1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?
„Doręczenie pism sądowych” oznacza powiadomienie określonej osoby fizycznej lub prawnej w możliwy do zweryfikowania sposób z zachowaniem formy przewidzianej w przepisach prawa. Celem przepisów w zakresie doręczania pism sądowych jest zapewnienie prawidłowego doręczenia pism sądowych właściwej osobie w możliwy do zweryfikowania sposób.
2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?
Pisma sądowe podlegające doręczeniu to zazwyczaj pisma związane z postępowaniem sądowym, takie jak wezwania do stawienia się przed sądem i wezwania do złożenia zeznań. Przedmiotem wniosku o doręczenie pism w celach dowodowych mogą być również dokumenty inne niż pisma związane z postępowaniem sądowym, np. testamenty.
3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?
W kontekście postępowania sądowego za doręczenie pism sądowych odpowiada co do zasady sąd. Na wniosek strony sąd może jej powierzyć odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych, jeżeli uzna, że istnieją ku temu przesłanki.
W pozostałych przypadkach odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych spoczywa na stronie, która ma interes w ich skutecznym doręczeniu.
4 Ustalanie adresu
4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów
Tak. Pracownicy sądowi doręczający pisma sądowe przy sądzie rejonowym (käräjäoikeus) mają dostęp do systemu danych ewidencji ludności, w którym mogą sprawdzić aktualne dane adresowe.
4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?
Usługa adresowa (osoitepalvelu) umożliwia wyszukiwanie aktualnych danych adresowych niemalże wszystkich osób zamieszkujących w Finlandii na stałe. Informacje dostępne w ramach tej usługi oparte są na informacjach przechowywanych w systemie ewidencji ludności prowadzonym przez Biuro Danych Cyfrowych i Demograficznych (Digi- ja väestötietovirasto).
Dane adresowe można wyszukać, podając imię i nazwisko danej osoby fizycznej – wcześniejsze lub aktualne. Wyniki wyszukiwania można filtrować według wieku osoby fizycznej, jej daty urodzenia lub obecnego bądź wcześniejszego miejsca zamieszkania.
W rejestrze udostępnia się dane adresowe konkretnych osób fizycznych, które ukończyły 15. rok życia i które nie odmówiły wyrażenia zgody na przekazanie swoich danych adresowych.
Usługa adresowa w języku fińskim: tel.: 0600 0 1000.
Usługa adresowa w języku szwedzkim: tel.: 0600 0 1001.
Usługi te są dostępne codziennie w godz. 8:00–22:00.
Ich koszt to 2,50 euro za minutę + opłaty z tytułu korzystania z sieci lokalnej/komórkowej oraz opłaty z tytułu oczekiwania na połączenie w sieci lokalnej/komórkowej (1,98 euro za minutę do 16 maja 2020 r.).
Z usługi można korzystać wyłącznie na terytorium Finlandii.
Zapytania w sprawie danych adresowych można również kierować do Biura Danych Cyfrowych i Demograficznych drogą mailową. Można je przesyłać w językach fińskim, szwedzkim lub angielskim na adres e-mail: vtj-todistus@dvv.fi. Zapytania można również przesyłać na piśmie na adres Biura Danych Cyfrowych i Demograficznych: PL 123, 00531 Helsinki. Za tę usługę również pobierana jest opłata. W zapytaniu należy podać cel, jakiemu służyć ma informacja o adresie.
Fiński Urząd Patentowy i Rejestrowy (Patentti- ja rekisterihallitus) i fińska administracja podatkowa (Verohallinto) wspólnie udostępniają usługę wyszukiwania danych biznesowych przedsiębiorstw dostępną pod adresem https://www.ytj.fi. Usługa jest dostępna w językach fińskim, szwedzkim i angielskim. Dodatkowe informacje można uzyskać pod adresem https://www.prh.fi/fi/index.html (w języku fińskim), https://www.prh.fi/sv/index (w języku szwedzkim) i https://www.prh.fi/en/index.html (w języku angielskim).
4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów
Zob. odpowiedź na poprzednie pytanie.
5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?
Zgodnie z § 3 kodeksu postępowania sądowego (Oikeudenkäymiskaari 4/1734), jeżeli w danym przypadku za doręczenie pism sądowych w toku postępowania sądowego odpowiada sąd, dokumenty są doręczane głównie pocztą. Pismo może zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Ewentualnie można je wysłać bezpośrednio do miejsca zamieszkania osoby fizycznej. W takim przypadku potwierdzenie odbioru załącza się do listu, a adresat musi je podpisać i odesłać do sądu. Pisma związane z postępowaniem sądowym inne niż wezwania do stawienia się przed sądem i pierwsze wezwanie do udzielenia odpowiedzi również można doręczyć pocztą tradycyjną na adres podany przez daną stronę sądowi. Pismo sądowe przesłane pocztą tradycyjną uznaje się za doręczone adresatowi po upływie siedmiu dni od daty jego wysłania.
