1 F’termini prattiċi xi jfisser it-terminu legali “notifika ta’ dokumenti”? Għaliex hemm regoli speċifiċi dwar in-“notifika ta’ dokumenti”?
F’termini prattiċi, “in-notifika tad-dokumenti” hija kunċett legali li teħtieġ illi d-dokumenti fi kwistjonijiet ċivili u kummerċjali jiġu nnotifikati lill-partijiet kollha fil-proċedimenti.
Is-sitt, is-seba’ u t-tmien inċiżi tal-ewwel paragrafu tal-Artikolu 4 tad-Digriet dwar Tranżazzjonijiet ta’ Uffiċċju (Uredba o uredskom poslovanju) (Narodne Novine (NN; Gazzetta Uffiċjali tar-Repubblika tal-Kroazja) Nru 7/09) jipprovdu li tali dokument jista’ jkun jew sottomissjoni jew att uffiċjali.
- sottomissjoni hija dokument użat mill-partijiet biex jagħtu bidu għal proċedimenti, biex jissupplimentaw jew jemendaw rikors jew xi talba ġuridika oħra jew biex jieqfu milli jkomplu b’dik it-talba.
L-Artikolu 14 tal-Att dwar il-Proċedura Ċivili (Zakon o parničnom postupku) (NN Nri 53/91, 91/92, 112/99, 88/01, 117/03, 88/05, 2/07, 84/08, 96/08, 123/08, 57/11, 148/11 – test konsolidat, 25/13 u 89/14; – id-Deċiżjoni tal-Qorti Kostituzzjonali, 70/19 u 80/22; minn hawn ’il quddiem: APĊ) jipprovdi illi jekk, għal xi azzjonijiet partikolari l-liġi ma tispeċifikax f’liema forma għandhom jittieħdu, il-partijiet għandhom jieħdu azzjonijiet proċedurali jew bil-kitba barra s-seduta (permezz ta’ sottomissjonijiet) jew oralment waqt is-seduta.
L-Artikolu 106 APĊ jistipula illi s-sottomissjonijiet – azzjonijiet legali, risposti għal azzjonijiet legali, rimedji legali u dikjarazzjonijiet, mozzjonijiet u notifiki oħrajn mogħtija barra l-proċess – għandhom jiġu ppreżentati bil-miktub.
Is-sottomissjonijiet huma għalhekk id-dokumenti li jinħarġu mill-partijiet ewlenin u mill-partijiet intervenjenti fil-proċedimenti sabiex tittieħed azzjoni proċedurali.
- att huwa dokument maħruġ minn awtorità fejn din tiddeċiedi fuq kwistjoni, twieġeb għal sottomissjoni magħmula minn parti jew tiddetermina, tittermina jew tiffinalizza azzjonijiet uffiċjali u jkollha korrispondenza formali ma’ korpi oħra jew ma’ entitajiet ġuridiċi b’awtorità pubblika.
In-notifika tad-dokumenti kif imfissra mil-liġi hija l-kompitu ta’ awtoritajiet u persuni kompetenti u permezz tagħha d-destinatarji jingħataw aċċess għall-kontenut tad-dokumenti indirizzati lilhom. Dan huwa importanti għaliex jekk dokument ma jiġix innotifikat lil parti, hija ma tkunx tista’ tinstema’, u dan jikkostitwixxi ksur sostanzjali tad-dispożizzjonijiet li jirregolaw il-proċedimenti ċivili, u jista’ jagħti lok għal rimedju legali straordinarju.
In-notifika ta’ azzjoni legali lill-konvenut hija wkoll rekwiżit neċessarju sabiex jinbdew proċedimenti ta’ litigazzjoni, u dawn il-proċedimenti jibdew minn meta l-konvenut jiġi nnotifikat bl-azzjoni legali.
Għalhekk, japplikaw regolamenti separati għan-notifika ta’ dokumenti, għaliex dan huwa rekwiżit neċessarju fil-proċedimenti konfrontattivi, li joriġina mill-prinċipju tad-dritt tal-partijiet li jinstemgħu; tfisser illi l-partijiet għandhom jingħataw aċċess għal informazzjoni dwar il-post u l-ħin tal-proċedimenti konfrontattivi u l-fatti materjali ta’ każ. Barra minn hekk, il-proċedimenti ma jistgħux jinbdew jekk l-azzjoni legali ma tkunx ġiet innotifikata lill-konvenut skont ir-regoli applikabbli. In-notifika tad-dokumenti hija importanti wkoll għaliex f’ċerti każijiet l-iskadenza għall-partijiet biex jieħdu azzjoni proċedurali (risposta għal azzjoni legali, appell) tibda tiddekorri min-meta d-dokument jiġi nnotifikat, jiġifieri matul il-proċedimenti tal-qorti trid tittieħed kull azzjoni meħtieġa sabiex id-destinatarji jsiru jafu bil-kontenut tad-dokumenti nnotifikati lilhom (il-prinċipju taċ-ċertezza legali u l-prinċipju tal-preżentazzjoni orali u bil-miktub). Dokument jitqies li ġie nnotifikat kif xieraq biss jekk jiġu osservati r-regoli dwar in-notifika tad-dokumenti.
2 Liema dokumenti jeħtieġ li jkunu notifikati b’mod formali?
L-azzjonijiet legali, l-ordnijiet ta’ ġbir, is-sentenzi u deċiżjonijet oħrajn tal-qorti li jistgħu jiġu appellati separatament u li kontrihom jistgħu jintalbu rimedji legali, iridu jiġu nnotifikati lill-parti rilevanti personalment; dan japplika wkoll għal dokumenti oħrajn fejn teħtieġ il-liġi jew meta qorti tqis li huwa neċessarju li jittieħdu miżuri kawtelatorji speċjali, pereżempju meta jiġu ppreżentati dokumenti ta’ identifikazzjoni fil-forma oriġinali tagħhom jew għal kwalunkwe raġuni oħra (l-ewwel paragrafu tal-Artikolu 142 APĊ).
3 Min hu responsabbli biex jinnotifika dokument?
It-titolu 11 APĊ jinkludi dispożizzjonijiet li jirregolaw in-notifika tad-dokumenti.
Meta n-notifika ma ssirx bil-posta, il-persuna li twettaq in-notifika hija meħtieġa tagħti prova lill-persuna ssirilha n-notifika, fuq talba ta’ din tal-aħħar, li hija persuna awtorizzata. B’eċċezzjoni, id-dokumenti għandhom jiġu nnotifikati f’forma elettronika permezz ta’ sistema tal-IT jew b’mezzi xierqa oħra lill-awtoritajiet tal-Istat, l-uffiċċju tal-avukat tal-Istat, l-avukati, in-nutara pubbliċi, il-periti tal-qorti, l-assessuri tal-qorti, l-interpreti tal-qorti, ir-riċeventi f’falliment, il-kummissarji, l-aġenti tat-trade unions, il-kummissarji fi proċedimenti ta’ falliment, il-likwidaturi, il-kustodji speċjali impjegati miċ-Ċentru għall-Kustodja Speċjali (Centar za posebno skrbništvo), u persuni ġuridiċi u persuni fiżiċi li jwettqu attività rreġistrata f’tilwim li jikkonċerna dik l-attività.
