Öffentliche Urkunden

Spanisch

Nach Artikel 2 der Verordnung fallen die folgenden Dokumente, die als öffentliche Urkunden bezeichnet werden, in ihren Anwendungsbereich, wobei auch angegeben wird, wie diese Urkunden ausgestellt werden: a) Geburt: Geburtsurkunde, Standardformular; b) die Tatsache, dass eine Person am Leben ist: eine Lebens- und Personenstandsbescheinigung bestätigt, dass eine Person am Leben ist, und gibt den Familienstand der betreffenden Person wieder. Der zuständige Standesbeamte bescheinigt, dass eine Person am Leben und dass sie ledig, verwitwet oder geschieden ist (nachdem die betreffende Person persönlich auf dem Standesamt vorgesprochen hat). Eine Lebensbescheinigung kann auch von einem Notar ausgestellt werden, der in der Regel eine notarielle Urkunde errichtet, die bestätigt, dass die betreffende Person persönlich in seiner Kanzlei vorstellig geworden ist. Der Familienstand einer Person kann durch eine eidesstattliche Erklärung oder durch eine förmliche Bestätigung gegenüber einem Standesbeamten bzw. durch eine notarielle Urkunde attestiert werden. Bei den vorstehenden Handlungen ist die persönliche Anwesenheit der betreffenden Person erforderlich. Sie können auf dem Standesamt am Wohnsitz der jeweiligen Person, durch ihren bevollmächtigten Stellvertreter vor dem Friedensgericht am Wohnsitz der betreffenden Person oder ihres Stellvertreters oder vor einem Notar vorgenommen werden. c) Tod: Auszug aus dem Personenstandsregister, Standardformular; d) Namen: Auszug aus dem Personenstandsregister (Geburt); e) Eheschließung, einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand: Eine Familienstandsbescheinigung gibt es nicht, deshalb wird die Geburtsurkunde verwendet. Für eine Eheschließung ist ein Auszug aus dem Personenstandsregister erforderlich. Für den Nachweis einer Eheschließung reicht eine vom Standesbeamten ausgestellte Eheurkunde aus. Um die Ehefähigkeit nachzuweisen, muss ein Verfahren in die Wege geleitet werden, das zur Ausstellung des Ehefähigkeitszeugnisses führt. (Dieses Verfahren wird bis zum 30. Juni 2020 vom zuständigen Standesamt bzw. vom zentralen Standesamt oder vom zuständigen Konsulat durchgeführt.) Fälle, die einen internationalen Bezug aufweisen (z. B. wenn einer der Ehegatten eine ausländische Staatsangehörigkeit besitzt oder die Ehe außerhalb von Spanien geschlossen wurde) können sich komplexer gestalten. f) Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigerklärung einer Ehe: Auszug aus dem Personenstandsregister einschließlich etwaiger Randbemerkungen; g) eingetragene Partnerschaft, einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft: Bescheinigung der Verwaltungsstelle, die für die Registrierung der eingetragenen Lebenspartnerschaft zuständig ist, oder gegebenenfalls notarielle Urkunde; h) Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft: im spanischen Verfahrensrecht sind keine Bestimmungen für die Trennung ohne Auflösung der Lebenspartnerschaft oder für die Auflösung von eingetragenen Lebenspartnerschaften enthalten. Der Nachweis für die Registrierung bzw. für die Auflösung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft wird durch die Bescheinigung der Eintragung der Lebenspartnerschaft von nicht verheirateten Paaren bzw. durch eine notarielle Urkunde erbracht, wobei die vorstehende Bescheinigung in Spanien keinen einheitlichen Regelungen unterliegt (Königliches Gesetzesdekret 8/2015 vom 30. Oktober 2015 in Verbindung mit Artikel 221 der Neufassung des Gesetzes über die soziale Sicherheit). i) Abstammung: Auszug aus dem Personenstandsregister; j) Adoption: Auszug aus dem Personenstandsregister; k) Wohnsitz und/oder Aufenthaltsort: Auszug aus dem Einwohnerverzeichnis der betreffenden Stadt oder Gemeinde zum Nachweis des Wohnsitzes, Bescheinigung der Stadt oder Gemeinde bzw. notarielle Urkunde zum Nachweis des gewöhnlichen Aufenthalts; l) Staatsangehörigkeit: Auszug aus dem Personenstandsregister; m) Vorstrafenfreiheit, sofern öffentliche Urkunden darüber für einen Unionsbürger von den Behörden des Mitgliedstaats, dessen Staatsangehörigkeit dieser Bürger besitzt, ausgestellt werden: Bescheinigung des Justizministeriums. Öffentliche Urkunden, deren Vorlage von Unionsbürgern verlangt werden kann, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einem Mitgliedstaat haben, dessen Staatsangehörigkeit sie nicht besitzen, wenn diese Bürger ihr aktives oder passives Wahlrecht bei den Wahlen zum Europäischen Parlament oder bei Kommunalwahlen in dem Mitgliedstaat, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, unter den Bedingungen der Richtlinie 93/109/EG bzw. der Richtlinie 94/80/EG des Rates ausüben möchten: Auszug aus dem Einwohnerverzeichnis der betreffenden Stadt oder Gemeinde.

