Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä lakitermi ”tiedoksianto” käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Asiakirjojen tiedoksianto on kodifioitu menettely, jossa luonnolliselle henkilölle tai oikeushenkilölle annetaan tietoa oikeudellisesta asiakirjasta laissa säädettyjä tarkoituksia varten.

Tiedoksiannosta (notificazione) huolehtii yleensä haastemies asian osapuolen tai oikeusviranomaisen pyynnöstä, mutta tiedoksiannon voi suorittaa myös asianajaja.

Jos tiedoksi annettava asiakirja on sähköinen asiakirja ja vastaanottajalla ei ole varmennettua sähköpostiosoitetta, haastemies huolehtii tiedoksiannosta toimittamalla jäljennöksen asiakirjasta painetussa muodossa. Hän vakuuttaa jäljennöksen olevan alkuperäisen asiakirjan mukainen ja säilyttää sähköisen asiakirjan kahden seuraavan vuoden ajan. Haastemies lähettää pyydettäessä tiedoksi annetun asiakirjan myös sähköisessä muodossa tiedoksiannon vastaanottajan tai hänen asiamiehensä ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai luovuttaa näille jäljennöksen tiedoksi annetusta asiakirjasta maksua vastaan ei-uudelleenkirjoitettavalla tietovälineellä (siviiliprosessilain (Codice di Procedura Civile) 137 §).

Yksinkertaisesta tiedoksiannosta (comunicazione) huolehtii tuomioistuimen kirjaaja (cancelliere) tapauksissa, joissa sen on annettava tiedoksi oikeudenkäyntiasiakirjat osapuolille ja muille henkilöille (siviiliprosessilain 136 §).

Asiakirjojen tiedoksiantoon kuuluu erityisesti asiakirjojen toimittaminen kokonaisuudessaan yhdelle tai useammalle ennalta määritellylle vastaanottajalle, jotta vastaanottaja saa tietoonsa asiakirjojen sisällön. Alkuperäisestä asiakirjasta toimitetaan vastaanottajalle oikeaksi todistettu jäljennös lainsäätäjän määräämillä keinoilla, ja tästä huolehtivat lainsäätäjän määräämät henkilöt. Nämä todistavat tämän toiminnan, käytetyn tavan ja tiedoksiannon tuloksen todistuksella, jolla on ensisijainen todistusarvo.

Prosessia ja tiedoksiantomenettelyn tulosta ohjaavat jäsennellyt säännöt liittyvät siihen, että tällaisella toiminnalla on erityisiä oikeusvaikutuksia. Erityisesti silloin, kun lainsäätäjä on noudattanut asianmukaista tiedoksiantomuotoa, kyseiseen tiedoksiantoon liittyy olettama, jonka mukaan vastaanottaja on tietoinen asiakirjasta. Tämä olettama ei ole kumottavissa eikä se riipu siitä, onko vastaanottaja tosiasiallisesti tietoinen siitä vai ei. Jos asiakirjaa ei anneta tiedoksi, tällaisia vaikutuksia ei synny, lukuun ottamatta tapauksia, joissa asiakirjan tarkoitus on saavutettu.

Näin ollen tältä osin oikeusvarmuuden kannalta tiedoksianto on välttämätön ja riittävä edellytys sen tehokkuudelle. Tarkemmin sanottuna kyse on siitä, että tiedoksiannon vastaanottajalla on oikeudellinen tieto (legale conoscenza) tiedoksi annetusta asiakirjasta.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Tiedoksianto koskee yleensä asiakirjoja, joiden osalta haetaan oikeudellista tietoa tiettyjen oikeusvaikutusten aikaansaamiseksi. Tiedoksianto on suoritettava tiettyjen oikeuksien käyttämiseksi (esimerkiksi valtuutuksen peruuttaminen, saatavan siirto, virallinen noudattamiskehotus) tai oikeudenkäynnin (esimerkiksi haasteet tavanomaisessa menettelyssä, vastamenettelyssä tai muutoksenhakumenettelyssä) tai täytäntöönpanomenettelyjen aloittamiseksi tai jatkamiseksi.

Asetuksen (EU) 2020/1784 asiayhteydessä virallinen tiedoksianto koskee kaikkia sellaisia oikeudenkäynti- ja muita kuin oikeudenkäyntiin liittyviä asiakirjoja siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa, joiden tarkoituksena on antaa oikeusvaikutus sille, että vastaanottajalla on oikeudellinen tieto asiakirjasta.

Asetuksen soveltamisalan ulkopuolelle jäävät vero-, tulli- ja hallinto-oikeudellisia asioita koskevat asiakirjat sekä asiakirjat, jotka koskevat valtion vastuuta toimista tai laiminlyönneistä julkisen vallan käytön yhteydessä.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Tiedoksiannosta huolehtii:

Haastemies (ufficiale giudiziario) alueellisen vallan tarkkojen sääntöjen mukaisesti (15. joulukuuta 1959 annetun presidentin asetuksen (Decreto del Presidente della Repubblica) nro 1229 106 ja 107 §). Asetuksen (EU) 2020/1784 3 artiklan mukaisesti haastemiehet ovat ainoat asiamiehet, jotka ovat toimivaltaisia lähettämään toiseen jäsenvaltioon tiedoksiantoa varten asiakirjoja ja vastaanottamaan toisesta jäsenvaltiosta lähetettyjä asiakirjoja.
Asianajaja, jolla on asianmukainen valtakirja ja sen asianajajayhdistyksen (Ordine) neuvoston valtuutus, johon hän on rekisteröitynyt. Asianajaja voi suorittaa tiedoksiannon postitse 20. marraskuuta 1982 annetun lain nro 890 mukaisesti tai varmennetun sähköpostin kautta (siviiliprosessilain 149bis §). Oikeusviranomainen tai laki voi kuitenkin määrätä, että haastemies suorittaa tiedoksiannon henkilökohtaisesti.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu ilmoitetussa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukainen ilmoitus

Italian vastaanottava viranomainen toimittaa tiedoksiantopyynnön alueen toimivaltaiselle haastemiehelle.

