Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczenie pisma procesowego oznacza jego doręczenie adresatowi w taki sposób, aby mógł się on zapoznać z treścią tego pisma w terminie umożliwiającym mu wykonanie i ochronę przysługujących mu praw. W rozdziale 34 kodeksu postępowania cywilnego (tsiviilkohtumenetluse seadustik) przewidziano różne sposoby doręczania pism procesowych, w tym doręczenie drogą elektroniczną, doręczenie listem poleconym, doręczenie za pośrednictwem komornika sądowego, doręczenie za pośrednictwem pełnomocnika adresata, doręczenie przez przesłanie pisma oraz doręczenie przez publiczne ogłoszenie w oficjalnym dzienniku Ametlikud Teadaanded. Pismo procesowe uznaje się za doręczone wyłącznie wówczas, gdy czynność doręczenia przeprowadzono zgodnie z wymogami formalnymi przewidzianymi w obowiązujących przepisach oraz odpowiednio udokumentowano.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Zgodnie z § 306 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego sąd doręcza stronom postępowania następujące pisma: pozew, apelację i pisma uzupełniające, wezwania do stawienia się przed sądem, wyroki sądu, postanowienia kończące postępowanie w sprawie oraz wszelkie inne pisma procesowe określone w przepisach prawa.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Sąd może doręczać pisma procesowe drogą elektroniczną w wyznaczonym systemie informacyjnym. Sąd organizuje doręczenie pism procesowych przez podmiot świadczący profesjonalne usługi pocztowe, komornika sądowego, członka straży sądowej lub – zgodnie z regulaminem sądu – przez innego właściwego urzędnika sądowego. Sąd może również doręczyć pisma w inny sposób przewidziany w ustawie. Strona postępowania, która złożyła pismo wymagające doręczenia lub która wnosi o doręczenie innego pisma procesowego, może zwrócić się do sądu o zezwolenie na samodzielne zorganizowanie doręczenia. Strona postępowania może doręczać pisma procesowe wyłącznie za pośrednictwem komornika sądowego, więc w takim przypadku doręczenie i udokumentowanie doręczenia pisma odbywa się na takich samych zasadach jak w przypadku doręczenia pism procesowych przez komornika sądowego. Sąd ocenia, czy dane pismo procesowe można uznać za doręczone.

4 Ustalanie adresu

Estonia wybrała mechanizm, o którym mowa w art. 7 ust. 1 lit. c) rozporządzenia, czyli opublikowanie na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” szczegółowych informacji o sposobach znalezienia adresów osób, którym należy doręczyć dokument.

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Instytucja otrzymująca wniosek (Ministerstwo Sprawiedliwości lub sąd) sprawdza nie tylko dostępne dane, lecz także to, czy adres danej osoby wpisano do rejestru ludności (Rahvastikuregister) lub rejestru działalności gospodarczej (Äriregister).

Sądy rozpatrują międzynarodowe wnioski o doręczenie dokumentu nieodpłatnie i mają obowiązek dołożyć wszelkich starań, aby ustalić adres osoby.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Adresy osób prawnych, oddziałów spółek zagranicznych oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą są dostępne w rejestrze działalności gospodarczej. Informacje te są dostępne nieodpłatnie. Aby ustalić adres osoby prywatnej, można złożyć oficjalne zapytanie i uzyskać dane z rejestru ludności. W zapytaniu należy wskazać swój prawnie uzasadniony interes, aby administrator danych mógł zdecydować, czy przekazanie określonych informacji jest uzasadnione. Jeżeli prawnie uzasadniony interes faktycznie istnieje, rozpatrzenie wniosku o przekazanie danych z rejestru ludności wymaga uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 15 euro za zestaw danych osobowych.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Estonia wybrała mechanizm, o którym mowa w art. 7 ust. 1 lit. c) rozporządzenia, czyli opublikowanie na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” szczegółowych informacji o sposobach znalezienia adresów osób, którym należy doręczyć dokument.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Decyzję o sposobie doręczenia danego pisma podejmuje zasadniczo organ prowadzący postępowanie. Sądy powinny jednak doręczać pisma przede wszystkim drogą elektroniczną w publicznym systemie informatycznym e-Toimik (wersja ang.: e-File), zapewniającym stronom postępowania dostęp do wszystkich pism procesowych dotyczących ich sprawy, lub pocztą elektroniczną. Korzystanie z kanałów komunikacji elektronicznej pozwala sądom zaoszczędzić na opłatach pocztowych i ta metoda doręczenia staje się coraz powszechniejsza. Po rozważeniu doręczenia drogą elektroniczną sąd weźmie pod uwagę również inne sposoby doręczenia (np. doręczenie pocztą, przez pracownika sądu lub skorzystanie z innych sposobów przewidzianych w prawie).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Doręczanie pism procesowych drogą elektroniczną jest dopuszczalne we wszystkich rodzajach postępowań i można dokonywać doręczeń pod dowolny adres.

