Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä lakitermi ”tiedoksianto” käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiannolla tarkoitetaan oikeudenkäyntiasiakirjan toimittamista vastaanottajalle sillä tavoin, että vastaanottaja saa mahdollisuuden tutustua asiakirjaan riittävän ajoissa voidakseen käyttää ja suojella oikeuksiaan. Viron siviiliprosessilain 34 luvussa on säädetty useista tiedoksiantotavoista, joita ovat esimerkiksi tiedoksiannon toimittaminen sähköisesti, kirjatulla kirjeellä, haastemiehen välityksellä, tiedoksianto vastaanottajan edustajalle tai oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksianto lähettämällä tai julkaisemalla kuulutustiedoksianto Viron virallisessa lehdessä (Ametlikud Teadaanded). Jotta oikeudenkäyntiasiakirja voidaan katsoa tiedoksiannetuksi, itse tiedoksiantaminen on hoidettava lakisääteisten muotovaatimusten mukaisesti ja dokumentoitava tarkoituksenmukaisessa muodossa.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Siviiliprosessilain 306 §:n 5 momentin mukaan tuomioistuin voi antaa oikeudenkäynnin osapuolille tiedoksi seuraavat asiakirjat: kanteet, muutoksenhaut liiteasiakirjoineen, haasteet, tuomioistuimen päätökset, oikeudenkäynnin päättymistä koskevat määräykset ja muut laissa mainitut oikeudenkäyntiasiakirjat.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Tuomioistuin voi antaa oikeudenkäyntiasiakirjat tiedoksi sähköisesti tätä tarkoitusta varten määrätyssä tietojärjestelmässä. Oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiannon järjestää tuomioistuin ammattimaisen postipalvelujen tarjoajan, haastemiehen, tuomioistuimen turvallisuushenkilöstön tai tuomioistuimen sisäisten sääntöjen mukaisesti jonkun muun toimivaltaisen tuomioistuinvirkailijan välityksellä. Tuomioistuin voi myös hoitaa asiakirjojen tiedoksiannon jollakin muulla laissa säädetyllä tavalla. Oikeudenkäynnin osapuoli, joka on toimittanut tuomioistuimelle tiedoksiantoa vaativan asiakirjan tai vaatii jonkin muun oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiantoa, voi erikseen pyytää tuomioistuinta järjestämään asiakirjan tiedoksiannon. Oikeudenkäynnin osapuoli saa antaa oikeudenkäyntiasiakirjoja tiedoksi ainoastaan haastemiehen välityksellä. Tällöin tiedoksiantoa ja sen dokumentointia koskevat samat edellytykset kuin sellaista tiedoksiantoa, jonka tuomioistuin hoitaa haastemiehen välityksellä. Tuomioistuin arvioi, voidaanko oikeudenkäyntiasiakirja katsoa tiedoksiannetuksi.

4 Osoitetiedustelut

Viro antaa asetuksen 7 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti Euroopan oikeusportaalin välityksellä yksityiskohtaiset tiedot siitä, kuinka selvittää tiedoksiantojen vastaanottajien osoitteet.

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu ilmoitetussa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukainen ilmoitus

Tiedoksiantopyynnön vastaanottava viranomainen eli oikeusministeriö tai tuomioistuin varmistaa jo saamiensa tietojen lisäksi asianomaisen henkilön osoitteen Viron väestörekisteristä tai kaupparekisteristä.

Tuomioistuimet ottavat käsiteltäväkseen muiden maiden esittämiä tiedoksiantopyyntöjä. Niillä on toisin sanoen velvollisuus pyrkiä kaikin keinoin selvittämään asianomaisen henkilön osoite.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla ja/tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Oikeushenkilöiden, ulkomaisen yhtiön sivuliikkeiden ja itsenäisten ammatinharjoittajien yritysten osoitetiedot ovat saatavilla kaupparekisterissä. Tiedot ovat saatavilla maksutta. Yksityishenkilön osoitteen selvittämiseksi voidaan esittää virallinen tiedustelu väestörekisteriin merkittyjen tietojen saamiseksi. Tiedustelupyynnössä on perusteltava oikeutettu etu, jotta virkailija voi päättää, onko tietojen antaminen perusteltua. Kun väestörekisteritietoja pyydetään henkilön oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, pyynnön käsittelystä peritään valtion käsittelymaksuna jokaisen henkilön tietojen osalta 15 euroa.

