I. Geschiedenis van het nationale register
i. Wanneer is het opgericht?
Het ondernemingsregister (Departement van de bewaarder van het ondernemings- en intellectuele eigendomsregister (Tmíma Efórou Etaireión kai Dianoitikís Idioktisías)) is een overheidsagentschap dat ressorteert onder het Ministerie van Energie, Handel en Industrie. Het nationale register omvat alle organisaties die sinds 1923 zijn geregistreerd. De eerste buitenlandse registratie vond plaats op 20 juni 1923. De afdeling “Ondernemingen” (Kládos Etaireión) werd in 1924 opgericht en de eerste onderneming werd op 20 mei van dat jaar geregistreerd. De afdeling “Partnerschappen en handelsnamen” (Kládos ton Synetairismón kai Emporikón Eponymión) werd in 1929 opgericht, waarbij het eerste partnerschap werd geregistreerd op 26 april van dat jaar en de eerste handelsnaam op 3 mei 1929.
ii. Wanneer is het gedigitaliseerd?
In 2013.
iii. Welke wetgeving is momenteel van toepassing?
- Binnenlandse en buitenlandse ondernemingen vallen onder de vennootschapswet (O perí Etaireión Nómos) (hoofdstuk 113).
- Partnerschappen en handelsnamen vallen onder de wet algemene en beperkte partnerschappen en handelsnamen (O perí Omorrýthmon kai Eterorrýthmon Synetairismón kai Emporikón Eponymión Nómos) (hoofdstuk 116).
- Europese vennootschappen vallen onder de verordening van 2006 betreffende Europese naamloze vennootschappen (SE) (bestuurswet nr. 290/2006).
- Europese economische samenwerkingsverbanden vallen onder de wet van 2012 inzake Europese economische samenwerkingsverbanden (wet nr. 161(I) van 2012).
II. Welke gegevens bevat het ondernemingsregister?
i. Wie mag het register raadplegen?
- i. Wie mag het register raadplegen?
Alle belanghebbenden hebben toegang tot het register en kunnen informatie verkrijgen over binnenlandse en buitenlandse ondernemingen, partnerschappen, handelsnamen, Europese vennootschappen en Europese economische samenwerkingsverbanden.
Iedereen kan online vaststellen of een bepaalde organisatie is opgenomen in de registers van het departement en de status ervan raadplegen.
Wat Europese vennootschappen en Europese economische samenwerkingsverbanden betreft, is er geen elektronische zoekfunctie, maar kan een fysieke zoekopdracht worden uitgevoerd in de kantoren van het departement.
ii. Welke gegevens bevat het ondernemingsregister?
(a) Welke soorten gegevens worden er opgeslagen (welke entiteiten worden opgenomen in het openbaar register, informatie over insolventie, financiële verslagen enz.)?
De volgende informatie wordt opgeslagen in het ondernemingsregister:
- gegevens van de onderneming, zoals naam, datum van oprichting en statutaire zetel;
- status van de onderneming, dat wil zeggen geregistreerd, geschrapt, ontbonden, in liquidatie of in beheer;
- maatschappelijk aandelenkapitaal en geplaatst kapitaal;
- nadere gegevens over bestuurders, secretaris en aandeelhouders.
- het aantal aandelen dat elke aandeelhouder bezit.
b) Welke documenten worden ingediend/opgeslagen (dossiers, documentcollecties, statuten, notulen van algemene vergaderingen enz.)?
De volgende documenten en/of informatie die bij de bewaarder van het ondernemingsregister worden ingediend of ingeschreven, worden in elektronische vorm in het ondernemingsregister gepubliceerd en zijn “verplicht openbaar te maken informatie”:«»
- oprichtingsakte en statuten van de onderneming;
- alle wijzigingen van de oprichtingsakte en de statuten;
- na een wijziging van de oprichtingsakte of de statuten, de tekst van de nieuwe versie van het gewijzigde document;
- het oprichtingscertificaat en elke naamswijziging;
- de gegevens over de aanstelling en het vertrek en de persoonsgegevens van bestuurders, met inbegrip van eventuele wijzigingen van die gegevens;
- het jaarverslag en de financiële overzichten;
- gegevens over de statutaire zetel en eventuele wijzigingen daarvan;
- elke wijziging van het hoofdkantoor van de onderneming;
- elk bevel tot liquidatie, voortzetting van de liquidatie onder toezicht van een rechtbank of opschorting van de liquidatie;
- benoemingen van een liquidateur en de gegevens van de liquidateur;
- ontbinding en eventuele ontbindingsbevelen;
- elk besluit tot vrijwillige ontbinding;
- het verslag van de liquidateur na een slotvergadering;
- de doorhaling van een onderneming uit het register;
- kapitaalverslagen of -certificaten;
- elk verslag over de toekenning van aandelen;
- andere wettelijk voorgeschreven kennisgevingen.
iii. Hoe kan ik een zoekopdracht uitvoeren (en wat zijn de beschikbare zoekcriteria)?
(a) In persoon
- Informatie over geregistreerde organisaties is rechtstreeks beschikbaar bij de kantoren van de bewaarder van het ondernemings- en intellectuele eigendomsregister in Makariou en Karpenisiou, Xeniosgebouw, 1427 Nicosia, Cyprus.