Zgodnie z § 311¹ kodeksu postępowania cywilnego pisma procesowe doręcza się drogą elektroniczną w specjalnym systemie informacyjnym i przesyła się stronom postępowania zawiadomienie o tym, że pismo jest dostępne w systemie. Sąd niezwłocznie udostępnia stronom postępowania wszystkie pisma procesowe, w tym orzeczenia sądowe, w systemie informacyjnym, niezależnie od sposobu, w jaki pisma te doręczono stronom. Zalogowanie się do systemu informacyjnego jest możliwe wyłącznie z wykorzystaniem dowodu tożsamości w celu uwierzytelnienia. Pismo procesowe uznaje się za doręczone w chwili jego otwarcia przez adresata w systemie informacyjnym lub w chwili potwierdzenia odbioru pisma bez jego otwierania. Takie same przepisy obowiązują w przypadku, gdy powyższe czynności podejmie inna osoba, którą adresat upoważnił do zapoznania się z treścią pism procesowych w systemie informacyjnym. System informacyjny automatycznie rejestruje dostarczenie pisma procesowego.

Jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, że adresat nie jest w stanie odpowiednio obsługiwać tego systemu informacyjnego, lub jeżeli doręczenie pism w ten sposób jest niemożliwe ze względów technicznych, sąd może również doręczyć pisma drogą elektroniczną w inny sposób. W takim przypadku pismo procesowe uznaje się za doręczone, gdy adresat potwierdzi jego odbiór na piśmie, faksem lub drogą elektroniczną. Potwierdzenie takie musi być podpisane przez odbiorcę lub jego pełnomocnika oraz wskazywać datę odbioru. Potwierdzenie w formacie elektronicznym należy opatrzyć podpisem cyfrowym lub przesłać w inny bezpieczny sposób, który pozwoli na identyfikację nadawcy i ustalenie czasu nadania, chyba że sąd nie ma wątpliwości co do tego, że potwierdzenie bez podpisu cyfrowego zostało wysłane przez odbiorcę lub jego pełnomocnika. Potwierdzenie w formacie elektronicznym może być wysłane do sądu pocztą elektroniczną, jeżeli adres e-mail odbiorcy jest sądowi znany oraz jeżeli można domniemywać, że nieupoważnione osoby nie mają do niego dostępu, a także jeżeli sąd korzystał już z tego adresu w tej sprawie lub jeżeli strona postępowania udostępniła dobrowolnie swój adres e-mail na potrzeby sądu. Potwierdzenie należy przesłać do sądu niezwłocznie. Za niewywiązanie się z tego obowiązku sąd może ukarać stronę postępowania lub jej pełnomocnika grzywną.

W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość doręczenia pism procesowych w inny sposób niż drogą elektroniczną w systemie informacyjnym, jednak w takiej sytuacji pisma można doręczyć wyłącznie adwokatom, notariuszom, komornikom sądowym, syndykom masy upadłościowej oraz organom rządowym na szczeblu centralnym lub lokalnym.

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

Zgodnie z art. 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów sąd może doręczać pisma procesowe drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej adresata.

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Zgodnie z prawem estońskim pismo procesowe uznaje się za doręczone odbiorcy pocztą elektroniczną, jeżeli odbiorca prześle sądowi potwierdzenie jego odbioru. Potwierdzenie takie musi być podpisane przez odbiorcę lub jego pełnomocnika oraz wskazywać datę odbioru. Potwierdzenie w formacie elektronicznym należy opatrzyć podpisem cyfrowym lub przesłać w inny bezpieczny sposób, który pozwoli na identyfikację nadawcy i ustalenie czasu nadania, chyba że sąd nie ma wątpliwości co do tego, że potwierdzenie bez podpisu cyfrowego zostało wysłane przez odbiorcę lub jego pełnomocnika. Potwierdzenie w formacie elektronicznym może być wysłane do sądu pocztą elektroniczną, jeżeli adres e-mail odbiorcy jest sądowi znany oraz jeżeli można domniemywać, że nieupoważnione osoby nie mają do niego dostępu, a także jeżeli sąd korzystał już z tego adresu w tej sprawie lub jeżeli strona postępowania udostępniła dobrowolnie swój adres e-mail na potrzeby sądu. Potwierdzenie należy przesłać do sądu niezwłocznie. Za niewywiązanie się z tego obowiązku sąd może ukarać stronę postępowania lub jej pełnomocnika grzywną.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

