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Signification et notification des actes - Luxembourg

TABLE DES MATIÈRES

1 Que veut dire l'expression juridique «signification et notification des actes» en pratique? Pourquoi existe-t-il des procédures spécifiques pour la signification et la notification des actes?

Au Luxembourg, le terme notification désigne de manière générale les différentes procédures par lesquelles un acte est porté à la connaissance de son destinataire.

La signification est un type particulier de notification. Celle-ci est accomplie par un huissier de justice qui se déplace au domicile du destinataire pour lui remettre le document.

La plupart des notifications ont lieu par lettre recommandée à la poste avec accusé de réception.

La signification par voie d’huissier de justice offre des garanties plus importantes que la notification par la voie postale. La loi prescrit dès lors la signification par huissier de justice des actes les plus importants de la procédure.

Notons cependant qu’en matière de Justice de Paix, les convocations sont systématiquement envoyées par lettre recommandée. Selon le type de procédure, la convocation émanera du greffe ou d’un huissier de justice. Il arrive donc que l’huissier de justice procède lui-aussi par voie de simple notification et non par voie de signification.

La signification par huissier de justice est généralement nécessaire pour faire courir les délais de recours contre les décisions de justice. Par exception, les délais de recours contre les décisions de première instance en matière de bail à loyer et en matière de droit du travail courent à partir de la notification du jugement par le greffe.

2 Quels sont les actes qui doivent être signifiés ou notifiés officiellement?

La plupart des actes de procédure doivent être notifiés ou signifiés avant de pouvoir être remis au juge.

La loi prescrit notamment la signification ou la notification des actes introductifs de l’instance comportant invitation du défendeur à se présenter devant un juge personnellement ou par représentation d’un avocat.

Les jugements doivent également être signifiés ou notifiés pour qu’ils puissent acquérir force de chose jugée par l’écoulement des délais de recours.

3 Qui peut signifier ou notifier un acte?

Au Luxembourg, seuls les huissiers de justice sont compétents pour procéder à la signification d’un acte.

Dans la plupart des matières, le concours d’un huissier de justice est indispensable pour introduire une procédure devant un tribunal. Une fois le jugement rendu, il faudra encore faire appel à un huissier de justice pour qu’il procède à la signification du jugement à la partie qui a succombé, acte qui aura pour effet de faire courir les délais de recours. Si aucun recours n’est introduit dans le délai, le jugement deviendra définitif. Si la partie qui a succombé souhaite faire appel, elle devra avoir recours aux services d’un huissier de justice qui signifiera l’acte d’appel.

La loi prévoit certaines exceptions au monopole des huissiers de justice. En matière de Justice de Paix, notamment, de nombreuses procédures sont introduites par le dépôt d’une requête adressée à la juridiction compétente. C’est alors le greffe de la juridiction qui convoquera les parties à l’audience en leur notifiant une convocation à laquelle se trouvera annexée une copie de la requête qui a saisi le juge. Cette procédure s’applique notamment en matière de bail à loyer, mais également en matière de droit du travail et en matière d’ordonnance de paiement.

La convocation par la voie du greffe est également prévue dans certaines procédures devant le tribunal d’arrondissement, notamment dans les procédures qui relèvent de la compétence du président du tribunal.

Les avocats n’ont pas qualité pour notifier directement un acte à un justiciable. Pour faire une notification valable, ils devront avoir recours aux services d’un huissier de justice. La situation change cependant une fois que le procès est engagé et que chaque partie est représentée par un avocat; à partir de ce moment, les actes de procédure, mais aussi les pièces, sont valablement échangés par voie de notification entre avocats. La notification entre avocats se fait sans formalités particulières. L’usage veut que l’avocat qui reçoit une notification en donne spontanément récépissé.

4 Recherche d'adresse

4.1 En application du règlement (CE) n° 1393/2007 du Parlement européen et du Conseil du 13 novembre 2007 relatif à la signification et à la notification dans les États membres des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale, l'autorité requise de l'État membre cherche-t-elle d'office à retrouver le destinataire des actes à signifier ou notifier si celui-ci ne réside plus à l'adresse connue de l'autorité requérante?

