1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?
Doręczenie dokumentu jest określoną w prawie procedurą polegającą na poinformowaniu osoby fizycznej lub prawnej o dokumencie prawnym w celach określonych przepisami.
Doręczenie (notificazione) zazwyczaj przeprowadza komornik sądowy na wniosek jednej ze stron lub organu sądowego, jednak może go również dokonać adwokat.
Jeżeli dokument do doręczenia ma formę elektroniczną, a adresat nie korzysta z certyfikowanej poczty elektronicznej, komornik dokonuje doręczenia wydrukowanej kopii dokumentu, którą poświadcza za zgodność z oryginałem. Komornik przechowuje elektroniczną wersję dokumentu przez dwa lata. Na wniosek komornik przesyła również doręczony dokument drogą elektroniczną na adres e-mail podany przez adresata lub przez jego pełnomocnika albo przekazuje im odpis doręczonego dokumentu na nośniku jednokrotnego zapisu, pod warunkiem uiszczenia stosownych opłat, (art. 137 kodeksu postępowania cywilnego – Codice di Procedura Civile).
Zwykłego doręczenia (comunicazione) dokonuje sekretarz sądowy (cancelliere) w przypadkach, w których musi on doręczyć dokumenty procesowe stronom i innym osobom w związku z postępowaniem (art. 136 kodeksu postępowania cywilnego).
Doręczenie dokumentów polega na przekazaniu pełnych dokumentów co najmniej jednemu wskazanemu adresatowi. Głównym celem doręczenia, polegającego na dostarczeniu wiernej kopii dokumentu, jest umożliwienie adresatowi zapoznania się z jego treścią. Osoby wyznaczone przez ustawodawcę dokonują doręczenia z wykorzystaniem wskazanych środków oraz poświadczają wykonanie doręczenia, zastosowaną metodę oraz jej rezultat w oświadczeniu o uprzywilejowanej mocy dowodowej.
Sporządzono uporządkowany zbiór zasad regulujących procedurę doręczenia i jej wynik, jako że działanie to ma na celu wywołanie określonych skutków prawnych. W szczególności ustawodawca wiąże z doręczeniem dokonanym przy zachowaniu właściwej formy niewzruszalne domniemanie, że adresat zapoznał się z treścią dokumentu, niezależnie od stanu faktycznego. W przypadkach, gdy dokumentu nie doręczono, takie domniemanie nie istnieje, chyba że cel dokumentu osiągnięto w inny sposób.
Z punktu widzenia pewności prawa doręczenie stanowi więc niezbędny i wystarczający warunek skuteczności dokumentu oznaczającej domniemanie prawne zapoznania się adresata z jego treścią (legale conoscenza).
2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?
Doręcza się zasadniczo dokumenty, w odniesieniu do których wymagane jest domniemanie prawne zapoznania się z ich treścią w celu wywołania określonych skutków prawnych. Doręczenie jest wymagane celem skorzystania z określonych praw (np. odwołanie pełnomocnictwa, przelew wierzytelności, wezwanie do spełnienia wymogów formalnych) lub celem wszczęcia lub kontynuowania postępowania sądowego (np. wezwanie w postępowaniu zwykłym, w postępowaniu w sprawie sprzeciwu lub w postępowaniu odwoławczym) lub postępowania egzekucyjnego.
W kontekście rozporządzenia (UE) 2020/1784 formalne doręczenie dotyczy wszystkich dokumentów, zarówno sądowych, jak i pozasądowych, w sprawach cywilnych i handlowych, które mają na celu nadanie skutku prawnego domniemaniu zapoznania się z ich treścią.
Dokumenty podatkowe, celne lub administracyjne oraz dokumenty dotyczące odpowiedzialności państwa za działania lub zaniechania, do których doszło podczas sprawowania władzy publicznej, są wyłączone z zakresu rozporządzenia.
3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?
Doręczenia dokonuje:
- komornik sądowy (ufficiale giudiziario), zgodnie z precyzyjnymi zasadami właściwości miejscowej (art. 106 i 107 dekretu prezydenckiego – Decreto del Presidente della Repubblica – nr 1229 z dnia 15 grudnia 1959 r.). Zgodnie z art. 3 rozporządzenia (UE) 2020/1784 jedynymi pełnomocnikami właściwymi do przyjmowania dokumentów, które mają zostać doręczone w innym państwie członkowskim, lub przyjmowania dokumentów pochodzących z innego państwa członkowskiego, są komornicy sądowi;
- adwokat posiadający odpowiednie pełnomocnictwo i upoważnienie rady izby adwokackiej (Ordine), w której jest zarejestrowany, który może dokonać doręczenia pocztą, zgodnie z ustawą nr 890 z dnia 20 listopada 1982 r., lub certyfikowaną pocztą elektroniczną (art. 149bis kodeksu postępowania cywilnego). Organ sądowy lub przepisy prawa mogą jednak nakazać, aby doręczenia dokonał osobiście komornik sądowy.