Il-persuni li l-uffiċjal tan-notifika imsemmi fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-artikolu jsib fil-post fejn għandha ssir il-kunsinna huma obbligati jagħtu prova tal-identità tagħhom, fuq talba tal-uffiċjal.
Fejn ikun meħtieġ, l-uffiċjal li jinnotifika d-dokument huwa awtorizzat jitlob l-assistenza tal-pulizija sabiex jiżgura l-identità tal-persuna li tinsab fil-post fejn għandha ssir in-notifika u sabiex jitwettqu atti oħra ta’ notifika. L-ispejjeż relatati għandhom jiġu inklużi fl-ispejjeż tal-proċedimenti.
Il-persuni meħtieġa li jużaw komunikazzjonijiet elettroniċi li ma jkunux talbu, jew li jkunu għadhom ma ngħatawx, aċċess għas-sistema tal-IT għall-komunikazzjoni elettronika mal-qrati jirċievu notifika tal-ewwel dokument mill-qorti bil-posta, flimkien ma’ avviż li, sakemm jingħata tali aċċess, id-dokumenti l-oħrajn kollha fil-proċedimenti se jiġu nnotifikati billi d-dokumenti jitpoġġew fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qrati. Dokument jitqies li ġie nnotifikat mal-iskadenza tat-tmien jum minn meta jkun tpoġġa fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qorti.
In-notifika tal-ewwel dokument bil-posta lil persuni meħtieġa li jużaw komunikazzjonijiet elettroniċi li ma jkunux talbu, jew li jkunu għadhom ma ngħatawx, aċċess għas-sistema tal-IT għall-komunikazzjoni elettronika mal-qrati ssir fl-indirizz indikat fl-azzjoni legali. Jekk in-notifika fl-indirizz indikat fl-azzjoni legali ma tkunx irnexxiet, in-notifika ssir fl-indirizz tal-uffiċċju reġistrat ta’ dik il-persuna, jekk dak l-indirizz ikun differenti minn dak indikat fl-azzjoni legali. Jekk in-notifika fl-indirizz indikat fl-azzjoni legali jew fl-indirizz tal-uffiċċju reġistrat ma tkunx irnexxiet, in-notifika ssir billi d-dokument jitpoġġa fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qrati. Dokument jitqies li ġie nnotifikat mal-iskadenza tat-tmien jum minn meta jkun tpoġġa fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qorti.
Fuq it-talba ta’ parti li tiddikjara illi hija lesta tħallas l-ispejjeż imġarrba, il-qorti tista’, permezz ta’ deċiżjoni li ma tistax tiġi appellata, tordna illi n-notifika tad-dokument tiġi fdata f’idejn nutar pubbliku. In-nutar pubbliku jista’ jiġi sostitwit fil-qadi ta’ dan il-kompitu minn nutar pubbliku assessur jew minn nutar pubbliku konsulent jew nutar pubbliku apprendist.
Jekk il-konvenut, qabel ma jippreżenta azzjoni legali quddiem il-qorti, jiftiehem bil-miktub mar-rikorrent illi d-dokumenti relevanti għal tilwim relatat mal-ftehim jiġu nnotifikati f’indirizz speċifiku fir-Repubblika tal-Kroazja jew permezz ta’ persuna speċifika fir-Repubblika tal-Kroazja, l-azzjoni legali u d-dokumenti l-oħrajn tal-qorti fil-proċedimenti għandhom jiġu nnotifikati lill-konvenut, fuq mozzjoni tal-attur, f’dak l-indirizz jew lil dik il-persuna. Jekk in-notifika ma tistax issir, il-qorti tieħu deċiżjoni fejn tordna illi dokumenti ulterjuri jiġu nnotifikati lill-konvenut billi jiġu ppubblikati fuq it-tabella tal-avviżi tal-qorti.
Il-qorti tista’ tordna lill-partijiet jibagħtu dokumenti direttament lil xulxin bil-posta rreġistrata b’konferma tar-riċevuta jew b’mezz ieħor li jipprovdi prova tal-kunsinna, ħlief jekk iż-żewġ partijiet, jew l-aġenti jew ir-rappreżentanti legali tagħhom, ikunu dejjem obbligati jagħmlu sottomissjonijiet f’forma elettronika skont l-Artikolu 106a ta’ dan l-Att. Jekk, fuq talba speċifika ta’ persuna u bl-approvazzjoni tal-president tal-qorti, in-notifika lil dik il-persuna ssir fil-qorti, id-dokumenti indirizzati lilha mill-qorti għandhom jitqiegħdu f’kaxxa postali f’kamra assenjata mill-qorti għal dan il-għan. In-notifika ssir minn uffiċjal tal-qorti.
Id-dokumenti nnotifikati permezz ta’ kaxxa postali ma jridux ikunu aċċessibbli għall-persuni nnotifikati bihom qabel ma dawn ikunu ffirmaw in-nota tal-kunsinna. Id-dokumenti għandhom jiġu nnotifikati f’envelopp issiġillat użat għan-notifika bil-posta. Meta jinġabru d-dokumenti, iridu jinġabru d-dokumenti kollha fil-kaxxa postali.
Kull dokument li għandu jiġi nnotifikat bil-mod stabbilit fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-artikolu għandu jiġi mmarkat bid-data meta jkun tqiegħed fil-kaxxa postali tal-persuna li trid tiġi nnotifikata.
Fil-każ imsemmi fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-artikolu, il-persuni msemmija fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-artikolu huma meħtieġa jiġbru d-dokument mill-kaxxa postali fi żmien 8 ijiem bil-mod stabbilit fit-tieni u t-tielet paragrafi ta’ dan l-artikolu. Jekk dokument ma jinġabarx f’dak il-perjodu ta’ żmien, dan jiġi ppubblikat fuq it-tabella tal-avviżi tal-qorti. Dokument jitqies li ġie nnotifikat mal-iskadenza tat-tmien jum minn meta jkun ġie ppubblikat fuq it-tabella tal-avviżi tal-qorti.
Fil-każ imsemmi fl-ewwel paragrafu ta’ dan l-artikolu, in-notifika tista’ ssir b’mod ieħor previst mil-liġi minflok bl-użu ta’ kaxxa postali.
Jekk il-president tal-qorti jsib li persuna li tkun ingħatat approvazzjoni biex tirċievi notifika f’kaxxi postali f’kamra assenjata mill-qorti għal dan il-għan, tonqos milli tiġbor id-dokumenti regolarment jew tkun ippruvat tabbuża minn dan il-metodu ta’ notifika, huwa jirtira l-approvazzjoni tar-riċevuta tan-notifiki b’dan il-mod.