Liste der von Spanien ausgestellten öffentlichen Urkunden, denen mehrsprachige Formulare als geeignete Übersetzungshilfe beigefügt werden können:

a) Auszüge aus den Personenstandsregistern für:

Geburt,

Lebensbescheinigung,

Tod,

Eheschließung,

Nachweis des Familienstands,

Ehefähigkeit;

b) Strafregisterauszug. 

Das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten, Europäische Union und Zusammenarbeit veröffentlicht eine Liste der beeidigten Übersetzer, die herangezogen werden dürfen (16. Zusatzbestimmung [Übersetzungs- und Dolmetschleistungen für Behörden] des Gesetzes 2/2014 vom 25. März 2014 über staatliche Maßnahmen und externe Dienstleistungen). http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/Documents/Listado%20actualizado.pdf

Beglaubigte Kopien sind originalgetreue Kopien öffentlicher Urkunden, die von der Behörde angefertigt werden, die die Urkunden ausgestellt oder genehmigt hat. In der Regel werden notarielle Urkunden in Form von Kopien weitergeleitet, während gerichtliche Schriftstücke als beglaubigte Kopien oder als zusätzliche Ausfertigung weitergegeben werden. Sie sind gegebenenfalls mit einem Vermerk versehen, der bestätigt, dass sie Rechtskraft erlangt haben. Das Vorstehende ist in den Artikeln 134, 501, 502 und 504 des Gesetzes 1/2000 vom 7. Januar 2000 über zivilrechtliche Verfahren niedergelegt. Urkunden der Verwaltungsbehörden werden als beglaubigter Beschluss übermittelt (Artikel 52 des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober 2015 über das einheitliche Verwaltungsverfahren der öffentlichen Verwaltungen). Darüber hinaus sind Notare befugt, sämtliche Arten von Originaldokumenten zu beglaubigen. Für notarielle Urkunden kann eine Apostille erforderlich sein. Auch Standesbeamte sind befugt, beglaubigte Kopien anzufertigen. Dies wird sich durch das Gesetz 20/2011 über die Zivilstandsregister nicht ändern, das am 30. Juni 2020 in Kraft treten soll. Ferner können auch Notare sowie die in den Autonomen Gemeinschaften eingerichteten Verwaltungsbehörden im Hinblick auf die Registrierung eingetragener Lebenspartnerschaften beglaubigte Kopien ausstellen.

Zum Teil sind Formulare vorhanden (für Personenstandsurkunden), in manchen Fällen gibt es jedoch kein Muster. Für notariell beglaubigte Kopien ist ein von der staatlichen Münzprägeanstalt (Fábrica Nacional de Moneda, FNMT) für jeden Notar ausgegebenes Notariatspapier sowie ein spezifischer Sicherheitsstempel des Allgemeinen Rats der Notare (Consejo General del Notariado) zu verwenden. Darüber hinaus sind sie mit dem Tintenstempel, der Unterschrift, den Initialen und dem Zeichen des Notars zu versehen.

Notariell beglaubigte Kopien müssen unmittelbar im Anschluss an ihre Ausstellung mit einem Nummernstempel gekennzeichnet und mit der Unterschrift des Notars versehen werden, damit sie leicht identifiziert werden können. Ferner müssen sie sowohl den Sicherheitsstempel als auch den Tintenstempel des Notars tragen. Beglaubigte Kopien von Originaldokumenten müssen zusätzlich mit dem Beglaubigungsstempel (sello de legiaciones) versehen sein. Der Notar hat die Urkunden, mit deren Ausstellung er betraut wurde, zu unterzeichnen und zu paraphieren. Die Verordnung (EU) 2016/1191 und somit auch die zu beglaubigenden Angaben beziehen sich offensichtlich auf Gerichts- und Verwaltungsurkunden in Papierform, die einen dem jeweiligen Muster des Personenstandsregisters entsprechenden tintenbedruckten Briefkopf aufweisen (mit regionalen Unterschieden). Zugleich dürfen jedoch die umfassende Einführung elektronischer Behördendienste, die eine Validierung der mit der elektronischen Signatur des Ausstellers verknüpften elektronischen Codes ermöglichen wird, sowie die Angleichung dieser Dienste an die europäischen Grundsätze für elektronische Behördendienste nicht außer Acht gelassen werden (vgl. hierzu das Gesetz 39/2015 vom 1. Oktober 2015 über das einheitliche Verwaltungsverfahren der öffentlichen Verwaltungen und das Gesetz 42/2015 vom 5. Oktober 2015 zur Änderung des Gesetzes 1/2000 vom 7. Januar 2000 über zivilrechtliche Verfahren).