1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?
Betekening of kennisgeving is een gecodificeerde procedure die is bedoeld om een natuurlijke of rechtspersoon te informeren over een juridisch stuk voor de bij wet vastgestelde doeleinden.
Betekening (notificazione) wordt over het algemeen op verzoek van een van de partijen of de gerechtelijke instantie verricht door een gerechtsdeurwaarder, maar mogelijk ook door een advocaat.
Indien het te betekenen stuk een elektronisch stuk is en de geadresseerde geen gecertificeerd e-mailadres heeft, verricht de gerechtsdeurwaarder de betekening door een afschrift van het stuk in papieren vorm af te leveren, inclusief een verklaring dat het afschrift overeenkomt met het origineel, en bewaart hij het elektronische stuk de daaropvolgende twee jaar. Op verzoek verstuurt de gerechtsdeurwaarder het betekende stuk ook langs elektronische weg naar het door de geadresseerde van de betekening of diens vertegenwoordiger opgegeven e-mailadres, of overhandigt hij een afschrift van het betekende stuk aan die personen, tegen betaling van de desbetreffende vergoedingen en op een niet-overschrijfbare schijf (artikel 137 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (WRv) (Codice di Procedura Civile).
Kennisgeving (comunicazione) wordt verricht door de griffier (cancelliere) in gevallen waarin deze ook belast is met de kennisgeving van processtukken aan de betreffende partijen en andere personen in het kader van de procedure in kwestie (artikel 136 WRv).
De betekening of kennisgeving van stukken behelst in het bijzonder het toezenden van volledige stukken aan een of meer vooraf vastgestelde geadresseerden, met als algemeen doel hen in kennis te stellen van de inhoud ervan, door deze geadresseerden te voorzien van een met behulp van door de wetgever voorgeschreven middelen en door de wetgever voorgeschreven personen gewaarmerkt afschrift van het originele stuk; deze personen bevestigen die activiteit, de gebruikte methode en het resultaat ervan op officiële wijze door middel van een verklaring dat hieraan gelijkwaardige bewijskracht kan worden ontleend.
Aangezien deze activiteit tot doel heeft specifieke rechtsgevolgen te sorteren, wordt er een gestructureerd geheel aan voorschriften gehanteerd dat van toepassing is op het proces en het resultaat van de procedure betreffende betekening of kennisgeving. Meer in het bijzonder geldt dat wanneer de betekening of kennisgeving op de juiste wijze is verricht, er volgens de wetgever sprake is van een onweerlegbaar vermoeden dat de geadresseerde kennis heeft van het stuk, ongeacht of hij op de hoogte is van de daadwerkelijke inhoud ervan, en dat zonder betekening of kennisgeving niet dezelfde effecten worden gesorteerd, behalve in gevallen waarin het doel van het stuk reeds is verwezenlijkt.
Vanuit het oogpunt van rechtszekerheid is betekening of kennisgeving derhalve noodzakelijk en toereikend voor het realiseren van kennisneming (legale conoscenza) van het stuk dat aan de geadresseerde wordt betekend of ter kennis wordt gegeven.
2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?
Betekening of kennisgeving heeft over het algemeen betrekking op stukken waarvan kennisneming wordt nagestreefd, met als doel specifieke rechtsgevolgen teweeg te brengen: de betekening of kennisgeving moet worden verricht ten behoeve van de uitoefening van bepaalde rechten (bv. herroeping van een volmacht, cessie van een vordering, een formele aanmaning tot naleving), of de aanvang of voortzetting van een gerechtelijke procedure (bv. gewone, bezwaar- of beroepsprocedures) of rechtsvorderingen.
In het kader van Verordening (EU) 2020/1784 heeft formele betekening of kennisgeving betrekking op alle gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, met als doel rechtsgevolgen te geven aan de kennisneming van de stukken.
De verordening is niet van toepassing op stukken in fiscale, douane- of administratieve zaken of stukken inzake de aansprakelijkheid van een lidstaat voor handelen of nalaten bij de uitoefening van het overheidsgezag.
3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?
De betekening of kennisgeving wordt als volgt verricht:
- door een gerechtsdeurwaarder (ufficiale giudiziario), die hierbij handelt overeenkomstig een nauwkeurige territoriale bevoegdheidsafbakening (artikelen 106 en 107 Presidentieel Decreet (Decreto del Presidente della Repubblica) nr. 1229 van 15 december 1959). Krachtens artikel 3 van Verordening (EU) 2020/1784 zijn gerechtsdeurwaarders als enige bevoegd om stukken te verzenden ter betekening of kennisgeving in een andere lidstaat en om van een andere lidstaat afkomstige stukken in ontvangst te nemen;
- door een advocaat met de juiste volmacht en met toestemming van de Orde van Advocaten (Ordine) waarbij hij is ingeschreven. Deze advocaat kan de betekening of kennisgeving per post verrichten overeenkomstig Wet nr. 890 van 20 november 1982, of per gecertificeerde e-mail (artikel 149 bis WRv). Een gerechtelijke instantie of wet kan echter voorschrijven dat de betekening of kennisgeving door de gerechtsdeurwaarder in persoon moet worden verricht.
