1 Is bewijsverkrijging via videoconferentie mogelijk hetzij met de deelname van een gerecht in de verzoekende lidstaat, hetzij rechtstreeks door een gerecht van die lidstaat? Zo ja, wat zijn dan de toepasselijke nationale procedures of wetten?
In Polen mag bewijs per videoconferentie worden verkregen, zowel op grond van de artikelen 12 tot en met 14 als krachtens de artikelen 19 tot en met 21 van Verordening (EG) nr. 2020/1783 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2020 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken (bewijsverkrijging) (herschikking). Het gebruik van videoconferentie is geregeld in het Poolse wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Kodeks postępowania cywilnego; hierna het “wetboek van burgerlijke rechtsvordering” genoemd), met name in artikel 151, lid 2, en artikel 235, lid 2, en in de regeling van de minister van Justitie van 11 maart 2024 betreffende de soorten uitrusting en technische middelen die in de gerechtsgebouwen worden gebruikt voor bewijsverkrijging in het kader van een hoorzitting op afstand in civiele procedures, de wijze waarop deze uitrusting en middelen worden gebruikt en de wijze van opslag, reproductie en kopie van de opnames die bij de bewijsverkrijging zijn gemaakt (Pools Staatsblad (Dziennik Ustaw) van 2024, wet 357) en de aankondiging van de minister van Justitie van 5 maart 2024 over de technische normen voor software en uitrusting die nodig zijn om deel te nemen aan een hoorzitting op afstand (Publicatieblad van het ministerie van Justitie, 2024, punt 82).
2 Gelden er beperkingen inzake het soort personen dat via videoconferentie kan worden verhoord – betreft het bijvoorbeeld enkel getuigen of kunnen ook andere personen zoals deskundigen of partijen op die manier worden verhoord?
Het Poolse recht kent dat soort beperkingen niet. Deskundigen, partijen en getuigen kunnen allemaal per videoconferentie worden verhoord.
Indien de aard van het bewijs geen beletsel vormt, kan de aangezochte rechter gelasten dat de bewijsverkrijging op afstand wordt verricht tijdens een hoorzitting op afstand (artikel 235, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).
Een partij kan bezwaar maken tegen het horen van een getuige buiten de rechtszaal in een hoorzitting op afstand, maar niet later dan 7 dagen nadat zij in kennis is gesteld van het voornemen om op deze manier bewijs te verkrijgen. Indien het bezwaar wordt toegewezen, roept de rechtbank de getuige op om persoonlijk in de rechtszaal te verschijnen (artikel 263 (1), van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).
3 Welke eventuele beperkingen gelden er inzake het soort bewijs dat via videoconferentie kan worden verkregen?
Het Poolse recht kent geen beperkingen ten aanzien van het soort bewijs dat per videoconferentie kan worden geleverd: de enige vereiste is dat de aard van het bewijs zich er niet tegen verzet (artikel 235, lid 2, wetboek van burgerlijke rechtsvordering) In de praktijk kan het voor bepaald bewijsmateriaal (bv. door middel van visuele inspectie verkregen bewijs) niet of nauwelijks mogelijk blijken dat via videoconferentie te leveren. De rechter zal daar uiteindelijk over moeten oordelen.
De voorzitter kan gelasten dat een openbare hoorzitting wordt gehouden met behulp van technische middelen die het mogelijk maken deze op afstand te houden (hoorzitting op afstand), mits de aard van de tijdens de hoorzitting te verrichten handelingen geen beletsel vormt en bij het houden van de hoorzitting op afstand een volledige bescherming van de procedurele rechten van de partijen en het goede verloop van de procedure gewaarborgd zijn. In dit geval zijn de rechter en de griffier aanwezig in de rechtszaal, terwijl de andere personen die aan de hoorzitting deelnemen, niet aanwezig hoeven te zijn in het gebouw van de rechtbank die de procedure behandelt. De video- en geluidsopname van de procedurele handelingen die in de rechtszaal plaatsvinden, wordt doorgestuurd naar de locatie waar de deelnemers die te kennen hebben gegeven op afstand aan de hoorzitting te willen deelnemen, zich bevinden, en van de locatie waar deze deelnemers zich bevinden naar het gebouw van de rechtbank die de procedure behandelt (artikel 151, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).