Zgodnie z § 322 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli adresata pisma procesowego nie można zastać w jego miejscu zamieszkania, pismo uznaje się również za doręczone w przypadku doręczenia go osobie, która ukończyła co najmniej 14. rok życia i która zamieszkuje wspólnie z adresatem lub pracuje dla jego rodziny. Ustęp 2 tego samego paragrafu stanowi, że rozwiązaniem alternatywnym wobec doręczenia pisma procesowego adresatowi jest doręczenie pisma spółdzielni mieszkaniowej zarządzającej budynkiem, w którym znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba adresata, administratorowi wspólnej nieruchomości lub osobie, która wynajmuje adresatowi nieruchomość. Pismo procesowe można także doręczyć pracodawcy adresata lub innej osobie, na rzecz której adresat świadczy usługi na podstawie umowy. Zgodnie z ust. 3 pismo procesowe uznaje się za doręczone adresatowi, jeżeli doręczono je pełnomocnikowi adresata w jeden ze sposobów wskazanych w ust. 1 i 2 tego samego paragrafu. Zgodnie z § 322 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego pismo procesowe uznaje się również za doręczone osobie pełniącej służbę w siłach zbrojnych, odbywającej karę pozbawienia wolności w zakładzie karnym lub długotrwale przebywającej w placówce opieki zdrowotnej lub w podobnej placówce, jeżeli zostanie ono doręczone kierownikowi danej instytucji lub osobie przez niego wyznaczonej, chyba że prawo stanowi inaczej.

§ 323 kodeksu postępowania cywilnego stanowi, że w przypadku doręczania pisma procesowego osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub zawodową, która nie przebywa w lokalu przedsiębiorstwa w standardowych godzinach pracy lub która nie jest w stanie przyjąć pisma, pismo to można doręczyć pracownikowi zazwyczaj przebywającemu w lokalu przedsiębiorstwa adresata lub osobie, która zazwyczaj świadczy usługi na rzecz adresata na podstawie podobnych warunków umownych. Zgodnie z ust. 2 te same przepisy mają zastosowanie do doręczania pism procesowych osobom prawnym, organom administracyjnym, notariuszom i komornikom sądowym, a także w przypadku doręczania pisma procesowego pełnomocnikowi adresata lub dowolnej innej osobie niebędącej adresatem, której można doręczyć pismo.

W przypadkach określonych w § 322 i 323 kodeksu postępowania cywilnego pisma nie uznaje się za doręczone, jeżeli doręczono je nie adresatowi, lecz osobie biorącej udział w postępowaniu w charakterze strony przeciwnej wobec adresata.

Zgodnie z § 326 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego pismo procesowe, którego nie można doręczyć, ponieważ nie można dostarczyć go do mieszkania lub lokalu przedsiębiorstwa adresata lub jego pełnomocnika, można uznać za doręczone, jeżeli pozostawi się je w skrzynce pocztowej przynależącej do danego mieszkania lub lokalu przedsiębiorstwa lub w podobnym miejscu, z którego adresat lub jego pełnomocnik korzystają do odbierania poczty i które w normalnych warunkach zapewnia ochronę pisma przed warunkami pogodowymi. Pismo procesowe można doręczyć w ten sposób spółdzielni mieszkaniowej zarządzającej budynkiem mieszkalnym, w którym znajduje się mieszkanie lub lokal przedsiębiorstwa adresata, administratorowi wspólnej nieruchomości, osobie, która wynajmuje adresatowi nieruchomość, lub osobie, na rzecz której adresat świadczy usługi na mocy umowy, lecz wyłącznie w przypadku, gdy doręczenie pisma adresatowi lub jego pełnomocnikowi do rąk własnych jest niemożliwe. Doręczenie dokumentu w sposób opisany w ust. 1 przedmiotowego paragrafu uznaje się za dopuszczalne zgodnie z ust. 2 wyłącznie w przypadku, gdy podjęto co najmniej jedną próbę doręczenia pisma procesowego adresatowi do rąk własnych i gdy nie można doręczyć pisma procesowego innej osobie przebywającej w mieszkaniu lub lokalu przedsiębiorstwa adresata zgodnie z § 322 ust. 1 lub § 323 kodeksu postępowania cywilnego.

