1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?
De juridische term “overhandiging van brieven” betekent in de praktijk dat documenten in burgerlijke en handelszaken moeten worden overhandigd aan alle partijen die bij de procedure betrokken zijn.
In artikel 4, lid 1, punten 6, 7 en 8 van de verordening inzake administratief beheer (Staatsblad van de Republiek Kroatië (Narodne novine), nr. 7/09; hieronder in de tekst) wordt bepaald dat de brief een indiening of een akte is.
- de indiening is een brief waarbij een partij een procedure inleidt, aanvult, haar verzoek of andere eis wijzigt of intrekt.
Artikel 14 van het Kroatische wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Zakon o parničnom postupku) (Staatsblad van de Republiek Kroatië, nrs. 53/91, 91/92, 112/99, 88/01, 117/03, 88/05, 2/07, 84/08, 96/08, 123/08, 57/11, 148/11 – geconsolideerde versie, 25/13, 89/14 – uitspraak van het Grondwettelijk Hof (Ustavni sud) van de Republiek Kroatië, 70/19 en 80/22) bepaalt dat, als voor bepaalde rechtshandelingen geen vorm is voorzien in de wet, de partijen schriftelijk buiten de terechtzitting (indieningen) of mondeling ter terechtzitting in rechte optreden.
Artikel 106 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat de indieningen – klachten, antwoorden op de klacht, rechtsmiddelen en andere verklaringen, voorstellen en mededelingen buiten de hoorzitting – schriftelijk moeten worden ingediend.
De indieningen zijn dus brieven waarmee de procespartijen en andere betrokkenen bij de procedure procedurele stappen ondernemen.
- de akte is een schriftelijk stuk waarmee de autoriteit beslist over het voorwerp van de procedure, gevolg geeft aan een verklaring van een partij, een officiële procedure gelast, staakt of beëindigt, en formeel overleg pleegt met andere organen of rechtspersonen met publieke bevoegdheden.
De bij wet voorziene overhandiging is een activiteit die door de bevoegde autoriteiten en personen wordt voorgeschreven om de ontvangers in staat te stellen kennis te nemen van de inhoud van de hun toegezonden documenten. Dit is van essentieel belang voor zover de niet-kennisgeving een partij belet deel te nemen aan de terechtzitting, hetgeen een fundamentele schending van de bepalingen van de burgerlijke rechtsvordering vormt, die kan leiden tot het instellen van buitengewoon beroep.
De kennisgeving van de klacht aan verweerder is ook een voorwaarde aan het begin van de procedure, aangezien het geschil begint te lopen vanaf de kennisgeving van de klacht aan verweerder.
Gelet op het voorgaande bestaan er specifieke regels voor de overhandiging van akten, omdat betekening of kennisgeving een voorwaarde is voor de naleving van bepaalde beginselen van burgerlijke rechtsvordering, zoals het beginsel van hoor en wederhoor, dat niet in acht kan worden genomen als elke partij niet in de gelegenheid is gesteld kennis te nemen van de plaats en het tijdstip van de processtukken en de inhoud ervan, of wanneer de procedure zelf niet kan worden ingeleid als de klacht niet naar behoren aan de verweerder is betekend. Dit is ook van belang omdat in sommige gevallen de termijn voor een partij om procedurele stappen te ondernemen (antwoord op een klacht, beroep) begint te lopen vanaf de betekening van de stukken. Het is daarom noodzakelijk om in de loop van de gerechtelijke procedure alle maatregelen nemen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de geadresseerde in kennis wordt gesteld van de inhoud van de hem ter kennis gebrachte stukken (rechtszekerheidsbeginsel en beginsel van oraliteit en schriftelijke behandeling). Kennisgevingen worden alleen als regelmatig beschouwd, als zij overeenkomstig de voorschriften inzake de kennisgeving van stukken worden gedaan.
2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?
Procesinleidende stukken, betalingsbevelen, uitspraken en andere rechterlijke beslissingen, waartegen afzonderlijk beroep kan worden ingesteld of waartegen andere rechtsmiddelen openstaan, worden aan de betrokken partij in persoon betekend of ter kennis gebracht. Dit geldt ook voor andere stukken, als de wet vereist of de rechtbank oordeelt dat aanvullende maatregelen nodig zijn ten behoeve van de overhandiging van authentieke akten of vanwege andere redenen (artikel 142, lid 1, het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).
3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?
De bepalingen betreffende de overhandiging van akten zijn opgenomen in titel 11 het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.
Als de overhandiging niet per post plaatsvindt, moet de voor de overhandiging verantwoordelijke persoon op verzoek van de persoon voor wie het stuk bestemd is, aantonen dat hij bevoegd is. Bij wijze van uitzondering worden documenten via een informatiesysteem of via een ander geschikt middel overhandigd aan overheidsinstanties, officieren van justitie, advocaten, notarissen, gerechtsdeskundigen, gerechtsbeoordelaars, gerechtstolken, curatoren, commissarissen, vakbondsvertegenwoordigers, vereffenaars, bijzondere voogden die werkzaam zijn bij het Centrum voor bijzondere voogdij, rechtspersonen en natuurlijke personen die een geregistreerde activiteit uitoefenen in geschillen met betrekking tot die activiteit.
