Todisteiden vastaanottaminen videoneuvottelun avulla

Jos menettelyjäsenvaltion kansallisessa lainsäädännössä säädetään siviili- tai kauppaoikeudellisten kuulemisten nauhoittamisesta, samoja sääntöjä sovelletaan pääsääntöisesti videoyhteyden tai muun etäviestintätekniikan avulla järjestettäviin kuulemisiin. Tällöin osapuolille olisi ilmoitettava näistä järjestelyistä ja tarvittaessa mahdollisuudesta vastustaa nauhoitusta. Nauhoitukset on tehtävä ja säilytettävä turvallisesti, eikä niitä saa levittää julkisesti.

1 Voidaanko todisteita vastaanottaa videoneuvottelun välityksellä joko niin, että pyynnön esittänyt tuomioistuin osallistuu videoneuvotteluun omassa jäsenvaltiossaan, tai niin, että pyynnön esittänyt tuomioistuin ottaa todisteet vastaan välittömästi? Jos voidaan, mitä kansallisia menettelyjä tai lainsäädäntöä tällöin sovelletaan?

Videoyhteyden tai etäviestintätekniikan käyttö on vapaaehtoista. Sen tarkoituksena on helpottaa suullisia kuulemisia sellaisissa siviili- ja kauppaoikeudellisissa menettelyissä (samoin kuin rikosoikeudellisissa menettelyissä, joista säädetään digitalisointiasetuksen 6 artiklassa), joihin liittyy rajat ylittävä ulottuvuus.

Todisteita voidaan vastaanottaa kummallakin tavalla.

Säädösperusta:

• Siviiliprosessilain (Ley de Enjuiciamento Civil) 177 §, johon viitataan kansainvälisestä oikeudellisesta yhteistyöstä siviiliasioissa 30. kesäkuuta annetussa laissa 29/2015.
• Oikeuslaitoslain (Ley Orgánica del Poder judicial) 229 §:n säännökset videoneuvottelujen kulusta. Oikeuslaitoslain 229 §:n 3 momentin mukaan videonyhteyden avulla voidaan järjestää kuulemisia, esittää kysymyksiä, vastaanottaa todistajanlausuntoja, kuulustella asianosaisia, tutkia asiaa, antaa lausuntoja, hyväksyä asiantuntijalausuntoja ja järjestää oikeudenkäynti joko tuomarin läsnä ollessa tai tuomioistuimessa sekä tarvittaessa asianosaisten läsnä ollessa. Oikeudenkäynti järjestetään julkisessa istunnossa tai poikkeustapauksissa suljetussa istunnossa. Kaikissa tapauksissa on huolehdittava siitä, että asianosaisilla on mahdollisuus puolustautua ja kiistää vastapuolen esittämät todisteet.
• Kansainvälisestä oikeusavusta ja kansainvälisen oikeudellisen yhteistyön verkostoista annettu asetus 1/2018.

Tapaukset, joissa Espanja pyytää ulkomaiselta viranomaiselta oikeusapua

Unionin oikeuden ensisijaisuusperiaatteen mukaisesti tällaisissa tapauksissa sovelletaan ensisijaisesti Euroopan unionin säännöksiä sekä kansainvälisiä sopimuksia, joiden sopimuspuoli Espanja on. Lakia 29/2015 sovelletaan toissijaisesti. Siviiliasioissa tehtävän kansainvälisen oikeudellisen yhteistyön alalla Espanjan viranomaiset voivat tehdä yhteistyötä ulkomaisten viranomaisten kanssa. Vaikka vastavuoroisuutta ei edellytetäkään, hallitus voi asetuksella säätää, että viranomaiset eivät tee yhteistyötä vieraan valtion viranomaisten kanssa, jos kyseisen valtion viranomaiset ovat toistuvasti kieltäytyneet yhteistyöstä tai jos yhteistyö kielletään sen lainsäädännössä.

Tapaukset, joissa espanjalaiset tuomioistuimet voivat luoda suoria yhteyksiä ulkomaisiin tuomioistuimiin

Kaikissa tapauksissa noudatetaan kummankin valtion voimassa olevaa lainsäädäntöä. Suorilla yhteyksillä tarkoitetaan kansallisten ja ulkomaisten tuomioistuinten välistä yhteydenpitoa, jossa ei ole välikäsiä. Tällainen yhteydenpito ei vaikuta tuomioistuinten riippumattomuuteen tai asianosaisten puolustautumisoikeuksiin.