4 Ustalanie adresu
4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów
Organ przyjmujący we Włoszech przekazuje wniosek o doręczenie komornikowi sądowemu właściwemu dla danego terytorium.
Jeżeli adresata nie zastano pod adresem wskazanym przez wnioskodawcę, komornik sądowy podejmuje następujące czynności:
- w odniesieniu do osoby fizycznej: zasięga informacji u osób mieszkających pod wskazanym adresem lub u sąsiadów lub uzyskuje informacje w lokalnym urzędzie ewidencji ludności (Anagrafe del Comune) (jeżeli w piśmie wskazano datę i miejsce urodzenia adresata),
- w odniesieniu do osoby prawnej: zwraca dokument wnioskodawcy, tak aby mógł on zażądać doręczenia pełnomocnikowi procesowemu adresata; w takim przypadku w dokumencie należy podać imię i nazwisko pełnomocnika procesowego i jego miejsce zamieszkania (art. 145 kodeksu postępowania cywilnego).
Zgodnie z art. 33 ust. 1 w związku z art. 7 rozporządzenia 2020/1784 należy mieć na uwadze kwestie przedstawione poniżej.
Jeżeli włoski adres osoby, której ma zostać doręczony dokument sądowy lub pozasądowy, nie jest znany, Włochy pomagają w jego ustaleniu, wskazując UNEP przy Sądzie Apelacyjnym w Rzymie (Corte di Appello di Roma) jako wyznaczony organ, do którego jednostki przekazujące mogą kierować wnioski o ustalenie adresu osoby, której ma zostać doręczony dokument. Włoskie organy nie występują z własnej inicjatywy do rejestrów mieszkańców ani innych baz danych z wnioskami o udzielenie informacji o adresach w przypadku, gdy adres wskazany we wniosku o doręczenie nie jest prawidłowy.
Dane kontaktowe urzędu UNEP przy Sądzie Apelacyjnym w Rzymie:
Viale Giulio Cesare 52, 00192 Roma
Tel. +39 06328367058-7059
E-mail: attiesteri.unep.ca.roma@giustizia.it
Certyfikowany adres e-mail: attiesteri.unep.roma@giustiziacert.it
4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?
Adres musi podać organ występujący z wnioskiem lub strona, która ustala go na podstawie dostępnych jej dokumentów.
Ewentualne poszukiwania różnią się w przypadku osób fizycznych i prawnych.
Adresy osób fizycznych można ustalić w lokalnych urzędach ewidencji ludności. Należy zacząć od urzędu gminy, w której ostatnio zamieszkiwała dana osoba. Urzędy te zazwyczaj odpowiadają na uzasadnione pisemne wnioski stron lub ich adwokatów i informują o ewentualnych opłatach (w Rzymie obecnie 0,26 euro za każde zaświadczenie) oraz o innych wymaganiach (zazwyczaj opłacona koperta zwrotna z adresem wnioskodawcy).
Od niedawna adwokaci wpisani na listę adwokacką mogą uzyskiwać zaświadczenia z ewidencji ludności bezpośrednio z portalu ANPR [Jednolity Krajowy Rejestr Ludności (Anagrafe Nazionale Unica) zarządzany przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych]. Zaświadczenia wydaje się po potwierdzeniu przez adwokata, że wykorzysta je do celów związanych z wykonywaniem swoich obowiązków, i są zwolnione z opłaty skarbowej.
W odniesieniu do osób prawnych i spółek odpowiednie informacje są dostępne w rejestrze działalności gospodarczej, który jest publiczny i zarządzany przez regionalne izby handlowe (Camera di Commercio). Rejestr działalności gospodarczej jest dostępny w portalu registroimprese.it. Aby otrzymać zaświadczenie, należy uiścić opłatę (ok. 7 euro). Istnieją także stowarzyszenia zawodowe i dostawcy usług internetowych, którzy dostarczają żądane informacje swoim abonentom.
4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów
Wnioski o ustalenie adresu dotyczące wyłącznie osób fizycznych należy przesyłać do UNEP w Rzymie, wskazanego już powyżej jako właściwy organ. Wniosek na formularzu B (modulo B) musi zawierać informację o miejscu i dacie urodzenia adresata (pkt 3.3.3).
5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?