Il-President tal-Qorti Suprema tar-Repubblika tal-Kroazja (Vrhovni sud Republike Hrvatske) jista’ jawtorizza biss waħda minn diversi qrati ta’ istanza u tip partikolari bl-uffiċċju rreġistrat tagħha fil-ġuriżdizzjoni tal-qorti tal-kontea (županijski sud) biex twettaq notifika f’kaxxi postali f’kamra assenjata mill-qorti għal dak il-għan. Iċ-ċitazzjonijiet iridu jiġu nnotifikati lil persunal militari, lil membri tal-korp tal-pulizija u lil persuni impjegati fil-qasam tat-trasport fuq l-art, fuq ix-xmajjar, marittimu u bl-ajru permezz tal-kmandant jew superjur immedjat tagħhom. Jekk ikun meħtieġ, dokumenti oħra jistgħu jiġu nnotifikati lilhom b’dan il-mod.
Meta n-notifika jkollha ssir lil persuni jew lil istituzzjonijiet f’pajjiż barrani jew lil barranin li għandhom id-dritt ta’ immunità, din għandha ssir permezz tal-mezzi diplomatiċi, ħlief jekk ipprovdut mod ieħor fi ftehim internazzjonali jew fl-APĊ (l-Artikolu 146). Jekk in-notifika ta’ dokument ikollha ssir lil ċittadini tar-Repubblika tal-Kroazja f’pajjiż barrani, din tista’ ssir permezz tar-rappreżentant konsulari jew diplomatiku kompetenti tar-Repubblika tal-Kroazja li jwettaq kompiti konsulari fil-pajjiż barrani kkonċernat. Din in-notifika hija valida biss jekk il-persuna li lilha jkollu jiġi nnotifikat id-dokument taċċetta li tirċevih.
In-notifika lil persuni mċaħħda mil-libertà personali tagħhom għandha ssir mill-maniġment tal-ħabs, jew tal-faċilità penitenzjarja jew korrettiva.
Il-persuni msemmija fl-Artikoli 141 u 142 APĊ (persuna fiżika li ma twettaqx attività professjonali reġistrata u persuna fiżika li twettaq attività professjonali reġistrata, jekk it-tilwima ma jkollhiex x’taqsam ma’ dik l-attività) jistgħu f’ċerti każijiet jiġu nnotifikati bid-dokumenti billi dawn jitpoġġew fuq it-tabella tal-avviżi tal-qorti.
4 Ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi
4.1 L-awtorità li ssirilha t-talba f’dan l-Istat Membru tipprova tistabbilixxi fuq inizjattiva tagħha stess l-inħawi tad-destinatarju tad-dokumenti li għandhom jiġu notifikati jekk l-indirizz indikat ma jkunx korrett? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(2)(c) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti
Jekk l-indirizz tal-persuna li lilha huwa indirizzat id-dokument u li jrid jiġi nnotifikat lilha wara talba ta’ awtorità barranija kompetenti sadanittant ikun inbidel, u għalhekk id-dokument ma jistax jiġi nnotifikat, il-Qorti Kroata għandha l-obbligu skont l-Artikolu 143 APĊ li tipprova tinnotifika d-dokument fil-post ta’ residenza tal-persuna fil-Kroazja, kif indikat mir-rekords tal-Ministeru għall-Affarijiet Interni tar-Repubblika tal-Kroazja.
Sakemm tinġieb prova li tikkonferma li jeżisti interess ġuridiku, tista’ ssir talba lill-amministrazzjoni tal-pulizija għal informazzjoni dwar ir-residenza permanenti jew temporanja ta’ persuna li lilha jridu jiġu nnotifikati dokumenti minħabba proċedimenti ċivili.
4.2 L-awtoritajiet ġudizzjarji barranin u / jew il-partijiet fil-proċedimenti ġudizzjarji għandhom aċċess għar-reġistri jew servizzi f’dan l-Istat Membru li jippermettu li jinstab l-indirizz attwali tal-persuna? Jekk iva, x’reġistri jew servizzi jeżistu u x’inhi l-proċedura li trid tiġi segwita? Xi ħlas irid isir, jekk hemm?
Ir-Reġistru tal-Qorti tal-Entitajiet tan-Negozju fir-Repubblika tal-Kroazja huwa servizz mingħajr ħlas li jagħti aċċess lill-korpi ġudizzjarji barranin u/jew lill-partijiet fi proċedimenti l-qorti biex jiksbu l-informazzjoni kollha li għandhom bżonn dwar kumpaniji Kroati f’dan il-link.
L-indirizzi ta’ persuni fiżiċi mhumiex disponibbli għall-pubbliku u jistgħu jinkisbu biss mill-Ministeru għall-Intern tar-Repubblika tal-Kroazja.
4.3 Liema tip ta’ assistenza mingħand Stati Membri oħra fir-rigward ta’ ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi jipprovdu l-awtoritajiet ta’ dan l-Istat Membru skont l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti
Ma hemmx regoli fissi fil-liġi Kroata dwar kif il-qrati għandhom jimxu meta japplikaw ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2020/1784 dwar kooperazzjoni bejn il-qrati tal-Istati Membri fil-kumpilazzjoni tax-xhieda f’materji ċivili jew kummerċjali. Madankollu huwa ċar minn esperjenza tal-passat illi l-qrati Kroati jwieġbu debitament u jittrattaw it-talbiet għall-indirizz kurrenti tal-persuna kkonċernata skont ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2020/1784.
5 Fil-prattika, normalment kif jiġi notifikat id-dokument? Hemm metodi alternattivi li jistgħu jintużaw (apparti n-notifika alternattiva msemmija fil-punt 7 iktar ’l isfel)?
Fil-prattika, id-dokument normalment jiġi nnotifikat bil-posta, jew minn uffiċjal tal-qorti maħtur għal dan il-għan jew permezz ta’ sistema ta’ komunikazzjoni elettronika. Il-metodi alternattivi jinkludu n-notifika ta’ dokumenti permezz ta’ korp amministrattiv kompetenti, nutar pubbliku jew direttament il-qorti, jew inkella b’mezzi elettroniċi skont liġijiet separati. F’ċerti każijiet id-dokumenti jistgħu jiġu nnotifikati wkoll billi jitpoġġew fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qorti.
6 Hija permessa n-notifika elettronika tad-dokumenti (notifika ta’ dokumenti ġudizzjarji jew extraġudizzjarji permezz ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni elettroniċi mill-bogħod, bħall-email, applikazzjoni sikura bbażata fuq l-internet, faks, sms, eċċ.) fi proċedimenti ċivili? Jekk iva, għal liema tipi ta’ proċedimenti huwa previst dan il-metodu? Hemm restrizzjonijiet fir-rigward tad-disponibilità / l-aċċess għal dan il-metodu ta’ notifika ta’ dokumenti skont min ikun id-destinatarju (professjonist tal-liġi, persuna ġuridika, kumpanija jew attur ieħor fin-negozju, eċċ.)?