Espanjan oikeusviranomaiset epäävät pyynnöt, jotka koskevat kansainvälistä oikeudellista yhteistyötä siviiliasioissa, jos

1. pyydetyn yhteistyön tavoite tai tarkoitus on yleisen järjestyksen vastainen;
2. espanjalaisella tuomioistuimella on yksinomainen toimivalta oikeusapupyyntöön liittyvässä menettelyssä;
3. suunnitellun toimen sisältö ei kuulu pyynnön vastaanottaneen espanjalaisen oikeusviranomaisen toimivallan alaan. Pyynnön vastaanottanut viranomainen voi tarvittaessa toimittaa pyynnön toimivaltaiselle viranomaiselle ja ilmoittaa tästä pyynnön esittäneelle viranomaiselle;
4. kansainvälistä yhteistyötä koskeva pyyntö ei täytä laissa 29/2015 säädettyjä sisällöllisiä vaatimuksia ja vähimmäisvaatimuksia, jotta se voitaisiin käsitellä;
5. hallitus säätää asetuksella, että Espanjan viranomaiset eivät tee yhteistyötä sellaisen vieraan valtion viranomaisten kanssa, joka on toistuvasti kieltäytynyt yhteistyöstä tai jonka lainsäädännössä kielletään viranomaisia tekemästä yhteistyötä.

Siviili- tai kauppaoikeudellisissa menettelyissä, joissa jompikumpi osapuolista tai sen edustaja on toisessa jäsenvaltiossa, toimivaltainen viranomainen päättää osapuolten ja niiden edustajien osallistumisesta kuulemiseen videoyhteyden tai muun etäviestintätekniikan avulla ottaen huomioon

1. tällaisen tekniikan saatavuus;
2. menettelyn osapuolten näkemykset tällaisen tekniikan käytöstä; ja
3. tällaisen tekniikan käytön tarkoituksenmukaisuus asiaan liittyvissä erityisolosuhteissa.

2 Onko asetettu rajoituksia sille, ketä videoneuvottelun välityksellä voidaan kuulla? Voidaanko tällä tavoin kuulla esimerkiksi vain todistajia vai myös muita henkilöitä, kuten asiantuntijoita tai asianosaisia?

Ei ole asetettu rajoituksia, jotka koskisivat menettelyn osapuolia tai muita menettelyyn osallistuvia henkilöitä, olivatpa he todistajia tai asiantuntijoita. Tuomioistuin päättää, onko näiden henkilöiden osallistuminen asianmukaista ja mitä tietoja asiantuntijoille annetaan.

Kuulemisen järjestävä toimivaltainen viranomainen varmistaa esteettömyyden kaikille osapuolille ja niiden edustajille, myös vammaisille henkilöille.

Jos lapsi osallistuu siviili- tai kauppaoikeudellisiin menettelyihin, erityisesti asianosaisena, kansallisen lainsäädännön mukaisesti, hänen olisi voitava osallistua kuulemiseen videoyhteyden tai muun etäviestintätekniikan avulla ottaen huomioon lasten menettelylliset oikeudet. Jos lapsi osallistuu menettelyyn todisteiden vastaanottamista varten siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa, esimerkiksi todistajana, lasta voidaan kuulla myös videoyhteyden tai muun etäviestintätekniikan avulla jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa (todisteiden vastaanottaminen) 25 päivänä marraskuuta 2020 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2020/1783 mukaisesti.

3 Onko videoneuvottelun välityksellä vastaanotettavien todisteiden tyypille asetettu rajoituksia?

Rajoitukset ovat aina poikkeustapauksia, ja ne on asetettava perustellulla tuomioistuimen päätöksellä, jossa otetaan huomioon rajoituksen oikeasuhteisuus. Rajoituksia asetetaan, jos pyydetty todisteiden välitön vastaanottaminen on ”vastoin sen jäsenvaltion lainsäädännön perusperiaatteita” (asetuksen (EU) 2020/1783 19 artiklan 6 kohta).

