1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?
De betekening of kennisgeving van een stuk houdt in dat een document aan de geadresseerde wordt overhandigd, zodat hij tijdig kennis kan nemen van de inhoud van het stuk en zijn rechten kan uitoefenen en verdedigen. Hoofdstuk 34 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (tsiviilkohtumenetluse seadustik) voorziet in verschillende wijzen van betekening of kennisgeving, zoals betekening of kennisgeving van het stuk per aangetekend schrijven, op elektronische wijze, door een gerechtsdeurwaarder, betekening of kennisgeving aan de vertegenwoordiger van de geadresseerde, kennisgeving van het stuk per post of openbare betekening door publicatie in het officiële publicatieblad Ametlikud Teadaanded. De betekening of kennisgeving van een stuk wordt alleen geacht te zijn verricht indien de uitreiking heeft plaatsgevonden op de in de wet bepaalde wijze. Bovendien moet hiervan bewijs worden vastgelegd in een speciaal voorgeschreven formaat.
2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?
Overeenkomstig artikel 306, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering moet de rechtbank betekening of kennisgeving aan de procespartij verrichten van de volgende documenten: verzoekschriften, beroepschriften en de bijbehorende bijlagen, dagvaardingen, rechterlijke beslissingen en beschikkingen tot sluiting van een procedure en andere in de wet genoemde processtukken.
3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?
De gerechtelijke autoriteit kan een processtuk elektronisch betekenen of ter kennis brengen via het daartoe bestemde informatiesysteem. De rechtbank zorgt voor de betekening of kennisgeving van stukken via een postdienst, een gerechtsdeurwaarder of, conform het reglement voor de procesvoering van de rechtbank, een andere gerechtelijke ambtenaar, of op elke andere in de wet bepaalde wijze. Indien een procespartij een stuk heeft ingediend waarvan betekening of kennisgeving nodig is, of indien in haar belang een ander stuk moet worden betekend of ter kennis gebracht, kan deze partij toestemming vragen aan de rechtbank om zelf te zorgen voor de betekening of kennisgeving van het stuk. Een procespartij mag de betekening of kennisgeving van een stuk uitsluitend laten verrichten door een gerechtsdeurwaarder. De betekening of kennisgeving evenals de schriftelijke vastlegging daarvan geschiedt in dat geval onder dezelfde voorwaarden als wanneer de betekening of kennisgeving via de rechtbank door een gerechtsdeurwaarder wordt verricht. De rechtbank beoordeelt of de betekening of kennisgeving van het processtuk als verricht kan worden beschouwd.
4 Het achterhalen van adressen
Estland heeft gekozen voor het in artikel 7, lid 1, punt c), van de verordening bedoelde mechanisme. Dat houdt in dat het via het Europees e-justitieportaal gedetailleerde informatie verstrekt over hoe de adressen van de geadresseerden kunnen worden gevonden.
4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
De ontvangende autoriteit van het verzoek (het ministerie van Justitie of de rechtbank) controleert naast de bestaande gegevens of het adres van de persoon in het bevolkingsregister en/of het handelsregister staat.
De rechtbanken nemen internationale verzoeken betreffende bewijsverkrijging in behandeling zonder daarvoor kosten in rekening te brengen, dat wil zeggen dat zij verplicht zijn alles in het werk te stellen om het adres van de betrokkene te achterhalen.
4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?
De adressen van rechtspersonen, dochters van buitenlandse ondernemingen en eenmanszaken zijn te vinden in het handelsregister (Äriregister). De gegevens zijn kosteloos beschikbaar. Om het adres van een particulier te achterhalen, kan een officieel verzoek worden ingediend om gegevens uit het bevolkingsregister (Rahvastikuregister) op te vragen. Het verzoek moet met redenen worden omkleed, zodat de met de behandeling belaste entiteit kan beoordelen of de verstrekking van de gegevens gegrond is. In het geval van een rechtmatig belang van de persoon bedraagt de vergoeding die moet worden betaald voor het onderzoek van het verzoek om toezending van gegevens uit het bevolkingsregister 15 EUR voor de gegevens van een persoon.
4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
Estland heeft gekozen voor het in artikel 7, lid 1, punt c), van de verordening bedoelde mechanisme. Dat houdt in dat het via het Europees e-justitieportaal gedetailleerde informatie verstrekt over hoe de adressen van de geadresseerden kunnen worden gevonden.
5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?