In-notifika tad-dokumenti b’telefonata, faks jew ittra elettronika hija permessa fil-każijiet stipulati fil-ħames paragrafu tal-Artikolu 193 APĊ u s-seba’ paragrafu tal-Artikolu 321 APĊ (notifika maħruġa minn qorti tal-appell lil qorti tal-prim’istanza illi appell diġà ġie deċiż u notifika mill-qorti tal-prim’istanza lil qorti tal-appell dwar l-irtirar ta’ appell jew deċiżjoni mill-partijiet biex jaslu għal ftehim).
L-Artikolu 495 APĊ, li jirregola l-proċedimenti quddiem il-qrati kummerċjali (trgovački sudovi), jipprevedi illi f’każijiet urġenti data għal seduta tista’ tiġi ffissata b’telefonata, b’telegramma jew b’mezzi elettroniċi skont liġijiet separati jew b’modi xierqa oħra. Trid issir nota uffiċjali ta’ dan jekk ma jkunx hemm prova oħra bil-miktub illi ġiet skedata seduta ta’ smigħ.
L-Artikolu 507o jipprevedi illi formoli skont ir-Regolament Nru 861/2007 u talbiet jew dikjarazzjonijiet oħra jistgħu jiġu ppreżentati fil-forma ta’ sottomissjonijiet bil-faks jew b’mezzi elettroniċi. Il-Ministru responsabbli għall-affarijiet ġudizzjarji jrid joħroġ sett ta’ regoli separati għas-sottomissjoni tal-atti bil-faks jew b’mezzi elettroniċi u fir-regoli jrid jispeċifika wkoll id-data li minnha jibdew japplikaw. Minħabba l-fatt illi r-regoli msemmija s’issa għadhom ma ħarġux, il-kundizzjonijiet tekniċi biex tintuża dan it-tip ta’ komunikazzjoni għadhom mhumiex issodisfati.
L-Artikolu 106a APĊ jipprevedi komunikazzjoni b’mezzi elettroniċi.
Is-sottomissjonijiet jistgħu jiġu ppreżentati b’mezzi elettroniċi permezz ta’ sistema tal-IT.
Id-dokumenti sottomessi b’mod elettroniku għandhom ikunu ffirmati bl-użu ta’ firma elettronika kwalifikata, kif previst minn leġiżlazzjoni separata. Id-dokumenti sottomessi b’mod elettroniku, iffirmati bl-użu ta’ firma elettronika kwalifikata għandhom jitqiesu daqslikieku kienu ġew iffirmati bl-id.
Id-data meta s-sistema tal-informazzjoni tipprovdi lil min jagħmel sottomissjoni b’konferma tal-irċevuta għandha titqies bħala d-data meta s-sottomissjoni ngħaddiet lill-qorti indirizzata.
Jekk sottomissjoni li tkun ġiet ippreżentata f’forma elettronika ma tkunx adattata għall-ipproċessar mill-qorti, il-qorti għandha tinforma b’mezzi elettroniċi lil min ikun ippreżentaha u tagħtih struzzjonijiet biex jikkoreġi s-sottomissjoni f’konformità mal-gwida pprovduta.
B’deroga mill-ewwel paragrafu tal-Artikolu 106a, li jipprevedi li sottomissjoni tista’ tiġi ppreżentata f’forma elettronika permezz ta’ sistema tal-IT, il-korpi tal-Istat, l-uffiċċju tal-avukat tal-Istat, l-avukati, in-nutara pubbliċi, il-periti tal-qorti, l-assessuri tal-qorti, l-interpreti tal-qorti, il-fiduċjarji f’falliment, il-kummissarji, l-aġenti msemmijin fl-Artikolu 434a (meta jirrappreżentaw ħaddiem fi proċedimenti relatati mal-impjieg meta r-rappreżentant ikun persuna impjegata minn trade union li l-ħaddiem ikun membru tagħha jew minn federazzjoni trejdjunjonistika li t-trade union li l-ħaddiem ikun membru tagħha tkun affiljata magħha, jew meta jirrappreżentaw impjegatur fi proċedimenti relatati mal-impjieg meta r-rappreżentant ikun persuna impjegata minn assoċjazzjoni tal-impjegaturi li l-impjegatur ikun membru tagħha jew minn assoċjazzjoni ta’ impjegaturi ta’ livell superjuri li l-assoċjazzjoni tal-impjegatur li l-impjegatur ikun membru tagħha tkun affiljata magħha), il-kummissarji fi proċedimenti ta’ falliment tal-konsumatur, il-likwidaturi u r-riċeventi speċjali impjegati miċ-Ċentru għar-Riċeventi Speċjali, flimkien mal-persuni ġuridiċi u l-persuni fiżiċi (negozjanti, tobba, eċċ.) li jwettqu attività rreġistrata fil-każ ta’ tilwim li jikkonċerna dik l-attività, huma dejjem obbligati li jippreżentaw sottomissjonijiet f’forma elettronika.
Jekk persuna msemmija fil-ħames paragrafu tal-Artikolu 106a tonqos milli tippreżenta sottomissjoni f’forma elettronika, il-qorti tordnalha tagħmel dan fi żmien 8 ijiem. Jekk min jippreżenta s-sottomissjoni jonqos milli jippreżentaha f’forma elettronika sal-iskadenza, is-sottomissjoni għandha titqies li ġiet irtirata.
Il-ministeru responsabbli għall-kwistjonijiet ġudizzjarji għandu jistabbilixxi sistema tal-informazzjoni.
Il-prerekwiżiti biex isiru sottomissjonijiet u biex jiġu ppreżentati f’forma elettronika, ir-rekords li għandhom jinżammu meta s-sottomissjonijiet jintbagħtu b’mezzi elettroniċi (il-formati) u l-organizzazzjoni u l-funzjonalitajiet tas-sistema tal-IT għandhom jiġu stabbiliti mill-ministru responsabbli għall-kwistjonijiet ġudizzjarji f’sett ta’ regoli.
L-Artikolu 8 tar-Regoli dwar komunikazzjonijiet elettroniċi (Pravilnik o elektroničkoj komunikaciji (NN Nru 5/20) jirregola l-assenjazzjoni tad-drittijiet ta’ aċċess għas-sistema tal-informazzjoni għall-persuni fiżiċi, l-entitajiet ġuridiċi u l-korpi statali, l-avukati, in-nutara pubbliċi, il-periti tal-qorti, l-assessuri, l-interpreti tal-qorti, ir-riċeventi f’falliment u l-kummissarji tal-qorti.
Fl-20 ta’ April 2020 il-Ministru għall-Ġustizzja tar-Repubblika tal-Kroazja adotta Deċiżjoni li tikkonferma t-twettiq tal-kundizzjonijiet għall-komunikazzjonijiet elettroniċi fil-qrati muniċipali (općinski sudovi) kollha, fil-qrati tal-kontea kollha u fil-Qorti Kummerċjali Għolja tar-Repubblika tal-Kroazja (Visoki trgovački sud Republike Hrvatske), li daħlet fis-seħħ fit-22 ta’ April 2020.