Zgodnie z § 327 kodeksu postępowania cywilnego dopuszcza się również możliwość doręczenia pisma procesowego przez złożenie go w określonym miejscu. Zgodnie z § 217 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli spełnione zostały warunki przewidziane w § 326 tego kodeksu, dokument można również złożyć w placówce pocztowej, urzędzie gminy lub urzędzie miasta właściwym dla miejsca doręczenia pisma lub w sekretariacie sądu rejonowego właściwego miejscowo dla miejsca doręczenia pisma.

Zgodnie z § 317 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego na podstawie orzeczenia sądu stronie postępowania można doręczyć pismo procesowe przez jego publiczne ogłoszenie, jeżeli:

1. adres strony postępowania nie figuruje w rejestrze lub dana osoba nie zamieszkuje pod adresem wskazanym w rejestrze, sąd nie dysponuje żadnym innym sposobem uzyskania adresu strony postępowania ani pozyskania informacji o miejscu jej pobytu, a pismo procesowe nie może zostać doręczone pełnomocnikowi tej strony ani osobie upoważnionej do odebrania pisma w żaden ze sposobów opisanych w tym paragrafie;
2. doręczenie pisma procesowego adresatowi w państwie trzecim zgodnie z obowiązującymi wymogami uznano za niemożliwe;
3. pisma procesowego nie można doręczyć, ponieważ miejscem doręczenia jest mieszkanie osoby objętej zasadą eksterytorialności.

Na podstawie postanowienia sądu pismo procesowe można doręczyć stronie postępowania będącej osobą prawną w formie publicznego ogłoszenia, jeżeli doręczenie drogą elektroniczną i doręczenie przesyłką poleconą na adres do doręczeń figurujący w rejestrze osób prawnych okazały się bezskuteczne. Jeżeli osoba prawna podała urzędnikowi rejestrowemu estoński adres osoby, o której mowa w § 24 kodeksu spółek handlowych, przed doręczeniem pisma procesowego w drodze jego publicznego ogłoszenia trzeba również podjąć próbę doręczenia pisma pod ten adres.

Zgodnie z § 317 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego wyciąg z pisma procesowego podlegającego doręczeniu przez publiczne ogłoszenie publikuje się w Ametlikud Teadaanded. Sąd rozpoznający daną sprawę może wydać zarządzenie o dopuszczeniu publikacji wyciągu z pisma również w innych publikatorach.

Sąd może odmówić doręczenia pisma procesowego w drodze publicznego ogłoszenia, jeżeli można przypuszczać, że sprawa dotyczy uznania lub wykonania orzeczenia, które ma zostać wydane w postępowaniu, w państwie trzecim, a doręczenie pisma w drodze publicznego ogłoszenia prawdopodobnie uniemożliwiłoby uznanie lub wykonanie orzeczenia w tym państwie.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku doręczenia pisma procesowego zgodnie z §§ 322 i 323 kodeksu postępowania cywilnego pismo uznaje się za doręczone w chwili dostarczenia go osobie, której zgodnie z tymi przepisami należało je doręczyć.

W przypadku doręczenia pisma procesowego przez pozostawienie w skrzynce pocztowej zgodnie z § 326 kodeksu postępowania cywilnego pismo uznaje się za doręczone z chwilą jego umieszczenia w skrzynce pocztowej.

W przypadku doręczenia pisma procesowego przez złożenie w określonym miejscu zgodnie z § 327 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego pismo uznaje się za doręczone po upływie trzech dni od dnia pozostawienia lub przesłania pisemnego zawiadomienia, o którym mowa w ust. 2 tego samego paragrafu. Datę doręczenia umieszcza się na kopercie, w której znajduje się pismo procesowe.