Als algemene regel geldt dat de beheerder van het dossier beslist welke wijze van betekening of kennisgeving er wordt gebruikt. De justitiële autoriteiten zouden echter de voorkeur moeten geven aan elektronische betekening of kennisgeving via het informatiesysteem e-toimik, waarbij een procespartij eveneens toegang heeft tot de processtukken in de haar betreffende zaak, of via e-mail. Het gebruik van elektronische kanalen helpt de rechtbank om te besparen op de portokosten en het aandeel van de elektronische betekeningen en kennisgevingen groeit voortdurend. De rechtbank kan ook voor een alternatieve wijze kiezen, zoals betekening of kennisgeving per post of door een gerechtsbode, of voor een van de andere in de wet bepaalde mogelijkheden.
6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?
Elektronische betekening of kennisgeving is in alle procedures en voor alle geadresseerden toegestaan.
Overeenkomstig artikel 3111 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering geschiedt de elektronische betekening of kennisgeving van een processtuk via het daartoe ter beschikking gestelde informatiesysteem, waarbij de procespartij in kennis wordt gesteld van de beschikbaarheid van het stuk. De rechterlijke autoriteit stelt alle processtukken, met inbegrip van rechterlijke beslissingen, onverwijld ter beschikking van de procespartij, ongeacht de wijze waarop zij aan hen worden betekend of ter kennis gebracht. Toegang tot het informatiesysteem is uitsluitend mogelijk met een Estlands identiteitsbewijs. De betekening of kennisgeving van het stuk wordt geacht te zijn verricht zodra de geadresseerde het document in het informatiesysteem heeft geopend of nadat hij via het systeem de ontvangst heeft bevestigd zonder het te openen. Hetzelfde geldt indien dit is gedaan door een andere persoon die door de geadresseerde is gemachtigd om de stukken in het informatiesysteem te raadplegen. De betekening of kennisgeving van het stuk wordt automatisch in het informatiesysteem geregistreerd.
Indien de geadresseerde naar alle waarschijnlijkheid niet in staat is om het informatiesysteem voor de betekening of kennisgeving van stukken te gebruiken, of indien de betekening of kennisgeving via dit systeem om technische redenen niet mogelijk is, kan de rechtbank het stuk op een andere elektronische wijze aan de geadresseerde betekenen of ter kennis brengen. In dat geval wordt de betekening of kennisgeving geacht te zijn verricht wanneer de geadresseerde de ontvangst van het stuk schriftelijk, per fax of elektronisch bevestigt. De ontvangstbevestiging vermeldt de datum van ontvangst en moet worden ondertekend door de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger. De elektronische ontvangstbevestiging moet zijn voorzien van de elektronische handtekening van de geadresseerde of worden verstuurd via een andere beveiligde methode waarmee de identiteit van de afzender en de verzenddatum kunnen worden vastgesteld. Dit hoeft niet als de rechtbank geen reden heeft om eraan te twijfelen dat de ontvangstbevestiging zonder elektronische handtekening door de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger is verstuurd. De elektronische bevestiging kan per e-mail naar de rechtbank worden gestuurd, als het e-mailadres van de ontvanger bij de rechtbank bekend is en er kan worden aangenomen dat onbevoegden er geen toegang toe hebben, en ook als de rechtbank in dezelfde zaak al documenten naar dit e-mailadres heeft gestuurd of als de deelnemer aan de procedure zelf zijn of haar e-mailadres aan de rechtbank heeft verstrekt. De ontvangstbevestiging moet onverwijld naar de rechtbank worden teruggestuurd. De rechtbank kan een boete opleggen aan de procespartij of haar vertegenwoordiger die niet aan deze verplichting heeft voldaan.
De betekening of kennisgeving van een stuk aan een advocaat, notaris, gerechtsdeurwaarder, faillissementscurator of een nationale of lokale autoriteit op een andere wijze dan via het elektronische informatiesysteem, is alleen toegestaan indien daarvoor een gegronde reden is.
6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?
De rechterlijke autoriteit kan een processtuk langs elektronische weg betekenen of ter kennis brengen van de geadresseerde in de zin van artikel 19, lid 1, van Verordening (EU) 2020/1784 inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, per e-mail.
