Przeprowadzenie dowodu w drodze wideokonferencji

Co do zasady, jeżeli prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym toczy się postępowanie, przewiduje nagrywanie posiedzeń w sprawach cywilnych lub handlowych, te same zasady mają zastosowanie do posiedzeń prowadzonych z wykorzystaniem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. W takim przypadku należy poinformować strony o tych przepisach oraz, w stosownych przypadkach, o możliwości sprzeciwienia się nagrywaniu. Nagrania należy sporządzać i przechowywać w sposób bezpieczny oraz należy zagwarantować, że nie będą one rozpowszechniane publicznie.

1 Czy istnieje możliwość przeprowadzenia dowodu z wykorzystaniem wideokonferencji z udziałem sądu we wzywającym państwie członkowskim albo bezpośrednio przez sąd tego państwa członkowskiego? Jeżeli tak, jakie obowiązują w tym względzie procedury lub przepisy krajowe?

Korzystanie z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji jest opcjonalne i służy ułatwieniu prowadzenia posiedzeń w postępowaniach cywilnych, handlowych, a także karnych (uregulowanych w art. 6 rozporządzenia w sprawie cyfryzacji) o wymiarze transgranicznym.

Dowód można przeprowadzić na obydwa sposoby.

Podstawa prawna:

• art. 177 ustawy o postępowaniu cywilnym (Ley de Enjuiciamiento Civil, LEC), zgodnie z ustawą nr 29/2015 z dnia 30 lipca 2015 r. o międzynarodowej współpracy prawnej w sprawach cywilnych;
• art. 229 ustawy organicznej o sądownictwie (Ley Orgánica del Poder Judicial, LOPJ) w zakresie odnoszącym się do wideokonferencji. Art. 229 ust. 3 ustawy organicznej o sądownictwie pozwala na to, by składanie oświadczeń, przesłuchania, przeprowadzanie dowodu, konfrontacje świadków, badanie, przedstawianie sprawozdań, opinii biegłych i posiedzenia odbywały się w drodze wideokonferencji w obecności sędziego lub sądu oraz, w stosownych przypadkach, w obecności lub przy udziale stron. W ten sposób zapewnia się stronom możliwość uczestnictwa bądź zabrania głosu, pod warunkiem poszanowania zasady kontradyktoryjności i prawa do obrony. Poza wyjątkowymi przypadkami mowa tutaj o postępowaniach jawnych;
• rozporządzenie nr 1/2018 w sprawie międzynarodowej wzajemnej pomocy prawnej i międzynarodowych sieci współpracy sądowej.

Przypadki, w których Hiszpania wnosi o współpracę organu innego państwa

W tych przypadkach pierwszeństwo mają przepisy Unii Europejskiej oraz traktaty i umowy międzynarodowe, których Hiszpania jest stroną; zgodnie z zasadą pierwszeństwa prawa UE dopiero w drugiej kolejności stosuje się przepisy ustawy nr 29/2015. Jeżeli chodzi o międzynarodową współpracę prawną w sprawach cywilnych, organy hiszpańskie mogą współpracować z organami zagranicznymi. Mimo że wzajemność nie jest wymagana, rząd może uchwalić w drodze dekretu królewskiego, że organy nie będą współpracowały z organami państwa trzeciego w przypadku wielokrotnej odmowy współpracy lub w przypadku wprowadzenia przepisów zakazujących organom tego państwa nawiązywania współpracy.

W przypadku gdy hiszpańskie sądy nawiążą bezpośrednią komunikację z innymi sądami:

zapewnia się poszanowanie prawa obowiązującego w danym państwie. Za bezpośrednią komunikację sądową uznaje się komunikację między sądami krajowymi i zagranicznymi, która odbywa się bez udziału pośrednika. Tego rodzaju komunikacja nie wywiera wpływu na niezawisłość uczestniczących w niej sądów ani jej nie narusza, a także zapewnia poszanowanie prawa stron do obrony.