Degenen die door de in lid 1 van dit artikel bedoelde bezorger worden aangetroffen op de plaats waar de betekening of kennisgeving moet worden verricht, moeten op zijn verzoek hun identiteit aantonen.
Indien nodig heeft de bezorger het recht om politiebijstand te vragen om de identiteit te verifiëren van de persoon die hij aantreft op de plaats waar de betekening of kennisgeving moet worden verricht, en om de betekening of kennisgeving van andere stukken te verrichten. De hieruit voortvloeiende kosten vallen onder de proceskosten.
Het gerecht zendt het eerste stuk per post toe aan degenen voor wie de verplichting geldt om deel te nemen aan elektronische communicatie en die niet om het recht op toegang tot het elektronische communicatiesysteem van het gerecht hebben verzocht of deze toegang nog niet hebben gekregen, met de mededeling dat alle volgende documenten in de procedure zullen worden verzonden door ze op het elektronische publicatiebord van de rechtbank te plaatsen. De overhandiging wordt geacht te hebben plaatsgevonden na het verstrijken van de achtste dag nadat de akte is geüpload op het elektronische publicatiebord van de rechtbank.
De betekening of kennisgeving van het eerste stuk per post aan deelnemers die verplicht zijn aan de elektronische communicatie met het gerecht deel te nemen en die het recht op toegang tot het elektronische communicatiesysteem niet hebben aangevraagd of aan wie deze toegang nog niet is verleend, geschiedt op het in de klacht vermelde adres. Als de kennisgeving of betekening op het in de klacht vermelde adres mislukt, geschiedt de kennisgeving of betekening op het adres van de statutaire zetel van de in het register ingeschreven persoon, als dat adres verschilt van het in de klacht vermelde adres. Als de betekening of kennisgeving op het in de klacht vermelde adres of op het adres van de statutaire zetel mislukt, geschiedt de betekening of kennisgeving door plaatsing van het stuk op het elektronische publicatiebord van de rechtbank. Het stuk wordt geacht te zijn geleverd na het verstrijken van acht dagen na de datum van publicatie ervan op het elektronische publicatiebord van de rechtbank.
Op verzoek van de partij die verklaart bereid te zijn de aldus gemaakte kosten te dragen, kan de rechter bij een beslissing waartegen geen hoger beroep mogelijk is, besluiten de overhandiging van een akte aan een notaris toe te vertrouwen. Een notaris kan bij de verrichting van kennisgevingstaken worden vervangen door een assistent-notaris of een notariële stagiair.
Als de verweerder vóór de indiening van de klacht bij het gerecht met de eiser schriftelijk heeft overeengekomen dat betekening of kennisgeving in geschillen waarop de overeenkomst betrekking heeft, zal plaatsvinden op een bepaald adres in de Republiek Kroatië of via een bepaalde persoon in de Republiek Kroatië, worden de klacht en andere processtukken op voorstel van de eiser ter kennis gebracht aan de verweerder op dat adres of aan die persoon. Als de betekening of kennisgeving niet kan worden verricht, beveelt de rechtbank dat de stukken aan de verweerder worden betekend of ter kennis gebracht door publicatie op het publicatiebord van de rechtbank.
De rechtbank kan de partijen bevelen om documenten rechtstreeks naar elkaar te sturen per aangetekende post met ontvangstbevestiging of op een andere manier waarbij een bewijs van aflevering wordt verstrekt, tenzij beide partijen of hun gemachtigden of wettelijke vertegenwoordigers nog steeds verplicht zijn om de stukken in elektronische vorm in te dienen in overeenstemming met artikel 106.a van deze wet. Als bepaalde personen, op hun verzoek en met toestemming van de voorzitter van de rechtbank, hun poststukken bij de rechtbank ontvangen, worden de documenten die hen door de rechtbank worden toegezonden, in speciale postvakken in een daartoe bestemde ruimte bij de rechtbank gedeponeerd. De kennisgeving wordt gedaan door een ambtenaar van de rechtbank.
De in de brievenbus gedeponeerde documenten mogen pas toegankelijk zijn voor de ontvangers nadat zij de leveringsbon hebben ondertekend. De betekening of kennisgeving geschiedt in verzegelde enveloppen per post. Bij het terugvorderen van stukken moeten alle stukken die in de brievenbus zijn gedeponeerd, worden meegenomen.
Voor elk stuk waarvan de betekening of kennisgeving overeenkomstig lid 1 van dit artikel is verricht, wordt de datum vermeld waarop het in de brievenbus van de betrokken persoon is gedeponeerd.
In het in lid 1 van dat artikel bedoelde geval moeten de in lid 1 van dat artikel bedoelde personen het document binnen acht dagen uit de brievenbus verwijderen overeenkomstig het bepaalde in de leden 2 en 3 van dat artikel. Als het stuk niet binnen deze termijn wordt afgehaald, wordt het overhandigd door het document op het publicatiebord van de rechtbank te plaatsen. Na afloop van de termijn van acht dagen na publicatie van het stuk op het publicatiebord van de rechtbank, wordt de betekening of kennisgeving van het stuk geacht te hebben plaatsgevonden.
