Javne isprave

Upotreba jezika u lokalnim službama uređena je relevantnim belgijskim zakonodavstvom o upravnim pitanjima (Zakon od 2. kolovoza 1963. o upotrebi jezika u upravnim pitanjima te Kraljevski ukaz od 18. srpnja 1966. kojim se koordiniraju propisi o upotrebi jezika u upravnim pitanjima).

Tim se zakonodavstvom utvrđuje kojim se jezicima građani mogu služiti pri podnošenju isprava nadležnim tijelima.

Belgija ima četiri jezične regije: nizozemsku jezičnu regiju, francusku jezičnu regiju, njemačku jezičnu regiju i regiju glavnog grada Bruxellesa (članak 2. Zakona o upotrebi jezika u upravnim pitanjima). Lokalna tijela u svakoj jezičnoj regiji prihvaćaju samo isprave podnesene na jeziku te regije.

• Nizozemska jezična regija:

Općine u pokrajinama Antwerpen, Limburg, Istočna Flandrija, Zapadna Flandrija i Flamanski Brabant:

u kojima se isprave podnose na nizozemskom jeziku.

S izuzetkom: općina Sint-Genesius-Rode, Wezembeek-Oppem, Drogenbos, Kraainem, Linkebeek, Wemmel, Bever, Herstappe, Spiere-Helkijn, Voeren, Mesen i Ronse:

u kojima se isprave podnose na nizozemskom, ali se mogu podnositi i na francuskom jeziku.

• Francuska jezična regija:

Općine u pokrajinama Hainaut, Luxembourg, Namur, Liège (s izuzetkom njemačkog jezičnog područja) i Valonski Brabant:

u kojima se isprave podnose na francuskom jeziku.

S izuzetkom: općina Soignies, Enghien, Mouscron i Comines-Warneton:

u kojima se isprave podnose na francuskom, ali se mogu podnositi i na nizozemskom jeziku.

S izuzetkom: općina Malmedy i Waimes:

u kojima se isprave podnose na francuskom, ali se mogu podnositi i na njemačkom jeziku.

• Njemačka jezična regija:

Općine Amel, Büllingen, Burg-Reuland, Bütgenbach, Eupen, Kelmis, Lontzen, Raeren i Sankt Vith:

u kojima se isprave podnose na njemačkom, ali se mogu podnositi i na francuskom jeziku.

• Regija glavnog grada Bruxellesa:

Općine Anderlecht, Auderghem, Berchem-Sainte-Agathe, Brussels, Etterbeek, Evere, Ganshoren, Forest, Ixelles, Jette, Koekelberg, Molenbeek-Saint-Jean, Saint-Gilles, Saint-Josse-ten-Noode, Schaerbeek, Uccle, Watermael-Boitsfort, Woluwe-Saint-Lambert i Woluwe-Saint-Pierre:

u kojima se isprave podnose na nizozemskom ili francuskom jeziku.

1. Potvrde o osobnom stanju (koje sastavljaju belgijske općine te diplomatske misije i konzulati)

• Rodni list,
• vjenčani list,
• potvrda o posvojenju,
• potvrda o priznavanju,
• smrtni list,
• potvrda o promjeni prezimena,
• potvrda o promjeni imena,
• potvrda o razvodu,
• potvrda o nestaloj osobi,
• potvrda o belgijskom državljanstvu,
• potvrda o mrtvorođenju,
• potvrda o priznavanju prije rođenja,
• potvrda o izjavi o odabiru prezimena,
• potvrda o promjeni spola,
• potvrda o poništenju posvojenja, potvrda o preispitivanju posvojenja, potvrda o drugoj promjeni spola ili opozivu.

2. Sudske odluke

• Sudska odluka koja zamjenjuje rodni list;
• sudska odluka kojim se utvrđuje veza između roditelja i djeteta (zahtjev za utvrđivanje očinstva, majčinstva ili sumajčinstva);
• sudska odluka kojom se osporava veza između odnos roditelja i djeteta (majčinstvo, pretpostavljeno očinstvo ili sumajčinstvo, priznavanje majčinstva, očinstva ili sumajčinstva);
• sudska odluka o posvojenju.

3. Izvadak iz središnje kaznene evidencije

Uz uvjet da u izvatku nisu navedene presude i stoga potvrđuje prethodno nekažnjavanje:

• izvadak iz središnje kaznene evidencije izdan u skladu s člankom 595. Zakonika o kaznenom postupku,
• izvadak iz središnje kaznene evidencije izdan u skladu s člankom 596. prvim podstavkom Zakonika o kaznenom postupku,
• izvadak iz središnje kaznene evidencije izdan u skladu s člankom 596. drugim podstavkom Zakonika o kaznenom postupku,
• izvadak iz središnje kaznene evidencije izdan u skladu s člankom 596.a Zakonika o kaznenom postupku.

U Belgiji izvatke za fizičke osobe obično izdaju općinska tijela, koja su od 1. siječnja 2018. povezana sa središnjom kaznenom evidencijom. Središnja kaznena evidencija izdaje potvrde samo u posebnim okolnostima (npr. za strane državljane, diplomate ili pravne osobe).