Organy hiszpańskie odrzucają wnioski o międzynarodową współpracę prawną w sprawach cywilnych, jeżeli:

1. przedmiot lub cel współpracy będącej przedmiotem wniosku jest sprzeczny z porządkiem publicznym;
2. procedura, w ramach której zwrócono się z wnioskiem o współpracę, podlega wyłącznej jurysdykcji sądów hiszpańskich;
3. charakter czynności, która ma zostać podjęta, nie wchodzi w zakres uprawnień wezwanego sądu hiszpańskiego. W stosownych przypadkach hiszpański sąd może przekazać właściwemu organowi odpowiedni wniosek i poinformować organ występujący z wnioskiem o tym fakcie;
4. wniosek o współpracę międzynarodową nie spełnia wymogów dotyczących treści ani minimalnych wymogów umożliwiających jego rozpatrzenie, o których mowa w ustawie nr 29/2015;
5. rząd uchwali w drodze dekretu królewskiego, że organy hiszpańskie nie będą współpracowały z organami państwa trzeciego, które wielokrotnie odmawiało współpracy lub które wprowadziło przepisy zakazujące organom tego państwa nawiązywania współpracy.

W postępowaniach cywilnych lub gospodarczych, w których jedna ze stron lub jej przedstawiciel przebywa w innym państwie członkowskim, właściwy organ decyduje o udziale stron i ich przedstawicieli w posiedzeniu z wykorzystaniem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji, uwzględniwszy:

1. dostępność takiej technologii;
2. stosunek stron postępowania do jej wykorzystania oraz
3. stosowność wykorzystania takiej technologii w szczególnych okolicznościach danej sprawy.

2 Czy istnieją jakieś ograniczenia co do rodzaju osób, jakie można przesłuchać w drodze wideokonferencji – np. czy w ten sposób można przesłuchać wyłącznie świadków, czy też inne osoby, np. biegłych lub strony?

Nie istnieją ograniczenia dotyczące udziału stron postępowania lub dowolnej osoby zaangażowanej w przeprowadzanie dowodu, niezależnie od tego, czy jest ona świadkiem czy biegłym. Ocena przydatności dowodów oraz informacji przekazanych biegłym należy do sądu.

Właściwy organ prowadzący posiedzenie zapewnia jego dostępność dla wszystkich stron i ich przedstawicieli, w tym dla osób z niepełnosprawnościami.

Jeżeli w postępowaniu w sprawie cywilnej lub handlowej uczestniczy dziecko, w szczególności jako strona, na mocy prawa krajowego powinno ono mieć możliwość uczestniczenia w posiedzeniu z wykorzystaniem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji, z uwzględnieniem przysługujących mu praw procesowych. Jeżeli dziecko ma uczestniczyć w przeprowadzeniu dowodu na posiedzeniu w sprawie cywilnej lub handlowej, na przykład gdy dziecko ma zostać przesłuchane w charakterze świadka, można je przesłuchać w drodze wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1783 z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych (przeprowadzanie dowodów).

3 Jakie ewentualne ograniczenia istnieją w odniesieniu do rodzaju dowodu, jaki można przeprowadzić w drodze wideokonferencji?

Ograniczenia, które zawsze mają charakter nadzwyczajny i które można nałożyć wyłącznie na mocy uzasadnionego orzeczenia sądowego, uwzględniającego kwestie związane z proporcjonalnością ograniczeń, mają wpływ na sytuacje, w których bezpośrednie przeprowadzenie dowodu, którego dotyczy wniosek, byłoby „sprzeczne z podstawowymi zasadami prawa ich państwa członkowskiego” (art. 19 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2020/1783).

Procedura inicjowania i prowadzenia posiedzeń w sprawach cywilnych i handlowych w drodze wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji powinna podlegać prawu krajowemu państwa członkowskiego, w którym toczy się postępowanie. Właściwy organ decydujący o tym, czy zezwolić na udział stron i ich przedstawicieli w posiedzeniu w drodze wideokonferencji, powinien wybrać odpowiednią metodę analizy stanowisk stron zgodnie z krajowym prawem procesowym.