De betekening is geldig als zij, in het in lid 1 van dit artikel bedoelde geval, in plaats van in de brievenbus te worden gedaan, op een andere bij wet bepaalde wijze wordt gedaan.
De voorzitter van de rechtbank trekt de machtiging voor betekening of kennisgeving in speciale postvakken in een daartoe bestemde ruimte bij de rechtbank in, als hij vaststelt dat de persoon aan wie deze machtiging is verleend, de stukken op onrechtmatige wijze opvraagt of tracht misbruik te maken van deze wijze van betekening of kennisgeving.
De president van het hooggerechtshof van de Republiek Kroatië kan slechts een van de vele rechtbanken van verschillende niveaus en van verschillende aard, met zetel in het rechtsgebied van de districtsrechtbank, machtigen om de betekening of kennisgeving in speciale postvakken in een daartoe aangewezen ruimte bij de rechtbank te verrichten. Militairen, rechtshandhavers en medewerkers van de land-, rivier-, zee- en luchtdienst ontvangen hun dagvaarding door middel van hun bevelhebber of directe chef en zo nodig kunnen andere stukken op dezelfde wijze aan hen worden toegezonden.
Wanneer de overhandiging moet plaatsvinden aan personen of instellingen in het buitenland of aan buitenlanders die immuniteitsrechten genieten, geschiedt dit langs diplomatieke weg, tenzij anders is bepaald in een internationaal verdrag of in het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (artikel 146). Als stukken aan Kroatische burgers in het buitenland moeten worden overhandigd, kan dit gebeuren via de bevoegde consulaire vertegenwoordiger of de diplomatieke vertegenwoordiger van de Republiek Kroatië die consulaire functies in dat land uitoefent. Deze wijze van betekening of kennisgeving is alleen geldig als de geadresseerde het te betekenen stuk in ontvangst neemt.
Personen aan wie de vrijheid is ontnomen, ontvangen de stukken via de penitentiaire administratie, de penitentiaire instelling of het penitentiair en educatief opvangcentrum.
In bepaalde gevallen kunnen de in de artikelen 141 en 142 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bedoelde personen (een natuurlijke persoon die geen geregistreerde activiteit uitoefent en een natuurlijke persoon die een geregistreerde activiteit uitoefent in geschillen die geen betrekking hebben op die activiteit) een nieuwe kennisgeving of betekening verrichten door het stuk op het publicatiebord van de rechtbank te plaatsen.
4 Het achterhalen van adressen
4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
Als het adres van de persoon aan wie de betekening of kennisgeving moet worden verricht, zoals vermeld in het verzoek van de bevoegde buitenlandse autoriteit, inmiddels is gewijzigd en de betekening of kennisgeving om die reden is mislukt, is de Kroatische rechter overeenkomstig artikel 143 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering verplicht opnieuw te proberen betekening of kennisgeving te verrichten aan het adres van de woonplaats in de Republiek Kroatië volgens de verblijfsgegevens van die persoon die zullen worden verkregen uit de dossiers van het ministerie van Binnenlandse Zaken van de Republiek Kroatië.
Informatie over de woon- of verblijfplaats van de persoon aan wie de betekening of kennisgeving in het kader van een civiele procedure moet worden verricht, kan bij de regionale politie worden opgevraagd, op vertoon van een bewijs van het bestaan van een juridisch belang.
4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?
Het handelsregister van de Republiek Kroatië is openbaar en gratis, zodat buitenlandse rechterlijke organen en/of procespartijen gratis toegang hebben tot alle nodige informatie over Kroatische ondernemingen. Het register is te vinden op de volgende website.
De adressen van personen zijn niet toegankelijk voor het publiek en zijn alleen beschikbaar via het ministerie van Binnenlandse Zaken van de Republiek Kroatië.
4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
De Kroatische wetgeving bevat geen specifieke regels voor de toepassing door gerechten van Verordening (EG) nr. 2020/1784 van de Raad betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten bij de overlegging van bewijsmateriaal in burgerlijke en handelszaken. Uit de huidige praktijk blijkt dat Kroatische rechtbanken verzoeken van buitenlandse gerechtelijke instanties behandelen die zijn ontvangen op grond van Verordening (EG) nr. 2020/1784 van de Raad waarbij het adres wordt gevraagd.
5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?
Documenten worden gewoonlijk per post, via een aangewezen gerechtsambtenaar of via een elektronisch communicatiesysteem verzonden. Alternatieve wijzen van betekening of kennisgeving zijn onder meer de overhandiging door de bevoegde administratieve autoriteit, de notaris of rechtstreeks aan de rechtbank, alsmede langs elektronische weg overeenkomstig een specifieke wet. In bepaalde gevallen mag de betekening of kennisgeving van een stuk ook worden verricht door publicatie op het publicatiebord van de rechtbank.