4 Het achterhalen van adressen
4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
De ontvangende instantie voor Italië stuurt het verzoek om betekening of kennisgeving door naar de voor het grondgebied bevoegde gerechtsdeurwaarder.
Als de geadresseerde niet kan worden gevonden op het door de verzoekende partij opgegeven adres, neemt de gerechtsdeurwaarder de volgende stappen:
- met betrekking tot natuurlijke personen: de gerechtsdeurwaarder wint informatie in bij de bewoners op het betrokken adres of bij buren, of verkrijgt informatie bij het plaatselijke bevolkingsregister (Anagrafe del Comune) (als de geboortedatum en -plaats in het stuk zijn vermeld);
- met betrekking tot rechtspersonen: de gerechtsdeurwaarder zendt het stuk terug naar de verzoekende partij, zodat deze kan verzoeken om betekening of kennisgeving aan de wettelijke vertegenwoordiger van de geadresseerde. In dat geval dienen de naam van de wettelijke vertegenwoordiger en diens privéadres in het stuk te worden vermeld (artikel 145 WRv).
Op grond van artikel 33, lid 1, juncto artikel 7 van Verordening (EU) 2020/1784 kan het volgende worden opgemerkt:
Indien het adres van de persoon aan wie het gerechtelijk of buitengerechtelijk stuk in Italië moet worden betekend of ter kennis gegeven, niet bekend is, verleent Italië bijstand bij het achterhalen van het adres door het UNEP bij het hof van beroep van Rome (Corte di Appello di Roma) als autoriteit aan te wijzen waar de verzendende instanties verzoeken kunnen indienen tot het achterhalen van het adres van de persoon aan wie betekening of kennisgeving moet worden gedaan. De Italiaanse autoriteiten dienen niet op eigen initiatief verzoeken in bij bevolkingsregisters of andere databanken om informatie over adressen in het geval het adres in de aanvraag om betekening of kennisgeving niet correct is.
Contactgegevens van het UNEP-bureau van het hof van beroep van Rome:
Viale Giulio Cesare 52, 00192 Rome
Tel. +39 06328367058-7059
E-mail: attiesteri.unep.ca.roma@giustizia.it
Gecertificeerde e-mail: attiesteri.unep.roma@giustiziacert.it
4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?
Het adres wordt verstrekt door de verzoekende instantie of partij, die het kan halen uit de stukken die zij in haar bezit heeft.
Waar het eventuele zoekopdrachten betreft, moet er onderscheid worden gemaakt tussen natuurlijke en rechtspersonen.
Het adres van een natuurlijke persoon kan worden opgevraagd bij het desbetreffende plaatselijke bevolkingsregister, om te beginnen bij de gemeente waar deze persoon het laatst woonachtig was. De gemeente reageert doorgaans op met redenen omklede, schriftelijke verzoeken van de partijen of hun advocaten en vermeldt of er een vergoeding verschuldigd is (in Rome bedraagt die momenteel 0,26 EUR per uittreksel) en of er nog iets anders nodig is (in het algemeen een gefrankeerde, aan de aanvrager geadresseerde antwoordenvelop).
Bij de Orde van Advocaten ingeschreven advocaten kunnen sinds kort als onderdeel van hun beroepstaken rechtstreeks uittreksels verkrijgen uit het ANPR-portaal (het door het ministerie van Binnenlandse Zaken beheerde centrale nationale bevolkingsregister (Anagrafe Nazionale Unica)). De uittreksels worden afgegeven zodra de advocaat het doel ervan in het kader van zijn beroepstaken heeft bevestigd, en zijn vrijgesteld van zegelrecht.
Wat rechtspersonen en vennootschappen betreft, is de betreffende informatie beschikbaar in het openbare handelsregister dat wordt beheerd door de provinciale kamers van koophandel (Camera di Commercio). Het register kan worden geraadpleegd via het portaal registroimprese.it; hiervoor moet een vergoeding worden betaald (circa 7 EUR). Daarnaast zijn er ook beroepsverenigingen en aanbieders van webdiensten die de gewenste informatie aan abonnees kunnen leveren.
4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
Verzoeken voor het achterhalen van adressen van natuurlijke personen mogen uitsluitend met behulp van formulier B (modulo B) worden verstuurd naar het reeds als bevoegde autoriteit aangewezen UNEP-bureau in Rome, met vermelding van de geboortedatum en -plaats van de geadresseerde (punt 3.3.3).
5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?