4.3 Miten maanne viranomaiset avustavat muiden jäsenvaltioiden osoitetiedusteluissa tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan nojalla? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan mukainen ilmoitus

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 7 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Asiakirjan tiedoksiantotavasta päättää yleensä oikeudenkäyntimenettelystä vastaava viranomainen. Tuomioistuinten olisi kuitenkin toimitettava tiedoksianto ensisijaisesti sähköisesti, joko sähköpostitse tai käyttäen sähköisten tiedostojen käsittelyjärjestelmää (e-toimik), jossa osapuolella on pääsy kaikkiin omaan oikeudenkäyntiinsä liittyviin oikeudenkäyntiasiakirjoihin. Sähköisiä välineitä käyttämällä tuomioistuin säästää postikuluissa, ja sähköisen tiedoksiantamisen osuus lisääntyykin jatkuvasti. Sähköistä tiedoksiantoa ensin harkittuaan tuomioistuin voi harkita muitakin vaihtoehtoja, kuten tiedoksiantoa postitse tai tuomioistuimen lähetin välityksellä tai jotain muuta monista laissa säädetyistä vaihtoehdoista.

6 Sallitaanko siviilioikeudellisissa menettelyissä asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä)? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Sähköinen tiedoksianto sallitaan kaikissa menettelyissä ja kaikille vastaanottajille.

Oikeudenkäyntiasiakirjoja annetaan siviiliprosessilain 311¹ §:n mukaisesti tiedoksi sähköisesti tietyn tietojärjestelmän kautta lähettämällä oikeudenkäynnin osapuolille ilmoitus siitä, että asiakirjaan voi tutustua järjestelmässä. Tuomioistuin saattaa kaikki oikeudenkäyntiasiakirjat, myös oikeuden päätökset, välittömästi oikeudenkäynnin osapuolten tutustuttaviksi tämän tietojärjestelmän kautta riippumatta siitä, kuinka ne on annettu heille tiedoksi oikeudenkäynnin aikana. Tietojärjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökorttia. Oikeudenkäyntiasiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi silloin, kun vastaanottaja avaa sen tietojärjestelmässä tai vahvistaa vastaanottaneensa asiakirjan avaamatta sitä. Tämä pätee myös silloin, kun järjestelmää käyttää toinen henkilö, jolle vastaanottaja on antanut luvan tutustua tietojärjestelmässä oleviin asiakirjoihin. Asiakirjan tiedoksianto rekisteröityy tietojärjestelmään automaattisesti.

Jos vastaanottajan ei voida olettaa osaavan käyttää asiakirjojen tiedoksiantojärjestelmää tai jos tiedoksianto sen välityksellä ei ole käytännössä mahdollista, tuomioistuin voi antaa oikeudenkäyntiasiakirjoja tiedoksi sähköisesti myös jollakin toisella tavalla. Siinä tapauksessa asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi silloin, kun vastaanottaja vahvistaa kirjeitse, faksilla tai sähköisesti vastaanottaneensa sen. Vahvistuksesta on käytävä ilmi asiakirjan vastaanottamispäivä, ja siinä on oltava vastaanottajan oma tai hänen edustajansa allekirjoitus. Sähköisesti laaditussa vahvistuksessa on oltava lähettäjän sähköinen allekirjoitus, tai se on lähetettävä jollakin muulla suojatulla tavalla siten, että siitä käyvät ilmi lähettäjän nimi ja lähetysajankohta, paitsi jos tuomioistuimella ei ole mitään syytä epäillä, ettei ilman sähköistä allekirjoitusta saatu vahvistus ole vastaanottajan itsensä tai hänen edustajansa lähettämä. Tuomioistuimelle voi lähettää sähköisen vahvistuksen sähköpostilla, jos vastaanottajan sähköpostiosoite on tuomioistuimen tiedossa ja voidaan olettaa, ettei muilla kuin valtuutetuilla henkilöillä ole pääsyä kyseiseen sähköpostiin. Sähköisen vahvistuksen voi lähettää sähköpostilla myös silloin kun tuomioistuin on lähettänyt sähköpostiosoitteeseen asiakirjoja saman oikeudenkäynnin aikana tai kun osapuoli on itse antanut tuomioistuimelle oman sähköpostiosoitteensa. Vahvistus on lähetettävä tuomioistuimeen viipymättä. Tuomioistuin voi määrätä oikeudenkäynnin asianosaiselle tai hänen edustajalleen sakot kyseisen velvollisuuden laiminlyönnistä.

Oikeudenkäyntiasiakirjoja voidaan antaa tiedoksi asianajajille, notaareille, haastemiehille, konkurssipesän hoitajille sekä valtion ja kunnanvirastojen virkamiehille muulla tavoin kuin sähköisesti ainoastaan, jos siihen on pätevä syy.

6.1 Mikä tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu sähköinen tiedoksiantotapa on saatavilla maassanne, kun tiedoksianto on suoritettava siellä suoraan henkilölle, jolla on tiedossa oleva osoite tiedoksiantoa varten toisessa jäsenvaltiossa?