6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?
Betekening of kennisgeving per telefoon, fax of e-mail is toegestaan in de gevallen als bedoeld in artikel 193, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering en artikel 321, lid 7, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (kennisgeving van de beroepsinstantie aan het gerecht van eerste aanleg waaruit blijkt of het beroep reeds is behandeld en kennisgeving van het gerecht van eerste aanleg aan de beroepsinstantie waaruit blijkt dat de vordering is ingetrokken of dat de partijen voornemens zijn tot een minnelijke schikking te komen).
Artikel 495 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering voor procedures voor handelsrechtbanken bepaalt dat in spoedeisende gevallen een hoorzitting kan worden georganiseerd per telefoon, telegram of elektronische weg overeenkomstig de bijzondere wet of op een andere passende wijze. Over dit onderwerp zal een proces-verbaal worden opgesteld, als er geen verdere schriftelijke bewijzen zijn van de wijze waarop de dagvaarding heeft plaatsgevonden.
Artikel 507.o, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat formulieren overeenkomstig verordening nr. 861/2007 en andere verzoeken of verklaringen per fax of langs elektronische weg kunnen worden ingediend. De minister van Justitie zal een bijzondere regeling vaststellen over de wijze waarop documenten per fax of langs elektronische weg moeten worden ingediend, waarbij ook het begin van de toepassing ervan zal worden bepaald. Aangezien de regeling in kwestie nog niet is aangenomen, zijn de technische voorwaarden voor de toepassing van deze vorm van communicatie nog niet aanwezig.
In artikel 106, onder a, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt communicatie via elektronische middelen geregeld.
Het geschrift kan elektronisch via een informatiesysteem worden ingediend.
De elektronische indiening van het geschrift moet worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening overeenkomstig de specifieke regels. De elektronische indiening van het geschrift, ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, wordt beschouwd als handmatig ondertekend.
De datum waarop het informatiesysteem de ontvangst van de indiening bevestigt, wordt beschouwd als de datum waarop het geschrift is toegezonden aan het gerecht waaraan zij is gericht.
Als de elektronische indiening van het geschrift niet geschikt is voor verwerking door de rechtbank, zal de rechtbank de inschrijver daarvan langs elektronische weg in kennis stellen en de inschrijver gelasten het geschrift te corrigeren overeenkomstig de instructies.
Bij wijze van uitzondering met betrekking tot artikel 106.a, lid 1, waarin is bepaald dat de indiening elektronisch kan geschieden via een informatiesysteem, zijn overheidsinstanties, het openbaar ministerie, advocaten, notarissen, gerechtsdeskundigen, gerechtsbeoordelaars, gerechtstolken, curatoren, commissarissen, gemachtigde vertegenwoordigers in de zin van artikel 434.a (bij de vertegenwoordiging van werknemers in arbeidsgeschillen waarbij de gevolmachtigde een persoon vertegenwoordigt die in dienst is van een vakbond waarvan de werknemer lid is of van een vereniging van vakbonden waarbij de vakbond waarvan de werknemer lid is, is aangesloten, of in de vertegenwoordiging van de werkgever in arbeidsgeschillen waarbij de gevolmachtigde een persoon vertegenwoordigt die in dienst is van een werkgeversorganisatie waarvan de werkgever lid is of van een hogere werkgeversorganisatie waarbij de werkgeversorganisatie waarvan de werkgever lid is, is aangesloten), gemachtigden in procedures voor consumentenfaillissementen, vereffenaars, bijzondere voogden die werkzaam zijn bij het speciale voogdijcentrum, rechtspersonen en natuurlijke personen (ambachtslieden, artsen enz.) die een geregistreerde activiteit uitoefenen in geschillen met betrekking tot die activiteit, altijd verplicht stukken in elektronische vorm in te dienen.
Als de in artikel 106.a, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bedoelde persoon het geschrift niet in elektronische vorm indient, gelast de rechtbank de eiser om het verzoek binnen acht dagen elektronisch in te dienen. Als de eiser het geschrift niet elektronisch indient binnen de gestelde termijn, wordt het geschrift als ingetrokken beschouwd.
Het informatiesysteem wordt opgezet door het ministerie van Justitie.
De voorwaarden voor elektronische indiening en verzending van geschriften, het formaat voor het indienen van verzoeken in elektronische vorm en de opzet en werking van het informatiesysteem zijn vastgelegd in een verordening die is goedgekeurd door de minister die verantwoordelijk is voor juridische zaken.
De verlening van rechten op toegang tot het informatiesysteem is geregeld in artikel 8 van de verordening betreffende elektronische communicatie (Staatsblad van de Republiek Kroatië, nr. 5/20) voor natuurlijke en rechtspersonen, overheidsinstanties, advocaten, notarissen, gerechtsdeskundigen, gerechtsbeoordelaars, gerechtstolken, gerechtelijke bewindvoerders en gerechtelijke commissarissen.