Doręczenie odbywa się:
- za pośrednictwem komornika sądowego, zgodnie z precyzyjnymi zasadami właściwości miejscowej (art. 106 i 107 dekretu prezydenckiego nr 1229 z dnia 15 grudnia 1959 r.); komornik sądowy jest jedynym pełnomocnikiem właściwym w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia (UE) 2020/1784 do przekazywania i przyjmowania dokumentów do doręczenia między państwami członkowskimi;
- za pośrednictwem adwokata posiadającego odpowiednie pełnomocnictwo i upoważnienie rady izby adwokackiej, w której jest zarejestrowany, uprawnionego na podstawie art. 20 ust. 1 rozporządzenia do doręczeń od zagranicznych wnioskodawców;
- na terenie Włoch, zgodnie z ustawą nr 890 z dnia 20 listopada 1982 r., lub certyfikowaną pocztą elektroniczną (art. 149bis kodeksu postępowania cywilnego). Organ sądowy lub przepisy prawa mogą jednak nakazać, aby doręczenia dokonał osobiście komornik sądowy.
Jeśli chodzi o inne metody, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
Doręczenie bezpośrednie
Doręczenie może również nastąpić w miejscu zwykłego pobytu adresata (abituale dimora), w jego siedzibie, w miejscu prowadzenia przez niego działalności gospodarczej, w miejscu jego czasowego pobytu lub w miejscu będącym centrum jego interesów osobistych lub gospodarczych (sede principale dei suoi affari ed interessi), w rozumieniu art. 43 kodeksu cywilnego.
Jeżeli adresata nie można zastać w tych miejscach, dokument w zaklejonej kopercie można doręczyć członkowi jego rodziny lub osobie zatrudnionej w jego domu lub biurze, która ukończyła 14 lat, jest wyraźnie zdolna do odebrania dokumentu i nie jest stroną postępowania.
Dokument – w zaklejonej kopercie – można również przekazać stróżowi budynku lub sąsiadowi, za pokwitowaniem odbioru. W takim przypadku adresata należy powiadomić o doręczeniu przesyłką poleconą bez potwierdzenia odbioru (art. 139 kodeksu postępowania cywilnego).
Jeżeli adresat ma miejsce zwykłego pobytu na pokładzie statku handlowego, dokument można przekazać do rąk kapitana tego statku.
Zgodnie z art. 146 kodeksu postępowania cywilnego, doręczenie czynnym wojskowym, jeśli doręczenie osobiste nie jest możliwe, następuje za pośrednictwem prokuratury, która przesyła dokument dowódcy korpusu, do którego należy adresat.
Jeżeli doręczenie nie jest możliwe w opisany sposób, ponieważ adresat jest nieobecny i nie ma innych osób mogących odebrać pismo lub osoby te odmawiają jego odebrania, komornik może postąpić zgodnie z art. 140 kodeksu postępowania cywilnego i złożyć dokument w zaklejonej kopercie w urzędzie gminy, w której należało dokonać doręczenia.
Doręczenie pocztą
Pracownik poczty musi podjąć próbę osobistego dostarczenia koperty adresatowi. W przypadku nieobecności adresata kopertę doręcza się, w miejscu wskazanym na kopercie, członkowi rodziny mieszkającemu z adresatem, nawet tymczasowo, lub pozostającemu na jego utrzymaniu, pod warunkiem, że nie jest on w sposób wyraźny chory psychicznie i ma co najmniej 14 lat. W przypadku braku takich osób kopertę można przekazać stróżowi budynku.
Osoba odbierająca przesyłkę poleconą podpisuje potwierdzenie odbioru oraz rejestr doręczeń we wskazanym miejscu i wskazuje związek łączący ją z adresatem.
Doręczenie formalne w przypadku, gdy miejsce zamieszkania, miejsce pobytu czasowego lub miejsce będące centrum interesów osobistych lub gospodarczych adresata nie są znane
Poszukiwania adresata prowadzi się ze zwykłą starannością i w dobrej wierze. Jeżeli jednak nie można ustalić miejsca pobytu adresata, doręczenie odbywa się przez złożenie dokumentu w urzędzie gminy właściwym dla ostatniego znanego miejsca pobytu adresata lub, jeżeli nie jest znane żadne miejsce jego pobytu, w urzędzie gminy właściwym dla miejsca urodzenia adresata. Jeżeli miejsce urodzenia jest również nieznane lub znajduje się za granicą, dokument należy dostarczyć do prokuratury (art. 143 kodeksu postępowania cywilnego).