Jos vastaanottajaa ei löydy menettelyn vireillepanijan ilmoittamasta osoitteesta, haastemies suorittaa seuraavat toimet:

Luonnollisen henkilön osalta: tiedustelut saman rakennuksen tai lähialueiden asukkailta tai tietojen hankkiminen kunnan väestörekisteristä (Anagrafe del Comune) (jos asiakirjassa on ilmoitettu syntymäpaikka ja -aika).
Oikeushenkilön osalta: Haastemies palauttaa asiakirjan menettelyn vireillepanijalle, jotta tämä voi pyytää sen tiedoksi antamista vastaanottajan lailliselle edustajalle. Tässä tapauksessa laillisen edustajan nimi ja asuinpaikka on ilmoitettava asiakirjassa (siviiliprosessilain 145 §).

Asetuksen (EU) 2020/1784 33 artiklan 1 kohdan sekä 7 artiklan mukaisesti seuraavat seikat on otettava huomioon.

Jos oikeudenkäynti- tai muun kuin oikeudenkäyntiin liittyvän asiakirjan vastaanottavan henkilön osoite Italiassa ei ole tiedossa, Italia antaa apua osoitteen selvittämisessä ilmoittamalla Rooman muutoksenhakutuomioistuimen (Corte di Appello di Roma) UNEPin nimetyksi viranomaiseksi, jolle lähettävät viranomaiset voivat esittää pyyntöjä asiakirjan vastaanottajan osoitteen määrittämisestä. Italian viranomaiset eivät toimita omasta aloitteestaan osoitetietoja koskevia pyyntöjä kotipaikkarekistereihin tai muihin tietokantoihin tapauksissa, joissa tiedoksiantopyynnössä ilmoitettu osoite ei ole oikea.

Rooman muutoksenhakutuomioistuimen UNEPin toimistojen yhteystiedot ovat seuraavat:

Viale Giulio Cesare 52, 00192 Rooma

Puhelin: +39 06328367058-7059

Sähköposti: attiesteri.unep.ca.roma@giustizia.it

Varmennettu sähköposti: attiesteri.unep.roma@giustiziacert.it

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla ja/tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Osoite saadaan asian vireille panneelta viranomaiselta tai osapuolelta, joka hankkii tiedon hallussaan olevista asiakirjoista.

Mahdollisia hakuja varten on tehtävä ero luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden välillä.

Luonnollisten henkilöiden osoitetta voidaan pyytää kunnan väestörekisteristä. Pyyntö on ensin esitettävä sen kunnan väestörekisteriin, jossa osapuolella on ollut viimeisin asuinpaikka, ja tämä yleensä vastaa osapuolten tai heidän asianajajiensa esittämiin kirjallisiin ja perusteltuihin pyyntöihin ja ilmoittaa mahdollisesta maksusta (Roomassa maksu on nyt 0,26 euroa kunkin todistuksen osalta) tai muista seikoista (yleensä vastausta varten pyydetään toimittamaan postimerkillä ja hakijan osoitteella varustettu kirjekuori).

Asianajajayhdistykseen rekisteröidyt asianajajat ovat viime aikoina voineet saada väestörekisteritodistuksia suoraan osana ammatillisen tehtävänsä hoitoa sisäministeriön hallinnoimasta ANPR-portaalista (keskitetty kansallinen väestörekisteri, Anagrafe Nazionale Unica). Todistukset annetaan sen jälkeen, kun asianajaja on vahvistanut, että niitä käytetään ammatillisen toiminnan yhteydessä, ja niistä ei pidä maksaa leimaveroa.

Oikeushenkilöiden ja yhtiöiden osalta tiedot ovat saatavilla maakuntien kauppakamarien (Camera di Commercio) hallinnoimasta julkisesta yhtiörekisteristä. Rekisteriin voi tutustua portaalissa registroimprese.it Se on maksullinen (noin 7,00 euroa). Vaihtoehtoisesti on olemassa ammatillisia yhdistyksiä ja verkkopalveluntarjoajia, jotka toimittavat halutut tiedot tilaajille.

4.3 Miten maanne viranomaiset avustavat muiden jäsenvaltioiden osoitetiedusteluissa tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan nojalla? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan mukainen ilmoitus

Ainoastaan luonnollisten henkilöiden osoitetietoja koskevat pyynnöt on lähetettävä toimivaltaiselle viranomaiselle eli Roomassa sijaitsevalle UNEP:lle käyttämällä lomaketta B (modulo B), jossa on ilmoitettava vastaanottajan syntymäpaikka ja -aika (3.3.3 kohta).