Op 20 april 2020 heeft de minister van Justitie van de Republiek Kroatië een besluit aangenomen waarin wordt vastgesteld dat aan de voorwaarden voor elektronische communicatie voor alle gemeentelijke rechtbanken, alle districtsrechtbanken en het hof van beroep voor handelszaken van de Republiek Kroatië is voldaan. Dit besluit trad in werking op 22 april 2020.
Op 13 juli 2020 heeft de minister van Justitie van de Republiek Kroatië een besluit aangenomen dat van kracht is geworden op de dag van bekendmaking ervan op de officiële website van het ministerie van Justitie en waarin is vastgesteld dat is voldaan aan de voorwaarden voor elektronische communicatie voor de hooggerechtshof van de Republiek Kroatië.
Overheidsinstanties, het openbaar ministerie, advocaten, notarissen, gerechtsdeskundigen, gerechtsbeoordelaars, gerechtstolken, curatoren, commissarissen, gemachtigde vertegenwoordigers van artikel 434.a, van die wet, gemachtigde vertegenwoordigers in procedures voor consumentenfaillissementen, vereffenaars, bijzondere voogden die in dienst zijn van het Centrum voor bijzondere voogdij, rechtspersonen en natuurlijke personen (ambachtslieden, artsen, enz.) die een geregistreerde activiteit uitoefenen in geschillen met betrekking tot deze activiteit, zijn altijd verplicht om inschrijvingen in elektronische vorm in te dienen.
6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?
Artikel 133 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat, als een partij verklaart ermee in te stemmen betekening of kennisgeving langs elektronische weg te ontvangen, de rechtbank die betekening of kennisgeving aan die partij verricht via het informatiesysteem. De partij kan verzoeken om in kennis te worden gesteld van de betekening van stukken langs elektronische weg op het e-mailadres dat zij in haar verklaring zal vermelden.
Als een partij een verzoek in elektronische vorm bij het gerecht indient, wordt, totdat zij anders heeft meegedeeld, ervan uitgegaan dat zij instemt met de betekening of kennisgeving langs elektronische weg. Als het gerecht oordeelt dat betekening of kennisgeving langs elektronische weg niet mogelijk is, zal de rechtbank het stuk langs andere weg betekenen en de reden voor deze wijze van betekening of kennisgeving vermelden.
6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
In de verordening inzake elektronische communicatie (Staatsblad van Kroatië, nr. 139/21) is bepaald dat geschriften die door een externe gebruiker van het systeem bij de rechtbank worden ingediend, in elektronische vorm moeten worden ingediend en met zijn/ haar gekwalificeerde elektronische handtekening moeten worden ondertekend.
Het certificaat van de elektronische handtekening moet worden afgegeven door een gekwalificeerde dienstverlener van vertrouwensdiensten en moet geldig zijn op het moment van ondertekening. In geval van een redelijk vermoeden van manipulatie kan de rechtbank de dienstverlener van vertrouwensdiensten verzoeken de geldigheid van het voor een bepaalde natuurlijke persoon of rechtspersoon afgegeven certificaat te verifiëren.
Als een indiening of bijlage uit meerdere bladzijden bestaat, moeten alle bladzijden in één bestand worden opgenomen, zonder lege bladzijden. Elke indiening en bijlage moet als zodanig een afzonderlijke entiteit zijn of, als deze zijn ingediend in meer dan één bestand vanwege de omvang van de gegevens, moet in de naam van het bestand worden vermeld dat zij dezelfde entiteit vormen.
Bestaande authentieke akten in elektronische vorm moeten in hun oorspronkelijke versie worden ingediend als een elektronisch document dat elektronisch is ondertekend door de uitgever van de akte.
Elektronische indieningen moeten aangeleverd in pdf-formaat of een vergelijkbaar formaat, terwijl voor de bijlagen elk willekeurig elektronisch formaat volstaat.
7 “Vervangende” betekening of kennisgeving
7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?
Artikel 142, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat, als de persoon aan wie het stuk persoonlijk moet worden overhandigd, niet aanwezig is op de in de aanvraag of het dossier vermelde plaats, de bezorger op de hoogte wordt gesteld van het tijdstip waarop en de plaats waar hij deze persoon kan vinden, en voor deze persoon een schriftelijke kennisgeving achterlaat bij een van de in artikel 141, lid 1, 2 of 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bedoelde personen met het verzoek aanwezig te zijn om het stuk op een bepaalde datum en op een bepaald tijdstip in ontvangst te nemen bij hem thuis of op zijn werkplek. Als de bezorger ook daarna de persoon aan wie het document moet worden overhandigd, niet aantreft, worden de bepalingen van artikel 141 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering toegepast om te bepalen hoe de overhandiging heeft plaatsgevonden.