6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken
Krachtens het Ests recht wordt een processtuk geacht per e-mail te zijn betekend of ter kennis gebracht aan de geadresseerde indien laatstgenoemde de ontvangst van het processtuk bevestigt. De ontvangstbevestiging vermeldt de datum van ontvangst en moet worden ondertekend door de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger. De elektronische ontvangstbevestiging moet zijn voorzien van de elektronische handtekening van de geadresseerde of worden verstuurd via een andere beveiligde methode waarmee de identiteit van de afzender en de verzenddatum kunnen worden vastgesteld. Dit hoeft niet als de rechtbank geen reden heeft om eraan te twijfelen dat de ontvangstbevestiging zonder elektronische handtekening door de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger is verstuurd. De elektronische bevestiging kan per e-mail naar de rechtbank worden gestuurd, als het e-mailadres van de ontvanger bij de rechtbank bekend is en er kan worden aangenomen dat onbevoegden er geen toegang toe hebben, en ook als de rechtbank in dezelfde zaak al documenten naar dit e-mailadres heeft gestuurd of als de deelnemer aan de procedure zelf zijn of haar e-mailadres aan de rechtbank heeft verstrekt. De geadresseerde moet de ontvangstbevestiging onverwijld aan de rechtbank versturen. De rechtbank kan een boete opleggen aan de procespartij of haar vertegenwoordiger die niet aan deze verplichting heeft voldaan.
7 “Vervangende” betekening of kennisgeving
7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?
Overeenkomstig artikel 322, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt de betekening of kennisgeving van het stuk ook geacht te zijn verricht, wanneer de geadresseerde niet op zijn huisadres kon worden bereikt en het document is uitgereikt aan een persoon van minimaal 14 jaar die op het adres van de geadresseerde woont of in dienst is van zijn gezin. Lid 2 van hetzelfde artikel bepaalt dat betekening of kennisgeving van het gerechtelijk stuk, in plaats van aan de geadresseerde, ook kan worden verricht aan de vereniging van eigenaren die het gebouw beheert waarin de woning of het bedrijf van de geadresseerde zich bevindt, aan de beheerder van het mede-eigendom of aan de verhuurder van de geadresseerde. De betekening of kennisgeving kan tevens worden verricht aan de werkgever van de geadresseerde of aan een andere persoon aan wie de geadresseerde op contractbasis diensten verleent. Op grond van lid 3 wordt de betekening of kennisgeving aan de geadresseerde geacht te zijn verricht, indien het stuk is betekend of ter kennis gebracht aan de vertegenwoordiger van de geadresseerde op een van de wijzen als bepaald in de leden 1 en 2 van ditzelfde artikel. De betekening of kennisgeving van een stuk wordt overeenkomstig artikel 322, lid 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering eveneens geacht te zijn verricht aan een persoon in langdurige militaire dienst, of aan een persoon die in een penitentiaire inrichting, gezondheidsinstelling of in een andere vergelijkbare instelling verblijft, door overhandiging van het stuk aan het hoofd van de betreffende instelling of aan een door hem gemachtigde persoon, tenzij de wet anders bepaalt.
Artikel 323 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat, indien een stuk moet worden betekend of ter kennis gebracht aan een natuurlijke persoon die een economische activiteit verricht of een beroep uitoefent, maar die niet tijdens de gebruikelijke werktijden in het bedrijf aanwezig is, of het stuk niet in ontvangst kan nemen, de betekening of kennisgeving wordt geacht te zijn verricht na overhandiging van het stuk aan een werknemer die gewoonlijk in het bedrijf van de geadresseerde aanwezig is of aan een persoon die op vaste contractbasis diensten aan hem verleent. Hetzelfde geldt op grond van lid 2 in geval van betekening of kennisgeving van stukken aan een rechtspersoon, bestuursorgaan, notaris en gerechtsdeurwaarder, alsmede aan de vertegenwoordiger van een geadresseerde of een andere persoon aan wie de stukken kunnen worden betekend of ter kennis gebracht in plaats van aan de geadresseerde.
In de in de artikelen 322 en 323 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bedoelde gevallen wordt de betekening of kennisgeving van een stuk als niet verricht beschouwd, wanneer het niet aan de geadresseerde is betekend of ter kennis is gebracht, maar aan een persoon die in de gerechtelijke procedure een wederpartij van de geadresseerde vertegenwoordigt.
Krachtens artikel 326, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt de betekening of kennisgeving van een stuk geacht te zijn verricht als het stuk is achtergelaten in de brievenbus van de woning of het bedrijf, of op een andere soortgelijke plaats die de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger gebruikt voor het ontvangen van post en die over het algemeen voldoende bescherming biedt voor het stuk, omdat het stuk niet kan worden betekend of ter kennis gebracht door overhandiging in de woning of het bedrijf van de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger. De betekening of kennisgeving van een stuk kan op deze wijze worden verricht aan de vereniging van eigenaren die het gebouw beheert waarin de woning of het bedrijf van de geadresseerde zich bevindt, aan de beheerder van het mede-eigendom of aan de verhuurder van de geadresseerde. Ook kan de betekening of kennisgeving worden verricht aan de werkgever van de geadresseerde of aan een andere persoon aan wie de geadresseerde op contractbasis diensten verleent. Dit geldt echter uitsluitend wanneer het niet mogelijk is het stuk in persoon aan de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger te betekenen of ter kennis te brengen. De betekening of kennisgeving op de wijzen zoals beschreven in lid 1 van dit artikel is, overeenkomstig lid 2 van hetzelfde artikel, uitsluitend toegestaan indien ten minste twee pogingen zijn ondernomen, op duidelijk verschillende tijdstippen en met een tussenpoos van minimaal drie dagen, om het stuk persoonlijk aan de betrokkene te overhandigen, en het evenmin mogelijk is het stuk te overhandigen aan een andere in de woning of het bedrijf aanwezige persoon overeenkomstig artikel 322, lid 1, of artikel 323, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.