Tuomioistuin voi antaa tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 1 kohdan mukaisesti oikeudenkäyntiasiakirjoja tiedoksi sähköpostilla.

6.2 Onko maanne asettanut tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja lisäehtoja, joiden mukaisesti se hyväksyy kyseisen asetuksen 19 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun sähköisen tiedoksiannon sähköpostitse? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdan mukainen ilmoitus

Viron lainsäädännön mukaan oikeudenkäyntiasiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi sähköpostilla silloin kun vastaanottaja vahvistaa oikeudenkäyntiasiakirjan vastaanotetuksi. Vahvistuksesta on käytävä ilmi asiakirjan vastaanottamispäivä, ja siinä on oltava vastaanottajan oma tai hänen edustajansa allekirjoitus. Sähköisesti laaditussa vahvistuksessa on oltava lähettäjän sähköinen allekirjoitus, tai se on lähetettävä jollakin muulla suojatulla tavalla siten, että siitä käyvät ilmi lähettäjän nimi ja lähetysajankohta, paitsi jos tuomioistuimella ei ole mitään syytä epäillä, ettei ilman sähköistä allekirjoitusta saatu vahvistus ole vastaanottajan itsensä tai hänen edustajansa lähettämä. Tuomioistuimelle voi lähettää sähköisen vahvistuksen sähköpostilla, jos vastaanottajan sähköpostiosoite on tuomioistuimen tiedossa ja voidaan olettaa, ettei muilla kuin valtuutetuilla henkilöillä ole pääsyä kyseiseen sähköpostiin. Sähköisen vahvistuksen voi lähettää sähköpostilla myös silloin kun tuomioistuin on lähettänyt sähköpostiosoitteeseen asiakirjoja saman oikeudenkäynnin aikana tai kun osapuoli on itse antanut tuomioistuimelle oman sähköpostiosoitteensa. Vastaanottajan on annettava vahvistus tuomioistuimelle viipymättä. Tuomioistuin voi määrätä oikeudenkäynnin asianosaiselle tai hänen edustajalleen sakot kyseisen velvollisuuden laiminlyönnistä.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto)?

Siviiliprosessilain 322 §:n 1 momentissa säädetään, että jos oikeudenkäyntiasiakirjan vastaanottajaa ei tavoiteta hänen kotiosoitteestaan, asiakirja voidaan myös katsoa tiedoksiannetuksi, jos se on toimitettu vähintään 14-vuotiaalle henkilölle, joka asuu vastaanottajan kanssa samassa taloudessa tai on tämän perheen palveluksessa. Mainitun pykälän 2 momentissa säädetään, että sen sijaan, että oikeudenkäyntiasiakirja annetaan tiedoksi vastaanottajalle, tiedoksianto voidaan toimittaa sen kerrostalon taloyhtiölle, jossa vastaanottajan koti tai yritys sijaitsee, yhteisen kiinteistön hoitajalle tai vastaanottajan vuokranantajalle. Tiedoksianto voidaan myös toimittaa vastaanottajan työnantajalle tai muulle henkilölle, jolle vastaanottaja tarjoaa palveluita sopimuksen perusteella. Oikeudenkäyntiasiakirja katsotaan 3 momentin mukaisesti annetun tiedoksi vastaanottajalle silloin, kun se on annettu tiedoksi vastaanottajan edustajalle jollakin saman pykälän 1 ja 2 momentissa selostetulla tavalla. Lisäksi siviiliprosessilain 322 §:n 4 momentin mukaisesti asiakirja voidaan myös katsoa annetun tiedoksi, ellei laissa toisin säädetä, henkilölle, joka parhaillaan palvelee asevoimissa, kärsii vankeusrangaistusta tai on joutunut pitkäaikaisesti sairaalaan tai vastaavan hoitolaitokseen, jos asiakirja on toimitettu kyseisen laitoksen johtajalle tai tämän nimeämälle henkilölle.

Siviiliprosessilain 323 §:ssä säädetään, että jos asiakirja on tarkoitus antaa tiedoksi taloudellista tai ammattitoimintaa harjoittavalle luonnolliselle henkilölle, mutta hän ei ole tavoitettavissa yrityksen toimitiloissa tavanomaisena työaikana tai ei pysty ottamaan asiakirjaa vastaan, se voidaan luovuttaa työntekijälle, joka yleensä on paikalla vastaanottajan toimitiloissa, tai henkilölle, joka yleensä tarjoaa palveluja vastaanottajalle samankaltaisen sopimuksen perusteella. Sama koskee 2 momentin nojalla myös asiakirjojen tiedoksiantoa oikeushenkilöille, hallintovirastoille, notaareille ja haastemiehille sekä asiakirjan tiedoksiantoa vastaanottajan edustajalle tai muulle henkilölle, jolle asiakirja voidaan antaa tiedoksi vastaanottajan sijaan.