Fit-13 ta’ Lulju 2020, il-Ministru għall-Ġustizzja tar-Repubblika tal-Kroazja adotta Deċiżjoni, li daħlet fis-seħħ fid-data tal-pubblikazzjoni tagħha fuq is-sit web uffiċjali tal-Ministeru għall-Ġustizzja, li tikkonferma t-twettiq tal-kundizzjonijiet għal komunikazzjonijiet elettroniċi fil-Qorti Suprema tar-Repubblika tal-Kroazja.
Il-korpi statali, l-uffiċċju tal-avukat tal-Istat, l-avukati, in-nutara pubbliċi, il-periti tal-qorti, l-assessuri tal-qorti, l-interpreti tal-qorti, ir-riċeventi f’falliment, il-kummissarji tal-qorti, l-aġenti msemmija fl-Artikolu 434a ta’ dan l-att, il-kummissarji fi proċedimenti ta’ falliment tal-konsumatur, il-likwidaturi u l-kustodji speċjali impjegati miċ-Ċentru għall-Kustodja Speċjali huma dejjem obbligati li jippreżentaw sottomissjonijiet f’forma elettronika, bħalma huma l-persuni ġuridiċi u l-persuni fiżiċi (negozjanti, tobba, eċċ.) li jwettqu attività rreġistrata f’tilwim li jikkonċerna dik l-attività.
6.1 Liema tipi ta’ notifika elettronika fis-sens tal-Artikolu 19(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti huma disponibbli f’dan l-Istat Membru fejn għandha ssir in-notifika direttament lil persuna, li jkollha indirizz magħruf għan-notifika fi Stat Membru ieħor?
L-Artikolu 133d APĊ jipprevedi li jekk parti tiddikjara li taqbel li tiġi nnotifikata b’mezzi elettroniċi, il-qorti għandha tinnotifika lil dik il-parti permezz tas-sistema tal-IT. Parti tista’ titlob li tiġi avżata bin-notifika tad-dokumenti b’mezzi elettroniċi fl-indirizz tal-posta elettronika li tindika fid-dikjarazzjoni.
Jekk parti tkun ippreżentat sottomissjoni lill-qorti f’forma elettronika, din titqies li tkun tat il-kunsens tagħha li n-notifika ssir b’mezzi elettroniċi, sakemm ma tagħtix notifika għall-kuntrarju. Jekk il-qorti ssib li n-notifika b’mezzi elettroniċi ma hijiex possibbli, hija tinnotifika d-dokument b’mezzi oħra u tiddikjara r-raġuni għal tali notifika.
6.2 Dan l-Istat Membru f’konformità mal-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti speċifika l-kundizzjonijiet addizzjonali li bihom jaċċetta n-notifika elettronika permezz tal-email imsemmija fl-Artikolu 19(1)(b) ta’ dan ir-Regolament? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti
Ir-Regoli dwar il-komunikazzjonijiet elettroniċi (NN Nru 139/21) jiddikjaraw li s-sottomissjonijiet lil qorti minn utenti esterni tas-sistema jridu jiġu ppreżentati f’forma elettronika u ffirmati bl-użu tal-firma elettronika kwalifikata tagħhom.
Iċ-ċertifikat tal-firma elettronika jrid jinħareġ minn fornitur ta’ servizzi fiduċjarji kwalifikat u jkun validu fiż-żmien tal-firma, li jfisser li l-qorti tista’ titlob lill-fornitur ta’ servizzi fiduċjarji jivverifika l-validità taċ-ċertifikat maħruġ għal persuna fiżika jew ġuridika individwali jekk ikun hemm dubji raġonevoli dwar xi manipulazzjoni.
Meta sottomissjoni jew anness ikun jikkonsisti f’diversi folji, il-folji kollha jridu jiġu pprovduti f’fajl wieħed li ma jkun fih l-ebda folja vojta. Kull sottomissjoni u anness għandhom ikunu awtonomi jew l-isem tal-fajl għandu jindika li dawn jiffurmaw parti mill-istess fajl sħiħ jekk ikunu ġew sottomessi f’aktar minn fajl wieħed minħabba l-volum ta’ data.
Meta sottomissjoni tkun akkumpanjata minn dokumenti pubbliċi li diġà jeżistu f’forma elettronika, dawn iridu jkunu oriġinali sottomessi bħala dokumenti ffirmati elettronikament mill-emittent.
Is-sottomissjonijiet elettroniċi għandhom ikunu f’format PDF jew f’format ekwivalenti u l-annessi jistgħu jkunu fi kwalunkwe forma elettronika.
7 Notifika “alternattiva”
7.1 Il-liġi ta’ dan l-Istat Membru tippermetti metodi oħrajn ta’ notifika f’każijiet li fihom ma kienx possibbli li d-dokumenti jiġu notifikati lid-destinatarju (pereż. notifika fl-indirizz tad-dar, fl-uffiċċju tal-marixxall, bil-posta jew b’reklamar)?
It-tieni paragrafu tal-Artikolu 142 APĊ jipprevedi illi jekk il-persuna li trid issirilha n-notifika tad-dokument ma tinstabx fil-post indikat għan-notifika skont l-informazzjoni mogħtija fl-azzjoni legali jew fir-rekords uffiċjali, l-uffiċjal li jinnotifika d-dokument irid jiġi infurmat meta u fejn ikun jista’ jsib lil dik il-persuna. Barra minn hekk, dak l-uffiċjal għandu jħalli avviż bil-miktub lid-destinatarju ma’ xi ħadd mill-persuni msemmijin fl-ewwel, fit-tieni u fit-tielet paragrafi tal-Artikolu 141 APĊ, u jindika fih il-ġurnata u s-siegħa meta jenħtieġ li jkun id-dar jew fuq il-post tax-xogħol biex jirċievi d-dokument. Jekk, wara dan l-avviż, l-uffiċjal li jwassal in-notifika jibqa’ ma jistax isib lill-persuna li d-dokument irid jiġi nnotifikat lilha, ikompli kif previst fid-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 141 APĊ rigward il-mod kif jiġi nnotifikat id-dokument.