Met betrekking tot het bovenstaande is in de praktijk de wet inzake de postdiensten (Narodne novine, nr. 144/12, nr. 153/13, nr. 78/15 en nr. 110/19) subsidiair van toepassing, waarin is bepaald dat, behalve voor gewone postzendingen, postzendingen persoonlijk worden bezorgd aan de geadresseerde, aan zijn wettelijke vertegenwoordiger of aan een gemachtigde. Als de postzending niet aan dergelijke personen kan worden bezorgd, wordt de zending bij wijze van uitzondering overhandigd aan een meerderjarig lid van het huishouden, aan een persoon die thuis of in de bedrijfsruimte van de geadresseerde werkzaam is, of aan een gemachtigde persoon in de bedrijfsruimte van een natuurlijk persoon of rechtspersoon waar de geadresseerde werkzaam is. Als betekening of kennisgeving op deze wijze niet mogelijk is, wordt een kennisgeving in de brievenbus van de geadresseerde achtergelaten, met vermelding van de termijn en de plaats waar de zending kan worden opgehaald. In de praktijk wordt per post een kennisgeving achtergelaten waarin staat dat de zending binnen vijf dagen na de datum van de kennisgeving bij het betreffende postkantoor kan worden opgehaald. In het geval dat de geadresseerde het poststuk niet binnen de gestelde termijn afhaalt, stuurt de postdienst het stuk terug naar de afzender.
Als laatste redmiddel, wanneer de overhandiging anders mislukt, gebeurt dit door de publicatie van een kennisgeving op het elektronische publicatiebord van de rechtbank.
7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?
Wanneer andere wijzen van betekening of kennisgeving worden toegepast, worden de stukken geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht op de dag van aflevering aan de geadresseerde of aan de persoon die is aangewezen om de betekening of kennisgeving namens de geadresseerde in ontvangst te nemen, of, in het geval van betekening of kennisgeving door bekendmaking op het elektronische publicatiebord van de rechtbank, bij het verstrijken van de achtste dag na de datum van bekendmaking op dit publicatiebord.
7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?
Artikel 37 van de wet inzake de postdiensten bepaalt dat, behalve voor gewone postzendingen, postzendingen persoonlijk worden bezorgd aan de geadresseerde, de wettelijke vertegenwoordiger of een gemachtigde persoon. Als de postzending niet aan dergelijke personen kan worden bezorgd, wordt de zending bij wijze van uitzondering overhandigd aan een meerderjarig lid van het huishouden, aan een persoon die permanent werkzaam is in het huishouden of de bedrijfsruimte van de geadresseerde, of aan een gemachtigde persoon in de bedrijfsruimte van een natuurlijk persoon of rechtspersoon waar de ontvanger voor onbepaalde tijd in dienst is. Als levering op deze wijze niet mogelijk is, wordt een kennisgeving aan de geadresseerde achtergelaten in de brievenbus, met vermelding van de termijn en de plaats waar de zending kan worden opgehaald. In het geval dat de geadresseerde het poststuk niet binnen de gestelde termijn afhaalt, stuurt de postdienst het stuk terug naar de afzender.
Sommige personen ontvangen, op basis van hun verzoek en de goedkeuring van de voorzitter van de rechtbank, hun stukken bij de rechtbank, zodat de aan hen door de rechtbank verzonden stukken worden gedeponeerd in speciale postvakken in een daartoe bestemde ruimte bij de rechtbank. De betekening of kennisgeving geschiedt door een personeelslid van de rechtbank. De voorzitter van de rechtbank kan bij administratief besluit vaststellen dat alle advocaten met een kantoor in het rechtsgebied van de rechtbank, notarissen die hun zetel in het rechtsgebied van de rechtbank hebben en bepaalde rechtspersonen die hun zetel in het rechtsgebied van de rechtbank hebben, via deze postvakken gerechtelijke stukken ontvangen (artikel 134.b, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). In dat geval moeten deze personen de documenten binnen een termijn van acht dagen afhalen. Indien het stuk niet binnen de vastgestelde termijn wordt afgehaald, geschiedt de betekening of kennisgeving door publicatie van het stuk op het officiële publicatiebord van de rechtbank. Na afloop van de termijn van acht dagen na publicatie van het stuk op het elektronische publicatiebord van de rechtbank, wordt de betekening of kennisgeving van het stuk geacht te hebben plaatsgevonden.
7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?
Als de geadresseerde weigert het ontvangstbewijs te ondertekenen, noteert de bezorger dit op de leveringsbon en schrijft hij de datum van aflevering voluit, wat wordt beschouwd als een aflevering die heeft plaatsgevonden (artikel 149, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).
8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)
8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?
Als de persoon aan wie het document persoonlijk moet worden geleverd, niet aanwezig is op de plaats waar de overhandiging moet plaatsvinden volgens de gegevens in de klacht of het dossier, kan de bezorger het document overhandigen aan de leden van het huishouden van de persoon die geen geregistreerde beroepsactiviteit uitoefent, of, als de overhandiging plaatsvindt op de werkplaats van degene voor wie het document bestemd is en die persoon niet aanwezig is, aan het op die plaats werkzame personeel, als deze persoon ermee instemt het document te ontvangen.
De bezorger wordt op de hoogte gebracht van de plaats en het tijdstip waarop hij deze persoon kan vinden en laat een geschreven bericht achter met de melding dat hij aanwezig moet zijn om het document op een bepaalde datum en op een bepaald tijdstip bij hem thuis of op zijn werkplek te ontvangen.