Sposoby doręczenia zarządzone przez sąd
Na wniosek lub z urzędu, w szczególnych okolicznościach lub ze względu na pilny charakter sprawy, sąd może zarządzić inne sposoby doręczenia niż procedury ujednolicone. Sposoby te można wybierać dowolnie, ale muszą one chronić prywatność adresata i jego prawo do obrony (art. 151 kodeksu postępowania cywilnego).
Powszechnym przykładem jest zezwolenie na wysłanie koperty za pośrednictwem firmy kurierskiej, by zagwarantować bardzo szybkie doręczenie dokumentu. Inne rozwiązania są już przestarzałe.
Doręczenie przez publiczne ogłoszenie
Na wniosek jednej ze stron i po wysłuchaniu opinii prokuratury sąd może zezwolić na takie doręczenie w przypadku gdy adresatów jest wielu lub gdy trudno jest zidentyfikować wszystkich adresatów.
Dokument składa się w urzędzie gminy właściwym dla sądu prowadzącego postępowanie, zaś w dzienniku urzędowym (Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana) publikuje się wyciąg z dokumentu. Sąd może również zarządzić publikację wyciągu w prasie o największym nakładzie lub zastosować inne formy ogłoszenia (art. 150 kodeksu postępowania cywilnego).
Komornik musi doręczyć dokument bezpośrednio, jeśli adres doręczenia znajduje się na terytorium gminy, w której znajduje się kancelaria komornika, lub pocztą, jeśli adres ten znajduje się poza tą gminą (art. 107 dekretu prezydenckiego nr 1229/1959), chyba że strona wzywająca lub organ wyraźnie zażądają bezpośredniego doręczenia.
Doręczenie bezpośrednie: polega na doręczeniu odpisu poświadczonego za zgodność z oryginałem (art. 137 kodeksu postępowania cywilnego). Doręczenie musi nastąpić między 07.00 a 21.00 w dzień powszedni (art. 147 kodeksu postępowania cywilnego). Komornik dostarcza adresatowi odpis osobiście, najlepiej w jego domu w celu ochrony prywatności adresata, lub w innym miejscu w granicach właściwości terytorialnej komornika.
Jeżeli osoba fizyczna lub prawna podała adres do doręczeń w miejscu zamieszkania innej osoby lub w biurze, dokument należy doręczyć osobie upoważnionej do przyjmowania doręczeń w tym miejscu. Takie doręczenie traktuje się jako doręczenie bezpośrednie (art. 141 kodeksu postępowania cywilnego).
W drodze wyjątku od tej zasady wezwania dotyczące eksmisji (citazioni per convalida di sfratto), tytuły wykonawcze (titoli esecutivi) i nakazy zapłaty (precetti di pagamento) nie mogą być doręczane na wybrany adres do doręczeń.
Doręczeń organom administracji państwowej dokonuje się na adres Państwowego Biura Prawnego (Avvocatura di Stato).
Przesyłanie dokumentu pocztą zgodnie z art. 149 kodeksu postępowania cywilnego i ustawą nr 890 z dnia 20 listopada 1982 r.: dokument umieszcza się w specjalnej kopercie do przesyłek poleconych i dołącza się do niego formularz potwierdzenia odbioru. Zarówno koperta, jak i formularz mają kolor zielony i są zgodne ze standardowym wzorem zapewniającym ich identyfikowalność.
6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?
Tak, w postępowaniach cywilnych doręczanie dokumentów sądowych drogą elektroniczną jest dozwolone.
We Włoszech obowiązuje zwykła procedura doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych, zgodnie z którą dokument wysyła się bezpośrednio do adresata korzystającego z certyfikowanej poczty elektronicznej, niezależnie od statusu prawnego lub zawodowego adresata.
Następujące podmioty są zobowiązane do publicznego udostępnienia swoich certyfikowanych adresów e-mail (posta elettronica certificata, PEC) w odpowiednich rejestrach: przedstawiciele zawodów prawniczych, osoby prawne, przedsiębiorstwa handlowe i organy publiczne.
Zgodnie z art. 149 bis kodeksu postępowania cywilnego komornik sądowy lub adwokat strony wzywającej przesyła pismo opatrzone podpisem elektronicznym na certyfikowany adres e-mail adresata, wskazany w publicznych rejestrach lub w inny sposób udostępniony organom publicznym.
Doręczenie uważa się za skuteczne z chwilą udostępnienia dokumentu elektronicznego w skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej adresata.