W przypadku doręczenia przez publiczne ogłoszenie pismo procesowe uznaje się za doręczone po upływie 15 dni od daty ogłoszenia wyciągu z tego pisma w oficjalnym publikatorze Ametlikud Teadaanded (§ 317 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego). Sąd rozpoznający daną sprawę może wyznaczyć dłuższy termin na uznanie pisma procesowego za doręczone. W takim przypadku stosowny termin podaje się do wiadomości wraz z dokonaniem publicznego ogłoszenia.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Jeżeli pismo procesowe doręcza się przez złożenie w określonym miejscu, zgodnie z § 327 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego, pod adresem adresata pozostawia się stosowne pisemne zawiadomienie lub przesyła się takie zawiadomienie na ten adres. Jeżeli okaże się to niemożliwe, zawiadomienie umieszcza się na drzwiach mieszkania adresata, lokalu przedsiębiorstwa adresata lub miejsca jego pobytu lub przekazuje się je osobie zamieszkującej w sąsiedztwie adresata, polecając jej przekazanie zawiadomienia adresatowi. W zawiadomieniu należy wyraźnie wskazać, że złożone pismo przesłał sąd, że uznaje się je za doręczone z chwilą jego złożenia w określonym miejscu oraz że od tej chwili terminy procesowe mogą rozpocząć bieg.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Zgodnie z § 325 kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli dana osoba odmówi przyjęcia pisma procesowego bez uzasadnionej przyczyny, pismo to uznaje się za doręczone tej osobie z chwilą, w której odmówiła ona jego przyjęcia. W takiej sytuacji pismo pozostawia się w mieszkaniu lub lokalu przedsiębiorstwa adresata bądź w jego skrzynce pocztowej. W przypadku braku możliwości pozostawienia pisma procesowego na terenie posesji lub w skrzynce pocztowej zwraca się je do sądu.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Zgodnie z § 316¹ ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego, który reguluje wdrażanie rozporządzenia (UE) 2020/1784 Parlamentu Europejskiego i Rady, oraz na podstawie tego rozporządzenia pisma procesowe doręcza się w Estonii zgodnie z procedurą doręczania pism procesowych określoną w kodeksie postępowania cywilnego. Pism procesowych nie można doręczać przez publiczne ogłoszenie.

Zgodnie z § 313 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego pismo procesowe podlegające doręczeniu można wręczyć osobie innej niż adresat wyłącznie w przypadkach przewidzianych w części VI kodeksu postępowania cywilnego. Osoba taka musi przekazać pismo procesowe adresatowi przy najbliższej okazji. Osoba ta może odmówić przyjęcia pisma celem jego przekazania adresatowi wyłącznie w przypadku, gdy wykaże, że nie jest w stanie dostarczyć go adresatowi. Należy pouczyć taką osobę o obowiązku przekazania pisma procesowego adresatowi. Pismo uznaje się za doręczone niezależnie od tego, czy udzielono takiego pouczenia.

Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1784 Parlamentu Europejskiego i Rady dopuszcza się również możliwość skorzystania z innych sposobów doręczenia pism procesowych opisanych w odpowiedzi na pytanie 7 powyżej i przewidzianych w §§ 322 i 323 kodeksu postępowania cywilnego.

Zgodnie z § 322 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli adresata pisma procesowego nie można zastać w jego miejscu zamieszkania, pismo uznaje się również za doręczone w przypadku doręczenia go osobie, która ukończyła co najmniej 14. rok życia i która zamieszkuje wspólnie z adresatem lub pracuje dla jego rodziny. Ustęp 2 tego samego paragrafu stanowi, że rozwiązaniem alternatywnym wobec doręczenia pisma procesowego adresatowi jest doręczenie pisma spółdzielni mieszkaniowej zarządzającej budynkiem, w którym znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba adresata, administratorowi wspólnej nieruchomości lub osobie, która wynajmuje adresatowi nieruchomość. Pismo procesowe można także doręczyć pracodawcy adresata lub innej osobie, na rzecz której adresat świadczy usługi na podstawie umowy. Zgodnie z ust. 3 pismo procesowe uznaje się za doręczone adresatowi, jeżeli doręczono je pełnomocnikowi adresata w jeden ze sposobów wskazanych w ust. 1 i 2 tego samego paragrafu. Zgodnie z § 322 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego pismo procesowe uznaje się również za doręczone osobie pełniącej służbę w siłach zbrojnych, odbywającej karę pozbawienia wolności w zakładzie karnym lub długotrwale przebywającej w placówce opieki zdrowotnej lub w podobnej placówce, jeżeli zostanie ono doręczone kierownikowi danej instytucji lub osobie przez niego wyznaczonej, chyba że prawo stanowi inaczej.

§ 323 kodeksu postępowania cywilnego stanowi, że w przypadku doręczania pisma procesowego osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub zawodową, która nie przebywa w lokalu przedsiębiorstwa w standardowych godzinach pracy lub która nie jest w stanie przyjąć pisma, pismo to można doręczyć pracownikowi zazwyczaj przebywającemu w lokalu przedsiębiorstwa adresata lub osobie, która zazwyczaj świadczy usługi na rzecz adresata na podstawie podobnych warunków umownych. Zgodnie z ust. 2 te same przepisy mają zastosowanie do doręczania pism procesowych osobom prawnym, organom administracyjnym, notariuszom i komornikom sądowym, a także w przypadku doręczania pisma procesowego pełnomocnikowi adresata lub dowolnej innej osobie niebędącej adresatem, której można doręczyć pismo.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Zgodnie z § 316¹ ust. 5 zdanie drugie kodeksu postępowania cywilnego przy doręczaniu pisma procesowego zgodnie z przepisami rozporządzenia (UE) 2020/1784 Parlamentu Europejskiego i Rady nie dopuszcza się możliwości doręczenia przez publiczne ogłoszenie.