(b) Op de website van het register
- De informatie is te vinden op het webportaal van het register van ondernemingen:
(c) Wat zijn de beschikbare zoekcriteria?
- Om een zoekopdracht uit te voeren, klikt u eerst op de link van het bovengenoemde portaal. Klik vervolgens op “eServices” en daarna op “eSearch in Business Entity’s Registry”. Zo komt u bij de zoekfunctie.«» Iedereen kan zoeken naar een specifieke organisatie door de naam of het registratienummer van de organisatie in te voeren.
iv. Hoe kan ik documenten verkrijgen?
(a)Kosteloos?
- Het dossier van een Cypriotische onderneming, een buitenlandse onderneming, een partnerschap of handelsnaam kan elektronisch worden doorzocht door de naam of het registratienummer ervan in te voeren.
De volgende informatie is kosteloos beschikbaar:
- naam van de organisatie;
- de registratiedatum;
- soort organisatie;
- status van de organisatie;
- adres van de statutaire zetel/plaats van werkzaamheden;
- naam van bestaande bestuurders en secretaris/vennoten/eigenaar van de handelsnaam;
- weergave van hangende diensten die in het register moeten worden opgenomen;
- weergave van geregistreerde documenten;
- datum van registratie van het laatste jaarverslag.
(b) Tegen betaling?
- Door betaling van een vergoeding €10 kan het elektronische dossier van de geselecteerde organisatie volledig worden doorzocht, waarbij alle in het register opgenomen informatie beschikbaar is vanaf de datum van registratie van de organisatie tot en met de datum van de zoekopdracht.
- Elke belanghebbende kan certificaten/gewaarmerkte kopieën verkrijgen tegen betaling van de desbetreffende vergoeding.
v. Hoe kan ik een uittreksel uit het register, een gewaarmerkte kopie of een transcriptie van documenten verkrijgen?
- Elke belanghebbende kan verzoeken om certificaten/gewaarmerkte kopieën verkrijgen tegen betaling van de desbetreffende vergoeding. Certificaten/gewaarmerkte kopieën kunnen online, persoonlijk, per post of per e-mail worden verkregen.
III. Het registratieproces.
i. Hoe kan ik de registratieprocedure starten (hoe kan ik aanvragen indienen bij het register of documenten laten certificeren, welk soort documenten moeten worden bijgevoegd)?
(a)In persoon
- De registratieprocedure kan rechtstreeks worden uitgevoerd aan de loketten van de bewaarder van het ondernemingsregister, tegen betaling van de desbetreffende vergoeding.
(b)Online
- Documenten kunnen volledig online worden geregistreerd. Om documenten van een geregistreerde organisatie via het systeem voor elektronische documentenregistratie te kunnen registreren, moet u eerst de inlogcodes van de betrokken bedrijfsentiteit verkrijgen. Inlogcodes kunnen worden verkregen door een aanvraag tot registratie van een geregistreerde organisatie in het elektronische systeem in te dienen op het volgende e-mailadres: efilingcodes@drcor.meci.gov.cy
Meer informatie is te vinden op: http://www.companies.gov.cy/en/21-eservices/efiling-of-documents
ii. Hoe worden de ingediende aanvragen onderzocht?
- Ingediende aanvragen worden door ambtenaren van het departement onderzocht overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.
IV. Rechtsgevolgen van de registratie
i. Gevolgen van het invoeren van gegevens voor derden overeenkomstig artikel 17 van Richtlijn (EU) 2017/1132
- De bewaarder van het ondernemingsregister uploadt in elektronische vorm alle actuele informatie naar het register met een toelichting over de bepalingen van nationaal recht op grond waarvan derden zich kunnen beroepen op informatie, alsook elk type document dat wordt aangeduid als “verplicht openbaar te maken informatie”.«»
ii. Verschillen tussen de invoering van gegevens in het register en de openbaarmaking ervan
- In geval van een verschil tussen de invoering van gegevens en de openbaarmaking ervan overeenkomstig artikel 365 bis, lid 1, mag de betrokken onderneming de openbaar gemaakte tekst niet tegen derden gebruiken, maar kunnen derden zich daarop beroepen, tenzij de onderneming kan aantonen dat de derde kennis had van de in het register ingevoerde tekst.
iii. Wie is verantwoordelijk voor de juistheid van de geregistreerde gegevens?
- De bestuurders/directieleden van de onderneming in kwestie zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens.
V. Gegevensbeschermingsprocedures
Overeenkomstig artikel 371 bis van de vennootschapswet (hoofdstuk 113) is de verwerking van persoonsgegevens op grond van die wet onderworpen aan de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 en de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
VI. Contactgegevens
- U kunt contact opnemen met het Departement van de bewaarder van het ondernemings- en intellectuele eigendomsregister per telefoon op (+357) 22404301 / 22404302, of per e-mail op eterion@drcor.meci.gov.cy of deptcomp@drcor.meci.gov,
- of per post op het volgende adres: Makariou en Karpenisiou, Xenios Building, 1427 Nicosia, Cyprus.