Betekening of kennisgeving van een stuk op een specifiek aangewezen plek is toegestaan op grond van artikel 327 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering. Het stuk mag overeenkomstig artikel 217, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, onder de voorwaarden van artikel 326, tevens worden gedeponeerd bij het postkantoor, het gemeentehuis of de griffie van de rechtbank in eerste aanleg van het arrondissement waarin de plaats van betekening of kennisgeving is gelegen.
Ingevolge artikel 317, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering kan een stuk, krachtens een rechterlijk bevel, in het openbaar aan een procespartij worden betekend of ter kennis gebracht indien:
- het adres van de partij niet staat ingeschreven in het register of indien de betrokkene niet op het in het register genoemde adres woont en zijn woon- of verblijfplaats niet op een andere wijze door de rechtbank kan worden achterhaald, en de betekening of kennisgeving van de akte niet kan worden verricht aan de vertegenwoordiger van de geadresseerde noch aan een persoon die gemachtigd is voor de inontvangstneming van het stuk, noch op een andere in dit artikel genoemde wijze;
- de betekening of kennisgeving in het buitenland naar alle waarschijnlijkheid niet volgens de voorschriften kan worden verricht;
- het stuk niet kan worden betekend of ter kennis gebracht, omdat de plaats van betekening of kennisgeving de woonplaats van de persoon is die zich buiten het nationaal grondgebied bevindt.
Op basis van een rechterlijk bevel kan een processtuk worden betekend aan een rechtspersoon die procespartij is, als pogingen tot elektronische betekening of kennisgeving, dan wel betekening of kennisgeving per aangetekende brief aan het in het register ingeschreven adres van die rechtspersoon vruchteloos zijn gebleven. Als een rechtspersoon het adres in Estland van de in artikel 24 van het handelswetboek bedoelde persoon aan de beheerder van het register heeft verstrekt, moet alvorens over te gaan tot openbare betekening of kennisgeving, worden geprobeerd het stuk aan dat adres te betekenen of ter kennis te brengen.
Overeenkomstig artikel 317, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt een samenvatting van het stuk dat moet worden betekend of ter kennis gebracht, gepubliceerd in het Ametlikud Teadaanded. De rechtbank die de zaak behandelt kan middels een bevel toestemming geven voor publicatie van de samenvatting in andere bladen.
De rechtbank kan de openbare betekening of kennisgeving van een processtuk weigeren, als het waarschijnlijk is dat de beslissing aan het einde van de procedure in het buitenland zal moeten worden erkend of uitgevoerd en deze beslissing als gevolg van de openbare betekening of kennisgeving waarschijnlijk niet zal worden erkend noch uitgevoerd.
7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?
Indien een stuk wordt betekend of ter kennis gebracht op grond van de artikelen 322 en 323 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, wordt de betekening of kennisgeving geacht te zijn verricht op het moment dat het stuk is overhandigd aan de persoon aan wie het conform diezelfde artikelen moet worden overhandigd.
Betekening of kennisgeving door achterlating in de brievenbus op grond van artikel 326 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt geacht te zijn verricht, zodra het stuk in de betreffende brievenbus is gedeponeerd.
Wanneer betekening of kennisgeving is verricht door het stuk in depot te geven conform artikel 327, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, wordt het geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht drie dagen na achterlating of verzending van het schriftelijke bericht als bedoeld in lid 2 van dat artikel. De datum van betekening of kennisgeving wordt vermeld op de envelop waarin het stuk zich bevindt.
In het geval van openbare betekening of kennisgeving wordt het stuk geacht te zijn betekend of ter kennis zijn gebracht na afloop van een termijn van 15 dagen, gerekend vanaf de datum waarop de samenvatting in het Ametlikud Teadaanded is gepubliceerd (art. 317, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). De rechtbank die de zaak behandelt kan beslissen dat er een langere termijn wordt aangehouden voordat de betekening of kennisgeving van het stuk geacht wordt te zijn verricht. In dat geval wordt deze termijn tegelijkertijd met de openbare betekening of kennisgeving bekendgemaakt.