Siviiliprosessilain 322 ja 323 §:ssä tarkoitetuissa tapauksissa asiakirjaa ei katsota tiedoksiannetuksi, jos se on annettu tiedoksi vastaanottajan sijasta henkilölle, joka osallistuu oikeudenkäyntiin vastaanottajan vastapuolena.

Siviiliprosessilain 326 §:n 1 momentissa säädetään, että oikeudenkäyntiasiakirja, jota ei saada annettua tiedoksi, koska sitä ei voida toimittaa vastaanottajan tai tämän edustajan kotiin tai yrityksen toimitiloihin, voidaan katsoa annetun tiedoksi, jos se jätetään vastaanottajan kodin tai yrityksen postilaatikkoon tai muuhun vastaavaan paikkaan, jonne vastaanottajan tai hänen edustajansa posti yleensä saapuu ja jossa lähetyksen pitäisi säilyä suojassa tavanomaisissa olosuhteissa. Oikeudenkäyntiasiakirja voidaan antaa tällä tavoin tiedoksi sen kerrostalon taloyhtiölle, jossa vastaanottajan koti tai yritys sijaitsee, yhteisen kiinteistön hoitajalle tai vastaanottajan vuokranantajalle sekä vastaanottajan työnantajalle tai muulle henkilölle, jolle vastaanottaja tarjoaa palveluita sopimuksen perusteella, ainoastaan siinä tapauksessa, että asiakirjaa ei ole mahdollista antaa tiedoksi vastaanottajalle tai hänen edustajalleen henkilökohtaisesti. Asiakirjan tiedoksianto tämän pykälän 1 momentissa säädetyllä tavalla on saman pykälän 2 momentin mukaisesti sallittua ainoastaan, jos asiakirjaa on yritetty toimittaa vastaanottajalle henkilökohtaisesti ainakin kerran, eikä sitä ole mahdollista toimittaa vastaanottajan kotoa tai toimitiloista tavoitettavalle toiselle henkilölle siviiliprosessilain 322 §:n 1 momentin tai 323 §:n mukaisesti.

Siviiliprosessilain 327 §:ssä sallitaan oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksianto myös jättämällä se tiettyyn paikkaan noudettavaksi. Siviiliprosessilain 217 §:n 1 momentissa todetaan, että saman lain 326 §:ssä säädettyjen edellytysten mukaisesti asiakirja voidaan myös jättää noudettavaksi tiedoksiantopaikkakunnalla sijaitsevaan postitoimipaikkaan tai tiedoksiantopaikkakunnasta vastaavalle kunnan tai kaupungin hallintoviranomaiselle taikka sen käräjäoikeuden kansliaan, jonka tuomiopiiriin asiakirjan tiedoksiantopaikka kuuluu.

Siviiliprosessilain 317 §:n 1 momentissa säädetään, että asiakirja voidaan tuomioistuimen määräyksestä antaa oikeudenkäynnin osapuolelle tiedoksi kuuluttamalla edellyttäen, että

oikeudenkäynnin osapuolen osoitetta ei ole merkitty rekisteriin tai osapuoli ei asu rekisteriin merkityssä osoitteessa, eikä tuomioistuimella ole muuta keinoa saada selville asianomaisen henkilön osoitetta tai olinpaikkaa eikä asiakirjaa voida toimittaa asianomaisen henkilön edustajalle tai asiankirjan vastaanottamiseen valtuutetulle henkilölle, eikä sitä voida toimittaa millään muulla kyseisessä pykälässä säädetyllä tavalla;
asiakirjan asianmukaista tiedoksiantoa ulkomailla ei pidetä mahdollisena;
asiakirjaa ei voida antaa tiedoksi, koska tiedoksiantopaikka on tuomiovallasta vapautusta nauttivan henkilön koti.

Jos oikeudenkäynnin osapuoli on oikeushenkilö, tuomioistuin voi määräyksen nojalla antaa oikeudenkäyntiasiakirja tiedoksi julkisesti, jos sähköinen tiedoksiantaminen ja tiedoksiantaminen kirjatulla kirjeellä oikeushenkilöä koskevaan rekisteriin merkittyyn postiosoitteeseen eivät ole tuottaneet tulosta. Jos oikeushenkilö on toimittanut rekisterinpitäjälle kauppalain 24 §:n mukaisesti yhden henkilön virolaisen osoitteen, oikeudenkäyntiasiakirja on ennen julkista tiedoksiantamista yritettävä toimittaa myös mainittuun osoitteeseen.