De betekening of kennisgeving wordt als volgt verricht:
- door een gerechtsdeurwaarder, die hierbij handelt overeenkomstig een nauwkeurige territoriale bevoegdheidsafbakening (artikelen 106 en 107 Presidentieel Decreet nr. 1229 van 15 december 1959). Krachtens artikel 3, leden 1 en 2, van Verordening (EU) 2020/1784, zijn gerechtsdeurwaarders als enige bevoegd om stukken te verzenden ter betekening of kennisgeving in een andere lidstaat en om van een andere lidstaat afkomstige stukken in ontvangst te nemen;
- door een advocaat met de juiste volmacht en met toestemming van de Orde van Advocaten waarbij hij is ingeschreven, en die uit hoofde van artikel 20, lid 1, van de verordening, stukken ter betekening of kennisgeving van buitenlandse aanvragers in ontvangst mag nemen;
- binnen Italië overeenkomstig Wet nr. 890 van 20 november 1982, of per gecertificeerde e-mail (artikel 149 bis WRv). Een gerechtelijke instantie of wet kan echter voorschrijven dat de betekening of kennisgeving door de gerechtsdeurwaarder in persoon moet worden verricht.
Zie hieronder voor nadere informatie over alternatieve methoden.
Rechtstreekse betekening of kennisgeving
De afgifte kan ook plaatsvinden op het gebruikelijke verblijfsadres (abituale dimora) van de geadresseerde, op het kantoor waar hij zijn commerciële activiteiten verricht, op zijn tijdelijke verblijfsadres, of op het adres van zijn hoofdvestiging of belangencentrum (sede principale dei suoi affari ed interessi) in de zin van artikel 43 WRv.
Als de geadresseerde op geen van deze adressen aanwezig is, kan het afschrift in een verzegelde envelop worden afgegeven aan een van zijn familieleden of aan een persoon die in dienst is bij hem thuis of bij zijn bedrijf, maar niet aan een minderjarige die jonger is dan 14 jaar of iemand die duidelijk ongeschikt is om het in ontvangst te nemen en evenmin aan een procespartij.
Het afschrift, in verzegelde envelop, kan ook worden afgegeven aan de portier van het gebouw of aan een buurman of -vrouw. Deze moeten tekenen voor ontvangst. In dat geval ontvangt de geadresseerde per aangetekend schrijven zonder ontvangstbevestiging bericht dat betekening of kennisgeving is verricht (artikel 139 WRv).
Als de geadresseerde gewoonlijk aan boord van een koopvaardijschip verblijft, kan het stuk worden afgegeven aan de kapitein van het schip.
In artikel 146 WRv is bepaald dat afgifte aan militairen in actieve dienst, als afgifte in persoon niet mogelijk is, plaatsvindt aan het openbaar ministerie, dat het stuk stuurt naar de commandant van het korps waartoe de geadresseerde behoort.
Als de afgifte niet op de beschreven wijze kan plaatsvinden omdat de geadresseerde op dat moment afwezig is en de andere personen die het stuk zouden kunnen ontvangen, afwezig zijn of weigeren het stuk in ontvangst te nemen, kan de gerechtsdeurwaarder krachtens artikel 140 WRv het afschrift van het stuk, in een verzegelde envelop, neerleggen bij het gemeentehuis van de plaats waar de betekening of kennisgeving moet worden verricht.
Betekening of kennisgeving per post
De postmedewerker moet een poging doen de envelop persoonlijk aan de geadresseerde te overhandigen. Indien de geadresseerde niet aanwezig is, moet de envelop op het daarop aangegeven adres worden afgegeven aan een bij de geadresseerde — al dan niet tijdelijk — inwonend familielid of aan een bij de geadresseerde in dienst zijnde persoon, mits deze niet zichtbaar aan een psychische aandoening lijdt of jonger is dan 14 jaar. Bij afwezigheid van dergelijke personen kan de envelop worden afgegeven aan de portier.
De persoon die het aangetekend schrijven in ontvangst neemt, ondertekent de ontvangstbevestiging en het ontvangstbewijs in het daarvoor bestemde veld, met vermelding van zijn relatie tot de geadresseerde.
Formele betekening of kennisgeving wanneer de woon- of verblijfplaats of de hoofdvestiging of het belangencentrum van de geadresseerde onbekend is
Voor het vinden van de geadresseerde gelden de beginselen van normale zorgvuldigheid en goede trouw. Als de geadresseerde echter onvindbaar is, vindt de betekening of kennisgeving plaats middels neerlegging van een afschrift bij het gemeentehuis van zijn laatste bekende verblijfplaats of, als er geen laatste verblijfplaats bekend is, bij het gemeentehuis van zijn geboorteplaats. Als die ook niet bekend zijn of in het buitenland zijn gelegen, wordt het stuk afgegeven aan het openbaar ministerie (artikel 143 WRv).
Door de rechter gelaste wijzen van betekening
In bepaalde of spoedeisende situaties kan de rechter op verzoek of ambtshalve andere wijzen van betekening of kennisgeving dan de gecodificeerde procedures gelasten. De keuze uit deze andere wijzen van betekening of kennisgeving is weliswaar vrij, maar de privacy en het recht van verweer van de geadresseerde moeten worden gewaarborgd (artikel 151 WRv).