4 Gelden er beperkingen inzake de plaats waar de persoon via videoconferentie moet worden verhoord – d.w.z. moet dat een rechtbank zijn?
Als de hoorzitting per videoconferentie plaatsvindt, kunnen de verhoorde persoon en de andere deelnemers aan de procedure die niet in de rechtszaal aanwezig zijn, zich in het gebouw van een andere rechtbank of op een andere locatie bevinden.
Een persoon die deelneemt aan een hoorzitting op afstand en zich buiten het gerechtsgebouw bevindt, moet de rechtbank informeren over zijn locatie en ervoor zorgen dat de omstandigheden van die locatie in overeenstemming zijn met de waardigheid van het gerecht en geen belemmering vormen voor de uitvoering van proceshandelingen met zijn deelname. Indien de persoon weigert de vermelde informatie te verstrekken of indien zijn gedrag gegronde twijfel doet rijzen over het goede verloop van de handelingen die met zijn deelname op afstand worden verricht, kan de rechtbank hem oproepen om persoonlijk in de rechtszaal te verschijnen.
Een persoon die deelneemt aan een hoorzitting op afstand, moet op verzoek van de voorzitter van de rechtsprekende formatie informatie verstrekken over zijn verblijfplaats en de personen die hem vergezellen.
In het geval van een persoon die een vrijheidsstraf uitzit, wordt aan de procedurele activiteiten ook deelgenomen door een vertegenwoordiger van het bestuur van de strafinrichting of het huis van arrest, de vertegenwoordiger van de betrokkene, indien aangewezen, en de tolk, indien toegewezen.
5 Is het toegestaan verhoren per videoconferentie te registreren en zo ja, zijn de nodige voorzieningen beschikbaar?
Gewoonlijk wordt voor het proces-verbaal van de zitting gebruikgemaakt van een toestel voor het opnemen van geluid of van beeld en geluid. In dat geval wordt de zitting per videoconferentie ook ambtshalve door het gerecht geregistreerd. Wanneer het proces-verbaal van de zitting echter alleen schriftelijk wordt opgemaakt (bv. omdat er geen geschikte apparatuur in de rechtszaal aanwezig is), worden de handelingen, waaronder die per videoconferentie, niet geregistreerd en geeft het proces-verbaal de inhoud van die handelingen weer. In dat geval kan een partij het verloop van de zitting echter wel registreren met een toestel voor het opnemen van geluid (bv. een mobiele telefoon met opnamemogelijkheid). Daarvoor is geen toestemming van het gerecht nodig; het gerecht moet alleen in kennis worden gesteld van het voornemen een geluidsregistratie te maken.
De video- en geluidsopname van de procedurele handelingen die in de rechtszaal plaatsvinden, wordt doorgestuurd naar de locatie waar de deelnemers die te kennen hebben gegeven op afstand aan de hoorzitting te willen deelnemen, zich bevinden, alsook van de locatie waar deze deelnemers zich bevinden naar het gebouw van de rechtbank die de procedure behandelt.
6 In welke taal moet het verhoor plaatsvinden: a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?
a) Een verhoor dat wordt uitgevoerd op grond van de artikelen 12 tot en met 14, verloopt in de regel in het Pools. Het Poolse recht kent niet de mogelijkheid een zitting voor een Pools gerecht te houden in een andere dan de Poolse taal.
b) In het geval van een verzoek om bewijsverkrijging overeenkomstig de artikelen 19 tot en met 21, bepaalt het verzoekende gerecht in welke taal het verhoor wordt gehouden. Het Poolse centrale orgaan kan echter uit hoofde van artikel 19, lid 4, van Verordening (EG) 2020/1783 verlangen dat de zitting in het Pools wordt gehouden of dat er wordt gezorgd voor een Poolse vertolking. Dat geldt met name voor de situatie bedoeld in artikel 19, lid 4, tweede alinea, van de verordening, namelijk wanneer een Pools gerecht deelneemt aan de rechtstreekse bewijsverkrijging.
7 Wie moet er, in voorkomend geval, zorgen voor tolken en naar waar moeten deze zich begeven a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?
Ingeval het verhoor wordt uitgevoerd op grond van de artikelen 12 tot en met 14, wordt in principe tolkondersteuning ter beschikking gesteld door het Poolse gerecht, in zijn hoedanigheid van aangezocht gerecht. In de regels is niet bepaald waar de tolk zich moet bevinden, behalve wanneer de persoon die een tolk nodig heeft, een vrijheidsstraf uitzit (zie punt 4 hierboven).