8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?
De bezorger wordt geïnformeerd wanneer en waar hij deze persoon kan vinden, en laat een schriftelijke kennisgeving achter, zodat de persoon op een bepaalde datum en op een bepaald tijdstip, thuis of op zijn werkplek, beschikbaar is om de post in ontvangst te nemen.
8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?
De termijn voor het ophalen van post wordt geregeld door de bepalingen inzake het aanbieden van postdiensten en de interne handelingen van de aanbieder van postdiensten, en over het algemeen bedraagt deze vijf dagen, te rekenen vanaf de dag waarop de poging tot bezorging van de post is gedaan, voordat de post aan de afzender wordt teruggezonden. Alvorens de post wordt teruggestuurd naar de afzender, wordt deze naar een centraal sorteercentrum voor postdiensten verzonden en kan de geadresseerde de post daar binnen enkele dagen ophalen.
9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?
Artikel 149 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat de geadresseerde het ontvangstbewijs (de leveringsbon) ondertekent waarop hij de datum van ontvangst vermeldt. De leveringsbon kan ook in digitale vorm worden opgesteld op een geschikt technisch apparaat.
Als de geadresseerde analfabeet is of niet in staat is te ondertekenen, schrijft de bezorger zijn achternaam en voornaam voluit op evenals de datum van ontvangst, met vermelding van de reden waarom de geadresseerde niet heeft getekend.
Als de geadresseerde weigert de leveringsbon te ondertekenen, maakt de bezorger hiervan melding op de leveringsbon en schrijft hij de leveringsdatum voluit, wat als bewijs van levering geldt.
Als de persoon aan wie de brief persoonlijk moet worden overhandigd, niet aanwezig is op het in de documenten vermelde adres, dan wordt op de leveringsbon, naast de ontvangstbevestiging, vermeld dat er vooraf een schriftelijke kennisgeving is gedaan.
De bezorger vraagt de persoon aan wie hij de brief overhandigt, zijn identiteit aan te tonen.
Als het stuk niet aan een overheidsinstantie of een rechtspersoon wordt betekend of ter kennis gebracht, zal de met de betekening of kennisgeving belaste persoon de persoon aan wie hij het document aflevert, vragen zijn identiteit aan te tonen.
De persoon die verantwoordelijk is voor de betekening of kennisgeving, vermeldt op de ontvangstbevestiging de voor- en achternaam van de persoon aan wie het stuk is overhandigd of het nummer van het document op basis waarvan hij zijn identiteit heeft vastgesteld, alsmede de autoriteit die het heeft afgegeven.
De persoon die verantwoordelijk is voor de betekening of kennisgeving, niet zijnde een notaris, is verplicht op de ontvangstbevestiging in een goed leesbaar handschrift zijn voornaam, naam en functie te vermelden en deze vervolgens te ondertekenen.
Indien nodig stelt de persoon die verantwoordelijk is voor de betekening of kennisgeving, een proces-verbaal op van de betekening of kennisgeving en voegt dat bij de ontvangstbevestiging.
Als de in de ontvangstbevestiging vermelde datum van betekening of kennisgeving onjuist is, wordt de betekening of kennisgeving van het stuk geacht te zijn geschied op de datum van de overhandiging van het stuk.
In geval van verlies van de ontvangstbevestiging, kan de betekening of kennisgeving op een andere wijze worden aangetoond.
Artikel 133.a, leden 3 en 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat de notaris processen-verbaal opstelt over de ontvangst van het stuk met betrekking tot betekening of kennisgeving ervan en over de maatregelen die met betrekking tot de betekening of kennisgeving zijn genomen. De notaris zendt het gerecht onmiddellijk een gewaarmerkt afschrift van het proces-verbaal van ontvangst van de post met betrekking tot de levering, vergezeld van een gewaarmerkt afschrift van het proces-verbaal van de genomen maatregelen of van de niet bestelde post met een gewaarmerkt afschrift van het proces-verbaal van de genomen maatregelen.
10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?
Degene voor wie het stuk bestemd is, of degene aan wie het stuk voor de geadresseerde kan worden overhandigd, kan alleen weigeren post in ontvangst te nemen, als de betekening of kennisgeving geschiedt op een tijdstip, op een plaats of op een wijze waarin de wet niet voorziet. Wanneer de geadresseerden of personen die de documenten in ontvangst moeten nemen echter, zonder gegronde reden, weigeren het stuk in ontvangst te nemen, zich ervan te ontdoen of het te vernietigen alvorens het te lezen, kan een dergelijk ongerechtvaardigd bezwaar de rechtsgevolgen van de betekening of kennisgeving niet in de weg staan (VsSr Gzz 61/73 - ZSO 4/76-140).
De geadresseerde ondertekent de leveringsbon met vermelding van de datum van ontvangst. De leveringsbon kan ook in digitale vorm op een geschikt technisch apparaat worden opgesteld.