4 Czy istnieją jakieś ograniczenia co do miejsca przesłuchania osoby przy wykorzystaniu wideokonferencji – np. czy musi się ono odbyć w sądzie?

Przesłuchanie musi odbyć się w sądzie, przed którym toczy się postępowanie i przed którym przeprowadza się dowód na posiedzeniu jawnym lub – w wyjątkowych przypadkach – na posiedzeniu niejawnym. Nie ma ograniczeń co do miejsca pobytu osoby, która ma wziąć udział w postępowaniu z wykorzystaniem wideokonferencji „lub innych technologii porozumiewania się na odległość, pod warunkiem że sąd dysponuje taką technologią i jeżeli sąd uzna w świetle okoliczności danej sprawy, że skorzystanie z takiej technologii jest odpowiednie” (końcowa część art. 20 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2020/1783). Sekretarz (Letrado de la administración de justicia) sądu, w którym prowadzane jest postępowanie, ma obowiązek potwierdzić w sądzie tożsamość osób biorących udział w wideokonferencji. Może te zrobić w oparciu o wcześniej mu przekazane dokumenty lub poprzez ich bezpośrednie okazanie przez strony bądź ze względu na to, że strony są urzędnikowi znane osobiście.

5 Czy dozwolone jest rejestrowanie przesłuchań przeprowadzanych w drodze wideokonferencji, a jeżeli tak, to czy dostępne są odpowiednie środki techniczne?

Tak. Co więcej, przesłuchania muszą być rejestrowane, z zastrzeżeniem wskazanym w odpowiedzi na poprzednie pytanie (końcowa część art. 20 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2020/1783).

Zgodnie z przepisami art. 147 ustawy o postępowaniu cywilnym postępowanie ustne, przesłuchanie i fakt stawienia się przed sądem należy zarejestrować na nośniku umożliwiającym odtwarzanie dźwięku i obrazu. Wszystkie sądy w Hiszpanii są wyposażone w urządzenia audiowizualne służące do rejestrowania rozpraw i przesłuchań. Następnie sekretarz sądu archiwizuje nagrania na płytach DVD. Strony mogą wystąpić o przesłanie im kopii na ich koszt.

Bez uszczerbku dla przepisów szczegółowych dotyczących korzystania z wideokonferencji, określonych w rozporządzeniach 861/2007, 655/2014 i 2020/1783, procedurę prowadzenia posiedzeń w drodze wideokonferencji reguluje prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym odbywa się posiedzenie.

6 W jakim języku powinno być prowadzone przesłuchanie: a) w przypadku wniosków składanych na podstawie art. 12–14 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów; b) w przypadku bezpośredniego przeprowadzania dowodu na podstawie art. 19–21 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów?

Jeżeli w postępowaniu uczestniczy sąd hiszpański, wydaje się konieczne, aby postępowanie prowadzono w języku hiszpańskim oraz aby pisma sądowe sporządzano w języku hiszpańskim, chociaż możliwe jest dopuszczenie jednego z pozostałych języków urzędowych (język galicyjski, kataloński, walencki lub baskijski) niektórych terytoriów kraju, w przypadku gdy osoby przesłuchiwane w drodze wideokonferencji władają tymi językami i chcą się nimi posługiwać.

7 Jeżeli konieczna jest obecność tłumacza ustnego, kto odpowiada za zapewnienie jego obecności i gdzie tłumacz powinien się znajdować: a) w przypadku wniosków składanych na podstawie art. 12–14 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów; b) w przypadku bezpośredniego przeprowadzania dowodu na podstawie art. 19–21 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów?

W sprawach cywilnych można korzystać z usług tłumaczy ustnych zarówno w toku postępowania, jak i po jego zakończeniu. Jeżeli nie zostaną one zapewnione przez stronę korzystającą z takiego tłumaczenia, wówczas zadbają o nie służby sądowe, które w niektórych wspólnotach autonomicznych zostały zdecentralizowane. W pozostałych przypadkach usługi tego rodzaju zapewnia Ministerstwo Sprawiedliwości. Kosztami świadczenia takich usług może zostać obciążona strona, od której sąd zasądził koszty postępowania, z należytym uwzględnieniem ewentualnego uprawnienia do bezpłatnej pomocy prawnej.