Ponieważ korzystanie z operacyjnego środka przekazu jest ograniczone do terytorium kraju i uregulowane w ramach procedury bezpośredniego przekazywania dokumentu przez wnioskodawcę adresatowi, doręczenie przy użyciu certyfikowanej poczty elektronicznej nie ma obecnie zastosowania w przypadku transgranicznego doręczania dokumentów. W odniesieniu do innych możliwych form elektronicznego przekazu dokumentu (faks, e-mail), ponieważ ustawodawca nie przewidział ich jako zwykłych sposobów doręczenia dokumentu, są one szczególne i jako takie (zgodnie z art. 151 kodeksu postępowania cywilnego) wymagają wydania przez sąd wyraźnego zezwolenia. Jego skutek prawny jest jednak ograniczony do krajowego systemu prawnego, a co za tym idzie – niepewny w przypadku działań o wymiarze transgranicznym, gdyż stosunki prawne wywołujące skutki poza terytorium kraju powinny być regulowane wyłącznie w kontekście i na podstawie przepisów szczególnych o charakterze regulacyjnym lub określonych w międzynarodowych umowach lub traktatach.
6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?
Organ centralny ds. doręczeń transgranicznych (Autorità Centrale per le notifiche transfrontaliere) nie posiada informacji o wykorzystaniu tego sposobu doręczenia, gdyż – zgodnie z przepisami art. 19 ust. 1 i rozporządzenia (UE) nr 910/2014 – strony mogą dokonywać takiego bezpośredniego doręczenia osobiście.
6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów
Obecnie brak.
7 Doręczenie „zastępcze”
7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?
W przypadku doręczenia bezpośredniego dokument można również doręczyć w miejscu zwykłego pobytu adresata, w jego siedzibie, w miejscu prowadzenia przez niego działalności gospodarczej, w miejscu jego czasowego pobytu lub w miejscu będącym centrum jego interesów osobistych lub gospodarczych, w rozumieniu art. 43 kodeksu cywilnego.
Jeżeli adresata nie można zastać w tych miejscach, dokument w zaklejonej kopercie można doręczyć członkowi jego rodziny lub osobie zatrudnionej w jego domu lub biurze, która ukończyła 14 lat, jest wyraźnie zdolna do odebrania dokumentu i nie ma bezpośredniego interesu w postępowaniu, którego dotyczy doręczany dokument, ani interesu sprzecznego z interesem adresata.
Gdy nie ma takich osób, pismo można wręczyć stróżowi budynku, a gdy nie ma stróża budynku – sąsiadowi, który przyjmie pismo, w obu przypadkach w zaklejonej kopercie. Stróż budynku lub sąsiad musi pokwitować odbiór pisma, a adresata należy powiadomić o doręczeniu przesyłką poleconą bez potwierdzenia odbioru (art. 139 kodeksu postępowania cywilnego).
Jeżeli adresat ma miejsce zwykłego pobytu na pokładzie statku handlowego, pismo można przekazać do rąk kapitana tego statku.
Zgodnie z art. 146 kodeksu postępowania cywilnego, doręczenie czynnym wojskowym, jeśli doręczenie osobiste nie jest możliwe, następuje za pośrednictwem prokuratury, która przesyła dokument dowódcy korpusu, do którego należy adresat.
Jeżeli nie zastano nikogo uprawnionego do odbioru pisma lub osoba uprawniona odmówiła jego przyjęcia, zgodnie z art. 140 kodeksu postępowania cywilnego komornik składa pismo w zaklejonej kopercie w urzędzie gminy, w której należało dokonać doręczenia, i powiadamia o tym adresata poprzez zostawienie odpowiedniej informacji w drzwiach jego mieszkania oraz przesłanie jej przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.
Doręczenie pocztą: Pracownik poczty musi podjąć próbę osobistego dostarczenia koperty adresatowi. W przypadku nieobecności adresata kopertę doręcza się, w miejscu wskazanym na kopercie, członkowi rodziny mieszkającemu z adresatem, nawet tymczasowo, lub pozostającemu na jego utrzymaniu, pod warunkiem, że nie jest on w sposób wyraźny chory psychicznie i ma co najmniej 14 lat. W przypadku braku takich osób kopertę można przekazać stróżowi budynku.
Osoba odbierająca przesyłkę poleconą podpisuje potwierdzenie odbioru oraz rejestr doręczeń we wskazanym miejscu i wskazuje związek łączący ją z adresatem.
Doręczenie formalne w przypadku, gdy miejsce zamieszkania, miejsce pobytu czasowego lub miejsce będące centrum interesów osobistych lub gospodarczych adresata nie są znane
Poszukiwania adresata prowadzi się ze zwykłą starannością i w dobrej wierze. Jeżeli jednak nie można ustalić miejsca pobytu adresata, doręczenie odbywa się przez złożenie dokumentu w urzędzie gminy właściwym dla ostatniego znanego miejsca pobytu adresata lub, jeżeli nie jest znane żadne miejsce jego pobytu, w urzędzie gminy właściwym dla miejsca urodzenia adresata. Jeżeli miejsce urodzenia jest również nieznane lub znajduje się za granicą, dokument należy dostarczyć do prokuratury (art. 143 kodeksu postępowania cywilnego).