In geval van rechtstreekse bewijsverkrijging uit hoofde van de artikelen 19 tot en met 21 wordt de tolkondersteuning verzorgd door het verzoekende gerecht. Het is tevens aan het verzoekende gerecht te beslissen waar de tolk zich tijdens de zitting moet bevinden. Op grond van artikel 19, lid 4, van Verordening (EG) 2020/1783 kan het Poolse centrale orgaan eisen dat de tolk zich op een specifieke plaats bevindt.
8 Welke procedure is van toepassing op de regelingen voor het verhoor en om de te verhoren persoon op de hoogte te stellen van tijd en plaats a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging? Hoeveel tijd op voorhand moet de persoon in beide gevallen worden opgeroepen voor het verhoor?
a) In het geval van een zitting in de zin van de artikelen 12 tot en met 14 stelt het Poolse gerecht als aangezocht gerecht de te verhoren persoon in kennis van de datum en plaats van de zitting door middel van een dagvaarding overeenkomstig het bepaalde in het Poolse recht (met name de artikelen 131 tot en met 147 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering), in de praktijk veelal per aangetekende post. De dagvaarding moet uiterlijk zeven dagen voor de geplande datum van de zitting worden uitgebracht. Bij uitzondering kan die termijn worden verkort tot drie dagen (artikel 149 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). In de praktijk houdt dat in dat de datum van de zitting ongeveer een maand vooraf moet worden vastgesteld. Als het gerecht dat nodig vindt om de behandeling van de zaak te bespoedigen, kan hij de te horen persoon ook op andere wijze in kennis stellen (bv. per telefoon of e-mail). Overeenkomstig artikel 1491 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering kan de rechter de partijen, getuigen, deskundigen of andere personen dagvaarden op de wijze die hij het meest geschikt acht, indien hij dit nodig acht om de behandeling van de zaak te bespoedigen. Een aldus uitgebrachte dagvaarding heeft de in het wetboek bepaalde rechtsgevolgen, mits er geen twijfel over bestaat dat zij binnen de in artikel 149, lid 2, gestelde termijn ter kennis van de geadresseerde is gebracht. Deze bepaling voorziet in de mogelijkheid om dagvaardingen buiten de in de artikelen 131 tot en met 147 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering bedoelde betekeningswijzen om uit te brengen. Deze andere wijzen van dagvaarding zijn echter niet nader gespecificeerd. Dit betekent dat de rechter — bij dagvaarding buiten de wettelijk voorgeschreven betekeningswijzen om — alle mogelijke middelen van dagvaarding kan gebruiken, zoals telefonische dagvaarding (inclusief sms) of dagvaarding per fax, e-mail of op een andere wijze.
b) In geval van rechtstreekse bewijsverkrijging in de zin van de artikelen 19 tot en met 21 berust de verplichting tot kennisgeving van de datum en de plaats van de zitting bij het verzoekende gerecht, dat daarbij zijn eigen recht toepast. Als een Pools gerecht moet meewerken aan de organisatie van de zitting (bv. om ervoor te zorgen dat het gerecht aan de zitting deelneemt of in elk geval om de zaal en de faciliteiten voor videoconferenties ter beschikking te stellen), moet het verzoekende gerecht bij het vaststellen van de datum voor de zitting rekening houden met de beschikbaarheid van materiële en personele middelen aan Poolse zijde. Die beschikbaarheid varieert aanmerkelijk en moet van geval tot geval worden nagegaan.
9 Welke kosten zijn van toepassing op het gebruik van videoconferenties en hoe moeten zij worden betaald?
Overeenkomstig artikel 22 van Verordening (EG) nr. 2020/1783 vordert het Poolse gerecht terugbetaling van de daarin genoemde kosten, evenals een voorschot voor de kosten van het deskundigenonderzoek. De overige kosten in verband met het gebruik van de videoconferentie worden gedragen door de Poolse partij.
10 Welke eventuele vereisten zijn er om ervoor te zorgen dat de persoon die door het verzoekende gerecht rechtstreeks wordt verhoord, ervan op de hoogte werd gesteld dat het verhoor gebeurt op vrijwillige basis?