7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?
Indien het stuk door deponering wordt betekend of ter kennis gebracht, wordt overeenkomstig artikel 327, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering een schriftelijke kennisgeving van het depot naar het adres van de geadresseerde verzonden; als dit niet mogelijk is, wordt het bericht aan de deur van de accommodatie, de bedrijfsruimten of de verblijfplaats getoond of overhandigd aan een persoon die in de buurt woont, met het oog op aflevering aan de ontvanger. In het bericht moet duidelijk worden vermeld dat het gedeponeerde stuk afkomstig is van een rechtbank en dat het stuk door het in depot te geven geacht wordt te zijn betekend of ter kennis gebracht en dat eventuele proceduretermijnen vanaf die datum beginnen te lopen.
7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?
Uit artikel 325 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering volgt dat, indien de geadresseerde weigert het stuk, zonder gegronde reden, in ontvangst te nemen, het stuk wordt geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht vanaf het moment van de weigering. In dat geval wordt het stuk achtergelaten in de woning of het bedrijf van de geadresseerde of in zijn brievenbus. Indien er geen gebouw of brievenbus is, wordt het stuk teruggestuurd naar de rechtbank.
8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)
8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?
Overeenkomstig artikel 3161, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering betreffende de toepassing van Verordening (EG) nr. 2020/1784 van het Europees Parlement en de Raad, wordt de betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken in Estland verricht op basis van die verordening en volgens de procedure voor betekening en kennisgeving van processtukken van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering. Openbare betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken is niet toegestaan.
Overeenkomstig artikel 313, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering is betekening of kennisgeving van stukken aan een andere persoon dan de geadresseerde alleen toegestaan in de gevallen bepaald in afdeling VI van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering. Deze persoon is verplicht het stuk zo spoedig mogelijk aan de geadresseerde te overhandigen. Een persoon kan alleen weigeren het stuk in ontvangst te nemen als hij kan aantonen dat hij het stuk niet aan geadresseerde kan overhandigen. Aan de betreffende persoon moet worden uitgelegd dat hij verplicht is het stuk te overhandigen. De betekening of kennisgeving is geldig, ongeacht of deze uitleg is gegeven.
Hieruit volgt dat conform Verordening (EG) nr. 2020/1784 van het Europees Parlement en de Raad, het tevens mogelijk is de wijzen van betekening en kennisgeving te gebruiken die worden omschreven onder punt 7 hierboven en zijn vastgesteld in de artikelen 322 en 323 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering:
Overeenkomstig artikel 322, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt de betekening of kennisgeving van het stuk ook geacht te zijn verricht, wanneer de geadresseerde niet op zijn huisadres kon worden bereikt en het document is uitgereikt aan een persoon van minimaal 14 jaar die op het adres van de geadresseerde woont of in dienst is van zijn gezin. Lid 2 van hetzelfde artikel bepaalt dat betekening of kennisgeving van het gerechtelijk stuk, in plaats van aan de geadresseerde, ook kan worden verricht aan de vereniging van eigenaren die het gebouw beheert waarin de woning of het bedrijf van de geadresseerde zich bevindt, aan de beheerder van het mede-eigendom of aan de verhuurder van de geadresseerde. De betekening of kennisgeving kan tevens worden verricht aan de werkgever van de geadresseerde of aan een andere persoon aan wie de geadresseerde op contractbasis diensten verleent. Op grond van lid 3 wordt de betekening of kennisgeving aan de geadresseerde geacht te zijn verricht, indien het stuk is betekend of ter kennis gebracht aan de vertegenwoordiger van de geadresseerde op een van de wijzen als bepaald in de leden 1 en 2 van ditzelfde artikel. De betekening of kennisgeving van een stuk wordt overeenkomstig artikel 322, lid 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering eveneens geacht te zijn verricht aan een persoon in langdurige militaire dienst, of aan een persoon die in een penitentiaire inrichting, gezondheidsinstelling of in een andere vergelijkbare instelling verblijft, door overhandiging van het stuk aan het hoofd van de betreffende instelling of aan een door hem gemachtigde persoon, tenzij de wet anders bepaalt.