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 7 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Tiedoksiannosta huolehtii:

Haastemies alueellisen vallan tarkkojen sääntöjen mukaisesti (15. joulukuuta 1959 annetun presidentin asetuksen nro 1229 106 ja 107 §). Asetuksen (EU) N:o 2020/1784 3 artiklan 1 ja 2 kohdan mukaisesti haastemies on ainoa asiamies, joka on toimivaltainen lähettämään toiseen jäsenvaltioon tiedoksiantoa varten asiakirjoja ja vastaanottamaan toisesta jäsenvaltiosta lähetettyjä asiakirjoja.
Asianajaja, jolla on asianmukainen valtakirja ja sen asianajajayhdistyksen neuvoston valtuutus, johon hän on rekisteröitynyt, ja joka voi vastaanottaa asiakirjoja tiedoksiantoa varten ulkomaisilta hakijoilta kyseisen asetuksen 20 artiklan 1 kohdan mukaisesti.
Italiassa 20. marraskuuta 1982 annetun lain nro 890 mukaisesti tai varmennetun sähköpostin kautta (siviiliprosessilain 149bis §). Oikeusviranomainen tai laki voi kuitenkin määrätä, että haastemies suorittaa tiedoksiannon henkilökohtaisesti.

Huomioi vaihtoehtoisten tiedoksiantotapojen osalta seuraavat seikat.

Suora tiedoksianto

Toimittaminen voi tapahtua myös vastaanottajan vakituisessa asuinpaikassa (abituale dimora), vastaanottajan toimistossa, jossa tämä harjoittaa kaupallista toimintaansa, paikassa, jossa vastaanottaja asuu tilapäisesti tai paikassa, jossa tämän pääasiallinen toimipaikka ja intressit sijaitsevat (sede principale dei suoi affari ed interessi) siviililain 43 §:ssä tarkoitetun mukaisesti.

Jos vastaanottajaa ei löydy kyseisistä paikoista, jäljennös voidaan toimittaa sinetöidyssä kirjekuoressa vastaanottajan perheenjäsenelle tai hänen kotonaan tai toimistossaan työskentelevälle henkilölle, joka ei ole alle 14-vuotias, ilmeisen sopimaton eikä asianosaisena menettelyssä.

Sinetöidyssä kirjekuoressa oleva jäljennös voidaan myös luovuttaa rakennuksen vartijalle tai naapurille allekirjoitettua kuittausta vastaan. Tässä tapauksessa toimittamisesta on ilmoitettava vastaanottajalle kirjatulla kirjeellä ilman vastaanottotodistusta (siviiliprosessilain 139 §).

Jos vastaanottaja asuu vakituisesti kauppa-aluksella, asiakirja voidaan luovuttaa aluksen kapteenille.

Siviiliprosessilain 146 §:ssä säädetään, että jos kyseessä on toimittaminen palveluksessa olevalle sotilaalle, joka ei voi ottaa asiakirjaa vastaan henkilökohtaisesti, asiakirja voidaan toimittaa yleiselle syyttäjälle, joka lähettää asiakirjan sen joukon komentajalle, johon sotilas kuuluu.

Jos toimittamista ei voida tehdä edellä kuvatuilla tavoilla, koska vastaanottaja ei ole paikalla kyseisenä ajankohtana tai muut henkilöt, jotka voivat ottaa asiakirjan vastaan, eivät ole paikalla tai kieltäytyvät ottamasta sitä vastaan, haastemies voi siviiliprosessilain 140 §:n mukaisesti jättää jäljennöksen asiakirjasta sinetöidyssä kirjekuoressa sen paikkakunnan kunnantalolle, jossa tiedoksianto on suoritettava.

Postipalvelujen välityksellä tapahtuvat tiedoksiannot

Postityöntekijän on pyrittävä toimittamaan kirjekuori henkilökohtaisesti vastaanottajalle. Jos vastaanottaja ei ole paikalla, kirjekuori toimitetaan kirjekuoressa ilmoitettuun paikkaan vastaanottajan kanssa vakituisesti tai tilapäisesti asuvalle perheenjäsenelle tai vastaanottajan palveluksessa olevalle henkilölle edellyttäen, että kyseinen henkilö ei selvästi kärsi mielisairaudesta eikä ole alle 14-vuotias. Jos tällaisia henkilöitä ei ole, kirjekuori voidaan luovuttaa rakennuksen vartijalle.

Kirjatun kirjeen vastaanottaja allekirjoittaa vastaanottotodistuksen allekirjoitukselle varattuun kohtaan. Todistuksesta on käytävä ilmi allekirjoittajan suhde vastaanottajaan.

Virallinen tiedoksianto vastaanottajalle, jonka asuinpaikka, tilapäinen asuinpaikka tai liiketoimien ja intressien pääasiallinen paikka on tuntematon

Vastaanottajaa on etsittävä noudattaen asianmukaista huolellisuutta ja vilpittömän mielen periaatetta. Jos vastaanottajaa ei kuitenkaan löydy, tiedoksianto suoritetaan jättämällä jäljennös tämän viimeisimmän tiedossa olevan asuinpaikkansa kunnantalolle tai, jos viimeisin asuinpaikka ei ole tiedossa, hänen synnyinpaikkansa kunnantalolle. Jos tämäkään ei ole tiedossa tai se sijaitsee ulkomailla, asiakirja toimitetaan syyttäjänvirastoon (siviiliprosessilain 143 §).

