62. W większości przypadków postępowanie prowadzone w trybie wideokonferencji nie wymaga nagrywania innego niż ma miejsce podczas normalnego posiedzenia.
Jeżeli jednak we wniosku o wideokonferencję zwrócono się także o jej nagranie, organ wystosowujący wniosek musi w razie potrzeby zadbać o dostarczenie sprzętu nagraniowego organowi, do którego wystosowuje wniosek, tak by organ ten mógł nagrać zeznania we właściwym formacie.
Nagrywanie postępowania może podlegać ograniczeniom zależnie od państwa członkowskiego.
63. Oczekuje się, że strony z wyprzedzeniem stwierdzą, jakie dokumenty będą potrzebne w toku postępowania, i że wcześniej udostępnią ich kopie uczestnikom.
Strony powinny spróbować porozumieć się w tej sprawie. Zwykle najdogodniej będzie, gdy zawczasu zostanie przygotowany zestaw kopii dokumentów, a organ wystosowujący wniosek prześle go organowi, do którego wystosowuje wniosek.
Jeżeli jest to technicznie wykonalne, można prezentować dokumenty za pomocą osobnej kamery dokumentowej będącej elementem sprzętu wideokonferencyjnego.
64. W pewnych sytuacjach do wymiany dokumentów nie wystarczy kamera dokumentowa. Nie jest ona na przykład użyteczna, jeżeli klient i jego obrońca chcą omówić przedstawione dokumenty na osobności. Łatwiejsza w użyciu może więc być przefaksowana kopia dokumentu.
65. Na potrzeby wymiany dokumentów wideokonferencję można uzupełnić o wspólne archiwum dokumentów lub serwery dokumentowe.
Coraz częściej stosuje się takie udogodnienia podczas wymiany informacji, jednak w kontekście wymiaru sprawiedliwości należy dobrze zadbać o to, by takie archiwa były bezpieczne i łatwo dostępne, ale tylko dla upoważnionych stron związanych z daną sprawą. Takie archiwa mogłyby być dostępne za pomocą komputera w obu lokalizacjach: organu wystosowującego wniosek i organu, do którego wniosek wystosowano.