich wszystkich zidentyfikować.

Odpis pisma składa się w urzędzie gminy właściwym dla sądu prowadzącego postępowanie, zaś w dzienniku urzędowym (Gazzetta Ufficiale della Repubblica) publikuje się wyciąg z pisma; sąd może również zarządzić publikację wyciągu w gazetach o największym zasięgu lub skorzystać z innych form ogłaszania (art. 150 CPC).

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Doręczenie do rąk osób innych niż adresat: datą doręczenia jest data doręczenia do rąk osoby, której przekazano pismo. Zgodnie z prawem przyjmuje się, że tego dnia adresat dowiedział się o piśmie, chociaż w praktyce zapozna się z nim dopiero w późniejszym terminie.

Doręczenie formalne na podstawie art. 140 CPC: istnieje wiele formalności wymaganych do takiego doręczenia, ale nie trzeba ich dopełnić tego samego dnia. W orzecznictwie przedstawiono rozstrzygającą wykładnię przepisów: ustalono, że po stronie wnioskodawcy dniem doręczenia jest dzień dopełnienia ostatniej formalności, tj. wysłania przesyłki poleconej z zawiadomieniem o złożeniu pisma w urzędzie gminy, natomiast w przypadku adresata dniem takim jest data upływu dziesięciodniowego terminu na odbiór przesyłki w placówce pocztowej lub data odbioru pisma, jeżeli nastąpi to wcześniej.

Doręczenie formalne pocztą: uznaje się, że doręczenie formalne jest skuteczne w odniesieniu do wnioskodawcy w dniu, w którym pismo wręczono komornikowi sądowemu, natomiast w odniesieniu do adresata w dniu, w którym zgodnie z prawem przyjmuje się, że adresat dowiedział się o piśmie. Jest to dzień doręczenia pisma wskazany na potwierdzeniu odbioru; w przypadku braku osoby zdolnej do pokwitowania odbioru lub odmowy pokwitowania przez taką osobę pismo zostaje złożone w placówce pocztowej – wówczas datą doręczenia jest data upływu dziesięciodniowego terminu na odbiór przesyłki w placówce pocztowej lub data odbioru pisma, jeżeli nastąpi to wcześniej. W razie niepewności doręczenie formalne staje się jednak skuteczne począwszy od daty stempla pocztowego przystawionego na zawiadomieniu zwróconym nadawcy.

Nieodebrane pismo będzie nadal dostępne do wglądu dla adresata przez sześć miesięcy, aby mógł mimo wszystko zapoznać się z jego treścią.

Doręczenie formalne, jeżeli miejsce zamieszkania lub pobytu bądź ośrodek interesów życiowych adresata nie są znane

Pismo uważa się za doręczone po upływie 20 dni od złożenia lub doręczenia pisma do prokuratury.

Sposoby doręczenia zarządzone przez sąd

Data doręczenia zależy od wybranego sposobu doręczenia.

Doręczenie przez publiczne ogłoszenie

Doręczenie staje się skuteczne, kiedy po przeprowadzeniu wymaganych procedur komornik sądowy składa w sekretariacie sądu, który prowadzi postępowanie, odpis protokołu doręczenia i dokumentów potwierdzających dokonanie określonych czynności na żądanie sądu (ogłoszenie w dzienniku urzędowym itd.).

Doręczenie formalne za pomocą PEC

Doręczenie uważa się za skuteczne od momentu, w którym podmiot świadczący usługi udostępnia zdigitalizowane pismo w skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej adresata. Datą doręczenia jest zatem data dostarczenia pisma i nie ma potrzeby potwierdzania, że adresat przeczytał wiadomość.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Doręczenie zgodnie z art. 140 CPC: komornik sądowy umieszcza w drzwiach adresata zaklejoną kopertę z zawiadomieniem, w którym opisano najważniejszą treść pisma, i wezwaniem do odebrania pisma w urzędzie gminy; takie samo zawiadomienie wysyła się adresatowi przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.

Placówka pocztowa doręcza taką przesyłkę poleconą adresatowi lub innej odpowiedniej osobie; jeżeli takiej osoby nie można znaleźć, pismo zostaje złożone w placówce pocztowej właściwej dla danego obszaru na okres dziesięciu dni, a w skrzynce pocztowej adresata zostawia się kolejne wezwanie do odbioru pisma.