Het verzoekende gerecht moet de te horen persoon ervan in kennis stellen dat het verhoor slechts mag plaatsvinden op vrijwillige basis en zonder gebruikmaking van dwangmaatregelen. Een Pools gerecht dat deelneemt aan de rechtstreekse bewijsverkrijging kan erop toezien dat het verhoor op vrijwillige basis plaatsvindt (artikel 19, leden 2 en 4, van Verordening (EG) nr. 2020/1783).
11 Hoe moet de identiteit van de te verhoren persoon worden gecontroleerd?
Het gerecht controleert de identiteit door aan de betrokkene te vragen een document over te leggen waaruit zijn of haar identiteit of identiteit en nationaliteit blijkt. Dit zijn: voor een Poolse onderdaan, een identiteitskaart of paspoort; en voor een onderdaan van een derde land, een paspoort, reisdocument of ander geldig document waaruit zijn of haar identiteit of identiteit en nationaliteit blijkt. Het verhoor van een getuige begint met vragen over zijn of haar persoon en zijn of haar verhouding tot de partijen. Dezelfde eisen zijn van overeenkomstige toepassing voor personen die deelnemen aan een hoorzitting die wordt gehouden met behulp van technische voorzieningen waarmee deze buiten het gebouw van de rechtbank kan worden georganiseerd door middel van communicatie op afstand.
12 Welke vereisten inzake eedafneming zijn van toepassing en welke informatie moet het verzoekende gerecht verstrekken wanneer bij een rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging een eed is vereist?
Voor verhoren op grond van de artikelen 19 tot en met 21 geldt dat, als het verzoekende gerecht de Poolse centrale autoriteit ervan in kennis stelt een getuige onder ede te willen verhoren, de centrale autoriteit de tekst van de eed kan opvragen. Indien de tekst in strijd is met fundamentele beginselen van het Poolse recht, heeft de centrale autoriteit het recht om het verhoor af te wijzen of te eisen dat de eed uit het Poolse recht wordt gebruikt.
13 Welke regelingen zijn er om ervoor te zorgen dat er een contactpersoon is op de plaats van de videoconferentie, met wie het verzoekende gerecht kan samenwerken alsook een persoon die op de dag van het verhoor de videoconferentievoorzieningen kan bedienen en eventuele technische problemen kan verhelpen?
Als de videoconferentie plaatsvindt in het gebouw van het Poolse gerecht, in een Poolse strafinrichting of in een Pools huis van arrest, zorgt de desbetreffende instelling ervoor dat iemand technische ondersteuning biedt voor de videoconferentie. De contactgegevens van de betrokken persoon worden aan het verzoekende gerecht verstrekt tijdens de technische voorbereidingen van de videoconferentie.
De voorzitter kan gelasten dat een persoon die van zijn vrijheid is beroofd, uitsluitend in het kader van een hoorzitting op afstand aan de procedure deelneemt. In dat geval nemen ook een vertegenwoordiger van het bestuur van de gevangenis of de detentie-inrichting, een vertegenwoordiger, voor zover deze is aangewezen, en een tolk, voor zover die wordt ingeschakeld, deel aan de hoorzitting op afstand. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing op personen die op grond van afzonderlijke bepalingen een therapeutische behandeling ondergaan (artikel 151, lid 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).
14 Wat indien er eventueel aanvullende informatie van het verzoekende gerecht is vereist?
Volgens het Poolse recht is er geen aanvullende informatie vereist. Als het echter noodzakelijk blijkt te zijn aanvullende informatie te verstrekken (bv. in het kader van de technische voorbereidingen die samen met het Poolse gerecht worden getroffen), moet deze in het Pools worden verstrekt of vergezeld gaan van een vertaling in het Pools. Videoconferentie (hoorzitting op afstand) is toegestaan mits de aard van de tijdens de hoorzitting te verrichten handelingen geen beletsel vormt en bij het houden van de hoorzitting op afstand een volledige bescherming van de procedurele rechten van de partijen en het goede verloop van de procedure gewaarborgd zijn. In dit geval zijn de rechter en de griffier aanwezig in de rechtszaal, terwijl de andere personen die aan de hoorzitting deelnemen, niet aanwezig hoeven te zijn in het gebouw van de rechtbank die de procedure behandelt.