Tuomioistuimen määräämät tiedoksiantotavat

Tuomioistuin voi pyynnöstä tai omasta aloitteestaan, tietyissä olosuhteissa tai kiireellisistä syistä määrätä muista tiedoksiantotavoista kuin kodifioiduista menettelyistä. Nämä tavat voidaan valita vapaasti, mutta niiden yhteydessä on suojeltava vastaanottajan yksityisyyttä ja puolustautumisoikeutta (siviiliprosessilain 151 §).

Yleinen tapa on valtuuttaa kirjekuoren toimitus lähetin välityksellä, sillä näin voidaan taata toimitus hyvin lyhyessä ajassa. Muut järjestelyt ovat jo vanhentuneita.

Tiedoksianto julkisen kuulutuksen avulla

Tuomioistuin antaa osapuolen pyynnöstä ja syyttäjänvirastoa kuultuaan luvan tällaiseen tiedoksiantoon, jos vastaanottajia on paljon tai kaikkien vastaanottajien tunnistaminen on hankalaa.

Asiakirjan jäljennös jätetään sen paikkakunnan kunnantalolle, jossa käsittelystä vastaava haastemies toimii, ja asiakirjasta julkaistaan ote Italian virallisessa lehdessä (Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana). Tuomioistuin voi myös määrätä otteen julkaisemisesta laajalevikkisimmissä sanomalehdissä tai muilla julkaisukeinoilla (siviiliprosessilain 150 §).

Haastemiehen on annettava asiakirja tiedoksi suoraan vastaanottajalle, jos tämän osoite on kunnassa, jossa haastemiehen toimisto sijaitsee. Jos tämän osoite on toisessa kunnassa (presidentin asetuksen nro 1229/1959 107 §), se on toimitettava postilähetyksenä, ellei menettelyn vireillepanija tai viranomainen nimenomaisesti pyydä suoraa tiedoksiantoa.

Suora tiedoksianto: Tämä tarkoittaa alkuperäiskappaleen oikeaksi todistetun jäljennöksen toimittamista (siviiliprosessilain 137 §), joka on tehtävä arkisin klo 7.00 ja 21.00 välisenä aikana (siviiliprosessilain 147 §). Haastemies toimittaa jäljennöksen henkilökohtaisesti vastaanottajalle ensisijaisesti tämän kotona yksityisyyden suojelemiseksi tai muussa tapauksessa missä tahansa sellaisessa paikassa, jossa haastemies on toimivaltainen.

Jos luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö on antanut tiedoksiantoa varten osoitteen toisen henkilön asuinpaikassa tai toimistossa, tiedoksianto on toimitettava henkilölle, jolla on valtuutus vastaanottaa se, tiedoksiannolle osoitetussa osoitteessa. Tällainen toimittaminen katsotaan toimittamiseksi suoraan vastaanottajalle (siviiliprosessilain 141 §).

Tätä sääntöä ei sovelleta häädön vahvistamista koskevien haastehakemusten (citazioni per convalida di sfratto), täytäntöönpanomääräysten (titoli esecutivi) tai maksumääräysten (precetti di pagamento) tiedoksiantoihin, joita ei voida tehdä ilmoitettuun tiedoksianto-osoitteeseen.

Valtionhallinnoilla on osoite tiedoksiantoja varten valtion oikeusvirastossa (Avvocatura di Stato).

Tiedoksianto voidaan suorittaa lähettämällä jäljennös postipalvelun kautta siviiliprosessilain 149 §:n ja 20. marraskuuta 1982 annetun lain nro 890 mukaisesti. Tällöin asiakirjasta lähetään jäljennös erityisenä vastaanottotodistuksella varustettuna kirjattuna kirjeenä. Kirjekuoren ja vastaanottotodistuksen on oltava väriltään vihreitä ja niissä on noudatettava ennalta määritettyä mallia, jotta voidaan varmistaa niiden jäljitettävyys.

6 Sallitaanko siviilioikeudellisissa menettelyissä asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä)? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Kyllä, sähköinen tiedoksianto on sallittua siviilioikeudellisissa menettelyissä.

Italiassa on säädetty oikeudenkäynti- ja muiden kuin oikeudenkäyntiin liittyvien asiakirjojen tiedoksiannosta siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa, että asiakirja on lähetettävä suoraan vastaanottajalle, jolla on varmennettu sähköpostiosoite, riippumatta vastaanottajan oikeudellisesta tai ammatillisesta asemasta.

Seuraavien asianosaisten on asetettava varmennettu sähköpostiosoitteensa (posta elettronica certificata (PEC)) julkisesti saataville asianmukaisiin rekistereihin: oikeusalan ammattilaiset, oikeushenkilöt, kaupalliset yritykset ja julkiset elimet.

Siviiliprosessilain 149bis §:n mukaan haastemies tai menettelyn vireillepanijan asianajaja lähettää digitaalisella allekirjoituksella allekirjoitetusta asiakirjasta digitaalisen jäljennöksen vastaanottajan varmennettuun sähköpostiosoitteeseen, joka löytyy julkisista luetteloista tai on muutoin viranomaisten saatavilla.

Tiedoksiannon katsotaan toteutuneen, kun tiedoksiannon suorittaja asettaa sähköisen asiakirjan saataville vastaanottajan sähköpostiosoitteessa.