Siviiliprosessilain 317 §:n 3 momentissa säädetään, että kuulutustiedoksiannon kohteena olevasta asiakirjasta julkaistaan ote virallisessa lehdessä (Ametlikud Teadaanded). Asiaa käsittelevä tuomioistuin voi määrätä, että otteen saa julkaista myös muissa julkaisuissa.

Tuomioistuin voi kieltäytyä julkisesta tiedoksiantamisesta, jos on oletettavissa, että menettelyssä annettava ratkaisu hyväksytään tai pannaan täytäntöön toisessa maassa ja on todennäköistä, ettei ratkaisua hyväksyttäisi tai pantaisi täytäntöön, jos tiedoksianto olisi julkinen.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Jos asiakirja annetaan tiedoksi siviiliprosessilain 322 ja 323 §:n mukaisesti, tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen, kun asiakirja on toimitettu henkilölle, jolle se siviiliprosessilain 322 tai 323 §:n mukaisesti kuuluu toimittaa.

Jos asiakirja annetaan tiedoksi jättämällä se siviiliprosessilain 326 §:n mukaisesti postilaatikkoon, tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen, kun asiakirja on jätetty postilaatikkoon.

Jos asiakirja annetaan tiedoksi jättämällä se noudettavaksi siviiliprosessilain 327 §:n 3 momentin mukaisesti, tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen kolmen päivän kuluttua siitä, kun kyseisen pykälän 2 momentissa mainittu kirjallinen ilmoitus on jätetty tai lähetetty. Tiedoksiantopäivä merkitään asiakirjan kirjekuoreen.

Jos kyse on kuulutustiedoksiannosta, oikeudenkäyntiasiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi 15 päivän kuluttua siitä, kun sen ote on julkaistu virallisessa lehdessä (siviiliprosessilain 317 §:n 5 momentti). Asiaa käsittelevä tuomioistuin voi asettaa pidemmän määräajan sille, että asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi. Tällöin määräaika ilmoitetaan asiakirjan kuulutustiedoksiannon yhteydessä.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimistoon), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Jos oikeudenkäyntiasiakirja annetaan tiedoksi jättämällä se tiettyyn paikkaan, siitä toimitetaan tai lähetetään vastaanottajan osoitteeseen kirjallinen ilmoitus siviiliprosessilain 327 §:n 2 momentin mukaisesti. Jos tämä ei ole mahdollista, ilmoitus kiinnitetään vastaanottajan kodin, toimitilojen tai oleskelupaikan oveen tai annetaan jollekin naapurustossa asuvalle henkilölle toimitettavaksi edelleen vastaanottajalle. Ilmoituksesta on käytävä selvästi ilmi, että noudettavaksi jätetty asiakirja on tuomioistuimen lähettämä, että se katsotaan annetun tiedoksi heti, kun se on jätetty noudettavaksi, ja että oikeudenkäyntimenettelyyn liittyvien määräaikojen kuluminen voi käynnistyä siitä ajankohdasta.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Siviiliprosessilain 325 §:ssä säädetään, että henkilön kieltäytyessä perusteettomasti ottamasta asiakirjan vastaan, se katsotaan annetun hänelle tiedoksi ajankohtana, jona hän kieltäytyi sen vastaanottamisesta. Tässä tapauksessa asiakirja jätetään vastaanottajan kotiin tai toimitiloihin tai pannaan hänen postilaatikkoonsa. Jos toimitiloja tai postilaatikkoa ei ole, asiakirja palautetaan tuomioistuimeen.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 2020/1784 täytäntöönpanoa käsittelevän siviiliprosessilain 316¹ §:n 5 momentin mukaisesti ja mainitun asetuksen perusteella asiakirjoja annetaan Virossa tiedoksi oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiannosta siviiliprosessilaissa säädetyn menettelyn mukaisesti. Asiakirjoja ei voida antaa tiedoksi kuuluttamalla.

Tiedoksiannettava oikeudenkäyntiasiakirja voidaan siviiliprosessilain 313 §:n 2 momentin mukaisesti luovuttaa henkilölle, joka ei ole sen vastaanottaja, ainoastaan siviiliprosessilain VI osassa säädetyn mukaisissa tilanteissa. Kyseisen henkilön on luovutettava asiakirja vastaanottajalle ensi tilassa. Henkilö voi kieltäytyä toimittamasta asiakirjaa vastaanottajalle vain siinä tapauksessa, että hän osoittaa, ettei pysty toimittamaan sitä vastaanottajalle. Henkilölle on selitettävä, että hän on velvollinen toimittamaan asiakirjan sen vastaanottajalle. Asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi riippumatta siitä, onko menettely selitetty hänelle vai ei.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 2020/1784 mukaisesti on siis mahdollista käyttää myös edellä kohdassa 7.1 kuvattuja, siviiliprosessilain 322 ja 323 §:ssä säädettyjä tiedoksiantotapoja.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 18 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2020/1784 tarkoitettua oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiantoa ei siviiliprosessilain 316¹ §:n 5 momentin toisen virkkeen mukaan voi toimittaa kuuluttamalla.