Een veelvoorkomende situatie is bijvoorbeeld dat toestemming wordt verleend om een envelop via een koeriersdienst te versturen teneinde een zeer snelle bezorging te garanderen. Andere systemen zijn inmiddels achterhaald.
Betekening via openbare bekendmaking
Op verzoek van een van de partijen, en na het openbaar ministerie te hebben gehoord, kan de rechter toestemming verlenen voor deze wijze van betekening of kennisgeving als er sprake is van een groot aantal geadresseerden of als het lastig is de identiteit van alle geadresseerden vast te stellen.
Een afschrift van het stuk wordt neergelegd bij het gemeentehuis van de plaats waar de rechtbank zich bevindt, en er wordt een uittreksel van gepubliceerd in het staatsblad (Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana). De rechter kan ook publicatie van een uittreksel in de nieuwsbladen met de grootste oplagen gelasten of gebruikmaken van andere vormen van openbaarmaking (artikel 150 WRv).
De gerechtsdeurwaarder moet de betekening of kennisgeving van het stuk rechtstreeks verrichten als het adres zich bevindt binnen de gemeente waar het kantoor van de gerechtsdeurwaarder is gelegen, en per post (artikel 107 Presidentieel Decreet nr. 1229/1959) als het adres zich buiten die gemeente bevindt, tenzij de verzoekende partij of instantie uitdrukkelijk heeft aangegeven dat betekening of kennisgeving rechtstreeks moet worden verricht.
Rechtstreekse betekening of kennisgeving: dit betreft de afgifte van een gewaarmerkt afschrift van het originele stuk (artikel 137 WRv), die moet plaatsvinden tussen 7.00 en 21.00 uur op een doordeweekse dag (artikel 147 WRv). De gerechtsdeurwaarder geeft het afschrift persoonlijk af aan de geadresseerde, uit privacyoverwegingen bij voorkeur op diens woonadres, maar als dat niet mogelijk is elders binnen de grenzen van het gebied waar de gerechtsdeurwaarder bevoegd is.
Als een natuurlijke of rechtspersoon het verblijfs- of kantooradres van een andere persoon heeft opgegeven als adres voor betekening of kennisgeving, moet het stuk worden afgegeven aan de voor inontvangstneming gemachtigde persoon op dat adres. Een dergelijke afgifte wordt geacht gelijk te staan met rechtstreekse afgifte aan de geadresseerde (artikel 141 WRv).
Bij wijze van uitzondering op die regel kunnen dagvaardingen voor uitzetting (citazioni per convalida di sfratto), executoriale titels (titoli esecutivi) en betalingsbevelen (precetti di pagamento) niet worden betekend op een voor betekening gekozen adres.
Betekening aan overheidsdiensten vindt plaats aan de Juridische dienst van de overheid (Avvocatura di Stato).
Bij verzending van het afschrift per post, overeenkomstig artikel 149 WRv en Wet nr. 890 van 20 november 1982: het afschrift van het stuk wordt in een speciale envelop voor aangetekende post met ontvangstbevestiging gedaan. Beide zijn groen van kleur en hebben een standaarduitvoering zodat ze kunnen worden gevolgd.
6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?
Ja, elektronische betekening of kennisgeving is toegestaan in civiele procedures.
Volgens de gewone procedure in Italië voor betekening of kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke en in handelszaken wordt het stuk rechtstreeks naar een geadresseerde met een gecertificeerd e-mailadres verstuurd, ongeacht de juridische of beroepsstatus van de geadresseerde.
Diverse partijen moeten hun gecertificeerde e-mailadres (posta elettronica certificata (PEC)) opgeven in de aangewezen registers: rechtsbeoefenaren, rechtspersonen, handelsondernemingen en overheidsorganen.
Krachtens artikel 149 bis WRv verstuurt de gerechtsdeurwaarder of de advocaat van de verzoekende partij een digitaal afschrift van het stuk, voorzien van een handtekening, naar het gecertificeerde e-mailadres van de geadresseerde dat is vermeld in openbare registers of op andere wijze te raadplegen is voor overheidsinstanties.
Betekening of kennisgeving wordt geacht te hebben plaatsgevonden op het moment waarop de dienstverlener het elektronische stuk aflevert in de e-mailinbox van de geadresseerde.
Aangezien het gebruik van een operationele wijze van verzending beperkt is tot het nationale grondgebied en dit gebruik is vastgelegd in de procedure voor de rechtstreekse verzending van het stuk door de aanvrager naar de geadresseerde, is betekening of kennisgeving per gecertificeerde e-mail momenteel niet van toepassing op grensoverschrijdende betekening of kennisgeving van stukken. Andere mogelijke vormen van elektronische verzending van stukken (fax, e-mail) zijn niet bij wet vastgelegd als gangbare wijze van betekening of kennisgeving. Dit betreft specifieke vormen en deze vereisen derhalve krachtens artikel 151 WRv de uitdrukkelijke toestemming van de rechter. De hieruit volgende rechtsgevolgen, die beperkt zijn tot het nationale rechtsstelsel, zijn onzeker waar het wetgeving met een grensoverschrijdende dimensie betreft, waarbinnen rechtsverhoudingen met gevolgen buiten het nationale grondgebied uitsluitend in het kader en op basis van specifieke bepalingen kunnen worden geregeld, welke bepalingen regelgevend van aard zijn of zijn vastgelegd in overeenkomsten of verdragen.