F’sitwazzjonijiet bħal dawn, fil-prattika, bħala alternattiva, jiġu applikati d-dispożizzjonijiet tal-Att dwar is-Servizzi Postali (Zakon o poštanskim uslugama) (NN Nri 144/12, 153/13, 78/15 u 110/19; minn hawn ’il quddiem “ZPU”). L-Att jipprovdi illi l-kunsinni postali, minbarra l-kunsinni postali ordinarji, jridu jiġu kkunsinnati lid-destinatarju, lir-rappreżentant legali tiegħu jew lil persuna awtorizzata bi prokura. B’deroga minn dan, meta pakkett postali ma jkun jista’ jiġi kkunsinnat lil ebda waħda mill-persuni fil-lista, il-pakkett jista’ jingħata lil adult fl-unità domestika, lil persuna impjegata b’mod permanenti fl-unità domestika jew fi stabbiliment tan-negozju tad-destinatarju jew lil persuna awtorizzata fl-istabbiliment tan-negozju tal-entità ġuridika jew persuna fiżika fejn jaħdem b’mod permanenti d-destinatarju. Jekk il-kunsinni ma jistgħux jingħataw bil-metodu deskritt, jitħalla avviż fil-kaxxa tal-ittri tad-destinatarju li jindika fejn u meta jista’ jiġbor il-kunsinna. Normalment il-posta tħalli nota li tindika illi l-kunsinna tista’ tinġabar minn uffiċċju speċifiku tal-posta fi żmien ħamest ijiem mid-data meta waslet in-nota. Jekk id-destinatarju ma jiġborx il-kunsinna f’dak iż-żmien, il-fornitur tas-servizz jirritorna l-kunsinna lil min bagħatha.
Il-metodu finali tan-notifika, meta l-metodi l-oħrajn kollha jkunu fallew, huwa n-notifika billi titpoġġa fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qorti.
7.2 Jekk jiġu applikati metodi oħrajn, id-dokumenti meta jitqiesu li ġew notifikati?
Jekk jintuża metodu ieħor għan-notifika, id-dokumenti jitqiesu li ġew innotifikati fil-ġurnata li fiha ngħataw lid-destinatarju jew lil persuna awtorizzata biex tirċievi d-dokument f’isem id-destinatarju jew, jekk id-dokument ikun ġie nnotifikat permezz tat-tabella elettronika tal-avviżi tal-qorti, wara li jiskadu 8 ijiem minn meta d-dokument ikun ġie ppubblikat fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qorti.
7.3 Jekk metodu ieħor ta’ notifika jkun id-depożitu tad-dokumenti f’post partikolari (pereż. fl-uffiċċju tal-posta), id-destinatarju kif jiġi infurmat b’dak id-depożitu?
L-Artikolu 37 ZPU jipprevedi illi l-kunsinni bil-posta, minbarra kunsinni ordinarji, għandhom jiġu kkunsinnati lid-destinatarju, lir-rappreżentant legali tiegħu jew lil persuna awtorizzata bi prokura. B’deroga minn dan, meta pakkett postali ma jkun jista’ jiġi kkunsinnat lil ebda waħda mill-persuni fil-lista, il-pakkett jista’ jingħata lil adult fl-unità domestika, lil persuna impjegata b’mod permanenti fl-unità domestika jew fi stabbiliment tan-negozju tad-destinatarju jew lil persuna awtorizzata fl-istabbiliment tan-negozju tal-entità ġuridika jew persuna fiżika fejn jaħdem b’mod permanenti d-destinatarju. Jekk il-kunsinni ma jistgħux jingħataw bil-metodu deskritt, jitħalla avviż fil-kaxxa tal-ittri tad-destinatarju li jindika fejn u meta jista’ jiġbor il-kunsinna. Jekk id-destinatarju ma jiġborx il-kunsinna f’dak iż-żmien, il-fornitur tas-servizz jirritorna l-kunsinna lil min bagħatha.
Wara talba ta’ persuna speċifika u l-approvazzjoni tal-president tal-qorti, in-notifika ssir fil-qorti fejn id-dokumenti indirizzati lill-persuna mill-qorti jitqiegħdu f’kaxxa postali f’kamra magħżula mill-qorti għal dan il-għan. In-notifika ssir minn uffiċjal tal-qorti. Il-president tal-qorti jista’, permezz ta’ sentenza mogħtija fi proċedimenti amministrattivi, jordna illi l-avukati kollha li għandhom uffiċċji ta’ reġistri tagħhom stess u nutara pubbliċi b’uffiċċji prinċipali fit-territorju tal-qorti jridu jirċievu d-dokumenti tal-qorti fil-kaxex postali msemmija (l-Artikolu 134b APĊ). F’dawk iċ-ċirkostanzi, il-persuni mniżżla fil-lista huma obbligati jiġbru d-dokumenti fi żmien tmint ijiem. Jekk dokument ma jinġabarx f’dak il-perjodu ta’ żmien, dan jiġi ppubblikat fuq it-tabella tal-avviżi tal-qorti. Dokument jitqies li ġie nnotifikat mal-iskadenza tat-tmien jum minn meta jkun tpoġġa fuq it-tabella elettronika tal-avviżi tal-qorti.
7.4 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta n-notifika tad-dokumenti, xi jkunu l-konsegwenzi? Id-dokumenti jitqiesu bħala effetivament notifikati jekk ir-rifjut ma jkunx leġittimu?
Jekk ir-riċevitur ma jixtieqx jiffirma n-nota tal-kunsinna, l-uffiċjal li jinnotifika d-dokument idaħħal dan fin-nota tal-kunsinna filwaqt li jindika d-data tan-notifika fi kliem; id-dokumenti mbagħad jitqiesu li ġew innotifikati (it-tielet paragrafu tal-Artikolu 149 APĊ).
8 Notifika postali minn barra l-pajjiż (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti)
8.1 Jekk is-servizz postali jwettaq il-konsenja ta’ dokument mibgħut minn barra lil destinatarju f’dan l-Istat Membru f’sitwazzjoni fejn ikun hemm bżonn konferma tar-riċevuta (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti), is-servizz postali jwettaq il-konsenja lid-destinatarju stess biss jew jista’, skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta, iwettaq il-konsenja tad-dokument lil persuna oħra fl-istess indirizz ukoll?
Jekk il-persuna li lilha jrid jiġi nnotifikat dokument personalment ma tinstabx fil-post tan-notifika ddikjarat skont l-informazzjoni fl-azzjoni legali jew fir-rekords uffiċjali, l-uffiċjal li jinnotifika d-dokument jista’ jinnotifika wkoll id-dokument lil membri tal-unità domestika tal-persuna jekk il-persuna ma twettaqx attività professjonali rreġistrata jew, jekk in-notifika ssir fuq il-post tax-xogħol tal-persuna li lilha għandu jiġi nnotifikat id-dokument iżda l-persuna ma tinstabx hemmhekk, l-uffiċjal jista’ jinnotifika d-dokument lil persuna li taħdem hemmhekk jekk dik il-persuna taqbel li tirċievi d-dokument.
L-uffiċjal li jinnotifika d-dokument għandu d-dmir li jaċċerta meta u fejn jista’ jsib il-persuna li lilha għandu jiġi nnotifikat dokument u li jħalli avviż bil-miktub li jitlob lill-persuna tkun preżenti d-dar jew fuq il-post tax-xogħol tagħha f’ħin partikolari f’jum partikolari sabiex tirċievi d-dokument.
8.2 Skont ir-regoli tal-konsenja tal-posta f’dan l-Istat Membru, kif tista’ ssir in-notifika ta’ dokumenti minn barra, skont l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, jekk la d-destinatarju u lanqas xi ħaddieħor li jkun awtorizzat jirċievi n-notifika (jekk possibbli skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta – ara aktar ’il fuq) ma jkun instab fl-indirizz tal-konsenja?