On mahdollista antaa oikeudenkäyntiasiakirja tiedoksi siviiliprosessilain 326 §:n mukaisesti jättämällä se postilaatikkoon tai saman lain 327 §:n mukaisesti jättämällä se noudettavaksi.

Siviiliprosessilain 326 §:n 1 momentin mukaan oikeudenkäyntiasiakirja, jota ei saada annettua tiedoksi, koska sitä ei voida toimittaa vastaanottajan tai hänen edustajansa kotiin tai yrityksen toimitiloihin, voidaan katsoa tiedoksiannetuksi, jos se jätetään vastaanottajan kodin tai yrityksen postilaatikkoon tai muuhun vastaavaan paikkaan, jonne vastaanottajan tai hänen edustajansa posti yleensä saapuu ja jossa lähetyksen pitäisi säilyä suojassa tavanomaisissa olosuhteissa. Oikeudenkäyntiasiakirja voidaan antaa tällä tavoin tiedoksi sen kerrostalon taloyhtiölle, jossa vastaanottajan koti tai yritys sijaitsee, yhteisen kiinteistön hoitajalle tai vastaanottajan vuokranantajalle sekä vastaanottajan työnantajalle tai muulle henkilölle, jolle vastaanottaja tarjoaa palveluita sopimuksen perusteella, ainoastaan siinä tapauksessa, että asiakirjaa ei ole mahdollista antaa tiedoksi vastaanottajalle tai hänen edustajalleen henkilökohtaisesti. Asiakirjan tiedoksianto tämän pykälän 1 momentissa säädetyllä tavalla on saman pykälän 2 momentin mukaisesti sallittua ainoastaan, jos asiakirjaa on yritetty toimittaa vastaanottajalle henkilökohtaisesti ainakin kerran, eikä sitä ole mahdollista toimittaa vastaanottajan kotoa tai toimitiloista tavoitettavalle toiselle henkilölle siviiliprosessilain 322 §:n 1 momentin tai 323 §:n mukaisesti.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2020/1784 olevan 18 artiklan mukaan oikeudenkäyntiasiakirjat on luovutettava vastaanottotodistusta vastaan, joten on kyseenalaista, onko siviiliprosessilain 326 ja 327 §:ssä säädetyissä tilanteissa sovellettava tiedoksiantomenettely sallittu.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Talous- ja viestintäministerin 22. kesäkuuta 2006 antamalla asetuksella N:o 57 hyväksytyn ohjeen (kirjattujen lähetysten ja vakuutettujen lähetysten toimittamista osana postin yleispalvelua koskevat vaatimukset) 6 §:n 1 momentissa määrätään, että jos kirjelähetyksen vastaanottaja ei tiedoksiantohetkellä ole asuin- tai kotipaikassaan, sen lähimmästä postitoimipaikasta jätetään vastaanottajalle ilmoitus lähetyksen saapumisesta.

Jos oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiantaminen ole onnistunut sen vuoksi, että vastaanottaja ei ole paikalla, tai jostain muusta syystä, oikeudenkäyntiasiakirjat voidaan jättää noudettavaksi postitoimipaikkaan enintään 15 tai 30 kalenteripäiväksi lähettäjän valinnan mukaan (jos lähettäjä ei ole valinnut säilytysaikaa, se on 15 päivää). Lähettäjä voi pidentää oikeudenkäyntiasiakirjan säilytysaikaa. Jos vastaanottaja ei hae oikeudenkäyntiasiakirjaa määräajassa, se palautetaan lähettäjälle. Tieto asiakirjan säilyttämisestä toimitetaan vastaanottajalle tekstiviestinä, sähköpostilla tai kirjeenä (oikeudenkäyntiasiakirjojen toimitusehdot, AS-i Eesti Post).