Videoneuvottelun tai muun etäviestintätekniikan avulla toteutettavan kuulemisen käynnistämiseen ja järjestämiseen sovelletaan siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa sen jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä, jossa menettelyt käydään. Päättäessään, sallitaanko osapuolten ja niiden edustajien osallistuminen kuulemiseen videoyhteydellä, toimivaltaisen viranomaisen olisi valittava soveltuva menetelmä osapuolten näkemysten kuulemista varten kansallisen prosessioikeuden mukaisesti.

4 Onko asetettu rajoituksia sille, missä paikassa henkilöä voidaan kuulla videoneuvottelun välityksellä? Onko kuulemisen pakko tapahtua tuomioistuimen tiloissa?

Kuuleminen on järjestettävä sen tuomioistuimen tiloissa, jossa asiaa käsitellään ja todisteita vastaanotetaan julkisessa istunnossa tai poikkeustapauksissa suljetussa istunnossa. Sen sijaan rajoituksia ei ole asetettu paikalle, jossa asianosainen osallistuu menettelyyn videoyhteyttä ”tai muuta etäviestintätekniikkaa käyttäen, edellyttäen että tällainen tekniikka on tuomioistuimen käytettävissä ja tuomioistuin katsoo, että tällaisen tekniikan käyttö on asianmukaista kyseisen asian olosuhteissa” (asetuksen (EU) 2020/1783 20 artiklan 1 kohdan loppuosa). Oikeussihteerin (letrado de la administración de justicia) on todistettava asiaa käsittelevässä tuomioistuimessa niiden henkilöiden henkilöllisyys, jotka osallistuvat menettelyyn videoyhteydellä. Tämä voi tapahtua etukäteen toimitettujen tai paikan päällä esitettävien asiakirjojen tai henkilön tunnistamisen perusteella.

5 Onko videoneuvottelun välityksellä järjestetyn kuulemisen nauhoittaminen sallittua? Jos on, ovatko siihen tarvittavat laitteet käytettävissä?

Nauhoittaminen on sallittua. Itse asiassa kuulemisen nauhoittaminen on pakollista, edellisen kysymyksen täsmennyksin (asetuksen (EU) 2020/1783 20 artiklan 1 kohdan loppuosa).

Siviiliprosessilain 147 §:n mukaan istunnossa annetut suulliset lausumat ja esiintyminen on tallennettava äänen ja kuvan tallentamiseen ja toistamiseen soveltuvalla välineellä. Kaikilla Espanjan oikeusviranomaisilla on käytettävissään audiovisuaaliset laitteet oikeuskäsittelyjen ja kuulemisten nauhoittamiseksi. Oikeussihteerin on arkistoitava tallenne DVD-levylle. Asianosaisille voidaan toimittaa maksusta jäljennös.

Rajoittamatta asetuksissa (EY) N:o 861/2007, (EU) N:o 655/2014 ja (EU) 2020/1783 vahvistettujen videoneuvottelujen käyttöä koskevien erityissäännösten soveltamista videoyhteydellä järjestettävään kuulemiseen sovelletaan sen jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä, jossa kuuleminen järjestetään.

6 Millä kielellä kuuleminen on toteutettava, a) kun pyyntö esitetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 12–14 artiklan nojalla, ja b) kun kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen asetuksen 19–21 artiklan nojalla?

Jos espanjalainen tuomioistuin osallistuu kuulemiseen, oikeudenkäyntimenettelyssä ja siihen liittyvissä asiakirjoissa käytetään espanjan kieltä. Joillakin Espanjan alueilla (Galicia, Katalonia, Valencia tai Baskimaa) menettelykieleksi voidaan kuitenkin hyväksyä kyseisen alueen virallinen kieli, jos videoyhteydellä kuultavat henkilöt osaavat ja haluavat käyttää kyseistä kieltä.

7 Jos tarvitaan tulkkausta, kuka vastaa sen järjestämisestä, a) kun pyyntö esitetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 12–14 artiklan nojalla, ja b) kun kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen asetuksen 19–21 artiklan nojalla?