6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?
De centrale autoriteit voor grensoverschrijdende betekening of kennisgeving (Autorità Centrale per le notifiche transfrontaliere) is niet bekend met deze wijze van betekening of kennisgeving die rechtstreeks van aard is en daarmee in persoon kan worden verricht in overeenstemming met artikel 19, lid 1, en Verordening (EU) nr. 910/2014.
6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
Momenteel geen.
7 “Vervangende” betekening of kennisgeving
7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?
Wat rechtstreekse betekening of kennisgeving betreft, kan de afgifte ook plaatsvinden op het gebruikelijke verblijfsadres van de geadresseerde, op het kantoor waar hij zijn commerciële activiteiten verricht, op zijn tijdelijke verblijfsadres, of op het adres van zijn hoofdvestiging of belangencentrum in de zin van artikel 43 van het burgerlijk wetboek.
Als de geadresseerde op geen van deze adressen aanwezig is, kan het afschrift in een verzegelde envelop worden afgegeven aan een van zijn familieleden of aan een persoon die in dienst is bij hem thuis of bij zijn bedrijf, maar niet aan een minderjarige die jonger is dan 14 jaar of iemand die duidelijk ongeschikt is om het in ontvangst te nemen, of aan iemand die geen rechtstreeks belang heeft bij de procedure waar het te betekenen stuk betrekking op heeft, of die een belang heeft dat in strijd is met dat van de geadresseerde.
Bij afwezigheid van dergelijke personen kan het afschrift van het stuk worden afgegeven aan de portier en, indien er geen portier is, aan een buurman of -vrouw die het stuk in ontvangst kan nemen, in beide gevallen in een verzegelde envelop. De portier of buurman of -vrouw moet voor ontvangst van het stuk tekenen en de geadresseerde moet per aangetekend schrijven zonder ontvangstbevestiging bericht krijgen dat betekening is verricht (artikel 139 WRv).
Als de geadresseerde gewoonlijk aan boord van een koopvaardijschip verblijft, kan het stuk worden afgegeven aan de kapitein van het schip.
In artikel 146 WRv is bepaald dat afgifte aan militairen in actieve dienst, wanneer afgifte in persoon niet mogelijk is, plaatsvindt aan het openbaar ministerie, dat het stuk stuurt naar de commandant van het korps waartoe de geadresseerde behoort.
Indien geen van deze personen aanwezig of bereid is om een afschrift van het stuk in ontvangst te nemen, legt de gerechtsdeurwaarder overeenkomstig artikel 140 WRv een afschrift van het stuk, in een verzegelde envelop, neer bij het gemeentehuis van de plaats waar de betekening moet worden verricht, brengt hij een kennisgeving van neerlegging aan op de deur van de woning van de geadresseerde en bericht hij hem per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging.
Betekening of kennisgeving per post: de postmedewerker moet een poging doen de envelop persoonlijk aan de geadresseerde te overhandigen; indien de geadresseerde niet aanwezig is, kan de envelop op het daarop aangegeven adres worden afgegeven aan een — al dan niet tijdelijk — bij de geadresseerde inwonend familielid of aan een bij de geadresseerde in dienst zijnde persoon, mits deze niet zichtbaar aan een psychische aandoening lijdt of jonger is dan 14 jaar. Bij afwezigheid van dergelijke personen kan de envelop worden afgegeven aan de portier.
De persoon die het aangetekend schrijven in ontvangst neemt, ondertekent de ontvangstbevestiging en het ontvangstbewijs in het daarvoor bestemde veld, met vermelding van zijn relatie tot de geadresseerde.
Formele betekening of kennisgeving wanneer de woon- of verblijfplaats of de hoofdvestiging of het belangencentrum van de geadresseerde onbekend is
Voor het vinden van de geadresseerde gelden de beginselen van normale zorgvuldigheid en goede trouw. Als de geadresseerde echter onvindbaar is, vindt de betekening of kennisgeving plaats middels neerlegging van een afschrift bij het gemeentehuis van zijn laatste bekende verblijfplaats of, als er geen laatste verblijfplaats bekend is, bij het gemeentehuis van zijn geboorteplaats. Als die ook niet bekend zijn of in het buitenland zijn gelegen, wordt het stuk afgegeven aan het openbaar ministerie (artikel 143 WRv).