Koska operatiivisten lähetystapojen käyttö rajoittuu kansalliseen alueeseen ja siitä määrätään menettelyssä, joka koskee asiakirjan lähettämistä suoraan hakijalta vastaanottajalle, tiedoksiantoa varmennetun sähköpostin kautta ei tällä hetkellä sovelleta asiakirjan rajatylittävään tiedoksiantoon. Koska lainsäätäjä ei ole vahvistanut asiakirjan muita mahdollisia sähköisiä lähetystapoja (faksi, sähköposti) asiakirjan tavallisiksi tiedoksiantotavoiksi, ne katsotaan erityisiksi tavoiksi ja siten edellyttävät siviiliprosessilain 151 §:n nojalla tuomioistuimelta nimenomaista lupaa. Luvan oikeusvaikutus rajoittuu kansalliseen oikeusjärjestelmään ja on epävarma sellaisten toimien osalta, joilla on rajatylittävä ulottuvuus ja joiden oikeussuhteita, joilla on vaikutuksia kansallisen alueen ulkopuolella, voidaan säännellä ainoastaan sellaisten erityissäännösten perusteella, jotka ovat luonteeltaan sääntelyllisiä tai joista määrätään sopimuksissa tai yleissopimuksissa.

6.1 Mikä tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu sähköinen tiedoksiantotapa on saatavilla maassanne, kun tiedoksianto on suoritettava siellä suoraan henkilölle, jolla on tiedossa oleva osoite tiedoksiantoa varten toisessa jäsenvaltiossa?

Rajatylittävästä tiedoksiannosta vastaavalla keskusviranomaisella (Autorità Centrale per le notifiche transfrontaliere) ei ole tietoa kyseisen tiedoksiantotavan käytöstä, koska siinä asiakirja annetaan suoraan tiedoksi asianosaisille henkilökohtaisesti 19 artiklan 1 kohdan ja asetuksen (EU) N:o 910/2014 säännösten mukaisesti.

6.2 Onko maanne asettanut tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja lisäehtoja, joiden mukaisesti se hyväksyy kyseisen asetuksen 19 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun sähköisen tiedoksiannon sähköpostitse? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdan mukainen ilmoitus

Ei tällä hetkellä.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto)?

Suoran tiedoksiannon osalta asiakirja voidaan toimittaa myös vastaanottajan vakituiseen asuinpaikkaan, vastaanottajan toimistoon, jossa tämä harjoittaa kaupallista toimintaansa, paikkaan, jossa vastaanottaja asuu tilapäisesti tai paikkaan, jossa tämän pääasiallinen toimipaikka ja intressit sijaitsevat siviililain 43 §:ssä tarkoitetun mukaisesti.

Jos tällaisia henkilöitä ei ole, jäljennös asiakirjasta voidaan luovuttaa rakennuksen vartijalle ja, jos vartijaa ei ole, naapurille, joka suostuu asiakirjan vastaanottamiseen. Molemmissa tapauksissa on käytettävä sinetöityä kirjekuorta. Vartijan tai naapurin on kuitattava asiakirja allekirjoituksella, ja vastaanottajalle on ilmoitettava, että toimittaminen on tapahtunut kirjattuna kirjeenä ilman vastaanottotodistusta (siviiliprosessilain 139 §).

Jos vastaanottaja asuu vakituisesti kauppa-aluksella, asiakirja voidaan luovuttaa aluksen kapteenille.

Siviiliprosessilain 146 §:ssä säädetään, että jos kyseessä on toimittaminen palveluksessa olevalle sotilaalle, joka ei voi ottaa asiakirjaa vastaan henkilökohtaisesti, asiakirja toimitetaan yleiselle syyttäjälle, joka lähettää asiakirjan sen joukon komentajalle, johon sotilas kuuluu.

Jos asiakirjan vastaanottamiseen kykenevää henkilöä ei löydy tai tällaiset henkilöt kieltäytyvät vastaanottamasta asiakirjan jäljennöstä, haastemies jättää siviiliprosessilain 140 §:n mukaisesti jäljennöksen asiakirjasta sinetöidyssä kirjekuoressa sen paikkakunnan kunnantalolle, jossa tiedoksianto on suoritettava. Haastemiehen on tällöin jätettävä vastaanottajan kotiovelle ilmoitus siitä, että asiakirja on jätetty, ja lähetettävä vastaanottajalle kirjattu kirje, jossa on vastaanottotodistus.

Postipalvelujen välityksellä tapahtuvat tiedoksiannot: Postityöntekijän on pyrittävä toimittamaan kirjekuori henkilökohtaisesti vastaanottajalle. Jos vastaanottaja ei ole paikalla, kirjekuori voidaan toimittaa kirjekuoressa ilmoitettuun paikkaan vastaanottajan kanssa vakituisesti tai tilapäisesti asuvalle perheenjäsenelle tai vastaanottajan palveluksessa olevalle henkilölle edellyttäen, että kyseinen henkilö ei selvästi kärsi mielisairaudesta eikä ole alle 14-vuotias. Jos tällaisia henkilöitä ei ole, kirjekuori voidaan luovuttaa rakennuksen vartijalle.

Kirjatun kirjeen vastaanottaja allekirjoittaa vastaanottotodistuksen allekirjoitukselle varattuun kohtaan. Todistuksesta on käytävä ilmi allekirjoittajan suhde vastaanottajaan.

Virallinen tiedoksianto vastaanottajalle, jonka asuinpaikka, tilapäinen asuinpaikka tai liiketoimien ja intressien pääasiallinen paikka on tuntematon

Tuomioistuimen määräämät tiedoksiantotavat

Yleinen tapa on valtuuttaa kirjekuoren toimitus lähetin välityksellä, sillä näin voidaan taata toimitus hyvin lyhyessä ajassa.