Siviiliasioissa tulkkauksen järjestämisestä oikeudenkäynnissä ja asiaan liittyvien asiakirjojen käännättämisestä oikeudenkäynnin jälkeen vastaa itsehallintoalueen oikeuspalvelu tai joissakin tapauksissa oikeusministeriö, ellei näitä palveluja käyttävä asianosainen järjestä tulkkausta tai käännättämistä itse. Tästä aiheutuvat kulut voidaan osoittaa sen asianosaisen maksettavaksi, joka on määrätty korvaamaan oikeudenkäyntikulut. Maksettava määrä riippuu siitä, onko asianosaisella oikeusmaksuttomaan oikeusapuun.

Jotta voidaan taata, että kaikilla asianosaisilla on mahdollisuus tulla kuulluksi, tulkki voi olla joko tuomioistuimen tiloissa tai samoissa tiloissa videoyhteydellä kuultavan henkilön kanssa.

Tulkin on kaikissa tapauksissa vannottava vala tai annettava totuusvakuutus ja toimittava mahdollisimman objektiivisesti tehtäviään hoitaessaan.

Asetuksen 2020/1783 22 artiklassa säädetään, että pyynnön vastaanottanut tuomioistuin voi pyytää maksujen tai kulujen korvaamista, tulkille maksetut kulut mukaan lukien.

8 Mitä menettelyjä sovelletaan kuulemisen järjestelyissä ja kuulemisajankohdan ja -paikan tiedoksi antamisessa kuultavalle henkilölle, a) kun pyyntö esitetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 12–14 artiklan nojalla, ja b) kun kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen asetuksen 19–21 artiklan nojalla? Paljonko aikaa kummassakin tapauksessa olisi jätettävä tiedoksiannon ja kuulemisajankohdan välille, jotta asianomainen saisi tiedon riittävän ajoissa?

Kuulemista koskevaa sisäistä menettelyä asetuksen 10 artiklan mukaisissa tapauksissa tarkastellaan siviiliprosessilain 301 §:ssä ja sitä seuraavissa pykälissä (asianosaisten kuuleminen), 360 §:ssä ja sitä seuraavissa pykälissä (todistajien kuuleminen) sekä 335 §:ssä ja sitä seuraavissa pykälissä, jotka koskevat lausumien antamista ja niiden toimittamista tutkittavaksi sekä asiantuntijoiden kuulemista vastakkain julkisissa istunnoissa.

Rajoittamatta asetuksissa (EY) N:o 861/2007, (EU) N:o 655/2014 ja (EU) 2020/1783 vahvistettujen videoneuvottelujen käyttöä koskevien erityissäännösten soveltamista videoyhteydellä järjestettävään kuulemiseen sovelletaan sen jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä, jossa kuuleminen järjestetään.

Jos viranomainen kutsuu henkilön todistajaksi siviili- tai kauppaoikeudellisessa asiassa, tällaisen henkilön kuulemiseen videoyhteyden tai muun etäviestintätekniikan avulla sovelletaan todisteiden vastaanottamista koskevaa asetusta.

Videoneuvottelun tai muun etäviestintätekniikan, jota käytetään siviili-, kauppa- tai rikosoikeudellisissa asioissa, olisi mahdollistettava tulkkauksen käyttö.

9 Mitä kuluja videoneuvottelun käytöstä aiheutuu ja miten ne maksetaan?

Videoneuvottelusta ei lähtökohtaisesti makseta, mutta jos joku asianosainen haluaa jäljennöksen nauhoituksesta, hänen on toimitettava asianmukainen väline tai maksettava sitä vastaava summa.

Asetuksen (EU) 2020/1783 22 artiklassa säädetään, että pyynnön vastaanottanut tuomioistuin voi pyytää maksujen tai kulujen korvaamista, tulkille maksetut kulut mukaan lukien.

10 Mitä vaatimuksia on mahdollisesti asetettu sen varmistamiseksi, että henkilö, jota pyynnön esittänyt tuomioistuin välittömästi kuulee, on saanut tiedon siitä, että kuuleminen toteutetaan vapaaehtoiselta pohjalta?

Kuuleminen tapahtuu espanjalaisen tuomioistuimen ohjauksessa.

