1. Táto príručka sa vzťahuje na využívanie videokonferenčného vybavenia v cezhraničných súdnych konaniach v Európskej únii. Rozoberajú sa v nej organizačné, technické a právne aspekty využívania videokonferenčnej technológie. Navyše sa v nej analyzuje využívanie vybavenia v pojednávacích miestnostiach a miestnostiach pre svedkov a využívanie prenosného vybavenia. Usmernenie sa vzťahuje na prípady, keď sa videokonferencia používa na akúkoľvek časť súdneho konania, najmä pri vykonávaní dôkazov zo vzdialených miest v iných členských štátoch EÚ.
2. Táto príručka obsahuje poradenstvo pre právnikov, súdnych úradníkov a technický personál. V príručke sa riešia praktické aspekty používania videokonferenčného vybavenia, ktoré by mohli zaujímať najmä právnikov a súdny personál, a následne sa skúmajú technické aspekty, ktoré by mohli zaujímať najmä technický personál. Príloha k príručke poskytuje podrobnosti o právnom rámci cezhraničného využívania videokonferencie v trestných, ako aj občianskych a obchodných veciach. V ďalších prílohách sú uvedené technické normy, ktoré by sa mali zvážiť, a tieto poskytujú zhrnutie kľúčových krokov pri procesoch využívania videokonferencií v cezhraničných súdnych konaniach. Tento dokument má za cieľ pomôcť užívateľom radami a usmernením. Nenahrádza podrobné pracovné pokyny alebo podrobné prevádzkové pokyny.
3. Tento dokument sa týka najmä využívania videokonferencií v súdnych konaniach na trestných, občianskych a obchodných súdoch. Viaceré technické aspekty využívania videokonferencií sú však uplatniteľné všeobecnejšie na využívanie videokonferencií v rámci širšej justičnej komunity. Výsluch svedkov a znalcov sa neuskutočňuje vždy na súdoch a je možné zabezpečiť videokonferenčné spojenie medzi súdmi a inými miestami, ako sú diplomatické a konzulárne zastúpenia, väznice, nemocnice a azylové centrá. Ako taký tento dokument možno použiť ako základ pre využívanie videokonferencií v iných konaniach.
4. V cezhraničných občianskych súdnych konaniach zvyčajne existujú dve možné situácie, keď svedkov a znalcov možno vypočuť prostredníctvom videokonferencie:
- Nepriame vykonanie dôkazov, keď súd v dožiadanom štáte vykonáva výsluch napr. svedka (za určitých podmienok za účasti zástupcov dožadujúceho súdu),
- Priame vykonanie dôkazov, keď dožadujúci súd vypočúva svedka v inom členskom štáte priamo prostredníctvom videokonferencie.
5. V predsúdnej fáze vyšetrovaní trestných činov môže vyšetrujúci sudca alebo prokurátor rozhodnúť o vypočutí svedka, ktorý je ohrozený, alebo svedka alebo znalca, ktorí sa nachádzajú v zahraničí, prostredníctvom videokonferencie alebo inými vhodnými prostriedkami audiovizuálnej komunikácie na diaľku s ich súhlasom, ak nie je možné alebo žiadúce, aby sa na konaní zúčastnili osobne.
6. Disponibilita súdnych znalcov sa považuje za jednu z príčin omeškania v občianskom konaní (napr. lekárski znalci a psychológovia v prípadoch opatrovníctva alebo starostlivosti o dieťa), ako aj v trestnom konaní (napr. súdni alebo počítačoví znalci). Používaním videokonferenčného vybavenia sa pre súdy zvýši flexibilita, pokiaľ ide o čas a spôsob výpovede súdnych znalcov z iných členských štátov. Pri výsluchu súdnych znalcov sa odporúča skontaktovať sa so znalcom ešte pred výsluchom, aby sa zistilo, aké technické vybavenie môže byť počas pojednávania potrebné.
7. Z hľadiska zraniteľných a zastrašovaných svedkov možno videokonferencie považovať za prostriedok obmedzenia stresu a nepohodlia, ktoré by mohla spôsobiť náročná cesta na zahraničný súd. Na účely výpovede pre zahraničný súd môže byť vhodnejšia ako pojednávacia miestnosť samostatná miestnosť pre svedkov.