Les entités requises désignées en application de l’article 2, paragraphe 2, du Règlement (CE) n° 1393/2007 du Parlement européen et du Conseil du 13 novembre 2007 relatif à la signification et à la notification dans les États membres des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale sont, pour ce qui concerne le Luxembourg, les Huissiers de justice territorialement compétents.

Les huissiers de justice sont obligés de par la loi de signifier à personne ou au domicile respectivement siège social du destinataire de l’acte.

Les huissiers de justice sont, pour l'accomplissement des tâches qui relèvent de leur compétence, autorisés à accéder aux informations suivantes :

  • Personnes physiques :
    • Nom, prénoms
    • Domicile
    • Date de naissance
    Ces informations sont reprises dans le registre des personnes physiques. Les huissiers de justice ont pour l'accomplissement de leurs tâches un accès au registre des personnes physiques.
  • Sociétés :
    • Dénomination
    • Raison sociale
    • Siège social
    • Numéro de registre de commerce
    En ce qui concerne les sociétés inscrites au registre de commerce et des sociétés ces données sont ouvertes au public et sont donc librement accessibles.

4.2 Les autorités judiciaires étrangères et/ou parties à une procédure judiciaire étrangères ont-elles, dans l'État membre, accès à des registres ou des services permettant de trouver l'adresse actuelle d'une personne? Dans l'affirmative, quels sont ces registres ou services et quelle est la procédure à suivre? Quels sont les frais à payer, s'il y a lieu?

Les autorités judiciaires étrangères et/ou parties à une procédure judiciaire étrangères n'ont pas accès au registre des personnes physiques pour effectuer des recherches en ce qui concerne l'adresse d'une personne physique.

En ce qui concerne les sociétés inscrites au registre de commerce et des sociétés, la vérification des données de base (siège social, raison sociale, numéro RC) est ouverte au public et est gratuite. L’accès à des données plus détaillées est payant.

4.3 Comment les autorités de l'État membre traitent-elles une demande envoyée au titre du règlement (CE) n° 1206/2001 du 28 mai 2001 relatif à la coopération entre les juridictions des États membres dans le domaine de l'obtention des preuves en matière civile ou commerciale, afin de trouver l'adresse actuelle d'une personne?

Afin de trouver l'adresse actuelle d'une personne en relation avec une demande envoyée au titre du règlement (CE) 1206/2001 du 28 mai 2001 relatif à la coopération entre les juridictions des Etats membres dans le domaine de l'obtention des preuves en matière civile ou commerciale, l'autorité judiciaire requise effectue des recherches dans le registre national des personnes physiques s'il s'agit d'une personne physique. S'il s'agit de personnes morales les recherches sont effectuées sur base des données contenues dans le Registre de Commerce et des Sociétés (RCS).

5 Comment l'acte est-il normalement signifié ou notifié en pratique? Des modes alternatifs peuvent-ils être appliqués (en dehors de la signification ou notification indirecte mentionnée au point 7 ci-dessous)?

  • Résumé de la procédure de notification

La plupart des notifications ont lieu sous la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

Si l’agent postal trouve le destinataire de la notification, il lui demande de signer le récépissé qui est alors renvoyé à l’expéditeur. Si le destinataire refuse de signer le récépissé, l’agent postal le consigne et la notification est réputée avoir eu lieu.

Si le destinataire ne peut pas être trouvé mais qu’une autre personne accepte l’envoi recommandé, l’agent postal consigne l’identité de cette personne sur le récépissé. Dans la plupart des cas, une notification faite à un tiers aura une valoir moindre qu’une notification faite à personne.

Si personne ne peut être trouvée mais que l’adresse est exacte, alors l’agent postal laisse dans la boîte aux lettres un avis invitant le destinataire à récupérer l’envoi au bureau de poste dans un délai indiqué sur l’avis. La notification est alors réputée avoir eu lieu, même si le destinataire ne se présente pas au bureau de poste.