Artikel 323 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat, indien een stuk moet worden betekend of ter kennis gebracht aan een natuurlijke persoon die een economische activiteit verricht of een beroep uitoefent, maar die niet tijdens de gebruikelijke werktijden in het bedrijf aanwezig is, of het stuk niet in ontvangst kan nemen, de betekening of kennisgeving wordt geacht te zijn verricht na overhandiging van het stuk aan een werknemer die gewoonlijk in het bedrijf van de geadresseerde aanwezig is of aan een persoon die op vaste contractbasis diensten aan hem verleent. Hetzelfde geldt op grond van lid 2 in geval van betekening of kennisgeving van stukken aan een rechtspersoon, bestuursorgaan, notaris en gerechtsdeurwaarder, alsmede aan de vertegenwoordiger van een geadresseerde of een andere persoon aan wie de stukken kunnen worden betekend of ter kennis gebracht in plaats van aan de geadresseerde.
8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?
Overeenkomstig artikel 3161, lid 5, tweede zin, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, is openbare betekening of kennisgeving niet mogelijk indien het stuk is betekend of ter kennis gebracht conform Verordening (EG) nr. 2020/1784 van het Europees Parlement en de Raad.
Het is mogelijk het stuk te betekenen of ter kennis te brengen door het in de brievenbus achter te laten conform artikel 326 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering of door het te deponeren op een van de andere wijzen genoemd in artikel 327 van hetzelfde wetboek.
Krachtens artikel 326, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt de betekening of kennisgeving van een stuk geacht te zijn verricht als het stuk is achtergelaten in de brievenbus van de woning of het bedrijf, of op een andere soortgelijke plaats die de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger gebruikt voor het ontvangen van post en die over het algemeen voldoende bescherming biedt voor het stuk, omdat het stuk niet kan worden betekend of ter kennis gebracht door overhandiging in de woning of het bedrijf van de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger. De betekening of kennisgeving van een stuk kan op deze wijze worden verricht aan de vereniging van eigenaren die het gebouw beheert waarin de woning of het bedrijf van de geadresseerde zich bevindt, aan de beheerder van het mede-eigendom of aan de verhuurder van de geadresseerde. Ook kan de betekening of kennisgeving worden verricht aan de werkgever van de geadresseerde of aan een andere persoon aan wie de geadresseerde op contractbasis diensten verleent. Dit geldt echter uitsluitend wanneer het niet mogelijk is het stuk in persoon aan de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger te betekenen of ter kennis te brengen. De betekening of kennisgeving op de wijzen zoals beschreven in lid 1 van dit artikel is, overeenkomstig lid 2 van hetzelfde artikel, uitsluitend toegestaan indien ten minste twee pogingen zijn ondernomen, op duidelijk verschillende tijdstippen en met een tussenpoos van minimaal drie dagen, om het stuk persoonlijk aan de betrokkene te overhandigen, en het evenmin mogelijk is het stuk te overhandigen aan een andere in de woning of het bedrijf aanwezige persoon overeenkomstig artikel 322, lid 1, of artikel 323, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.
Betekening of kennisgeving van een stuk op een specifiek aangewezen plek is toegestaan op grond van artikel 327 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering. Het stuk mag overeenkomstig artikel 217, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, onder de voorwaarden van artikel 326, tevens worden gedeponeerd bij het postkantoor, het gemeentehuis of de griffie van de rechtbank in eerste aanleg van het arrondissement waarin de plaats van betekening of kennisgeving is gelegen.
Artikel 18 van Verordening (EG) nr. 2020/1784 van het Europees Parlement en de Raad bepaalt dat het stuk wordt overhandigd tegen een ontvangstbevestiging. Het is dan ook de vraag of betekening of kennisgeving overeenkomstig de artikelen 326 en 327 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wel is toegestaan.
8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?
In artikel 6, lid 1, van de “Voorwaarden voor de overdracht van aangetekende poststukken door een universele postdienst”, goedgekeurd middels besluit nr. 57 van 22.6.2006 van de minister van Economische Zaken en Communicatie, is bepaald dat, indien de geadresseerde van een postzending op het moment van bezorging niet thuis of op zijn werk is, er een bericht aan de geadresseerde wordt achtergelaten, waarin hij wordt geïnformeerd dat de postzending kan worden afgehaald bij dichtstbijzijnde postkantoor bij het huis- of kantooradres.
Indien de betekening of kennisgeving van het processtuk niet kon plaatsvinden, omdat de geadresseerde zich niet ter plaatse of om een andere reden bevond, geschiedt dit zoals door de afzender op de ontvangstbevestiging is aangegeven, en kan het stuk naar wens van de afzender 15 of 30 kalenderdagen op het postkantoor worden bewaard (indien de afzender geen keuze heeft gemaakt voor de bewaringstermijn, bedraagt deze 15 dagen). De afzender kan de bewaartermijn voor het processtuk verlengen. Als degene voor wie het stuk is bestemd het processtuk niet in ontvangst neemt tijdens de bewaringstermijn, wordt het stuk na afloop van die termijn aan de afzender teruggezonden. Per sms, e-mail of mailbox wordt een kennisgeving van bewaring naar de geadresseerde gestuurd (Eesti Post AS-voorwaarden voor betekening of kennisgeving van een processtuk).