Zgodnie z § 4 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli istnieje ryzyko, że doręczenie pism sądowych drogą pocztową okaże się nieskuteczne, pisma może doręczyć pracownik sądowy doręczający pisma sądowe.
Zgodnie z § 2 kodeksu postępowania sądowego (4/1734) sąd może – za zgodą danej strony postępowania – powierzyć tej stronie odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych, jeżeli uzna, że istnieją ku temu uzasadnione przesłanki. W takich przypadkach sąd wyznaczy takiej stronie termin na doręczenie pism sądowych i na przekazanie sądowi potwierdzenia doręczenia. Zgodnie z § 4 kodeksu postępowania sądowego (4/1734) w takiej sytuacji pisma sądowe doręcza pracownik sądowy doręczający pisma sądowe.
Zgodnie z § 4 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli sąd powierzył danej stronie odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych i jeżeli strona ta jest reprezentowana przez adwokata lub państwowego doradcę prawnego, pisma mogą zostać doręczone adresatowi osobiście przez tego adwokata lub doradcę. W takich przypadkach adresat podpisuje potwierdzenie odbioru pism sądowych. Tego sposobu doręczenia nie można stosować w sprawach karnych.
Na żądanie organu lub osoby fizycznej pisma inne niż pisma związane z postępowaniem sądowym doręcza pracownik sądowy doręczający pisma sądowe.
6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?
Zgodnie z § 11 ust. 3 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych spoczywa na sądzie lub prokuratorze, pismo można doręczyć, przesyłając go odpowiedniej stronie jako pismo elektroniczne w formacie określonym przez adresata, o ile można założyć, że adresat zostanie poinformowany o doręczeniu tego pisma i odeśle potwierdzenie jego odbioru przed upływem wyznaczonego terminu.
Zgodnie z § 11 ust. 3b kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli organem odpowiedzialnym za doręczenie pism sądowych jest sąd i jeżeli sprawa dotyczy wierzytelności o określonej wysokości, przywrócenia posiadania lub stanu poprzedniego bądź eksmisji, a powód stwierdzi, że nie uznaje danej sprawy za kwestię sporną, pisma mogą również zostać doręczone drogą telefoniczną. W przypadku doręczenia drogą telefoniczną należy dodatkowo upewnić się, że taka metoda doręczenia jest odpowiednia, biorąc pod uwagę zakres i charakter danego pisma sądowego, oraz że można z całą pewnością stwierdzić, iż adresat został należycie poinformowany o treści danego pisma i że zdaje sobie sprawę ze znaczenia faktu doręczenia tego pisma. Po doręczeniu pisma sądowego drogą telefoniczną pismo to musi zostać niezwłocznie wysłane drogą pocztową lub elektroniczną na adres wskazany przez adresata, chyba że jest to w oczywisty sposób bezzasadne ze szczególnych względów. W przypadku doręczenia pisma sądowego drogą telefoniczną również sporządza się dowód potwierdzający doręczenie dokumentu.
6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?
Zob. odpowiedź na poprzednie pytanie dotyczące doręczania dokumentów drogą elektroniczną.
6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów
Nie.
7 Doręczenie „zastępcze”
7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?
Zgodnie z § 7 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli pracownik sądowy doręczający pisma sądowe podjął próbę doręczenia pism sądowych osobie, której miejsce zamieszkania w Finlandii jest znane, lecz nie zastał tej osoby ani żadnej innej osoby uprawnionej do odbioru pism sądowych podlegających doręczeniu, i jeżeli można przyjąć na podstawie okoliczności, że dana osoba unika odebrania pism sądowych, pracownik sądowy doręczający pisma sądowe może je doręczyć dowolnemu członkowi tego samego gospodarstwa domowego, który ukończył 15. rok życia, lub – jeżeli adresat pism sądowych prowadzi działalność gospodarczą – dowolnej osobie fizycznej zatrudnionej przez adresata. Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej z wymienionych powyżej osób, pisma sądowe można doręczyć, składając je w lokalnym komisariacie policji.
W przypadku zastosowania procedury, o której mowa w akapicie pierwszym, pracownik sądowy doręczający pisma sądowe musi przesłać adresatowi doręczanych pism sądowych stosowne zawiadomienie na jego adres. Pisma sądowe uznaje się za doręczone w chwili wysłania zawiadomienia, o którym mowa w akapicie drugim.
W postępowaniu karnym nie można doręczyć oskarżonemu wezwania do stawienia się przed sądem z zastosowaniem procedury przedstawionej w tym punkcie.
Zgodnie z § 9 kodeksu postępowania sądowego (4/1734) w przypadku braku możliwości uzyskania informacji na temat miejsca pobytu adresata sąd jest zobowiązany doręczyć pismo sądowe przez ogłoszenie. W postępowaniu karnym nie można doręczyć oskarżonemu wezwania do stawienia się przed sądem przez ogłoszenie.