Si l’adresse ne peut pas être vérifiée, alors l’agent postal restitue le pli à l’expéditeur avec l’information que la notification n’a pas eu lieu. Dans ce cas, une nouvelle adresse devra être fournie par le demandeur. Si le destinataire de la notification n’a pas d’adresse connue, le demandeur peut renoncer à la procédure de notification et remettre le dossier à un huissier  de justice pour que ce dernier procède à une signification, le cas échéant avec un procès-verbal de recherche.

La procédure de notification décrite ne s’applique que si le destinataire de l’acte habite au Luxembourg. À l’égard des personnes domiciliées à l’étranger, il faut procéder par voie de signification.

  • Résumé de la procédure de signification

La signification d'un acte d'huissier de justice est faite à la personne du destinataire en tout lieu où l'huissier de justice le trouve.

Habituellement, l’huissier de justice se déplace au domicile du destinataire. Toutefois, la remise peut se faire en tout endroit où l’huissier de justice trouve le destinataire, sur le lieu de travail par exemple.

La signification est faite à personne lorsque la copie de l'acte est délivrée en mains propres du destinataire. S'il s'agit d'une personne morale, la signification est faite à personne lorsque la copie de l'acte est délivrée à son représentant légal, à un fondé de pouvoir de ce dernier ou à toute autre personne habilitée à cet effet. S'il s'agit d'une signification à domicile élu, la signification est faite à personne si la copie de l'acte est remise au mandataire.
Si le destinataire accepte la copie de l'acte, l'huissier de justice le constate dans l'exploit. Dans ce cas, la signification est réputée faite le jour de la remise de l'acte au destinataire.

Si le destinataire refuse d'accepter la copie de l'acte, l'huissier de justice le constate dans l'exploit. Dans ce cas, la signification est réputée faite le jour de la présentation de l'acte au destinataire.

Si l’huissier de justice trouve le destinataire de l’acte à son domicile, il lui remettra une copie conforme du document. Il établira un procès-verbal de l’accomplissement de cette formalité qui sera annexé à l’original de l’acte et restitué avec celui-ci à la partie qui a pris l’initiative de la notification.

Il n’existe pas de modes alternatifs appliqués en dehors de la signification ou notification indirecte mentionnée au point 7 ci-dessous.

6 La signification ou notification électronique des actes (signification ou notification d'actes judiciaires ou extrajudiciaires par des moyens de communication électronique à distance tels que courriel, application Internet sécurisée, fax, sms, etc.) est-elle autorisée dans la procédure civile? Dans l'affirmative, pour quels types de procédure ce mode est-il prévu? Existe-t-il des restrictions à la possibilité de recourir à ce mode de signification ou notification des actes en fonction du destinataire (professionnel du droit, personne morale, entreprise ou autre acteur économique, etc.)?

La signification ou notification électronique des actes n'est pas autorisée par les dispositions du Nouveau Code de Procédure civile.

7 Signification ou notification «indirecte»

7.1 Le droit de l'État membre autorise-t-il d'autres modes de signification ou notification lorsqu'il n'a pas été possible de signifier ou de notifier des actes au destinataire (par exemple, la signification ou notification à domicile, à l'étude de l'huissier de justice, par les services postaux ou par affichage)?

La signification à domicile

Si la signification ne peut être faite à la personne du destinataire, la copie de l'acte est délivrée au domicile du destinataire. S'il n'y demeure pas ou à défaut de domicile, la copie de l'acte est délivrée au lieu de sa résidence principale. S'il s'agit d'une personne morale, la signification est faite à son siège social ou administratif.

La copie de l'acte est remise à toute personne qui s'y trouve, à condition que celle-ci l'accepte, déclare ses nom, prénoms, qualité et adresse et donne récépissé. Elle est remise sous enveloppe fermée ne portant que l'indication des nom, prénoms, qualité et adresse du destinataire et le cachet de l'huissier de justice apposé sur la fermeture du pli.

La copie ne peut être remise ni à un enfant qui n'a pas atteint l'âge de quinze ans accomplis, ni à celui à la requête duquel l'acte est signifié.