Als de geadresseerde analfabeet is of niet in staat is te ondertekenen, schrijft de bezorger zijn achternaam en voornaam voluit op evenals de datum van ontvangst, met vermelding van de reden waarom de geadresseerde niet heeft getekend. Als de betekening of kennisgeving geschiedt overeenkomstig artikel 142, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, wordt op de leveringsbon, naast de ontvangstbevestiging van het stuk, vermeld dat er eerder een schriftelijke kennisgeving is gedaan.
De bezorger vraagt de persoon aan wie hij de brief overhandigt, zijn identiteit aan te tonen. Als het stuk niet aan een overheidsinstantie of een rechtspersoon wordt betekend of ter kennis gebracht, verzoekt de bezorger de persoon aan wie hij het document overhandigt, zijn identiteit aan te tonen.
De bezorger vermeldt op de leveringsbon de voor- en achternaam van de persoon aan wie het document is afgegeven of het nummer van het document op basis waarvan hij zijn identiteit heeft vastgesteld, evenals de autoriteit die het document heeft afgegeven. Een bezorger die geen notaris is, moet zijn voor- en achternaam en functie op leesbare wijze op de leveringsbon vermelden en deze vervolgens ondertekenen.
Indien nodig stelt de bezorger een proces-verbaal van de betekening of kennisgeving op en voegt dit bij de leveringsbon. Als de op de leveringsbon vermelde datum van betekening of kennisgeving onjuist is, wordt de betekening of kennisgeving geacht te zijn verricht op de dag waarop het document is geleverd.
In geval van verlies van de leveringsbon, kan de betekening of kennisgeving op een andere wijze worden aangetoond.
De rechtbank kan een boete opleggen aan een bezorger die onachtzaam een leveringstaak verricht, met aanzienlijke vertraging in de procedure tot gevolg.
11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?
Als de geadresseerde weigert de leveringsbon te ondertekenen, vermeldt de bezorger dit op de leveringsbon en schrijft hij de overhandigingsdatum voluit, en wordt de betekening of kennisgeving geacht te zijn verricht.
12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is
De kosten voor de levering door een notaris komen rechtstreeks voor rekening van de partij. Een notaris aan wie vooraf geen geld is betaald om de kosten van betekening of kennisgeving te dekken, is niet verplicht de betekening of kennisgeving te verrichten, waarover de notaris een proces-verbaal opstelt en de rechtbank daarvan rechtstreeks in kennis stelt. De partijen betalen geen notariële kosten voor handelingen verricht in verband met kennisgeving of betekening via een notaris. De kosten van betekening of kennisgeving via een notaris worden in de gerechtskosten opgenomen, als het gerecht deze noodzakelijk acht. Het tarief en de kosten van notarissen voor de uitvoering van officiële notariële akten zijn vastgelegd in de verordening betreffende het voorlopige tarief voor notarissen (Staatsblad van de Republiek Kroatië, nrs. 38/94, 82/94, 52/95, 115/12, 120/15 en 64/19).
Artikel 146, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat de eiser geld moet betalen ter dekking van de kosten van benoeming en vertegenwoordiging van de advocaat van de verweerder voor de ontvangst van documenten op grond van een beslissing van de rechtbank waartegen geen afzonderlijk rechtsmiddel is toegestaan. Als de eiser dit bedrag niet binnen de in de rechterlijke beslissing gestelde termijn voldoet, verwerpt de rechtbank het verzoekschrift.
De verordening betreffende de kosten voor de uitvoering van officiële handelingen buiten het gerechtsgebouw (Staatsblad van de Republiek Kroatië, nrs. 38/14, 127/19 en 154/22), als handeling die ondergeschikt is aan de wet inzake rechtbanken en die het gebied van deze overheidsdienst regelt, regelt in het algemeen de voorwaarden voor de uitvoering van alle officiële handelingen buiten het gerechtsgebouw en de hoogte van de bezoldiging waarop de rechter, griffier en werknemer van de rechtbank recht hebben bij het verrichten van een officiële handeling buiten het gerechtsgebouw. In deze verordening wordt een buiten het gerecht verrichte officiële handeling gedefinieerd als elke handeling die het gerecht tijdens of buiten de werkuren van het gerecht verricht, in het belang en op kosten van de partij of een andere deelnemer aan de procedure of op kosten van het gerecht. In dit verband bepaalt de verordening uitdrukkelijk dat zij ook van toepassing is op de procedure voor betekening of kennisgeving in rechtszaken, maar de verordening bevat geen specifieke bepalingen voor deze procedures.
Artikel 3, lid 4, van de verordening bepaalt dat de tenuitvoerlegging van een officiële handeling buiten het gerechtsgebouw op verzoek en op kosten van de partij in de regel kan plaatsvinden, nadat de partij daartoe een bepaald geldbedrag heeft ingediend (voorschot). Voorts bepaalt artikel 10, lid 2, dat, als de kosten van de verrichte officiële handeling lager zijn dan het bedrag van het betaalde voorschot, de rechtbank de partij of de andere deelnemer aan de procedure zal verzoeken het verschil te betalen voor de uitvoering van de officiële handeling buiten de rechtbank.