Door de rechter gelaste wijzen van betekening
In bepaalde of spoedeisende situaties kan de rechter op verzoek of ambtshalve andere wijzen van betekening of kennisgeving dan de gecodificeerde procedures gelasten. De keuze uit deze andere wijzen van betekening of kennisgeving is weliswaar vrij, maar de privacy en het recht van verweer van de geadresseerde moeten worden gewaarborgd (artikel 151 WRv).
Een veelvoorkomende situatie is bijvoorbeeld dat toestemming wordt verleend om een envelop via een koeriersdienst te versturen teneinde een zeer snelle bezorging te garanderen.
Betekening via openbare bekendmaking
Op verzoek van een van de partijen, en na het openbaar ministerie te hebben gehoord, kan de rechter toestemming verlenen voor deze wijze van betekening of kennisgeving als er sprake is van een groot aantal geadresseerden of als het lastig is de identiteit van alle geadresseerden vast te stellen.
Een afschrift van het stuk wordt neergelegd bij het gemeentehuis van de plaats waar de rechtbank zich bevindt, en er wordt een uittreksel van gepubliceerd in het staatsblad. De rechter kan ook publicatie van een uittreksel in de nieuwsbladen met de grootste oplagen gelasten of gebruikmaken van andere vormen van openbaarmaking (artikel 150 WRv).
7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?
Betekening of kennisgeving door afgifte van het stuk aan anderen dan de geadresseerde: indien het stuk wordt overhandigd aan een familielid van de geadresseerde, aan een persoon die in dienst is bij hem thuis, aan de portier of een buurman of -vrouw, vindt de betekening of kennisgeving plaats op de datum waarop het stuk aan deze personen is overhandigd, zelfs wanneer de geadresseerde pas daarna kennis heeft genomen van de inhoud ervan.
Betekening of kennisgeving van het stuk bij het gemeentehuis overeenkomstig artikel 140 WRv: voor gevallen waarbij betekening of kennisgeving overeenkomstig artikel 140 WRv plaatsvindt middels neerlegging van het stuk bij het gemeentehuis, geeft de rechter definitieve uitlegging aan de bepaling aangezien er voor geldige betekening en kennisgeving talrijke formaliteiten vereist zijn die niet per definitie op dezelfde dag worden vervuld. Uit de relevante rechtspraak volgt dat de datum van betekening of kennisgeving voor de aanvrager de datum is van de laatste formaliteit, namelijk de verzending van het aangetekend schrijven met de kennisgeving van neerlegging bij het gemeentehuis, en voor de geadresseerde de laatste dag is van de tiendaagse aanhoudingstermijn van het postkantoor of, indien dat eerder is, de datum waarop de envelop is afgehaald.
Betekening of kennisgeving per post: de datum is de in ontvangstbevestiging vermelde datum van afgifte van het stuk; indien het stuk niet wordt afgehaald, is de datum van betekening of kennisgeving de laatste dag van de tiendaagse aanhoudingstermijn van het postkantoor. Indien ook deze laatste datum onzeker is, wordt de betekening of kennisgeving geacht te hebben plaatsgevonden op de datum op de door het postkantoor aangebrachte stempel op de ontvangstbevestiging die naar de afzender moet worden teruggestuurd.
Een envelop die niet wordt afgehaald, blijft een halfjaar beschikbaar voor de geadresseerde, zodat hij alsnog kennis kan nemen van de inhoud ervan.
Formele betekening of kennisgeving wanneer de woon- of verblijfplaats of het belangencentrum van de geadresseerde onbekend is: het stuk wordt geacht te zijn betekend twintig dagen na neerlegging bij of afgifte aan het openbaar ministerie.
Door de rechter gelaste wijzen van betekening
De datum waarom de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden, is afhankelijk van de daartoe gebruikte methode.
Betekening via openbare bekendmaking
De betekening of kennisgeving wordt geacht te hebben plaatsgevonden wanneer de gerechtsdeurwaarder, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven procedures, bij de griffie van de rechtbank waar de procedure is ingesteld een afschrift indient van het verslag [van betekening of kennisgeving] en van de stukken waaruit de handelingen blijken die de partij heeft verricht op verzoek van de rechter (publicatie in het staatsblad enz.).
7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?
Wanneer bij afwezigheid van de geadresseerde niemand anders aanwezig of bereid is om het stuk in ontvangst te nemen, legt de gerechtsdeurwaarder overeenkomstig artikel 140 WRv een afschrift van het stuk neer bij het gemeentehuis van de plaats waar de betekening moet worden verricht. De gerechtsdeurwaarder brengt een kennisgeving van neerlegging in een verzegelde envelop aan op de deur van de woning van de geadresseerde en bericht hem bovendien per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging. Het aangetekend schrijven wordt afgegeven bij de geadresseerde of een andere persoon die de envelop in ontvangst kan nemen van de postmedewerker, die de envelop in hun afwezigheid neerlegt bij het voor dat gebied verantwoordelijke postkantoor en een bericht achterlaat in de brievenbus van de geadresseerde dat het stuk binnen de volgende tien dagen moet worden afgehaald.
