Manual

1. Prezentul ghid priveşte utilizarea echipamentului pentru videoconferinţe în cadrul procedurilor judiciare transfrontaliere din Uniunea Europeană. Acesta examinează aspectele organizaţionale, tehnice şi juridice ale utilizării tehnologiei pentru videoconferinţe. Mai mult, analizează utilizarea echipamentului în cadrul instanţelor şi al camerelor pentru martori, precum şi utilizarea echipamentului portabil. Orientarea se aplică în cazurile în care videoconferinţele sunt utilizate pentru orice parte a procedurilor judiciare, în special pentru obţinerea de probe din locaţii aflate la distanţă, în alte state membre UE.

2. Ghidul oferă consultanţă şi orientare pentru profesionişti din domeniul juridic, grefieri şi personal tehnic. Acesta examinează consideraţiile de ordin practic referitoare la utilizarea echipamentului pentru videoconferinţe care prezintă un interes special pentru profesioniştii din domeniul juridic şi personalul instanţelor, examinând ulterior aspectele tehnice care prezintă un interes specific pentru personalul tehnic.   Anexa la ghid furnizează detalii privind cadrul juridic pentru utilizarea transfrontalieră a videoconferinţelor în materie penală, precum şi în materie civilă şi comercială. Celelalte anexe descriu standardele tehnice care trebuie luate în considerare şi oferă un rezumat al etapelor cheie care trebuie urmate în procesul de utilizare a videoconferinţelor în procedurile judiciare transfrontaliere. Obiectivul documentului este de a veni în ajutorul utilizatorilor, prin furnizarea de consultanţă şi orientare. Nu înlocuieşte instrucţiunile detaliate privind funcţionarea sau instrucţiunile detaliate privind operarea.

3. Prezentul document priveşte în principal utilizarea videoconferinţei în cadrul procedurilor judiciare ale instanţelor penale, civile şi comerciale. Cu toate acestea, multe dintre aspectele tehnice referitoare la utilizarea videoconferinţelor sunt aplicabile în mod mai general în cadrul comunităţii mai largi a justiţiei. Audierea martorilor şi a experţilor nu are loc întotdeauna în cadrul instanţelor şi este posibilă stabilirea unei conexiuni pentru videoconferinţă între instanţe şi alte locaţii, precum reprezentanţe consulare şi diplomatice, închisori, spitale şi centre de azil. Acest document poate fi utilizat ca atare, ca o bază pentru utilizarea videoconferinţelor în cadrul altor proceduri.

4. În mod normal, în cadrul procedurilor civile transfrontaliere, sunt posibile două situaţii în care martorii şi experţii pot fi audiaţi prin intermediul videoconferinţei:

• Obţinerea indirectă de probe, în cadrul căreia instanţa din statul solicitat procedează la audierea unui martor, de exemplu (cu participarea, în anumite condiţii, a reprezentanţilor instanţei solicitante)
• Obţinerea directă de probe, în cadrul căreia instanţa solicitantă audiază un martor din alt stat membru prin intermediul videoconferinţei.

5. În cadrul anchetelor penale premergătoare judecării, judecătorului de instrucţie sau procurorul ar putea hotărî să obţină depoziţia unui martor aflat sub ameninţare sau a unui martor sau expert care locuieşte în străinătate prin intermediul videoconferinţei sau a altor mijloace adecvate de comunicare audiovizuală la distanţă, cu acordul martorului, dacă nu este posibil sau nu este de dorit pentru acesta din urmă să apară personal la proces.

6. Disponibilitatea martorilor experţi a fost identificată ca fiind una din cauzele întârzierilor, atât în cauzele civile (de exemplu medici experţi şi psihologi în cauze privind custodia sau îngrijirea copilului), cât şi în cauze penale (de exemplu experţi legişti sau informaticieni). Utilizarea echipamentului pentru videoconferinţe va permite instanţelor o mai mare flexibilitate în legătură cu momentul  şi modul în care martorii experţi care provin din alte state membre trebuie să prezinte probe. În cazul audierii martorilor experţi, este de preferat ca expertul să fie contactat înainte de audiere, pentru a verifica ce fel de echipament ar putea fi necesar în timpul audierii.

7. Pentru martorii vulnerabili şi intimidaţi, videoconferinţa poate reprezenta un mijloc de reducere a stresului şi a disconfortului care ar putea fi cauzate de o călătorie perturbatoare spre o instanţă străină.  Pentru administrarea probelor în orice instanţă străină, o cameră separată pentru martori ar putea fi mai practică decât sala de judecată.