Doręczenie formalne pocztą: pracownik poczty, który nie może zastać adresata ani innej upoważnionej osoby, wysyła adresatowi przesyłkę poleconą z zawiadomieniem o złożeniu pisma (comunicazione dell’avvenuto deposito, CAD), w którym wskazuje się, że odpis pisma został złożony w miejscowej placówce pocztowej; jeżeli pracownik poczty doręczy zawiadomienie nie adresatowi, lecz innej upoważnionej osobie, wysyła adresatowi przesyłkę poleconą z zawiadomieniem o doręczeniu (comunicazione di avvenuta notifica, CAN). Takie zawiadomienia o złożeniu pisma lub o doręczeniu są uzupełnieniem doręczenia formalnego – pracownik poczty umieszcza adnotację o ich wysłaniu na oryginale potwierdzenia odbioru. Zawiadomienia mają zapewnić, by adresat faktycznie mógł zapoznać się z pismem, i nie wpływają na datę doręczenia, którą w dalszym ciągu jest data upływu dziesięciodniowego terminu na odbiór przesyłki w placówce pocztowej lub data odbioru pisma, jeżeli nastąpiło to wcześniej.

Pracownik poczty może podjąć te czynności jedynie wówczas, gdy adresat ma skrzynkę pocztową odbiorczą, na której widnieje jego imię i nazwisko.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli adresat odmówi odebrania pisma doręczanego przez doręczenie formalne do rąk własnych, komornik sądowy odnotowuje ten fakt w protokole doręczenia, a doręczenie uznaje się za skuteczne (art. 138 CPC).

Jeżeli adresat odmówi odebrania pisma lub pokwitowania odbioru w przypadku doręczenia formalnego pocztą, pracownik poczty odnotowuje ten fakt na potwierdzeniu odbioru, a doręczenie uznaje się za skuteczne.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Obszar ten wchodzi w zakres stosowania uchwały 385/13/CONS włoskiego Urzędu ds. Łączności (Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni, AGCOM) ogłoszonej w dzienniku urzędowym nr 165 z dnia 16 lipca 2013 r., która jest dostępna na stronie internetowej Link otworzy się w nowym okniehttp://www.agcom.it. Pracownik poczty doręcza przesyłkę poleconą adresatowi na wskazany adres lub innej właściwej osobie zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania przesyłek poleconych – może to być członek najbliższej rodziny adresata, współlokator, współpracownik, stróż budynku lub sąsiad, który odbierze przesyłkę. Przesyłki polecone zaadresowane do organizacji, osób prawnych i stowarzyszeń doręcza się pełnomocnikowi procesowemu lub pracownikowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie korespondencji.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Jeżeli pracownik poczty nie może zastać odpowiedniej osoby, pismo składa się w placówce pocztowej właściwej dla danego obszaru.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Termin odbioru pism sądowych złożonych w placówce pocztowej wynosi dziesięć dni; pracownik poczty odpowiedzialny za doręczenie przesyłki informuje adresata, że pismo znajduje się w placówce, za pomocą zawiadomienia umieszczonego w zamkniętej kopercie, które wysyła się przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru – jeżeli adresat jest nieobecny, zawiadomienie to umieszcza się w drzwiach wejściowych lub skrzynce pocztowej adresata. Zawiadomienie takie musi zawierać wyraźne wezwanie do odebrania pisma w terminie maksymalnie sześciu miesięcy, z pouczeniem, że doręczenie formalne zostanie uznane za skuteczne po upływie dziesięciu dni od daty złożenia pisma w placówce pocztowej oraz że jeżeli pismo nie zostanie odebrane w ciągu sześciu miesięcy, zostanie ono zwrócone nadawcy.

Jeżeli adresat ani żaden jego pełnomocnik nie odbierze pisma w ciągu dziesięciu dni od nadania przesyłki poleconej, w ciągu dwóch dni (termin wyznaczony w ustawie nr 205/2017 i ma zastosowanie od dnia 1 czerwca 2018 r.) do nadawcy zostanie wysłana przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru, w którym wskazana zostanie data upływu terminu odbioru przesyłki, po czym doręczenie formalne stanie się skuteczne. Jeżeli od dnia złożenia pisma w placówce pocztowej minęło sześć miesięcy, a adresat nie odebrał tego pisma, zwraca się je nadawcy.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Osoba dokonująca doręczenia formalnego musi wpisać datę, sposób i miejsce doręczenia zarówno na doręczanym odpisie, jak i na oryginale pisma, aby umożliwić ocenę zgodności doręczenia z przepisami. Osoba ta musi wskazać, jakie czynności podjęła, uwzględniając poszukiwania w rejestrze ewidencji ludności (art. 148 CPC).

W protokole doręczenia formalnego pocztą należy wskazać datę i placówkę pocztową wysyłającą pismo. Potwierdzenie odbioru, które należy zwrócić nadawcy, ma zostać dołączone jako dokument poświadczający, że pismo zostało doręczone.