9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?
Op grond van artikel 306, lid 2, van het Estse wetboek van strafvordering (kriminaalmenetluse seadustik) moet het gerechtelijk stuk in geval van betekening of kennisgeving worden overhandigd volgens de in de wet bepaalde wijze. Bovendien moet hiervan bewijs worden vastgelegd in een speciaal voorgeschreven formaat. De bezorging van een stuk ter betekening of kennisgeving moet op grond van artikel 307, lid 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering worden aangetekend in het zaaksdossier. Op grond van artikel 3111 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt de betekening of kennisgeving via het daartoe opgezette informatiesysteem automatisch in dat systeem geregistreerd (zie punt 6 voor de betekenings- en kennisgevingsprocedure via het informatiesysteem). Op grond van artikel 313 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt de betekening of kennisgeving van een stuk per aangetekende post bevestigd via de ontvangstbevestiging. Indien het stuk per gewone post of per fax is verstuurd, wordt het geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht, als de geadresseerde de rechtbank een ontvangstbevestiging stuurt, naar eigen keuze per brief, fax of elektronisch. De ontvangstbevestiging vermeldt de datum van ontvangst en moet worden ondertekend door de geadresseerde of zijn vertegenwoordiger. Op grond van artikel 315, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt over de betekening of kennisgeving van een processtuk een bericht van kennisgeving opgesteld door een deurwaarder, gerechtelijk ambtenaar of een andere persoon of ander orgaan. Na betekening of kennisgeving wordt direct een bericht van betekening of kennisgeving naar de rechtbank teruggestuurd.
Indien het stuk wordt betekend of ter kennis gebracht door verzending, zoals bepaald in artikel 3141 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering, wordt in het zaakdossier aangetekend waar en wanneer het stuk of het bericht betreffende de publicatie is verstuurd, wanneer de verzending niet automatisch in het daartoe opgezette informatiesysteem is geregistreerd.
10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?
Conform artikel 307, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering geldt dat, indien het stuk is ontvangen door de procespartij aan wie het moest worden betekend of ter kennis gebracht, of aan wie het volgens de wet betekend of ter kennis gebracht had kunnen worden, zonder dat het mogelijk is de betekening of kennisgeving schriftelijk vast te leggen, of indien de in de wet bepaalde procedure voor betekening of kennisgeving niet in acht is genomen, het stuk wordt geacht aan de partij te zijn betekend vanaf de daadwerkelijke ontvangst van het stuk door de geadresseerde.
Artikel 313 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalt dat, indien de betekening of kennisgeving wordt verricht per aangetekende post, de rechtbank kan oordelen dat een ontvangstbevestiging die niet voldoet aan de vereiste vorm als bedoeld in de leden 3 en 4 van hetzelfde artikel, niettemin voldoet als de betekening of kennisgeving op een betrouwbare wijze op de ontvangstbevestiging is vastgelegd. Indien de rechtbank oordeelt dat het stuk niet geacht wordt te zijn betekend of ter kennis gebracht, omdat de postdienst niet alle in het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bepaalde mogelijkheden heeft gebruikt voor het betekenen of ter kennis brengen van het stuk per aangetekende post, kan de rechtbank het stuk, zonder extra kosten, opnieuw aan de postdienst geven voor het verrichten van een nieuwe betekening of kennisgeving. De betekening of kennisgeving is bijvoorbeeld niet geldig, wanneer het stuk is uitgereikt aan een persoon die niet gemachtigd is voor de inontvangstneming ingevolge de bepalingen van dit artikel, of wanneer niet is voldaan aan de voorwaarden van artikel 326 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering betreffende de betekening of kennisgeving door achterlating in de brievenbus of aan de voorwaarden van artikel 327 betreffende de betekening of kennisgeving via depot, of wanneer de betekening of kennisgeving niet op de juiste wijze schriftelijk is vastgelegd zodat deze niet geacht kan worden te zijn verricht.
11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?
Het Estse recht voorziet niet in een dergelijke mogelijkheid om beroep in te stellen.