Pismo procesowe można doręczyć przez umieszczenie go w skrzynce pocztowej zgodnie z § 326 kodeksu postępowania cywilnego lub przez złożenie w określonym miejscu zgodnie z § 327 kodeksu postępowania cywilnego.

Zgodnie z § 326 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego pismo procesowe, którego nie można doręczyć, ponieważ nie można dostarczyć go do mieszkania lub lokalu przedsiębiorstwa adresata lub jego pełnomocnika, można uznać za doręczone, jeżeli pozostawi się je w skrzynce pocztowej przynależącej do danego mieszkania lub lokalu przedsiębiorstwa lub w podobnym miejscu, z którego adresat lub jego pełnomocnik korzystają do odbierania poczty i które w normalnych warunkach zapewnia ochronę pisma przed warunkami pogodowymi. Pismo procesowe można doręczyć w ten sposób spółdzielni mieszkaniowej zarządzającej budynkiem mieszkalnym, w którym znajduje się mieszkanie lub lokal przedsiębiorstwa adresata, administratorowi wspólnej nieruchomości, osobie, która wynajmuje adresatowi nieruchomość, lub osobie, na rzecz której adresat świadczy usługi na mocy umowy, lecz wyłącznie w przypadku, gdy doręczenie pisma adresatowi lub jego pełnomocnikowi do rąk własnych jest niemożliwe. Doręczenie dokumentu w sposób opisany w ust. 1 przedmiotowego paragrafu uznaje się za dopuszczalne zgodnie z ust. 2 wyłącznie w przypadku, gdy podjęto co najmniej jedną próbę doręczenia pisma procesowego adresatowi do rąk własnych i gdy nie można doręczyć pisma procesowego innej osobie przebywającej w mieszkaniu lub lokalu przedsiębiorstwa adresata zgodnie z § 322 ust. 1 lub § 323 kodeksu postępowania cywilnego.

Zgodnie z § 327 kodeksu postępowania cywilnego dopuszcza się również możliwość doręczenia pisma procesowego przez złożenie go w określonym miejscu. Zgodnie z § 217 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli spełnione zostały warunki przewidziane w § 326 tego kodeksu, dokument można również złożyć w placówce pocztowej, urzędzie gminy lub urzędzie miasta właściwym dla miejsca doręczenia pisma lub w sekretariacie sądu rejonowego właściwego miejscowo dla miejsca doręczenia pisma.

Ponieważ na podstawie art. 18 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1784 pisma procesowe należy doręczać za potwierdzeniem odbioru, wątpliwe jest, czy doręczenie stosowane w przypadkach określonych w art. 326 i 327 kodeksu postępowania cywilnego można uznać za dopuszczalne.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Zgodnie z art. 6 ust. 1 Wymogów w zakresie przekazywania przesyłek poleconych i przesyłek ubezpieczonych w ramach powszechnej usługi pocztowej, zatwierdzonych rozporządzeniem nr 57 Ministra Gospodarki i Komunikacji z dnia 22 czerwca 2006 r., jeżeli adresat przesyłki nie przebywa w swoim miejscu zamieszkania lub lokalu przedsiębiorstwa w chwili doręczenia przesyłki, urząd pocztowy znajdujący się najbliżej takiego miejsca doręczenia lub miejsca zamieszkania danej osoby pozostawi awizo dla adresata przesyłki, w którym poinformuje go o próbie doręczenia przesyłki.

Jeżeli pisma procesowego nie można doręczyć ze względu na nieobecność adresata lub z innego powodu, należy zastosować się do instrukcji podanych przez nadawcę w poleceniu odbioru, a pismo procesowe można złożyć w urzędzie pocztowym na 15 lub 30 dni kalendarzowych zgodnie ze wskazaniem nadawcy (jeżeli nadawca nie wybrał okresu przechowywania, przesyłkę przechowuje się przez 15 dni). Nadawca może przedłużyć okres przechowywania pisma procesowego w urzędzie pocztowym. Jeżeli odbiorca nie odbierze pisma procesowego w tym okresie, po jego upływie pismo zwraca się nadawcy. Zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym wysyła się odbiorcy SMSem, e-mailem lub listownie (por. zasady i warunki doręczania pism procesowych przez AS Eesti Post).