L-uffiċjal li jinnotifika d-dokument għandu d-dmir li jaċċerta meta u fejn jista’ jsib il-persuna li lilha għandu jiġi nnotifikat dokument u li jħalli avviż bil-miktub li jitlob lill-persuna tkun preżenti d-dar jew fuq il-post tax-xogħol tagħha f’ħin partikolari f’jum partikolari sabiex tirċievi d-dokument.
8.3 L-uffiċċju tal-posta jippermetti perjodu speċifiku għall-ġbir tad-dokumenti qabel ma d-dokumenti jintbagħtu lura għaliex ma jkunux ġew konsenjati? Jekk iva, kif jiġi infurmat id-destinatarju li għandu l-posta x’jiġbor mill-uffiċċju tal-posta?
Il-perjodu ta’ żmien għall-ġbir tad-dokumenti huwa ddeterminat mir-regolamenti li jirregolaw il-forniment ta’ servizzi postali u minn atti interni tal-fornituri ta’ servizzi postali u, bħala regola ġenerali, huwa ta’ 5 ijiem mid-data li fiha jkun sar tentattiv ta’ notifika, bid-dokument jintbagħat lill-punt ċentrali ta’ ġbir għas-servizzi postali qabel ma jintbagħat lura lill-mittent, li jfisser li d-destinatarju jkollu bosta ġranet biex jiġbor id-dokument minn dak il-post.
9 Ikun hemm prova bil-miktub li d-dokument ikun ġie notifikat?
L-Artikolu 149 APĊ jistipula illi ċ-ċertifikat tan-notifika (in-nota tal-kunsinna) irid jiġi ffirmat mid-destinatarju, li jrid iniżżel id-data li fiha rċieva n-nota ta’ kunsinna. In-nota ta’ kunsinna tista’ tinħareġ ukoll f’forma diġitali fuq apparat xieraq.
Jekk id-destinatarju ma jafx jikteb u jaqra jew ma jistax jiffirma ismu, il-persuna li qed twettaq in-notifika tiktiblu ismu u kunjomu, tniżżel, bl-ittri, id-data tan-notifika u tehmeż nota li tgħid għalfejn ma hemmx il-firma tad-destinatarju.
Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jiffirma n-nota tal-kunsinna, il-persuna li qed twettaq in-notifika trid tieħu nota ta’ hekk fuq in-nota tal-kunsinna u tikteb bl-ittri il-jum tan-notifika; b’din l-azzjoni, id-dokument jitqies li ġie notifikat.
Jekk il-persuna li lilha d-dokument irid jiġi nnotifikat personalment ma tinstabx fil-post tan-notifika ddikjarat skont l-informazzjoni fl-azzjoni legali, in-nota tal-kunsinna, flimkien ma’ ċertifikat tal-irċevuta tad-dokument, għandha tindika illi kien hemm avviż bil-miktub qabel.
L-uffiċjal li jinnotifika d-dokument jitlob li l-persuna li tirċievi d-dokument biex tagħti prova tal-identità tagħha.
Jekk dokument ma jkunx qed jiġi nnotifikat lil korp statali jew lil entità ġuridika, l-uffiċjal li jkun qed jinnotifika d-dokument lil persuna għandu jitlob lill-persuna għall-identifikazzjoni.
L-uffiċjal li jinnotifika d-dokument għandu jniżżel fin-nota ta’ kunsinna l-isem u l-kunjom tal-persuna li lilha jkun ikkunsinna d-dokument, jew in-numru tal-karta tal-identità pprovdut lilu biex jaċċerta l-identità tal-persuna u l-emittent ta’ dak id-dokument ta’ identifikazzjoni.
Persuna li twettaq notifika li mhix nutar pubbliku trid tikteb b’mod li jinftiehem isimha u kunjomha u t-titlu tagħha fuq in-nota tal-kunsinna u tiffirmaha wkoll.
Jekk ikun meħtieġ, trid toħloq rekord separat għan-notifika/kunsinna u tehmżu man-nota tal-kunsinna.
Jekk tkun tniżżlet id-data l-ħażina fuq in-nota ta’ kunsinna, in-notifika għandha titqies li saret fil-jum meta jkun ġie kkunsinnat id-dokument.
Jekk in-nota ta’ kunsinna ntilfet, in-notifika tista’ tiġi ppruvata b’mod ieħor.
It-tielet u r-raba’ paragrafi tal-Artikolu 133a APĊ jipprovdu li n-nutar pubbliku għandu jipproduċi rekords dwar l-irċevuta ta’ dokument u l-azzjonijiet li ttieħdu biex id-dokument jiġi nnotifikat. Kopja ċertifikata tar-rekord tal-irċevuta tad-dokument li għandu jiġi nnotifikat u ċertifikat tan-notifika, flimkien ma’ kopja ċertifikata tar-rekord tan-notifika, jew id-dokument li ma setax jiġi nnotifikat, flimkien ma’ kopja ċertifikata tar-rekord tal-azzjonijiet meħuda, iridu jiġu ppreżentati min-nutar pubbliku direttament lill-qorti mingħajr dewmien.
10 X’jiġri jekk xi ħaġa tmur ħażin u d-destinatarju tan-notifika ma jirċevix id-dokument jew jekk in-notifika ssir bi ksur tal-liġi (pereż. id-dokument jiġi notifikat lil terza persuna)? Minkejja dan, in-notifika tad-dokument tista’ titqies valida (pereż. hemm rimedju għall-ksur tal-liġi) jew trid issir notifika ġdida tad-dokument?
Id-destinatarju jew il-persuna li d-dokument jrid jiġi notifikat lilha hija awtorizzata tirrifjuta li taċċetta dokument biss jekk in-notifika saret f’ħin jew f’post jew b’metodu mhux previst mil-liġi. Madankollu, jekk id-destinatarji jew il-persuni li huma obbligati li jirċievu dokument minkejja kollox jirrifjutaw li jirċevuh kontra l-liġi jew jekk jarmuh jew jeqirduh qabel ma jaqrawh, dan ir-rifjut ikun mingħajr preġudizzju għall-konsegwenzi legali tad-dokument innotifikat (VsSr Gzz 61/73 – ZSO 4/76-140).
Iċ-ċertifikat tan-notifika (in-nota ta’ kunsinna) irid jiġi ffirmat mid-destinatarju, li jrid iniżżel id-data li fiha rċieva n-nota ta’ kunsinna. In-nota ta’ kunsinna tista’ tinħareġ ukoll f’forma diġitali fuq apparat xieraq.
Jekk id-destinatarju ma jafx jikteb u jaqra jew ma jistax jiffirma ismu, il-persuna li qed twettaq in-notifika tiktiblu ismu u kunjomu, tniżżel, bl-ittri, id-data tan-notifika u tehmeż nota li tgħid għalfejn ma hemmx il-firma tad-destinatarju. Jekk in-notifika ssir skont id-dispożizzjonijiet tat-tieni paragrafu tal-Artikolu 142 APĊ in-nota tal-kunsinna, flimkien ma’ ċertifikat tal-irċevuta tad-dokument, għandha tindika illi kien hemm avviż bil-miktub qabel.