Sposoby doręczenia zarządzone przez sąd
Na wniosek lub z urzędu, w szczególnych okolicznościach lub ze względu na pilny charakter sprawy, sąd może zarządzić inne sposoby doręczenia niż procedury ujednolicone. Sposoby te można wybierać dowolnie, ale muszą one chronić prywatność adresata i jego prawo do obrony (art. 151 kodeksu postępowania cywilnego).
Powszechnym przykładem jest zezwolenie na wysłanie koperty za pośrednictwem firmy kurierskiej, by zagwarantować bardzo szybkie doręczenie dokumentu.
Doręczenie przez publiczne ogłoszenie
Na wniosek jednej ze stron i po wysłuchaniu opinii prokuratury sąd może zezwolić na takie doręczenie w przypadku gdy adresatów jest wielu lub gdy trudno jest zidentyfikować wszystkich adresatów.
Dokument składa się w urzędzie gminy właściwym dla sądu prowadzącego postępowanie, zaś w dzienniku urzędowym publikuje się wyciąg z dokumentu. Sąd może również zarządzić publikację wyciągu w prasie o największym nakładzie lub zastosować inne formy ogłoszenia (art. 150 kodeksu postępowania cywilnego).
7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?
Doręczenie dokumentu sądowego osobom innym niż adresat: w przypadku wręczenia dokumentu członkowi rodziny adresata, osobie zatrudnionej w jego domu, stróżowi budynku lub sąsiadowi, doręczenie następuje w dniu, w którym dokument wręczono danej osobie, nawet jeśli adresat faktycznie zapoznał się z nim później.
Doręczenie dokumentu do urzędu gminy na podstawie art. 140 kodeksu postępowania cywilnego: w przypadku doręczenia poprzez złożenie pisma w urzędzie gminy, w rozumieniu art. 140 kodeksu postępowania cywilnego, ze względu na to, że niezbędne formalności są liczne i niekoniecznie dopełnia się ich tego samego dnia, w orzecznictwie przyjęto, że datą doręczenia w odniesieniu do wnioskodawcy jest data dokonania ostatniej formalności, tj. nadania przesyłki poleconej zawierającej zawiadomienie o złożeniu dokumentu w urzędzie gminy, natomiast w odniesieniu do adresata – ostatni dzień 10-dniowego terminu przechowywania tego zawiadomienia w urzędzie pocztowym lub data jego odbioru, jeżeli nastąpi to wcześniej.
Doręczenie pocztą: datą doręczenia dokumentu jest data wskazana na potwierdzeniu odbioru. Jeżeli dokumentu nie odebrano, datą doręczenia jest ostatni dzień 10-dniowego terminu przechowywania przesyłki w urzędzie pocztowym. W przypadku braku pewności uznaje się, że doręczenie nastąpiło w dniu wskazanym na stemplu pocztowym umieszczonym na potwierdzeniu odbioru zwracanym nadawcy.
Nieodebrana koperta jest dostępna dla adresata przez 6 miesięcy, aby mógł on mimo wszystko zapoznać się z jej zawartością.
Doręczenie formalne w przypadku, gdy miejsce zamieszkania, miejsce pobytu czasowego lub miejsce będące centrum interesów osobistych lub gospodarczych adresata nie są znane: dokument uznaje się za doręczony po upływie 20 dni od jego złożenia w prokuraturze.
Sposoby doręczenia zarządzone przez sąd
Data doręczenia zależy od sposobu jego dokonania.
Doręczenie przez publiczne ogłoszenie
Doręczenie uznaje się za dokonane, gdy po przeprowadzeniu procedur przewidzianych prawem komornik sądowy złoży w sekretariacie sądu, przed którym wszczęto postępowanie, odpis protokołu [doręczenia] oraz dokumentów potwierdzających dokonanie czynności podjętych na wniosek sądu (ogłoszenie w dzienniku urzędowym itp.).
7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?
Zgodnie z art. 140 kodeksu postępowania cywilnego w przypadku nieobecności adresata oraz innych osób mogących odebrać dokument komornik sądowy składa odpis dokumentu w urzędzie gminy, w której należało dokonać doręczenia. Komornik sądowy umieszcza zaklejoną kopertę z zawiadomieniem w drzwiach domu adresata, a także przesyła je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Pracownik poczty doręcza list polecony adresatowi lub innym osobom mogącym go odebrać. Jeżeli jest to niemożliwe, składa go w placówce pocztowej właściwej dla danego obszaru, a w skrzynce pocztowej adresata pozostawia zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w ciągu kolejnych 10 dni.