11 Miten varmistetaan kuultavan henkilöllisyys?

Toimivaltaisen viranomaisen olisi videoyhteyden tai muun etäviestintätekniikan avulla voitava todentaa kuultavien henkilöiden henkilöllisyys, ja tällaisen tekniikan olisi mahdollistettava visuaalinen, suullinen ja ääniviestintä kuulemisen aikana. Käytettävän tekniikan olisi täytettävä sovellettavat henkilötietojen suojaa, viestinnän luottamuksellisuutta ja tietoturvaa koskevat vaatimukset riippumatta siitä, minkä tyyppisessä kuulemisessa sitä käytetään.

Tavallista puhelua ei voida pitää suulliseen kuulemiseen soveltuvana etäviestintätekniikkana.

Oikeussihteerin on todistettava asiaa käsittelevässä tuomioistuimessa niiden henkilöiden henkilöllisyys, jotka osallistuvat menettelyyn videoyhteydellä. Tämä voi tapahtua etukäteen toimitettujen tai tilaisuudessa esitettävien asiakirjojen tai henkilön tunnistamisen perusteella.

12 Mitä valan vannomiseen liittyviä vaatimuksia sovelletaan ja mitä tietoja pyynnön esittäneeltä tuomioistuimelta tarvitaan, kun valaa edellytetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 19–21 artiklan mukaisessa todisteiden välittömässä vastaanottamisessa?

On erotettava seuraavat tapaukset:

1. Asianosaisten ei tarvitse antaa todistajanvalaa tai vakuutusta kuulemisen aikana. Asianosaiselle on kuitenkin ilmoitettava, että jos hän jättää saapumatta tuomioistuimeen ilman perusteltua syytä, tuomioistuin voi pitää toteen näytettyinä tosiseikkoja, joissa hän oli henkilökohtaisesti osallisena, mikä on erittäin vahingollista hänen kannaltaan.
2. Todistajien osalta: Jokaisen todistajan on ennen kuulemista annettava todistajanvala tai totuusvakuutus. Niiden rikkomisen seuraamuksista siviiliasioissa säädetään erikseen. Jos todistaja ei ole tietoinen näistä seuraamuksista, tuomioistuin ilmoittaa hänelle niistä. Jos todistaja ei ole ikänsä puolesta rikosoikeudellisessa vastuussa, todistajanvalaa tai totuusvakuutusta ei vaadita.
3. Asiantuntijan on annettava asiantuntijanvala tai ‑vakuutus, jossa hän ilmoittaa toimineensa ja toimivansa tarvittaessa jatkossakin mahdollisimman objektiivisesti ottaen huomioon sekä tekijät, jotka voivat olla edullisia jommallekummalle osapuolelle, että tekijät, jotka voivat olla heille vahingollisia. Hänen on myös ilmoitettava ymmärtävänsä, millaisia rikosoikeudellisia seuraamuksia hänelle voi aiheutua tehtävänsä täyttämättä jättämisestä. Asiantuntijanvala tai ‑vakuutus toistetaan, kun asiantuntijalausuntoa käsitellään osapuolten kuulemismenettelyssä tuomioistuimessa.

13 Miten varmistetaan, että videoneuvottelupaikalla on yhteyshenkilö, johon pyynnön esittänyt tuomioistuin voi ottaa yhteyttä, ja että kuulemispäivänä paikalla on henkilö, jonka tehtävänä on käyttää videoneuvottelulaitteita ja selvittää mahdolliset tekniset ongelmat?

Audiovisuaalisten laitteiden käytöstä sovitaan etukäteen, ja tuomiokunnan kanslia tai oikeusviranomainen päättää videoneuvottelun pitopaikasta, päivämäärästä ja kellonajasta sekä huolehtii, että paikalla on riittävästi henkilöstöä sen toteuttamiseksi. Yleensä tehdään etukäteen testejä, joilla varmistetaan, että yhteydet ja laitteet toimivat asianmukaisesti.

14 Mitä mahdollisia lisätietoja pyynnön esittävältä tuomioistuimelta tarvitaan?

Kaikki mikä katsotaan asianmukaiseksi, jotta todisteiden antaminen tapahtuu parhaalla mahdollisella tavalla. Tähän käytetään liitteessä olevia lomakkeita.