4. Potvrde koje izdaju konzularni uredi

• Potvrda o nepostojanju prepreka za sklapanje braka;
• potvrda o osobnom stanju (razvod, zakonska rastava i poništenje braka, registrirano partnerstvo, prekid registriranog partnerstva);
• potvrda o prebivalištu (prebivalište i/ili boravište, s ili bez popisa prijašnjih adresa);
• potvrda o državljanstvu;
• potvrda o konzularnom upisu,
• potvrda o sastavu kućanstva;
• potvrda o usklađenosti prezimena. 

5. Potvrde koje izdaju općine/Savezna državna služba za unutarnje poslove (SPF Intérieur)

• Potvrda o glavnom boravištu osobe;
• potvrda o glavnom boravištu osobe s popisom prethodnih adresa;
• potvrda o činjenici da je osoba živa;
• potvrda o belgijskom državljanstvu,
• potvrda o zakonskoj kohabitaciji;
• potvrda o boravištu prije braka;
• potvrda o belgijskom izbornom pravu;
• izvadak iz matičnih knjiga.

1. Potvrde o osobnom stanju

Sastavljaju ih općine i konzularni uredi:

– rodni list;

– vjenčani list;

– smrtni list.

2. Izvadak iz središnje kaznene evidencije

– Nepostojanje kaznene evidencije.

3. Potvrde koje izdaju konzularni uredi

– Potvrda o sposobnosti za sklapanje braka;

– bračno stanje.

4. Potvrde koje izdaju općine/Savezna državna služba za unutarnje poslove (SPF Intérieur)

– Potvrda o glavnom boravištu osobe –> Prilog X.;

– potvrda o glavnom boravištu osobe s popisom prethodnih adresa –> Prilog X.;

– potvrda o činjenici života –> Prilog II.;

– potvrda o zakonskoj kohabitaciji –> Prilog VII.;

– potvrda o boravištu prije braka –> Prilog X.

Još uvijek ne postoji popis zaprisegnutih pismenih prevoditelja u Belgiji.

Zakon od 10. travnja 2014. kojim su izmijenjene različite odredbe u cilju uspostave nacionalne evidencije pravnih stručnjaka i nacionalne evidencije zaprisegnutih pismenih prevoditelja, tumača i prevoditelja–tumača stupio je na snagu 1. prosinca 2016.

Tim se zakonom propisuje uspostava nacionalne evidencije zaprisegnutih pismenih prevoditelja, tumača i prevoditelja–tumača; međutim, ona još uvijek nije u funkciji.

U izradi je novi zakon o daljnjem razvoju nacionalne evidencije. Belgija će nakon donošenja tog zakona i početka rada nacionalne evidencije dostaviti Komisiji poveznicu na internetske stranice nacionalne evidencije. Na tim će stranicama građani jednostavno pronalaziti zaprisegnute pismene prevoditelje za jezike koji su potrebni u njihovoj regiji, iako sve informacije o zaprisegnutim pismenim prevoditeljima neće biti javno dostupne.

Ovjerene preslike ne mogu se izdavati za potvrde o osobnom stanju, potvrde koje izdaju općine ili Savezna državna služba za unutarnje poslove ili za izvatke iz središnje kaznene evidencije.

Samo se izvorni dokument/preslika ili potvrda smatraju vjerodostojnima.

Ovjerena preslika sudske odluke izdaje se u slučajevima navedenima u članku 792. drugom podstavku i članku 1067.a Pravosudnog zakonika, tj. u slučajevima navedenima u članku 704. stavku 2. Pravosudnog zakonika, te u slučajevima posvojenja i svim ostalim slučajevima u kojima obavijest označava početak razdoblja za podnošenje žalbe. Ovjerena preslika izdaje se i u svrhu priznavanja potvrde u drugoj zemlji ili legalizacije.

Može se izdati i izvršni primjerak (copie exécutoire ili grosse) sudske odluke; to je vjerodostojan instrument kojim se službeniku za izvršenje omogućuje da izvrši sudsku odluku. Izvršni primjerak može se izdati samo jedanput.  

Informacije o izvatcima i potvrdama (neovjerene preslike)

1. Potvrde o osobnom stanju

– Logotip općine ILI logotip BAEC-a ILI logotip konzularnog ureda i logotip Belgije.

– Elektronički žig BAEC-a + poveznica/crtični kod za provjeru je li BAEC izdao presliku ili izvadak.

2. Potvrde Savezne državne službe za unutarnje poslove (upotrebom opcije „Mon dossier”)

Pečat (elektronički žig) Kraljevine Belgije i riječi „SPF Intérieur – Registre national” na svakoj ispravi.

Spisi su u PDF formatu i nose potpis nacionalne evidencije te službene logotipove.

Elektronički žig pojavljuje se uz slova „IBZ” u zaglavlju.

3. Izvadak iz središnje kaznene evidencije

– Izvatci koje izdaju općinska tijela

Izvadak mora nositi datum i potpis općinskih tijela. (članak 10., Kraljevski ukaz od 21. studenoga 2016.).

Trenutačno izvatci moraju uvijek nositi vjerodostojni pečat, datum i potpis gradonačelnika ili njegova zamjenika.

S obzirom na to da su izvatci iz središnje kaznene evidencije, nose i vidljiv (skeniran) potpis direktora središnje kaznene evidencije.

Niz općina već izdaje izvatke u elektroničkom obliku.

– Izvatci koje izdaje središnja kaznena evidencija

Isprava nosi reljefno otisnut pečat središnje kaznene evidencije te (registrirani) potpis službenika koji je izdao izvadak.

Sve je već prethodno navedeno.