W przypadku doręczenia za pośrednictwem poczty pod nieobecność adresata pracownik poczty może doręczyć dokument jednej z osób uprawnionych do jego odbioru, a następnie przesłać adresatowi zawiadomienie o doręczeniu (comunicazione di avvenuta consegna, CAN) przesyłką poleconą.
Jeżeli pracownik poczty nie zastał adresata ani innej upoważnionej osoby pod znanym adresem, wysyła przesyłką poleconą do adresata zawiadomienie o pozostawieniu (comunicazione dell'avvenuto deposito, CAD) odpisu dokumentu w urzędzie pocztowym właściwym dla danego obszaru. Zawiadomienia CAD i CAN stanowią uzupełnienie doręczenia, a pracownik poczty umieszcza adnotację o ich wysłaniu na oryginalnym potwierdzeniu odbioru koperty zawierającej doręczany dokument. Zawiadomienia te mają na celu zapewnienie, aby adresat faktycznie zapoznał się z treścią dokumentu, i nie mają wpływu na datę doręczenia. Pozostaje nią datą upływu 10-dniowego terminu przechowywania dokumentu w urzędzie pocztowym lub data jego odbioru, jeśli nastąpiło to wcześniej.
Aby pracownik poczty mógł dokonać doręczenia pocztą, adresat musi posiadać skrzynkę pocztową przystosowaną do odbioru korespondencji i opatrzoną jego imieniem i nazwiskiem.
7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?
Zgodnie z art. 138 kodeksu postępowania cywilnego komornik sądowy zawsze może dokonać doręczenia poprzez osobiste przekazanie dokumentu adresatowi w jego miejscu zamieszkania lub w innym miejscu w okręgu kancelarii danego komornika. Jeżeli adresat odmówi przyjęcia dokumentu, komornik sądowy odnotowuje ten fakt w protokole, a doręczenie uznaje się za dokonane osobiście.
W przypadku doręczenia dokumentu uprawnionej do tego osobie innej niż adresat, jak również w przypadku doręczenia dokonanego przez złożenie pisma w urzędzie gminy lub doręczenia dokonanego za pośrednictwem poczty, doręczenie uważa się za dokonane, gdy dopełniono przewidzianych prawem formalności, niezależnie od ewentualnej późniejszej odmowy przyjęcia dokumentu przez adresata.
8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)
8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?
Pracownik poczty doręcza przesyłkę poleconą pod wskazanym adresem adresatowi lub innej osobie uznanej za odpowiednią, zgodnie z zasadami dotyczącymi doręczania przesyłek poleconych, czyli członkowi gospodarstwa domowego adresata, jego współmieszkańcowi, współpracownikowi lub stróżowi budynku.
Przesyłki polecone zaadresowane do organizacji, osób prawnych i stowarzyszeń doręcza się przedstawicielowi prawnemu lub pracownikowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie korespondencji. Przesyłki polecone adresowane do organizacji, osób prawnych i stowarzyszeń doręcza się pełnomocnikowi procesowemu lub pracownikowi odpowiedzialnemu za przyjmowanie korespondencji.
8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?
Jeśli pracownik poczty nie zastanie nikogo pod wskazanym adresem, przekazuje pismo do urzędu pocztowego odpowiedzialnego za dany obszar.
8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?
W przypadku nieobecności adresata pracownik poczty pozostawia w jego skrzynce pocztowej awizo z wezwaniem do odbioru dokumentu.
Doręczenia dokumentu z zagranicy można dokonać międzynarodową przesyłką poleconą, która – w przeciwieństwie do doręczeń krajowych we Włoszech – nie ma cech pozwalających operatorowi pocztowemu lub adresatowi rozpoznać, że zawiera dokument urzędowy, zgodnie z art. 18 rozporządzenia (UE) 2020/1784. Wynika to z rodzaju użytej koperty, która w przypadku doręczeń krajowych jest zielona, co umożliwia zidentyfikowanie jej zawartości. Kopertę traktuje się zatem jak każdą inną przesyłkę poleconą zawierającą korespondencję osobistą lub handlową.