Tiedoksianto julkisen kuulutuksen avulla

Tuomioistuin antaa osapuolen pyynnöstä ja syyttäjänvirastoa kuultuaan luvan tällaiseen tiedoksiantoon, jos vastaanottajia on paljon tai kaikkien vastaanottajien tunnistaminen on hankalaa.

Asiakirjan jäljennös jätetään sen paikkakunnan kunnantalolle, jossa käsittelystä vastaava haastemies toimii, ja asiakirjasta julkaistaan ote Italian virallisessa lehdessä. Tuomioistuin voi myös määrätä otteen julkaisemisesta laajalevikkisimmissä sanomalehdissä tai muilla julkaisukeinoilla (siviiliprosessilain 150 §).

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Tiedoksianto toimittamalla asiakirja muille henkilöille kuin vastaanottajalle: Jos asiakirja luovutetaan vastaanottajan perheenjäsenelle tai hänen kotonaan työskentelevälle henkilölle taikka rakennuksen vartijalle tai naapurille, tiedoksianto tapahtuu päivänä, jona asiakirja luovutettiin tällaiselle henkilölle, vaikka vastaanottaja saa tiedon tosiasiallisesti vasta myöhemmin.

Asiakirjan tiedoksianto paikkakunnan kunnantalolla siviiliprosessilain 140 §:n mukaisesti: Jos tiedoksianto suoritetaan jättämällä asiakirja paikkakunnan kunnantaloon siviiliprosessilain 140 §:ssä tarkoitetun mukaisesti, tuomioistuimet ovat ryhtyneet toimiin antaakseen säännöksestä lopullisen tulkinnan, koska pätevä tiedoksianto edellyttää useita muodollisuuksia, joita ei välttämättä saateta päätökseen saman päivän aikana. Asiaan liittyvässä oikeuskäytännössä on vahvistettu, että hakijan osalta tiedoksiantopäivä on päivä, jona viimeinen muodollisuus saatetaan päätökseen eli kun asiakirjan jättämistä kunnantalolle koskevan ilmoituksen sisältävä kirjattu kirje on lähetetty. Vastaanottajan osalta tiedoksiantopäivä on päivä, jona kirjettä on säilytetty postitoimistossa kymmenen päivän ajan tai kun kirje on noudettu, jos se noudetaan aikaisemmin.

Postipalvelujen välityksellä tapahtuvat tiedoksiannot: Tiedoksiantopäiväksi katsotaan asiakirjan toimittamispäivä, joka on merkitty vastaanottotodistukseen. Jos asiakirjaa ei noudeta, tiedoksiantopäivä on päivä, jona on kulunut 10 päivää siitä, kun kirjekuori on jätetty postitoimistoon. Jos jälkimmäinen päivä on edelleen epävarma, tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen päivänä, joka on merkitty postimerkkiin, jonka postitoimisto on kiinnittänyt lähettäjälle palautettavaan vastaanottotodistukseen.

Noutamatta jätetty kirjekuori on vastaanottajan saatavilla kuuden kuukauden ajan, jotta hän voi tosiasiallisesti saada tietoa sen sisällöstä.

Virallinen tiedoksianto vastaanottajalle, jonka asuinpaikka, väliaikainen asuinpaikka tai liiketoiminnan ja intressien keskuspaikka on tuntematon: Asiakirjan tiedoksiannon katsotaan toteutuneen 20 päivän kuluttua päivästä, jona se on jätetty tai toimitettu syyttäjänvirastoon.

Tuomioistuimen määräämät tiedoksiantotavat

Tiedoksiantopäivä määräytyy tiedoksiantotavan mukaan.

Tiedoksianto julkisen kuulutuksen avulla

Tiedoksiannon katsotaan toteutuneen, kun haastemies jättää tuomioistuimen pyynnöstä laissa säädettyjä menettelyjä noudattaen jäljennöksen osapuolen toimea koskevasta [tiedoksianto]selostuksesta ja todisteasiakirjoista (esimerkiksi julkaisu Italian virallisessa lehdessä) sen tuomioistuimen kirjaamoon, jossa asia käsitellään.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimistoon), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Jos asiakirjan vastaanottajaa tai vastaanottamiseen vastaanottajan poissa ollessa kykenevää henkilöä ei löydy, haastemies jättää siviiliprosessilain 140 §:n mukaisesti jäljennöksen asiakirjasta sen paikkakunnan kunnantalolle, jossa tiedoksianto on suoritettava. Haastemies jättää vastaanottajan kotiovelle sinetöidyssä kirjekuoressa ilmoituksen siitä, että asiakirja on jätetty, ja lähettää vastaanottajalle kirjatun kirjeen, jossa on vastaanottotodistus. Kirjattu kirje toimitetaan vastaanottajalle tai muille henkilöille, jotka voivat ottaa kirjekuoren vastaan postityöntekijältä. Jos tällaisia henkilöitä ei löydy, postityöntekijä jättää kirjekuoren kyseisestä alueesta vastaavaan postitoimistoon ja jättää vastaanottajan postilaatikkoon ilmoituksen, että kirjekuori on noudettavissa seuraavien 10 päivän ajan.

Jos tiedoksianto tapahtuu postipalvelujen välityksellä, postityöntekijä voi vastaanottajan ollessa poissa toimittaa tiedoksi annettavan asiakirjan sisältävän kirjekuoren jollekin henkilöistä, joilla on oikeus vastaanottaa se, ja lähettää vastaanottajalle toimitusilmoituksen (comunicazione di avvenuta consegna, CAN) kirjattuna kirjeenä.