L'huissier de justice laisse respectivement au domicile du destinataire, à la résidence principale de celui-ci, ou au siège social ou administratif de la personne morale, sous enveloppe fermée, un avis daté contenant avertissement de la remise de la copie de l'acte et mentionnant les indications relatives à la personne à laquelle la copie a été remise.

L'huissier y joint une copie sur papier libre de l'acte. Il en est de même en cas de signification à domicile élu.

Dans tous ces cas, la signification est réputée faite le jour de la remise de la copie de l'acte.

Selon l’article 161 du Nouveau Code de Procédure Civile, « Est considérée comme signification à domicile la signification faite à l'adresse sous laquelle le destinataire est inscrit au registre de la population.

L’article 164 du Nouveau Code de Procédure Civile précise que « Les significations sont faites:

1° à l'Etat, au siège du Ministère d'Etat;

2° aux établissements publics, au lieu de leur siège;

3° aux communes, à la maison communale;

4° aux sociétés, associations sans but lucratif et établissements d'utilité publique, soit à leur siège social, soit à la personne qui assure la gestion. »

La signification par dépôt d’une copie de l’exploit

L’article 155 al 6 du Nouveau Code de Procédure Civile dispose que « au cas où l'acte n'a pas pu être signifié comme il est prévu ci-avant et s'il ressort des vérifications faites et à mentionner dans l'acte par l'huissier de justice que le destinataire demeure à l'adresse indiquée, l'huissier y dépose une copie de l'acte sous enveloppe fermée en y joignant un avis qui informe le destinataire que personne n'a pu être trouvé à l'adresse indiquée ou que les personnes présentes ont refusé d'accepter la copie de l'acte.

La signification est réputée faite le jour de ce dépôt. Le même jour ou au plus tard le premier jour ouvrable suivant, l'huissier envoie par lettre simple une copie de l'acte et de l'avis pré-mentionné à l'adresse indiquée dans l'acte.

La signification à adresse inconnue

L’article 157 du Nouveau Code de Procédure Civile prévoit le mode de signification lorsque le destinataire se trouve sans domicile ni résidence connus ou sans siège social connu en précisant que « Lorsque la personne à qui l'acte doit être signifié n'a ni domicile, ni résidence connus, l'huissier de justice dresse un procès-verbal, où il relate avec précision les diligences qu'il a accomplies pour rechercher le destinataire de l'acte. Le procès-verbal mentionne la nature de l'acte et le nom du requérant.

Le même jour, ou au plus tard le premier jour ouvrable suivant, l'huissier de justice envoie au destinataire, à la dernière adresse connue, par lettre recommandée et avec avis de réception, la copie de l'acte et une copie du procès-verbal. La même formalité est accomplie par lettre simple envoyée le même jour.

La copie du procès-verbal adressée au destinataire indique à celui-ci qu'il pourra se faire remettre copie de l'acte pendant un délai de trois mois à l'étude de l'huissier de justice ou mandater à cette fin toute personne de son choix. »

L’alinéa 3 de l’article 157 du Nouveau Code de Procédure Civile précise que « Les dispositions qui précèdent sont applicables à la signification d'un acte concernant une personne morale qui n'a plus d'établissement connu au lieu indiqué comme siège social par le registre de commerce et des sociétés. »

Autres modes de signification

L’article 157 al 4 prévoit entre autres que «Lorsqu'un acte introductif d'instance ou un acte équivalent a été signifié selon les dispositions qui précèdent et que le défendeur ne comparaît pas, le juge appelé à statuer peut, le cas échéant, ordonner la publication d'un avis dans un journal luxembourgeois ou étranger. »

L’article 158 du Nouveau Code de Procédure Civile ajoute que « Si le destinataire de l'acte n'est pas retrouvé ou s'il n'est pas établi qu'il a été effectivement avisé, le juge peut prescrire d'office toutes diligences complémentaires, sauf à ordonner les mesures provisoires ou conservatoires nécessaires à la sauvegarde des droits du demandeur.

