1. Tematem niniejszego poradnika jest korzystanie ze sprzętu wideokonferencyjego podczas transgranicznego postępowania sądowego w Unii Europejskiej. W poradniku omówiono organizacyjne, techniczne i prawne aspekty użytkowania technologii wideokonferencyjnych. Przeanalizowano ponadto sposób zastosowania sprzętu w salach rozpraw i w pomieszczeniach dla świadków oraz sposób korzystania ze sprzętu przenośnego. Porady mają zastosowanie, jeżeli z wideokonferencji korzysta się na potrzeby dowolnej części postępowania sądowego, zwłaszcza na potrzeby przeprowadzania dowodu w lokalizacji zdalnej w innych państwach członkowskich UE.
2. W poradniku zamieszczono rady i wskazówki dla prawników, urzędników sądowych i personelu technicznego. Najpierw omówiono praktyczne aspekty stosowania sprzętu wideokonferencyjnego, co szczególnie zainteresuje prawników i pracowników sądu, a następnie aspekty techniczne, co zainteresuje głównie personel techniczny. W pierwszym załączniku do poradnika podano informacje o aktach prawnych dotyczących transgranicznego stosowania wideokonferencji w sprawach karnych, cywilnych i handlowych. W kolejnych załącznikach wskazano normy techniczne, które należy uwzględnić, i zestawiono najważniejsze działania, które należy podjąć, chcąc przeprowadzić wideokonferencję w transgranicznym postępowaniu sądowym. Niniejszy dokument ma służyć użytkownikom radą i wskazówkami. Nie zastępuje on szczegółowych instrukcji roboczych czy szczegółowych instrukcji obsługi.
3. W niniejszym dokumencie poruszono przede wszystkim sprawę organizowania wideokonferencji na potrzeby sądu karnego, cywilnego i handlowego. Jednak wiele technicznych aspektów wideokonferencji odnosi się do jej organizowania na użytek społeczności sądowej w szerszym znaczeniu. Przesłuchanie świadków i biegłych nie zawsze ma miejsce w sądzie; można zorganizować połączenie wideokonferencyjne między sądem a inną lokalizacją, np. konsulatem, przedstawicielstwem dyplomatycznym, zakładem karnym, szpitalem czy ośrodkiem azylowym. Z niniejszego dokumentu można więc korzystać, organizując wideokonferencje w trakcie innych procedur.
4. W transgranicznym postępowaniu cywilnym zwykle istnieją dwie sytuacje, w których świadek lub biegły mogą zostać przesłuchani w drodze wideokonferencji:
- Niebezpośrednie przeprowadzanie dowodu: sąd w państwie, do którego wystosowano wniosek, przesłuchuje np. świadka (pod pewnymi warunkami w przesłuchaniu uczestniczą przedstawiciele sądu wystosowującego wniosek).
- Bezpośrednie przeprowadzanie dowodu: sąd wystosowujący wniosek bezpośrednio – w drodze wideokonferencji – przesłuchuje świadka znajdującego się w innym państwie członkowskim.
5. W trakcie dochodzenia przygotowawczego w sprawach karnych sędzia lub prokurator mogą postanowić o przesłuchaniu za pomocą wideokonferencji lub innej stosownej zdalnej łączności audiowizualnej świadka zagrożonego albo świadka lub biegłego mieszkającego za granicą; odbyć się to może, jeżeli osoby te wyraziły zgodę i jeżeli nie mogą lub nie powinny osobiście stawić się w sądzie.
63 Jako jedną z przyczyn powodujących opóźnienia zarówno w sprawach cywilnych, jak i karnych wskazuje się dyspozycyjność biegłych (np. biegłych lekarzy i psychologów w sprawach dotyczących pieczy lub opieki nad dzieckiem, a biegłych sądowych lub informatyków w sprawach karnych). Korzystanie ze sprzętu wideokonferencyjnego pozwoli sądom na większą elastyczność co do terminu i sposobu odbierania zeznań od biegłych z innych państw członkowskich. Jeżeli planuje się przesłuchanie biegłego, wskazane jest nawiązanie z nim kontaktu przed przesłuchaniem, po to by ustalić, jaki sprzęt może okazać się potrzebny podczas przesłuchania.
7. W przypadku świadków wymagających szczególnego traktowania i świadków zastraszonych wideokonferencja może pomóc ograniczyć stres i dyskomfort, które mogłaby spowodować uciążliwa podróż do sądu za granicą. Być może byłoby praktyczniej, gdyby zeznania dla zagranicznego sądu były składane nie w sali rozpraw, ale w osobnym pomieszczeniu dla świadków.