7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?
Zob. odpowiedź na pyt. 7.1.
7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?
Zob. odpowiedź na pyt. 7.1.
7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?
Jeżeli adresat nie odbierze doręczanych dokumentów z urzędu pocztowego lub odmówi odbioru dokumentów wysłanych za potwierdzeniem odbioru, wniosek zwraca się nadawcy. W takim przypadku uznaje się, że pisma sądowe nie zostały doręczone [zob. na przykład orzeczenie Sądu Najwyższego (korkein oikeus) nr 50 z 1997 r.]. Podobnie jeżeli pismo sądowe podlegające doręczeniu zostało wysłane bezpośrednio na adres, pod którym zamieszkuje dana osoba, uznaje się, że nie zostało ono doręczone adresatowi, jeżeli adresat nie odeśle do sądu podpisanego potwierdzenia odbioru.
Adresat może odmówić przyjęcia pism sądowych doręczonych przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe wyłącznie w przypadku, gdy spełnione są określone warunki wymienione w prawie. Adresat może odmówić przyjęcia doręczanych pism sądowych m.in. w przypadku, gdy pisma te nie zostały sporządzone w języku fińskim, szwedzkim lub w innym zrozumiałym dla niego języku (na przykład: ustawa o międzynarodowej pomocy prawnej w sprawach karnych – Laki kansainvälisestä oikeusavusta rikosasioissa – lub ustawa o międzynarodowej pomocy prawnej oraz uznawaniu i wykonywaniu orzeczeń w sprawach cywilnych i handlowych – Laki kansainvälisestä oikeusavusta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta siviili- ja kauppaoikeuden alalla). W przypadku bezpodstawnej odmowy przyjęcia doręczanych pism sądowych, pisma te uznaje się za doręczone.
Jeżeli istnieje podstawa prawna odmowy przyjęcia pism sądowych, pracownik sądowy doręczający pisma sądowe zwróci te pisma. W takiej sytuacji przedstawi on pisemny dowód potwierdzający, że adresat odmówił przyjęcia pism sądowych podlegających doręczeniu, oraz wyjaśnienie podstaw odmowy.
8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)
8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?
Jeżeli pisma sądowe wysłano do Finlandii w celu ich doręczenia pocztą za potwierdzeniem odbioru, urząd pocztowy zatrzyma te pisma i przekaże adresatowi awizo dotyczące przesyłki oczekującej na odebranie w urzędzie pocztowym. Pisma sądowe z urzędu pocztowego będą mogli odebrać wyłącznie adresat lub osoba upoważniona przez adresata. Jeżeli organ wnioskujący o doręczenie pism sądowych zażąda doręczenia pism sądowych do rąk własnych adresata, pisma doręcza się wyłącznie adresatowi.
8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?
Jeżeli adresat nie odbierze pism sądowych z urzędu pocztowego, pisma odsyła się nadawcy.
W takich przypadkach nadawca może przesłać pisma sądowe wraz z wnioskiem o ich doręczenie sądowi rejonowemu (käräjäoikeus) właściwemu dla miejsca zamieszkania lub pobytu adresata. Po otrzymaniu wniosku pracownicy sądu rejonowego doręczający pisma sądowe podejmą próbę doręczenia pism sądowych do rąk własnych adresata.
8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?
Urząd pocztowy przekazuje adresatowi awizo dotyczące przesyłki oczekującej na odebranie w urzędzie pocztowym. Awizo będzie również zawierało informacje o terminie, w jakim adresat musi odebrać pisma sądowe.
Urząd pocztowy będzie przechowywał pisma sądowe do końca tygodnia, w którym wpłynęły do niego te pisma, i przez dwa kolejne pełne tygodnie kalendarzowe.
9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?
Pracownik sądowy doręczający pisma sądowe przedstawi dowód doręczenia pism sądowych. Dowód przedstawia się również w przypadku doręczenia pism sądowych pocztą.
10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?
Jeżeli pisma sądowe doręczono w nieprawidłowy sposób, a dana osoba nie pojawiła się w sądzie lub nie przekazała wymaganej odpowiedzi pisemnej, konieczne jest powtórne doręczenie. Jeżeli jednak błąd ma charakter marginalny, ponowne doręczenie pism nie jest konieczne.
Jeżeli dana osoba uzna, że pisma sądowe doręczono w nieprawidłowy sposób, sprawa zostanie odroczona, chyba że nie będzie to konieczne z uwagi na marginalny charakter błędu.
11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?
Środkiem zaskarżenia jest odwołanie w sprawie głównej.
12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego
Koszt doręczenia i potwierdzenia doręczenia pism sądowych przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe wynosi 85 euro. Opłaty nie pobiera się, gdy za doręczenie pism sądowych odpowiedzialny jest sąd.
Bezpłatne jest także doręczenie pism sądowych na podstawie zagranicznego wniosku o pomoc prawną.