La notification par courrier recommandé avec accusé de réception

Lorsque l’acte est transmis par la voie de greffe, la notification se fait par courrier recommandé avec accusé de réception. Si le destinataire est sans adresse connue la notification se fait par un acte de signification par huissier de justice.

7.2 Si d'autres modes sont appliqués, quand les actes sont-ils réputés avoir été signifiés ou notifiés?

Lorsque l’acte est transmis par signification, l’exploit de signification doit indiquer la date de la signification et qui correspond au jour de la remise de l’exploit au destinataire, au domicile du destinataire ou au jour du dépôt de l’acte au domicile du destinataire.

Lorsque l’acte est transmis par notification, le Luxembourg applique un système de double date.

En effet, la date à prendre en compte à l'égard de l'expéditeur de l'acte diffère de la date à prendre en compte à l’égard du destinataire de l'acte.

A l'égard de l'expéditeur, c'est la date d'expédition qui a valeur de date de notification.

7.3 Si un autre mode de signification ou notification consiste à déposer les actes en un lieu particulier (par exemple, dans un bureau de poste), comment le destinataire est-il informé de ce dépôt?

En ce qui concerne la signification par dépôt d’une copie de l’exploit, voir ci-dessus : La signification par dépôt d’une copie de l’exploit.

En ce qui concerne la notification par courrier recommandé avec accusé de réception, voir ci-dessous : Question 3.3

7.4 Si le destinataire refuse l'acte signifié ou notifié, quelles en sont les conséquences? Les actes sont-ils considérés comme effectivement signifiés ou notifiés si le refus était illégitime?

Lorsque la transmission de l’acte a lieu par signification, le destinataire n’a pas la possibilité de s’y opposer, sauf le motif de refus visé aux articles 5 et 8 du Règlement (CE) n° 1393/2007 précité (exigence de traduction).

Lorsque la transmission de l’acte a lieu par notification, il n’existe pas de possibilité pour le destinataire de s’opposer à une notification par courrier recommandé avec accusé de réception.

Toutefois, le destinataire d’une notification par courrier recommandé avec accusé de réception pourra contester ultérieurement la validité de cette notification en démontrant qu’il n’avait ni son domicile, ni sa résidence ni son domicile élu à l’adresse indiquée sur le pli recommandé. La signification par exploit d’huissier est donc juridiquement plus sûre que la notification par courrier recommandé avec accusé de réception. En effet, en cas de signification, l’Huissier de Justice instrumentant vérifie l’adresse du destinataire dans le Registre national des personnes physiques ou au bureau de la population de l’administration communale. Par ailleurs, la date de la notification par courrier recommandé ne pourra pas être établie avec certitude si le destinataire n’a pas daté et signé l’accusé de réception lors de la (première) présentation du pli recommandé à son domicile, sa résidence ou son domicile élu. A l’inverse, la date de la signification est toujours indiquée sur l’exploit de signification.

Pour le surplus, le destinataire refusant l’acceptation de l’acte ne changera rien à la validité et à la date de la signification ou de la notification.

8 Services postaux étrangers (article 14 du règlement sur la signification et la notification)

8.1 Si les services postaux distribuent un acte envoyé de l'étranger à un destinataire dans l'État membre avec demande d'accusé de réception (article 14 dudit règlement), le remettent-ils uniquement au destinataire lui-même ou peuvent-ils, conformément aux règles nationales de distribution du courrier postal, le remettre également à une autre personne se trouvant à la même adresse?

L’article 8.1. des Conditions générales de fourniture des services offerts dans le cadre du service postal universel dispose que « Les envois recommandés sont remis, en dehors du destinataire et de son fondé de pouvoir:

  • à domicile, à toute personne majeure prenant réception du courrier pour compte du destinataire
  • au bureau de poste, à toute personne majeure présentant le récépissé de remise afférent

8.2 Selon les règles de distribution du courrier postal de l'État membre, comment la signification ou la notification d'actes provenant de l'étranger peut-elle avoir lieu si ni le destinataire ni une autre personne habilitée à recevoir l'acte (si possible, en vertu des règles nationales de distribution du courrier postal – voir ci-dessus) n'ont pu être joints à l'adresse de distribution?