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Siviiliprosessilain 306 §:n 2 momentissa säädetään, että oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiantaminen on hoidettava lakisääteisten muotovaatimusten mukaisesti ja dokumentoitava tarkoituksenmukaisessa muodossa. Tiedoksiannettavan oikeudenkäyntiasiakirjan lähettäminen on siviiliprosessilain 307 §:n 4 momentin mukaan kirjattava oikeudenkäyntiaineistoon. Kuten siviiliprosessilain 311¹§:ssä säädetään, oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksianto rekisteröityy nimettyyn tietojärjestelmään automaattisesti (katso tietojärjestelmän kautta tarjotun palvelun kuvaus kohdassa 6). Siviiliprosessilain 313 §:n mukaisesti oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksianto kirjatulla kirjeellä varmistetaan saantitodistuksella. Kirjaamattomana kirjeenä tai faksilla lähetetty asiakirja katsotaan annetun tiedoksi, jos vastaanottaja vahvistaa tuomioistuimelle valintansa mukaan joko kirjeitse, faksilla tai sähköisesti vastaanottaneensa sen. Vahvistuksesta on käytävä ilmi asiakirjan vastaanottamispäivä, ja siinä on oltava asiakirjan vastaanottajan oma tai hänen edustajansa allekirjoitus. Kun oikeudenkäyntiasiakirjan antaa tiedoksi haastemies, tuomioistuimen palveluksessa oleva virkamies tai muu henkilö tai elin, on tiedoksiannosta siviiliprosessilain 315 §:n 5 momentin mukaan laadittava vastaanottotodistus. Tiedoksiannon tapahduttua vastaanottotodistus palautetaan tuomioistuimelle viipymättä.

Kun oikeudenkäyntiasiakirja annetaan tiedoksi siviiliprosessilain 314¹ §:n nojalla ja tiedoksianto hoidetaan lähettämällä, oikeudenkäyntiaineistoon lisätään merkintä siitä, missä ja milloin asiakirja tai ilmoitus sen saatavuudesta on lähetetty, ellei lähettäminen rekisteröidy kyseiseen tietojärjestelmään automaattisesti.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Jos oikeudenkäyntiasiakirja on saatu toimitettua oikeudenkäynnin osapuolelle, jolle se oli tarkoitus antaa tiedoksi tai jolle se voidaan antaa tiedoksi lain mukaisesti, mutta tiedoksiannon tapahtumista ei ole ollut mahdollista vahvistaa, tai jos lain mukaista tiedoksiantomenettelyä ei ole noudatettu, asiakirja katsotaan siviiliprosessilain 307 §:n 3 momentin mukaan annetun tiedoksi osapuolelle vasta silloin, kun vastaanottaja tosiasiallisesti sai sen käsiinsä.

Silloin, kun tiedoksianto toimitetaan siviiliprosessilain 313 §:n mukaisesti kirjatulla kirjeellä, tuomioistuin voi katsoa tiedoksiannon kannalta riittäväksi sellaisen saantitodistuksen, joka ei vastaa saman pykälän 3 ja 4 momentin mukaisia muotovaatimuksia, jos tiedoksianto on kuitenkin dokumentoitu luotettavasti saantitodistuksessa. Jos tuomioistuin ei voi katsoa oikeudenkäyntiasiakirjaa tiedoksiannetuksi siitä syystä, että postipalvelujen tarjoaja ei ole hyödyntänyt kaikkia siviiliprosessilaissa säädettyjä mahdollisuuksia silloin kun tiedoksianto tehdään kirjatulla kirjeellä, on antanut oikeudenkäyntiasiakirjan henkilölle, jolle sitä ei säännösten mukaan olisi pitänyt toimittaa, ei ole noudattanut siviiliprosessilain 326 §:ssä säädettyjä vaatimuksia, jotka koskevat oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiantamista postilaatikkoon jättämällä, tai 327 §:ssä säädettyjä vaatimuksia, jotka koskevat oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiantamista jättämällä se noudettavaksi, taikka ei ole dokumentoinut tiedoksiantoa niin, että sen voidaan katsoa tapahtuneen, tuomioistuin voi antaa asiakirjan postipalvelujen tarjoajalle uudelleen tiedoksi annettavaksi ilman, että siitä aiheutuu tuomioistuimelle lisäkustannuksia.

11 Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa käytetyn kielen perusteella (tiedoksiantoasetuksen 12 artikla) ja tuomioistuin tai viranomainen, jonka käsiteltäväksi asia on saatettu, päättää tarkistettuaan, ettei kieltäytyminen ollut perusteltu, onko olemassa erityinen oikeussuojakeino kyseisen päätöksen riitauttamiseksi?

Viron lainsäädännössä ei säädetä riitauttamismahdollisuudesta.

12 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon? Onko tiedoksiantotapa erilainen silloin, kun asiakirja on annettava tiedoksi kansallisen lainsäädännön nojalla ja kun tiedoksiantopyyntö on lähtöisin toisesta jäsenvaltiosta? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 15 artiklassa tarkoitettu ilmoitus, joka koskee toisesta jäsenvaltiosta peräisin olevan asiakirjan tiedoksiantoa

Viron sisäisen postipalvelun kustannukset eivät ole asian käsittelystä aiheutuvia kustannuksia eli kansallisessa oikeudenkäynnissä oikeudenkäyntiaineiston tiedoksianto on yleensä maksuton, paitsi jos pyydetään tiedoksiantoa haastemiehen välityksellä.