Jos postityöntekijä ei löydä vastaanottajaa tai muuta valtuutettua henkilöä tiedossa olevasta osoitteesta, hän lähettää vastaanottajalle kirjattuna kirjeenä jättämisilmoituksen (comunicazione dell’avvenuto deposito, CAD) siitä, että asiakirjasta on jätetty jäljennös kyseisestä alueesta vastaavaan postitoimistoon. Jättämis- ja toimitusilmoitukset täydentävät tiedoksiantoa, ja postityöntekijä jättää niiden lähettämisestä ilmoituksen tiedoksi annettavan asiakirjan sisältävän kirjekuoren alkuperäiseen vastaanottotodistukseen. Ilmoituksilla taataan, että vastaanottaja on tosiasiallisesti saanut asiakirjan tiedoksi. Ne eivät vaikuta päivään, jona tiedoksiannon katsotaan toteutuneen, eli päivään, jona kirjettä on säilytetty postitoimistossa kymmenen päivän ajan tai jona kirje on noudettu, jos se noudetaan aikaisemmin.

Jotta postityöntekijä voi suorittaa tiedoksiannon vaiheet postitse, vastaanottajalla on oltava kirjeenvaihdon vastaanottamiseen soveltuva postilaatikko, jossa lukee tämän nimi.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Siviiliprosessilain 138 §:n mukaan haastemies voi aina huolehtia tiedoksiannosta luovuttamalla jäljennöksen vastaanottajalle henkilökohtaisesti tämän kotona tai, jos se ei ole mahdollista, missä tahansa vastaanottajan sijaintipaikassa sen oikeusviranomaisen alueella, johon haastemies on määrätty. Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta jäljennöstä, haastemies kirjaa asian selostukseen ja tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen henkilökohtaisesti.

Jos asiakirjan jäljennös toimitetaan muulle sellaiselle henkilölle kuin vastaanottajalle, joka pystyy vastaanottamaan asiakirjan vastaanottajan ollessa poissa, tai jos tiedoksianto suoritetaan jättämällä asiakirja kunnantaloon tai postipalvelujen välityksellä, tiedoksianto katsotaan joka tapauksessa suoritetuksi, kun laissa säädetyt muodollisuudet on suoritettu riippumatta siitä, onko vastaanottaja myöhemmin kieltäytynyt hyväksymästä asiakirjaa.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Postityöntekijä toimittaa kirjatun kirjeen vastaanottajalle ilmoitettuun osoitteeseen tai kirjattujen kirjeiden toimittamista koskevissa säännöissä tarkoitetuille muille asiaankuuluville henkilöille, joita ovat kotitalouden jäsenet, avoliitossa asuvat, työkaverit ja rakennuksen vartija.

Yrityksille, oikeushenkilöille ja yhdistyksille osoitetut kirjatut kirjeet toimitetaan niiden lailliselle edustajalle tai vastuussa olevalle henkilöstön jäsenelle. Yrityksille, oikeushenkilöille ja yhdistyksille osoitetut kirjatut kirjeet toimitetaan niiden lailliselle edustajalle tai vastuussa olevalle henkilöstön jäsenelle.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 18 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Jos postityöntekijä ei löydä ketään, hän jättää asiakirjan kyseisestä alueesta vastaavaan postitoimistoon.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Jos vastaanottaja on poissa, postityöntekijä jättää tämän postilaatikkoon kehotuksen noutaa asiakirja.

Ulkomailta tapahtuva tiedoksianto on mahdollista kansainvälisellä kirjatulla kirjeellä, mutta toisin kuin postipalvelujen välityksellä tapahtuvassa tiedoksiannossa Italiassa, postityöntekijä tai vastaanottaja ei voi tällöin tunnistaa kirjeen sisältöä asetuksen (EU) 2020/1784 18 artiklan mukaiseksi ulkomailta tapahtuvaksi asiakirjan tiedoksiannoksi. Postipalvelujen välityksellä kansallisesti tapahtuvassa tiedonannossa tämän voi nähdä suoraan käytetyn kirjekuoren tyypistä, sillä kirjekuori on väriltään vihreä. Tämän vuoksi kirjekuorta käsitellään samoin kuin mitä tahansa muuta kirjattua kirjettä osana henkilökohtaista tai kaupallista kirjeenvaihtoa.

Kansainvälisessä vastaanottotodistuksessa ei ole tiettyjä piirteitä, jotka sisältyvät kansallisessa lainsäädännössä säädettyihin vastaanottotodistuksiin asianmukaisen toimituksen ja puolustautumisoikeuksien varmistamiseksi ja jotka tarjoavat hyödyllisiä tietoja kirjekuoren noutavan henkilön asemasta postitoimistoon jätetyssä kirjekuoressa olevan nimen ja päivämäärän lisäksi oikean säilytysajan arvioimiseksi. Kansainvälisen kirjatun kirjeen säilytysaika on 30 päivää, mutta kansallisen lainsäädännön mukaisesti säilytysaika on vain 10 päivää, vaikka kirjekuori onkin vastaanottajan noudettavissa kuuden kuukauden ajan, mikä takaa pidemmän ajan tosiasiallisen tiedon saamiseksi asiakirjasta.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Tiedoksiannosta huolehtiva henkilö merkitsee tiedoksiannon jäljennökseen ja alkuperäiseen kappaleeseen toimituspäivän, -tavan ja -paikan asianmukaisen tiedoksiantomenettelyn arviointia varten. Hänen on myös ilmoitettava tehdyistä hauista, myös hauista henkilörekistereistä (siviiliprosessilain 148 §).