Les envois postaux sont distribués à l'adresse indiquée, sauf en cas d’erreur manifeste (exemples : nom de rue mal orthographié, numéro de résidence incorrect, code postal manifestement erroné,…).

Si le destinataire ne peut être trouvé à l’adresse indiquée, l’envoi recommandé ne sera pas remis.

Les envois postaux qui ne peuvent pas être déposés dans la boîte aux lettres du destinataire ou qui n'ont pas pu être remis à un ayant droit lors du passage du distributeur, sont conservés en instance à la disposition du destinataire au bureau de poste de son ressort durant les délais fixés par l'Entreprise et mentionnés sur les avis de passage déposé dans la boîte à lettres du destinataire. Le délai de garde révolu, les envois sont renvoyés à l'expéditeur s'il est connu.

8.3 Le bureau de poste accorde-t-il un certain délai pour venir chercher les actes, avant de les renvoyer à l'expéditeur avec la mention «non distribué»? Dans l'affirmative, comment le destinataire est-il informé qu'il doit réceptionner du courrier au bureau de poste?

Les envois postaux qui ne peuvent pas être déposés dans la boîte aux lettres du destinataire ou qui n'ont pas pu être remis à un ayant droit lors du passage du distributeur, sont conservés en instance à la disposition du destinataire au bureau de poste de son ressort durant les délais fixés par l'Entreprise et mentionnés sur les avis de passage déposé dans la boîte à lettres du destinataire. Le délai de garde révolu, les envois sont renvoyés à l'expéditeur s'il est connu.

9 Existe-t-il une preuve écrite de la signification ou notification de l'acte?

En cas de notification postale, l’accusé de réception postal vaut preuve. En cas de signification par huissier de justice, celui-ci dresse un procès-verbal des diligences qu’il a accomplies. L’huissier est un officier ministériel. Le procès-verbal de l’huissier vaut preuve jusqu’à inscription de faux.

10 Que se passe-t-il si, à la suite d'un incident, le destinataire ne reçoit pas l'acte ou si la signification ou notification a lieu en violation de la loi (par exemple, l'acte est signifié ou notifié à un tiers)? La signification ou notification de l'acte est-elle valable malgré tout (par exemple, peut-il être remédié à la violation de la loi) ou une nouvelle signification ou notification doit-elle avoir lieu?

La violation des règles de forme de la notification est susceptible d’entraîner la nullité de la notification ou de la signification.

La nullité ne sera cependant prononcée en raison d’un défaut de forme que s’il est établi que ce défaut formel a causé un grief au destinataire de l’acte.

L’appréciation revient au juge.

Lorsque la signification ou la notification n’a pas pu être faite entre les mains du destinataire lui-même et que ce dernier ne comparaît pas, le juge a la faculté de demander au demandeur de réitérer l’acte en procédant à une réassignation. Cette formalité permet de lever tout doute sur l’interprétation à donner à l’absence de l’intéressé.

Dans le cas des procédures où les parties sont normalement convoquées par voie de convocation du greffe, le juge a aussi la faculté de demander au demandeur de procéder à une convocation par huissier de justice si des doutes apparaissent sur la validité de la convocation par voie de recommandé.

Enfin, le juge ne peut rendre un jugement réputé contradictoire à l’égard d’une partie qui n’est pas présente à l’audience que s’il est établi que celle-ci a été personnellement touchée. Si tel n’est pas le cas (p.ex. si la convocation a été remise à une autre personne trouvée sur les lieux), le jugement sera rendu par défaut, donc susceptible d’opposition.

11 Existe-t-il des frais pour la signification ou notification d’un acte? Si oui, à combien s’élèvent-ils?

Les notifications faites par la voie du greffe sont gratuites. Lorsque la signification ou la notification est faite par un huissier de justice, ce dernier est rémunéré selon un tarif arrêté par règlement grand-ducal.

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Dernière mise à jour: 04/02/2019