Aby skutecznie zabezpieczyć możliwość dalszego badania oraz podważenia dowodu w toku postępowania, tłumacz ustny może przebywać w budynku sądu albo razem z osobą, która będzie składała zeznania na posiedzeniu prowadzonym w drodze wideokonferencji.

We wszystkich przypadkach tłumacz ustny będzie zobowiązany do złożenia przyrzeczenia dotyczącego mówienia prawdy i wywiązywania się ze swoich obowiązków w jak najbardziej obiektywny sposób.

W art. 22 rozporządzenia (UE) 2020/1783 przewidziano możliwość zażądania przez sąd wezwany zwrotu wynagrodzeń lub kosztów, w tym wynagrodzeń tłumaczy ustnych.

8 Jaką procedurę stosuje się przy organizacji przesłuchania oraz powiadamianiu osoby, która ma zostać przesłuchana, o terminie i miejscu przesłuchania? a) w przypadku wniosków składanych na podstawie art. 12–14 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów; b) w przypadku bezpośredniego przeprowadzania dowodu na podstawie art. 19–21 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów? W obu przypadkach – z jakim wyprzedzeniem należy ustalić termin przesłuchania, aby osoba, która ma zostać przesłuchana, otrzymała powiadomienie z odpowiednim wyprzedzeniem?

Wewnętrzna procedura przeprowadzania przesłuchania w przypadku, o którym mowa w art. 10 rozporządzenia, jest określona w art. 301 i nast. LEC w odniesieniu do przesłuchiwania stron, w art. 360 i nast. LEC w odniesieniu do przesłuchiwania świadków i w art. 335 i nast. LEC w odniesieniu do sporządzania opinii przez biegłych i przedstawiania tych opinii zgodnie z zasadą kontradyktoryjności na posiedzeniach jawnych.

Bez uszczerbku dla przepisów szczegółowych dotyczących korzystania z wideokonferencji, określonych w rozporządzeniach 861/2007, 655/2014 i 2020/1783, procedurę prowadzenia posiedzeń w drodze wideokonferencji reguluje prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym odbywa się posiedzenie.

Jeżeli organ zwraca się o udział danej osoby w posiedzeniu w sprawie cywilnej lub handlowej w celu przeprowadzenia dowodu, udział tej osoby w posiedzeniu w drodze wideokonferencji lub z wykorzystaniem innej technologii zdalnej komunikacji powinno regulować rozporządzenie o przeprowadzaniu dowodów.

Wideokonferencje lub inne technologie zdalnej komunikacji wykorzystywane w postępowaniach w sprawach cywilnych, handlowych lub karnych powinny umożliwiać korzystanie z tłumaczenia ustnego.

9 Jakie koszty wiążą się z wykorzystaniem wideokonferencji do przeprowadzenia dowodu i jak powinny one być pokrywane?

Co do zasady usługi wideokonferencji są bezpłatne, ale jeżeli jedna z zainteresowanych stron chce otrzymać kopię nagrania, musi dostarczyć odpowiedni nośnik lub uiścić stosowną kwotę.

W art. 22 rozporządzenia (UE) 2020/1783 przewidziano możliwość zażądania przez sąd wezwany zwrotu wynagrodzeń lub kosztów, w tym wynagrodzeń tłumaczy ustnych.

10 Jakie są ewentualne wymogi dotyczące poinformowania osoby przesłuchiwanej bezpośrednio przez sąd wzywający, że występuje ona na zasadzie dobrowolności?

Odbywa się to pod nadzorem sądu hiszpańskiego.

11 Jaką procedurę stosuje się w celu zweryfikowania tożsamości osoby, która ma zostać przesłuchana?

Wideokonferencja lub inna technologia zdalnej komunikacji powinna umożliwiać właściwemu organowi sprawdzenie tożsamości osób, które mają zostać przesłuchane, oraz umożliwiać im skuteczną komunikację wizualną i ustną podczas posiedzenia. Wykorzystywana technologia, niezależnie od rodzaju posiedzenia, powinna spełniać odpowiednie standardy ochrony danych osobowych, poufności komunikacji i bezpieczeństwa danych.