In gevallen waarin de betekening of kennisgeving per post wordt verricht, kan de postmedewerker bij afwezigheid van de geadresseerde de envelop met het te betekenen stuk afgeven aan een voor ontvangst bevoegde persoon, en stuurt hij de geadresseerde per aangetekend schrijven een kennisgeving van betekening (comunicazione di avvenuta consegna, CAN).
Indien de postmedewerker noch de geadresseerde noch een andere bevoegde persoon op het hem bekende adres kan vinden, stuurt hij de geadresseerde per aangetekend schrijven een kennisgeving van neerlegging (comunicazione dell’avvenuto deposito, CAD) van het afschrift van het stuk bij het voor het gebied verantwoordelijke postkantoor. De CAD- en CAN-kennisgevingen vormen een aanvulling op de betekening of kennisgeving en de postmedewerker maakt een aantekening op de oorspronkelijk door hem ontvangen ontvangstbevestiging van de envelop met het te betekenen stuk. De kennisgevingen hebben tot doel te waarborgen dat de geadresseerde kennis heeft genomen van het stuk en hebben geen invloed op de datum van betekening of kennisgeving; die datum blijft de laatste dag van de tiendaagse aanhoudingstermijn van het postkantoor of, indien dat eerder is, de datum waarop het stuk is afgehaald.
Om de postmedewerker in staat te stellen de betekening of kennisgeving per post te verrichten, moet de geadresseerde over een brievenbus beschikken die geschikt is voor het ontvangen van correspondentie en is voorzien van zijn naam.
7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?
Krachtens artikel 138 WRv kan de gerechtsdeurwaarder de betekening of kennisgeving altijd verrichten door het afschrift persoonlijk te overhandigen aan de geadresseerde op diens woonadres of, wanneer dit niet mogelijk is, op een andere locatie waar de geadresseerde zich bevindt binnen het gerechtelijk arrondissement waaraan de gerechtsdeurwaarder is toegewezen. Indien de geadresseerde weigert het stuk in ontvangst te nemen, maakt de gerechtsdeurwaarder hier een notitie van in het verslag en wordt de betekening of kennisgeving geacht te hebben plaatsgevonden middels betekening of kennisgeving in persoon.
Indien een afschrift van het stuk wordt afgegeven aan een persoon die gemachtigd is het stuk bij afwezigheid van de geadresseerde in ontvangst te nemen, alsook wanneer de betekening of kennisgeving plaatsvindt middels neerlegging van het stuk bij het gemeentehuis of per post, wordt de betekening of kennisgeving geacht te zijn verricht wanneer de wettelijk voorgeschreven formaliteiten zijn vervuld, ongeacht of de geadresseerde vervolgens heeft geweigerd het stuk in ontvangst te nemen.
8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)
8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?
De postmedewerker bezorgt het aangetekend schrijven bij de geadresseerde op het opgegeven adres, of bij een andere persoon die als geschikt wordt aangemerkt in de voorschriften inzake de bezorging van een aangetekend schrijven: leden van het huishouden, samenwonende partners, collega’s, de portier.
Een aangetekend schrijven voor een organisatie, rechtspersoon of vereniging wordt bezorgd bij de wettelijke vertegenwoordiger of bij de verantwoordelijke medewerker. Een aangetekend schrijven voor een organisatie, rechtspersoon of vereniging wordt bezorgd bij de wettelijke vertegenwoordiger of bij de verantwoordelijke medewerker.
8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?
Indien de postmedewerker niemand aantreft, legt hij het document neer bij het voor het gebied verantwoordelijke postkantoor.
8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?
Indien de geadresseerde niet aanwezig is, laat de postmedewerker een bericht in de brievenbus achter om het stuk af te halen.
Betekening of kennisgeving vanuit het buitenland kan worden verricht middels internationale aangetekende post waarmee, in tegenstelling tot betekening of kennisgeving per post in Italië, de postmedewerker of geadresseerde niet in staat is de inhoud ervan te herkennen als betekening of kennisgeving van een stuk vanuit het buitenland overeenkomstig artikel 18 van Verordening (EU) 2020/1784. Zo wordt voor betekening of kennisgeving per nationale post een groene envelop gebruikt, waardoor het mogelijk is de inhoud ervan te herkennen. De envelop wordt derhalve als ieder ander aangetekend schrijven met persoonlijke of commerciële correspondentie behandeld.
De internationale ontvangstbevestiging is niet voorzien van bepaalde elementen die deel uitmaken van de bij nationale wetgeving voorgeschreven ontvangstbewijzen en die tot doel hebben correcte bezorging en het recht van verweer te waarborgen, en die nuttige informatie bieden over de status van de persoon die de envelop afhaalt, naast de naam en de datum van eventuele neerlegging bij het postkantoor tot vaststelling van de juiste aanhoudingstermijn. Voor internationale aangetekende post geldt een aanhoudingstermijn van dertig dagen, waar deze krachtens de nationale wetgeving slechts tien dagen bedraagt, ook al blijft de envelop gedurende een termijn van zes maanden ter beschikking van de geadresseerde, zodat deze langer de tijd heeft kennis te nemen van het stuk.