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Zgodnie z § 306 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego czynność doręczenia pisma procesowego należy przeprowadzić zgodnie z wymogami formalnymi przewidzianymi w prawie i odpowiednio udokumentować. Zgodnie z § 307 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego fakt wysłania pisma procesowego podlegającego doręczeniu należy odnotować w aktach sprawy. Zgodnie z § 311¹ kodeksu postępowania cywilnego system informacyjny automatycznie odnotowuje fakt doręczenia za jego pośrednictwem pisma procesowego (zob. opis doręczenia w systemie informacyjnym w pkt 6 powyżej). Zgodnie z § 313 kodeksu postępowania cywilnego doręczenie pisma procesowego przesyłką poleconą potwierdza się na potwierdzeniu odbioru. Jeżeli pismo procesowe przesłano przesyłką nierejestrowaną lub faksem, pismo uznaje się za doręczone wówczas, gdy adresat prześle sądowi potwierdzenie jego odbioru pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, wedle uznania adresata. Potwierdzenie musi zawierać datę odbioru pisma i musi być opatrzone podpisem adresata lub jego pełnomocnika. Zgodnie z § 315 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego potwierdzenie odbioru przygotowuje się w przypadku doręczenia pisma procesowego przez komornika sądowego doręczającego pisma procesowe, urzędnika sądowego lub inną osobę lub instytucję. Po doręczeniu pisma potwierdzenie odbioru należy niezwłocznie przekazać do sądu.

W przypadku doręczenia pisma procesowego zgodnie z § 314¹ kodeksu postępowania cywilnego przez przesłanie go pocztą, w aktach sprawy umieszcza się adnotację o tym, kiedy i na jaki adres wysłano pismo procesowe lub zawiadomienie o udostępnieniu takiego pisma, chyba że fakt wysłania automatycznie zarejestrowano w systemie informacyjnym utworzonym w tym celu.

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Zgodnie z § 307 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli pismo procesowe dotarło do strony postępowania, której należało je doręczyć lub której można je było doręczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale poświadczenie doręczenia było niemożliwe, lub jeżeli naruszono przewidzianą w prawie procedurę doręczania pism procesowych, pismo to uznaje się za doręczone stronie postępowania dopiero w chwili, w której faktycznie dotarło ono do adresata.

Po doręczeniu pisma procesowego przesyłką poleconą zgodnie z § 313 kodeksu postępowania cywilnego sąd może uznać, że potwierdzenie odbioru, które nie spełnia wymogów formalnych przewidzianych w ust. 3 i 4 tego paragrafu, jest odpowiednie do celów doręczenia, jeżeli fakt dokonania takiego doręczenia jest mimo tego wiarygodnie udokumentowany w potwierdzeniu odbioru. Jeżeli sąd nie może uznać pisma procesowego za doręczone, ponieważ dostawca usług pocztowych nie doręczył tego pisma prawidłowo, sąd może przekazać pismo procesowe takiemu dostawcy usług pocztowych celem jego ponownego doręczenia na koszt dostawcy. Wśród przykładów niedoręczenia pisma procesowego w prawidłowy sposób można wymienić nieskorzystanie ze wszystkich możliwości przewidzianych w kodeksie postępowania cywilnego przy doręczaniu pisma procesowego przesyłką poleconą, doręczenie pisma procesowego osobie, która nie była uprawniona do jego przyjęcia zgodnie z przepisami tego paragrafu, niespełnienie ustanowionych w § 326 kodeksu wymogów w zakresie doręczania pism procesowych przez pozostawienie ich w skrzynce pocztowej lub ustanowionych w § 327 kodeksu wymogów w zakresie doręczania pism procesowych przez ich złożenie w określonym miejscu, czy też niewywiązanie się z obowiązku należytego udokumentowania faktu doręczenia pisma, co oznacza brak możliwości potwierdzenia, że doręczenie faktycznie zostało dokonane.

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Prawo estońskie nie przewiduje takiego środka zaskarżenia.

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

Koszty związane z usługami pocztowymi ponoszone na szczeblu krajowym w Estonii nie stanowią kosztów związanych z rozpoznawaniem sprawy, tj. w toku krajowych postępowań sądowych pisma procesowe doręcza się zasadniczo nieodpłatnie, chyba że złożono wniosek o doręczenie pisma przez komornika sądowego.

