Kannettava laitteisto
58. Kannettavaa laitteistoa (näyttö + kamera + kaiutin + mikrofoni + lisävarusteet) olisi voitava käyttää joko eri yhdistelminä tai kiinteän laitteiston kanssa. Laitteistoa olisi voitava kuljettaa helposti (eikä sen siten tarvitsisi olla pyörillä), liikutella helposti paikasta toiseen ja sen olisi oltava joustava käytössä. Näin ollen kannettavaan laitteistoon kohdistuu todennäköisesti enemmän rajoituksia kuin kiinteään kalustoon (esim. niiden henkilöiden määrän osalta, joita voidaan selkeästi kuvata samanaikaisesti).
59. Kannettavaa kalustoa voidaan käyttää todistajien kuulemiseen (esim. toisen maan pyynnöstä), laitteiston rikkouduttua, kiinteän laitteiston väliaikaisena korvikkeena tai erityisissä paikoissa, kuten vankisairaaloissa.
Liikkuva kalusto voi kuitenkin olla jossain määrin haurasta ja hankalakäyttöistä, sillä vieraat tilat saattavat vaatia esimerkiksi aikaavievää kameroiden uudelleensijoittelua (eikä vakiosijoittelu käy).
Videoneuvottelujärjestelmän käyttö
60. Videoneuvottelujärjestelmän käyttö on mukavinta kosketusnäytön avulla. Järjestelmän tulisi olla mahdollisimman helppokäyttöinen (eli yksinkertainen) ja käsittää vain muutamia toimintoja, esimerkiksi käynnistäminen/sammuttaminen, yhteyden ottaminen/päättäminen sekä sisään- ja uloskirjautuminen.
61. Audiovisuaalisen ratkaisun ei pitäisi käytön aikana vaatia käyttäjän toimenpiteitä. Ongelmien ilmetessä käyttäjän olisi voitava soittaa tukipalveluun. On tuomarin asia päättää, tuleeko näin keskeytynyt videoneuvottelu päättää.