9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?
De persoon die de betekening of kennisgeving verricht, maakt op zowel het betekende afschrift als op het originele stuk een aantekening van de datum, wijze en plaats van betekening of kennisgeving teneinde aan te geven dat de procedure betreffende betekening of kennisgeving op de juiste wijze is gevolgd. Deze persoon moet tevens aangeven of hij zoekopdrachten heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld in persoonsregisters (artikel 148 WRv).
In het verslag van betekening of kennisgeving van de postdienst moeten de datum en het postkantoor dat het stuk heeft verstuurd worden vermeld. De ontvangstbevestiging moet aan de afzender worden teruggestuurd als schriftelijk bewijs dat het stuk is betekend.
Als de postmedewerker op de ontvangstbevestiging noteert dat de geadresseerde niet bekend is of niet meer woont op het op de envelop vermelde adres, is er geen betekening verricht.
Het verslag van de gerechtsdeurwaarder is een authentieke akte en geldt, tenzij wordt aangetoond dat het is vervalst, als bewijs van hetgeen heeft plaatsgevonden in aanwezigheid van de gerechtsdeurwaarder en van de aan hem gedane verklaringen; het geldt als voorlopig bewijs van andere omstandigheden waarvan de gerechtsdeurwaarder zich niet persoonlijk heeft vergewist (bv. het feit dat degene die het stuk in ontvangst nam, een familielid was of een persoon die in dienst was in het huis van de geadresseerde).
Wat betreft grensoverschrijdende betekening en kennisgeving wordt de uitkomst van in dit kader gedane verrichtingen vastgelegd in de formulieren betreffende kennisgeving of niet-kennisgeving overeenkomstig Verordening (EU) 2020/1784.
10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?
Betekening of kennisgeving is nietig wanneer niet is voldaan aan de vormvereisten die het beginsel waarborgen dat de partij moet worden geacht kennis van het stuk te hebben, of wanneer er fundamentele onzekerheid bestaat over de persoon aan wie en de datum waarop het stuk is afgegeven.
De nietigheid van de betekening kan ongedaan worden gemaakt als het beoogde doel toch is bereikt, bijvoorbeeld als de geadresseerde voor het gerecht verschijnt.
De onzekerheid over de datum van betekening of kennisgeving moet fundamenteel zijn en kan niet worden weggenomen als de datum bepalend is voor een dwingende termijn. Bij verschil tussen de datum op het origineel en die op het afschrift prevaleert de datum op het afschrift voor de geadresseerde teneinde diens recht van verweer te waarborgen.
Volgens vaste rechtspraak heeft geen betekening plaatsgevonden, en is er derhalve geen sprake van een situatie die kan worden verholpen, wanneer het stuk in het geheel niet is betekend of het is betekend op een plaats of aan een persoon waarmee of met wie de geadresseerde geen banden heeft.
Een andere grond voor nietigheid die niet kan worden verholpen, is een dusdanig verschil tussen het oorspronkelijke stuk en het afschrift ervan dat de geadresseerde niet in staat is verweer te voeren.
11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?
Wanneer de geadresseerde van de betekening of kennisgeving weigert het stuk in ontvangst te nemen vanwege de taal waarin het stuk is opgesteld (artikel 12 van de verordening), en de rechter van mening is dat een dergelijke weigering ongerechtvaardigd is, kunnen de algemene uit het procesrecht (het wetboek van burgerlijke rechtsvordering) voortvloeiende rechtsmiddelen worden ingezet om maatregelen aan te vechten die een inbreuk vormen op het recht van verweer en het recht te worden gehoord.
12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is
In burgerlijke zaken betaalt de om betekening of kennisgeving verzoekende partij de kosten, die bestaan uit een vergoeding aan de schatkist (erario) en een vergoeding van de kosten van bezorging en de onkosten die de gerechtsdeurwaarder heeft gemaakt voor betekening van stukken buiten de plaats waar zijn kantoor is gelegen.
Deze kwestie is geregeld bij Presidentieel Decreet nr. 115 van 30 mei 2002 (geconsolideerde wet inzake gerechtskosten (Testo Unico delle spese di giustizia)).
In sommige soorten procedures, onder meer in zaken over werk en sociale zekerheid, scheiding van tafel en bed en echtscheiding, en zaken waarin iemand met onvoldoende middelen in aanmerking komt voor rechtsbijstand van de overheid, is de partij vrijgesteld van betaling van de kosten van betekening of kennisgeving, die ten laste komen van de schatkist.
Voor uit hoofde van Verordening (EU) 2020/1784 voorgeschreven betekening of kennisgeving worden geen kosten in rekening gebracht.