Jos oikeudenkäyntiasiakirjojat on antanut tiedoksi haastemies, hänelle tiedoksiannosta maksettava palkkio on haaste- ja ulosottomiehistä annetun lain 48 §:n 2 momentin mukaisesti 40 euroa, jos asiakirjat on saatu annettua tiedoksi vastaanottajalle tai tämän lailliselle edustajalle

väestörekisteriin merkittyjen osoitteen tai muiden yhteystietojen perusteella tai sähköpostisoitteeseen isikukood@eesti.ee;
Virossa ylläpidettävään yrittäjä- ja oikeushenkilörekisteriin merkittyyn osoitteeseen tai edellä mainitun rekisterin tietojärjestelmään kirjattujen yhteystietojen välityksellä.

Pykälän 3 momentissa säädetään, että jos asiakirjaa ei ole voitu antaa tiedoksi, vaikka haastemies on tehnyt kaiken tarvittavan ja kohtuudella mahdollisen voidakseen toimittaa tiedoksiannon lakisääteisen menettelyn mukaisesti, haastemiehellä on oikeus periä 40 euron palkkio esittämällä haastemiehen palkkiosta tehty päätös ja tiedoksiantotodistus, josta käy ilmi, mihin toimiin hän on ryhtynyt asiakirjan tiedoksiantamiseksi. Muissa kuin 2 ja 3 momentissa mainituissa tapauksissa haastemiehelle maksetaan oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiannosta 70 euroa.

Jos henkilöllä, jolle asiakirjat on määrä antaa tiedoksi, on lakisääteinen velvollisuus rekisteröidä osoitteensa tai muut yhteystietonsa väestörekisteriin tai Virossa ylläpidettävään yrittäjä- ja oikeushenkilörekisteriin eikä hän ole niin tehnyt, tai silloin kun rekisterin tiedot ovat vanhentuneet tai muusta syystä väärät, eikä tiedoksiantaminen ole näin ollen onnistunut niiden perusteella, edellä mainituista 70 eurosta maksaa haastemiehen päätöksen nojalla 35 euroa tehtävän suorittamista pyytänyt henkilö ja 35 euroa henkilö, jolle asiakirjat oli määrä antaa tiedoksi.

Jos haastemies ei ole tuomioistuimen asettaman määräajan kuluessa tehnyt kaikkea tarvittavaa ja kohtuudella mahdollista voidakseen toimittaa tiedoksiannon lakisääteisen menettelyn mukaisesti eikä oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiantaminen ole onnistunut, haastemiehellä ei ole oikeutta periä maksua, ja peritty ennakko palautetaan.

Tuomioistuin noudattaa postimaksuissa postipalvelujen tarjoajan hinnastoa. Lainsäädännössä ei määrätä kiinteistä maksuista. Hinta riippuu esimerkiksi kirjeen painosta tai toimituspaikasta.

Kun oikeudenkäyntiasiakirja annetaan tiedoksi ulkomaille, osapuolelta peritään maksu postipalvelujen tarjoajan hinnaston perusteella. Kustannuksia, jotka aiheutuvat oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiantamisesta ja toimittamisesta ulkomaille tai ekstraterritoriaalisille Viron kansalaisille, pidetään siviiliprosessilain 143 §:ssä tarkoitettuina käsittelykustannuksina. Jollei tuomioistuin toisin määrää, asian käsittelykustannuksista vastaa tuomioistuimen määräämässä laajuudessa sen hakemuksen esittänyt osapuoli, johon kustannukset liittyvät. Lopullisesti oikeudenkäyntikuluista vastaa se osapuoli, jolle ne tuomioistuimen päätöksen perusteella kuuluvat. Kannemenettelyssä kuluista vastaa hävinnyt osapuoli. Hakemusasiassa oikeudenkäyntiasiakirjan tiedoksiantamista koskevan hakemuksen käsittelystä peritään valtion käsittelymaksuna 50 euroa. Valtion käsittelymaksun voi maksaa tilisiirtona valtionvarainministeriön pankkitilille: SEB Pank – a/a EE571010220229377229 (SWIFT: EEUHEE2X); Swedbank – a/a EE062200221059223099 (SWIFT: HABAEE2X); Luminor Bank - a/a EE221700017003510302 (SWIFT: RIKOEE22); LHV Pank - a/a EE567700771003819792 (BIC/SWIFT: LHVBEE22).

Lisätietoja: Viron siviiliprosessilaki

Päivitetty viimeksi: 20/01/2025