Zwykłej rozmowy telefonicznej nie powinno się uznawać za odpowiednią technologię zdalnej komunikacji w przypadku przesłuchań ustnych.

Sekretarz sądu, w którym prowadzane jest postępowanie, ma obowiązek potwierdzić w sądzie tożsamość osób biorących udział w wideokonferencji. Może te zrobić w oparciu o wcześniej mu przekazane dokumenty lub poprzez ich bezpośrednie okazanie przez strony bądź ze względu na to, że strony są urzędnikowi znane osobiście.

12 Jakie są obowiązujące wymogi dotyczące składania przysięgi lub przyrzeczenia i jakie informacje od sądu wzywającego są wymagane w przypadku złożenia przysięgi lub przyrzeczenia podczas bezpośredniego przeprowadzania dowodu zgodnie z art. 19–21 rozporządzenia w sprawie przeprowadzania dowodów?

Konieczne jest rozróżnienie następujących przypadków:

1. strony w trakcie przesłuchania nie są zobowiązane do składania przyrzeczenia lub przysięgi, chociaż należy stronę pouczyć, że w przypadku gdy nie stawi się ona bez usprawiedliwienia, sąd może uznać okoliczności, które dotyczą jej osobiście, za dowiedzione; uznanie tych okoliczności za dowiedzione jest wysoce niekorzystne dla strony.
2. świadkowie: przed złożeniem zeznań każdy świadek ma obowiązek złożyć przyrzeczenie lub przysięgę mówienia prawdy pod groźbą kary przewidzianej za składanie fałszywych zeznań w sprawach cywilnych. Sąd pouczy świadka o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, jeżeli świadek nie jest tego świadomy. Od świadków, którzy nie osiągnęli wieku odpowiedzialności karnej nie wymaga się składania przyrzeczenia ani przysięgi dotyczącej mówienia prawdy.
3. biegli: przedstawiając swoje opinie, biegli muszą złożyć przyrzeczenie lub zapewnienia z mocą przyrzeczenia i oświadczyć, że działali i – w stosownych przypadkach – będą działać w jak najbardziej obiektywny sposób oraz że wezmą pod uwagę zarówno czynniki, które mogą być korzystne, jak i czynniki, które mogą być niekorzystne dla którejkolwiek ze stron, a także że zdają sobie sprawę z odpowiedzialności karnej za niewywiązanie się ze spoczywających na nich obowiązków. Biegły powtarza treść przyrzeczenia lub zapewnienia z mocą przyrzeczenia podczas rozprawy, na której przedstawia swoją opinię na potrzeby postępowania spornego między stronami prowadzonego przed sądem.

13 W jaki sposób zapewnia się w miejscu przeprowadzania wideokonferencji obecność osoby do kontaktów, do której sąd wzywający może się zwracać, oraz osoby, która jest dostępna w dniu przesłuchania i zajmuje się obsługą sprzętu do przeprowadzenia wideokonferencji oraz rozwiązuje ewentualne problemy techniczne?

Ustalenia dotyczące nośników audiowizualnych przyjmuje się z wyprzedzeniem. Pracownik służby sądowej (Secretaría del Decanato) lub inny urzędnik sądu wyznaczy termin, godzinę i miejsce, w którym zorganizowana zostanie wideokonferencja, i zapewni, aby liczba pracowników na miejscu była wystarczająca do zorganizowania wideokonferencji. Przed wideokonferencją przeprowadza się zwykle testy, aby sprawdzić czy połączenia i sprzęt funkcjonują prawidłowo.

14 Czy od sądu wzywającego wymaga się przekazania jakichkolwiek dodatkowych informacji?

Wszelkie informacje uznane za niezbędne do tego, aby przeprowadzenie dowodu przebiegło jak najsprawniej, z wykorzystaniem formularzy określonych w załączniku.