62. Na maior parte dos casos, as gravações feitas no âmbito de um processo por videoconferência não se distinguem das gravações normalmente efectuadas nesses casos.
Nos casos em que no pedido para utilização da videoconferência é também solicitada a gravação em vídeo dos procedimentos, a autoridade requerente deve providenciar o equipamento de gravação para que a autoridade requerida possa gravar o depoimento no formato correcto.
As gravações em vídeo dos procedimentos podem estar sujeitas a restrições em função dos Estados-Membros envolvidos.
63. As partes devem ter previsto os documentos necessários durante o processo e enviado previamente exemplares dos mesmos aos participantes.
Devem procurar chegar a acordo a este respeito. Em geral, o mais conveniente é preparar previamente um dossiê com os exemplares dos documentos que a autoridade requerente deve enviar à autoridade requerida.
Se for tecnicamente possível, os documentos podem ser apresentados mediante uma câmara específica para documento que faz parte do equipamento de videoconferência.
64. Em certos casos, a câmara para documentos não basta para a troca de documentos. Por exemplo, não é possível utilizar uma câmara directamente para o mandante e o seu advogado discutirem os documentos apresentados em privado. Por conseguinte, poderá ser mais fácil utilizar uma telecópia do documento.
65. Para efeitos de troca de documentos, a videoconferência deverá ser completada com repositórios de documentos ou servidores de documentos partilhados.
Estas facilidades estão a ser cada vez mais utilizadas para o intercâmbio de informações, no entanto, no âmbito da justiça importa tomar precauções suplementares para assegurar a segurança dos repositórios, facilmente disponíveis para as partes mas que devem ser acessíveis apenas às partes autorizadas envolvidas no caso. Estes repositórios podem ser disponibilizados através de computadores nos locais da autoridade requerente e da autoridades requerida.