Międzynarodowe potwierdzenie odbioru nie zawiera pewnych elementów, obecnych w krajowych zawiadomieniach o odbiorze i zapewniających prawidłowość doręczenia i prawo do obrony, ani przydatnych informacji o statusie osoby odbierającej przesyłkę, które na potwierdzeniach krajowych umieszcza się obok imienia i nazwiska oraz daty ewentualnego złożenia przesyłki w urzędzie pocztowym, co jest istotne dla oceny prawidłowości okresu jej przechowywania. Okres przechowywania międzynarodowej przesyłki poleconej wynosi 30 dni, a przesyłki krajowej – tylko 10 dni, choć zielona koperta pozostaje do dyspozycji adresata przez 6 miesięcy, co zapewnia mu więcej czasu na jej odbiór i faktyczne zapoznanie się z treścią dokumentu.
9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?
Osoba dokonująca doręczenia potwierdza na doręczanym odpisie i na oryginale datę, sposób i miejsce doręczenia do celów oceny poprawności doręczenia. Musi również wskazać wszelkie przeprowadzone przez siebie czynności wyszukiwania, w tym w aktach osobowych (art. 148 kodeksu postępowania cywilnego).
W protokole doręczenia pocztowego należy wskazać datę i placówkę pocztową wysyłającą dokument. Należy zwrócić nadawcy potwierdzenie odbioru poświadczające, że dokument został doręczony.
Jeżeli pracownik poczty wskaże na potwierdzeniu odbioru, że adresat jest nieznany lub nie zamieszkuje pod adresem wskazanym na kopercie, doręczenie uznaje się za nieskuteczne.
Protokół doręczenia przez komornika sądowego jest dokumentem urzędowym – stanowi dowód zdarzeń, które miały miejsce w obecności komornika, oraz złożonych przed nim oświadczeń. Przyjmuje się, że protokół stanowi również dowód innych okoliczności, co do których komornik sądowy nie upewnił się osobiście (np. co do faktu, czy osoba odbierająca pismo była członkiem rodziny adresata lub pracownikiem zatrudnionym w jego domu).
W przypadku zawiadomień transgranicznych wyniki czynności związanych z doręczeniem rejestruje się w określonych w rozporządzeniu (UE) 2020/1784 formularzach potwierdzenia odbioru lub jego braku.
10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?
Doręczenie uznaje się za bezskuteczne, gdy nie spełniono wymogów formalnych gwarantujących nadanie skutku prawnego domniemaniu, że adresat zapoznał się z treścią dokumentu, lub gdy istnieje zasadnicza niepewność co do osoby, której doręczono dokument, i co do daty doręczenia.
Bezskuteczne doręczenie może zyskać wartość prawną, jeżeli mimo wszystko osiągnęło swój cel (na przykład jeżeli adresat stawił się w sądzie).
Niepewność co do daty doręczenia musi być zasadnicza i nie może zyskać wartości prawnej, jeżeli zależy od niej obowiązujący termin. Jeżeli na oryginale i na odpisie dokumentu widnieją inne daty, pierwszeństwo ma data wskazana na odpisie wręczonym adresatowi, aby zagwarantować mu prawo do obrony.
Zgodnie z orzecznictwem do doręczenia nie doszło i brakowi doręczenia nie można nadać wartości prawnej, gdy pisma w ogóle nie doręczono lub gdy doręczono je w miejscu w żaden sposób niezwiązanym z adresatem lub do rąk osoby z nim niezwiązanej.
Inną podstawą nieważności, której nie można nadać wartości prawnej, jest rozbieżność między oryginałem a odpisem dokumentu, która uniemożliwia adresatowi wniesienie środka obrony.
11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?
Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma ze względu na użyty w nim język (art. 12 rozporządzenia w sprawie doręczeń), a sąd uzna, że taka odmowa jest nieuzasadniona, można skorzystać ze środków odwoławczych ogólnie przewidzianych w prawie procesowym (kodeks postępowania cywilnego) w celu zakwestionowania środków przyjętych z naruszeniem prawa do obrony i prawa do bycia wysłuchanym.
12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego
W sprawach cywilnych strona wnosząca o doręczenie musi pokryć koszty, na które składają się opłaty na rzecz Skarbu Państwa (erario), koszty doręczenia i koszty należne komornikowi za doręczenie pism poza siedzibą kancelarii komorniczej.
Kwestię tę reguluje dekret prezydencki nr 115 z dnia 30 maja 2002 r. (ujednolicona ustawa o kosztach sądowych – Testo Unico delle spese di giustizia).
W niektórych rodzajach postępowań, w tym w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, w sprawach dotyczących separacji i rozwodów, a także w sprawach, w których osobie o niedostatecznych środkach finansowych przyznano pomoc prawną od państwa, strona jest zwolniona z kosztów doręczenia, a koszty te pokrywa Skarb Państwa.
Doręczenie, o którym mowa w rozporządzeniu (UE) 2020/1784, jest zwolnione z wszelkich kosztów.