Postipalvelujen välityksellä tapahtunutta tiedoksiantoa koskevassa selostuksessa on mainittava kirjeen lähetyspäivämäärä sekä lähettävä postitoimisto. Lähettäjälle on palautettava vastaanottotodistus, sillä se on asiakirjatodiste asiakirjan tiedoksiannosta.

Jos postityöntekijä vahvistaa vastaanottotodistuksessa, että vastaanottaja on tuntematon tai muuttanut kirjekuoressa mainitusta osoitteesta, tiedoksiantoa ei katsota suoritetuksi.

Haastemiehen laatima selostus on todistusvoimainen asiakirja tapahtumista haastemiehen läsnä ollessa ja hänelle esitetyistä lausunnoista, ellei sitä osoiteta vääräksi. Se on prima facie -näyttöä muista olosuhteista, joita haastemies ei ole henkilökohtaisesti varmentanut (esimerkiksi onko asiakirjan vastaanottanut henkilö vastaanottajan perheenjäsen tai työntekijä).

Rajatylittävien ilmoitusten osalta tiedoksiantotoimien lopputulos kirjataan asetuksessa (EU) 2020/1784 säädettyihin ilmoittamista tai ilmoittamatta jättämistä koskeviin lomakkeisiin.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Tiedoksianto on pätemätön, jos oikeudellisen tiedon periaatteen takaamiseksi asetettuja muodollisia vaatimuksia ei ole noudatettu tai jos on olemassa perustavanlaatuista epävarmuutta siitä, kenelle tiedoksianto on suoritettu ja minä päivänä.

Pätemättömyys voi korjautua, jos tiedoksiannon tarkoitus on kuitenkin saavutettu (esimerkiksi jos vastaanottaja saapuu oikeuden eteen).

Tiedoksiantopäivän epävarmuudesta johtuvan tilanteen on oltava perustavanlaatuinen eikä sitä voida korjata, jos sen perusteella määräytyy pakollinen määräaika. Jos alkuperäiseen asiakirjaan ja jäljennökseen on merkitty eri päivämäärät, oikeaksi päivämääräksi katsotaan vastaanottajan jäljennökseen merkitty päivämäärä, jotta voidaan taata vastaanottajan puolustautumisoikeus.

Oikeuskäytännön mukaan tiedoksiantoa ei ole tapahtunut eikä siksi ole mitään korjattavaa, jos asiakirjaa ei ole annettu tiedoksi lainkaan tai jos se on annettu tiedoksi sellaisessa paikassa tai sellaiselle henkilölle, jolla ei ole mitään yhteyttä vastaanottajaan.

Toinen korjauskelvoton pätemättömyysperuste on tilanne, jossa alkuperäinen asiakirja ja jäljennös eroavat toisistaan siten, että vastaanottajalla ei ole mahdollisuutta puolustautua.

11 Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa käytetyn kielen perusteella (tiedoksiantoasetuksen 12 artikla) ja tuomioistuin tai viranomainen, jonka käsiteltäväksi asia on saatettu, päättää tarkistettuaan, ettei kieltäytyminen ollut perusteltu, onko olemassa erityinen oikeussuojakeino kyseisen päätöksen riitauttamiseksi?

Jos tiedoksiannon vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa käytetyn kielen perusteella (tiedoksiantoasetuksen 12 artikla) ja tuomioistuin katsoo, että kieltäytyminen on perusteeton, prosessioikeudessa (siviiliprosessilaki) yleisesti säädettyjä oikeussuojakeinoja voidaan käyttää sellaisten toimenpiteiden riitauttamiseksi, jotka rikkovat puolustuksen oikeuksia ja oikeutta tulla kuulluksi.

12 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon? Onko tiedoksiantotapa erilainen silloin, kun asiakirja on annettava tiedoksi kansallisen lainsäädännön nojalla ja kun tiedoksiantopyyntö on lähtöisin toisesta jäsenvaltiosta? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 15 artiklassa tarkoitettu ilmoitus, joka koskee toisesta jäsenvaltiosta peräisin olevan asiakirjan tiedoksiantoa

Siviilioikeudellisissa asioissa tiedoksiantoa pyytävän osapuolen on katettava kustannukset, jotka koostuvat valtionkassaan (erario) maksettavista maksuista, toimituskuluista ja kulukorvauksista, jotka aiheutuvat haastemiehelle tämän käsitellessä asiakirjoja toimipaikkansa ulkopuolella.

Asiaa säännellään 30. toukokuuta 2002 annetulla presidentin asetuksella nro 115 (konsolidoitu laki oikeudenkäyntikuluista (Testo Unico delle spese di giustizia)).

Joissakin menettelyissä, kuten työ- ja sosiaaliturva-asioita sekä avio- ja asumuseroa koskevissa menettelyissä, ja tapauksissa, joissa vähävarainen asianosainen saa valtion kustantamaa oikeusapua, asianosaisen ei tarvitse maksaa tiedoksiannosta aiheutuvia kustannuksia, vaan ne maksetaan valtionkassasta.

Asetuksessa (EU) 2020/1784 edellytetty tiedoksianto on vapautettu kaikista kustannuksista.

Päivitetty viimeksi: 15/01/2025