Jeżeli pismo procesowe doręczył komornik sądowy, zgodnie z art. 48 ust. 2 ustawy o komornikach sądowych wysokość należnego mu za to honorarium wynosi 40 euro, jeżeli możliwe było doręczenie pisma adresatowi lub jego pełnomocnikowi:

1. z wykorzystaniem adresu lub danych telekomunikacyjnych zawartych w rejestrze ludności lub adresu e-mail isikukood@eesti.ee (isikukood – osobisty kod identyfikacyjny) lub
2. na adres wskazany w estońskim rejestrze osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i osób prawnych lub z wykorzystaniem danych telekomunikacyjnych zawartych w systemie informacyjnym obsługującym ten rejestr.

Zgodnie z ust. 3, jeżeli pisma procesowego nie udało się doręczyć, mimo że komornik sądowy dołożył wszelkich zasadnych starań, aby pismo to doręczyć zgodnie z procedurą przewidzianą w prawie, może on dochodzić zapłaty honorarium w kwocie 40 euro, po wydaniu postanowienia o opłacie komorniczej i przedstawieniu kroków podjętych przez siebie w celu doręczenia pisma. W przypadkach innych niż te opisane w ust. 2 i 3 wysokość honorarium należnego komornikowi sądowemu za doręczenie pism procesowych wynosi 70 euro.

Jeżeli osoba, której pismo ma zostać doręczone, ma zgodnie z prawem obowiązek zgłoszenia swojego adresu lub danych kontaktowych do rejestru ludności lub estońskiego rejestru osób samozatrudnionych lub osób prawnych i nie wywiązała się należycie z tego obowiązku (a także jeżeli dane figurujące w rejestrze są nieaktualne lub nieprawidłowe z innego powodu), co uniemożliwiło doręczenie pism procesowych na podstawie tych danych, osoba występująca o dokonanie doręczenia pokrywa 35 euro z łącznej kwoty 70 euro wskazanej w postanowieniu o opłacie komorniczej, a osoba, której pismo ma zostać doręczone, musi pokryć pozostałą część tej kwoty, tj. także uiścić opłatę w wysokości 35 euro.

Jeżeli komornik sądowy nie dołożył należytych starań w celu doręczenia pisma procesowego zgodnie z procedurą przewidzianą w obowiązujących przepisach w terminie wyznaczonym przez sąd, co uniemożliwiło doręczenie tego pisma, nie może on żądać zapłaty z tytułu dokonanych przez siebie czynności, a wszelkie wniesione już płatności zaliczkowe podlegają zwrotowi.

Wysokość opłat pocztowych uiszczanych przez sąd zależy od cennika stosowanego przez danego dostawcę usług – ustawodawca nie przewidział żadnej stałej stawki. Wysokość opłaty za doręczenie pisma procesowego zależy od wagi listu, miejsca, do którego należy go doręczyć, itp.

Uczestnik postępowania musi uiścić opłatę należną z tytułu doręczenia pisma procesowego na adres zagraniczny zgodnie z taryfami opłat stosowanymi przez danego dostawcę usług pocztowych. Koszty doręczania i przesyłania pism procesowych w innym państwie oraz doręczania i przesyłania takich dokumentów eksterytorialnym obywatelom Republiki Estońskiej stanowią część kosztów szczególnych związanych z rozpoznaniem sprawy w rozumieniu art. 143 kodeksu postępowania cywilnego. W zakresie określonym przez sąd, strona postępowania, która złożyła wniosek powodujący naliczenie takich kosztów, pokrywa te koszty z góry, chyba że sąd postanowi inaczej. Ostatecznie odpowiedzialną za pokrycie kosztów postępowania jest osoba, która ma ponieść koszty postępowania na mocy orzeczenia sądu. Koszty postępowania pokrywa strona przegrywająca sprawę. Za rozpatrzenie wniosku o doręczenie pism procesowych pobiera się opłatę skarbową w wysokości 50 euro. Opłatę tę można uiścić przelewem na dowolny rachunek bankowy Ministerstwa Finansów: SEB Bank – nr rachunku EE571010220229377229 (SWIFT: EEUHEE2X); Swedbank – nr rachunku EE062200221059223099 (SWIFT: HABAEE2X); Luminor Bank – nr rachunku EE221700017003510302 (SWIFT: RIKOEE22); LHV Bank – nr rachunku EE567700771003819792 (SWIFT: LHVBEE22).

Dodatkowe informacje można znaleźć w kodeksie postępowania cywilnego.