L-uffiċjal li jinnotifika d-dokument jitlob li l-persuna li tirċievi d-dokument biex tagħti prova tal-identità tagħha. Jekk dokument ma jkunx qed jiġi nnotifikat lil korp statali jew lil entità ġuridika, l-uffiċjal li jkun qed jinnotifika d-dokument lil persuna għandu jitlob lill-persuna għall-identifikazzjoni.
L-uffiċjal li jinnotifika d-dokument għandu jniżżel fin-nota ta’ kunsinna l-isem u l-kunjom tal-persuna li lilha jkun ikkunsinna d-dokument, jew in-numru tal-karta tal-identità pprovdut lilu biex jaċċerta l-identità tal-persuna u l-emittent ta’ dak id-dokument ta’ identifikazzjoni. Persuna li twettaq notifika li mhix nutar pubbliku trid tikteb b’mod li jinftiehem isimha u kunjomha u t-titlu tagħha fuq in-nota tal-kunsinna u tiffirmaha wkoll.
Jekk ikun meħtieġ, trid toħloq rekord separat għan-notifika/kunsinna u tehmżu man-nota tal-kunsinna. Jekk tkun tniżżlet id-data l-ħażina fuq in-nota ta’ kunsinna, in-notifika għandha titqies li saret fil-jum meta jkun ġie kkunsinnat id-dokument.
Jekk in-nota ta’ kunsinna ntilfet, in-notifika tista’ tiġi ppruvata b’mod ieħor.
Jekk id-dokument ma jiġix notifikat b'diliġenza, u b'hekk jirriżulta dewmien sinifikanti fil-proċedimenti, hija tista' teħel multa mill-qorti.
11 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta dokument abbażi tal-lingwa użata (l-Artikolu 12 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti) u l-qorti jew l-awtorità invokata tal-proċedimenti ġudizzjarji tiddeċiedi, wara li twettaq verifika, li r-rifjut ma kienx ġustifikat, jeżisti xi rimedju legali speċifiku biex dik id-deċiżjoni tiġi kkontestata?
Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jiffirma n-nota tal-kunsinna, il-persuna li qed twettaq in-notifika trid tieħu nota ta’ hekk fuq in-nota tal-kunsinna u tikteb bl-ittri il-jum tan-notifika; b’din l-azzjoni, id-dokument jitqies li ġie notifikat.
12 Hemm xi ħlas għan-notifika ta’ dokument, u jekk hemm, kemm hu l-ħlas? Hemm differenza bejn meta d-dokument għandu jiġi notifikat skont il-liġi domestika u meta t-talba ta’ notifika toriġina minn Stat Membru ieħor? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 15 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, rigward in-notifika ta’ dokument minn Stat Membru ieħor
L-ispejjeż tan-notifika minn nutar pubbliku għandhom jitħallsu direttament mill-parti lin-nutar pubbliku. In-nutara pubbliċi li ma jirċevux pagament bil-quddiem biex ikopru l-ispiża tas-servizz mhumiex meħtieġa jinnotifikaw id-dokument. In-nutar pubbliku għandu jipprovdi rekord ta’ dan u jinnotifika lill-qorti direttament. Il-partijiet mhumiex obbligati jħallsu tariffi ta’ nutar pubbliku għal kwalunkwe azzjoni meħuda sabiex dokument jiġi nnotifikat permezz ta’ nutar pubbliku. L-ispejjeż ta’ notifika permezz ta’ nutar pubbliku jridu jiġu inklużi fl-ispejjeż tal-proċedimenti jekk il-qorti tqis li jkun meħtieġ. It-tariffi u l-kumpens ta’ nutar pubbliku talli pprovda servizzi ta’ nutar pubbliku huma regolati mir-Regoli dwar it-tariffa provviżorja tan-nutara pubbliċi (Pravilnik o privremenoj javnobilježničkoj tarifi) (NN Nri 38/94, 82/94, 52/95, 115/12, 120/15 u 64/19).
Il-ħames paragrafu tal-Artikolu 146 APĊ jipprovdi li l-fondi biex ikopru l-ispejjeż tal-istabbiliment u l-operat ta’ rappreżentant tal-intimat responsabbli biex jirċievi d-dokumenti għandhom jitħallsu bil-quddiem mill-applikant skont deċiżjoni mill-qorti, li mhix soġġetta għal appell. Jekk l-applikant ma jħallasx bil-quddiem fiż-żmien previst għal dan il-għan, l-azzjoni trid tiġi miċħuda.
Ir-Regoli dwar it-tariffi għat-twettiq tad-dmirijiet uffiċjali barra mill-bini tal-qorti (Pravilnik o naknadama za obavljanje službenih radnji izvan zgrade suda) (NN Nri 38/14, 127/19 u 154/22), bħala regolament ta’ implimentazzjoni tal-Att dwar il-Qrati u regolament fil-kompetenza ta’ din l-Amministrazzjoni, jirregolaw il-kundizzjonijiet ġenerali għat-twettiq tal-attivitajiet uffiċjali kollha barra mill-bini tal-qorti u l-ammont tat-tariffa li l-imħallfin, l-uffiċjali tal-qorti u l-impjegati huma intitolati għalihom meta jwettqu dmirijiet uffiċjali barra mill-bini tal-qorti. Dawn ir-Regoli jiddefinixxu dmir uffiċjali mwettaq barra mill-bini tal-qorti bħala kwalunkwe azzjoni meħuda mill-qorti matul jew barra l-ħinijiet tal-ftuħ tal-qorti, fl-interess u aspejjeż ta’ parti jew parteċipant ieħor fil-proċedimenti jew aspejjeż tal-qorti. F’dan ir-rigward, ir-Regoli jipprevedu espressament li japplikaw ukoll għall-att tan-notifika ta’ dokumenti fi proċedimenti tal-qorti, iżda ma jistabbilixxu l-ebda arranġament speċifiku għal din l-azzjoni.
Ir-raba’ paragrafu tal-Artikolu 3 tar-Regoli jipprevedu li dmir uffiċjali mwettaq barra mill-bini tal-qorti wara talba u aspejjeż tal-parti jistgħu fil-prinċipju jsiru biss wara li l-parti kkonċernata tkun ħallset bil-quddiem l-ammont meħtieġ lill-qorti. It-tieni paragrafu tal-Artikolu 10 jipprevedi wkoll li, jekk l-ispiża ta’ dmir uffiċjali mwettaq tkun inqas [sic] mill-ammont tal-ħlas bil-quddiem, il-qorti tistieden lill-parti jew lil parteċipant ieħor fil-proċedimenti biex iħallsu d-differenza fl-ammont meħtieġ għat-twettiq tad-dmir uffiċjali barra mill-bini tal-qorti.