Jeżeli pracownik poczty wskaże na potwierdzeniu odbioru, że adresat jest nieznany lub nie zamieszkuje pod adresem wskazanym na kopercie, doręczenie uznaje się za nieskuteczne.

Protokół doręczenia przez komornika sądowego jest dokumentem urzędowym – stanowi on dowód zdarzeń, które miały miejsce w obecności komornika, oraz złożonych przed nim oświadczeń; przyjmuje się, że protokół stanowi również dowód innych okoliczności, co do których komornik sądowy nie upewnił się osobiście (np. co do faktu, czy osoba odbierająca pismo była członkiem rodziny lub pracownikiem zatrudnionym w domu adresata), chyba że zostanie przedstawiony dowód przeciwny.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Doręczenie formalne jest bezskuteczne, jeżeli nie przestrzegano ustalonych procedur gwarantujących zgodność z zasadą, że strona dowiedziała się o piśmie, tj. jeżeli nie przestrzegano zasad dotyczących osoby, która ma odebrać egzemplarz, lub jeżeli istnieje poważna niepewność (incertezza assoluta) co do osoby, której przekazano pismo, lub daty doręczenia (art. 160 CPC).

Można jednak dokonać konwalidacji bezskutecznego doręczenia, jeżeli mimo wszystko spełniło ono swój cel, np. jeżeli adresat złoży powiadomienie o zamiarze skorzystania z prawa do obrony procesowej w sądzie – w innym przypadku należy podjąć kolejną próbę doręczenia.

Niepewność co do daty doręczenia musi być poważna – jeżeli od tej daty zależy jakiś termin, nie można dokonać konwalidacji doręczenia. Jeżeli na oryginale i na odpisie znajdują się różne daty, pierwszeństwo ma data wskazana na odpisie dla adresata, aby zapewnić adresatowi prawo do obrony.

Zgodnie z orzecznictwem nie można mówić o doręczeniu formalnym i konwalidacja braku doręczenia nie jest możliwa, jeżeli pismo nie zostało w ogóle doręczone lub doręczono je w miejscu bądź osobom, które nie są w żaden sposób związane z adresatem. Nie można również dokonać konwalidacji bezskuteczności doręczenia, jeżeli między oryginałem a odpisem istnieją rozbieżności, które uniemożliwiają adresatowi należytą obronę. Jeżeli nie dokonano doręczenia formalnego, konwalidacja nie jest dozwolona i należy od nowa rozpocząć procedurę doręczenia formalnego.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

W postępowaniu cywilnym koszty ponosi strona, która wniosła o doręczenie formalne; na koszty te składają się opłaty na rzecz Skarbu Państwa (erario) oraz opłaty na rzecz komornika z tytułu przewiezienia i doręczenia pism poza jego rewirem.

Kwestię tę uregulowano dekretem prezydenckim nr 115 z dnia 30 maja 2002 r. (skonsolidowana ustawa o kosztach sądowych), w którym określono również wysokość takich kosztów. Strona, która wniosła o wszczęcie postępowania, musi z góry uiścić opłaty oraz koszty za przewiezienie i doręczenie w ramach doręczenia formalnego na wniosek sekretariatu – standardowa stała kwota tych opłat wynosi 27,00 EUR; za doręczenie formalne na wniosek stron wnioskodawca musi uiścić opłaty wskazane w art. 34 i nast. dekretu prezydenckiego nr 115/2002, które różnią się w zależności od liczby adresatów, odległości w kilometrach i pilności.

W innych obszarach prawa, w tym w sprawach dotyczących zatrudnienia i spraw społecznych, w postępowaniach dotyczących separacji i rozwodu oraz w sprawach, w których uczestniczy osoba posiadająca niewystarczające środki i kwalifikująca się do otrzymania państwowej pomocy prawnej, strona jest zwolniona z kosztów doręczenia, które pokrywa Skarb Państwa.

Doręczenie formalne wnioskowane na mocy rozporządzenia nr 1393/2007 jest zwolnione z kosztów innych niż koszty poniesione w związku ze skorzystaniem z usług komornika sądowego lub właściwej osoby na mocy prawa państwa członkowskiego, do którego adresowane są dokumenty; koszty te muszą odpowiadać jednorazowej opłacie w stałej wysokości ustalonej uprzednio przez to państwo członkowskie zgodnie z zasadą proporcjonalności i równego traktowania (art. 11 rozporządzenia nr 1393/2007.


Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej (EJN). Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. ESS ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane lub odniesienia zawarte w tym dokumencie. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.

Ostatnia aktualizacja: 03/12/2020