12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is
De kosten van een postdienst op het grondgebied van Estland vallen niet onder de dossierkosten, hetgeen betekent dat de betekening of kennisgeving van processtukken in een gerechtelijke procedure in Estland in het algemeen kosteloos is, tenzij wordt verzocht om betekening of kennisgeving door een deurwaarder.
Indien een gerechtsdeurwaarder de betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken verricht, bedragen de deurwaarderskosten ingevolge artikel 48, lid 2, van de wet inzake gerechtsdeurwaarders, 40 EUR wanneer de stukken aan de geadresseerde of aan zijn vertegenwoordiger betekend of ter kennis gebracht konden worden:
- met gebruik van het adres of de contactgegevens die staan ingeschreven in het bevolkingsregister, of via het e-mailadres isikukood@eesti.ee;
- met gebruik van het adres dat staat ingeschreven in het Ests register van zelfstandigen of rechtspersonen, of met gebruikmaking van de contactgegevens die in het informatiesysteem van genoemd register staan.
Indien de betekening of kennisgeving van het stuk niet kon worden verricht en de gerechtsdeurwaarder, binnen het redelijke, al het mogelijke heeft gedaan om het stuk overeenkomstig de wet te kunnen betekenen of ter kennis te brengen, heeft de gerechtsdeurwaarder ingevolge lid 3 recht op een vergoeding van 40 EUR, na overlegging van het besluit inzake de gerechtsdeurwaarderstarieven en het bericht van betekening of kennisgeving betreffende de stappen die zijn ondernomen om betekening of kennisgeving te kunnen verrichten. In andere dan in de leden 2 en 3 genoemde gevallen bedraagt de vergoeding voor de betekening of kennisgeving van stukken door de gerechtsdeurwaarder 70 EUR.
Als de persoon aan wie de stukken betekend of ter kennis gebracht moeten worden, wettelijk verplicht is zijn of haar adres of contactgegevens in te schrijven in het bevolkingsregister of in het Ests register van zelfstandigen of rechtspersonen maar niet aan deze verplichting heeft voldaan, of als de gegevens in het register om welke andere reden dan ook verouderd of onjuist zijn, en als daardoor de betekening of kennisgeving van processtukken met gebruikmaking van die gegevens tegen een vergoeding van 70 EUR, overeenkomstig het besluit inzake de gerechtsdeurwaarderstarieven, niet heeft kunnen plaatsvinden, dan wordt 35 EUR betaald door degene die om de dienst heeft verzocht en 35 EUR door de persoon aan wie de stukken betekend of ter kennis gebracht moesten worden.
De gerechtsdeurwaarder heeft niet het recht om betaling te verzoeken en het betaalde voorschot wordt terugbetaald, als hij niet binnen de door de rechtbank bepaalde termijn al het nodige en redelijkerwijs mogelijke in het werk heeft gesteld om de betekening of kennisgeving van de stukken overeenkomstig de wet te verrichten en als hij er niet in is geslaagd de stukken te betekenen of ter kennis te brengen.
Voor de rechtbank is het bedrag dat voor de postdiensten is verschuldigd, afhankelijk van de tarieven die de dienstverlener hanteert, aangezien dit tarief niet wettelijk is vastgesteld. Het tarief wordt bepaald door het gewicht van de brief, de bestemming enz.
Voor de betekening of kennisgeving van een processtuk in het buitenland, is het bedrag dat een procespartij moet betalen, afhankelijk van de tarieven van de postdienst. De kosten van betekening en kennisgeving van processtukken in het buitenland en extraterritoriale burgers van de Republiek Estland zijn gerechtskosten in de zin van artikel 143 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering. De gerechtskosten worden, voor zover door het gerecht bepaald, vooraf betaald door de procespartij die de vordering heeft ingediend die tot de kosten heeft geleid, tenzij het gerecht anders beslist. De betaling van de proceskosten door de partij die deze volgens de rechterlijke beslissing moet dragen, is definitief. De proceskosten worden gedragen door de in het ongelijk gestelde partij. Voor het onderzoek van een verzoek om betekening of kennisgeving van een gerechtelijk stuk in een niet-contentieuze procedure moet een vergoeding van 50 EUR worden betaald. Belastingen kunnen worden betaald door overschrijving op de bankrekeningen van het ministerie van Financiën: SEB Pank – EE571010220229377229 (SWIFT: EEUHEE2X); Swedbank – EE062200221059223099 (SWIFT: HABAEE2X); Luminor Bank – EE221700017003510302 (SWIFT: RIKOEE22); LHV Pank – EE567700771003819792 (SWIFT: LHVBEE22)
Aanvullende informatie: Wetboek van burgerlijke rechtsvordering (tsiviilkohtumenetluse seadustik)