In het algemeen geldt: als het nationale recht van de lidstaat waar de procedure plaatsvindt, voorziet in de mogelijkheid om zittingen in burgerlijke of handelszaken te registreren, zijn op zittingen die worden gehouden door middel van videoconferentie of andere communicatietechnologieën op afstand, dezelfde regels van toepassing. In dergelijke gevallen moeten de partijen in kennis worden gesteld van de desbetreffende bepalingen en, in voorkomend geval, van de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de registratie. De registraties moeten op een veilige manier worden uitgevoerd en opgeslagen en er moet voor worden gezorgd dat zij niet openbaar worden gemaakt.
1 Is bewijsverkrijging via videoconferentie mogelijk hetzij met de deelname van een gerecht in de verzoekende lidstaat, hetzij rechtstreeks door een gerecht van die lidstaat? Zo ja, wat zijn dan de toepasselijke nationale procedures of wetten?
Het gebruik van videoconferenties of technologieën voor communicatie op afstand is facultatief. Videoconferenties zijn bedoeld om hoorzittingen in burgerlijke en handelszaken en in strafzaken met grensoverschrijdende betrokkenheid te vergemakkelijken (deze zittingen vallen onder artikel 6 van de Verordening (EU) 2023/2844 betreffende digitalisering van de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter in grensoverschrijdende burgerlijke, handels- en strafzaken, en tot wijziging van bepaalde handelingen op het gebied van justitiële samenwerking).
Dit kan op twee manieren.
Wet- en regelgeving:
- artikel 177 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Ley de Enjuiciamiento Civil), conform wet 29/2015 van 30 juli 2015 inzake de internationale juridische samenwerking in burgerlijke zaken;
- artikel 229 van de organieke wet inzake de rechterlijke macht (Ley Orgánica del Poder Judicial) wat betreft videoconferenties; artikel 229, lid 3, van deze wet maakt het volgende mogelijk: verklaringen afnemen, personen verhoren, bewijsverkrijging, confrontatie van getuigen, onderzoek, verslagen, validering van deskundigenadviezen en de organisatie van procedures via videoconferentie, in aanwezigheid van de rechter of de rechtbank en in aanwezigheid of met deelname van, in voorkomend geval, de partijen. In alle gevallen blijft het voor elke partij mogelijk om het door de andere partij aangedragen bewijs te onderzoeken en te weerleggen en voorts wordt het recht van verweer gewaarborgd. Behalve in uitzonderlijke gevallen, gaat het daarbij om openbare procedures;
- verordening 1/2018 inzake internationale justitiële bijstand en internationale justitiële samenwerkingsnetwerken.
Gevallen waarin Spanje verzoekt om medewerking van een buitenlandse autoriteit
In deze gevallen heeft wet 29/2015 een aanvullende functie overeenkomstig het beginsel van voorrang van het Unierecht, op grond waarvan prioriteit wordt gegeven aan de regels van de Europese Unie op dit gebied en aan de internationale verdragen en overeenkomsten waarbij Spanje partij is. Op het gebied van internationale juridische samenwerking in burgerlijke zaken kunnen de Spaanse autoriteiten samenwerken met buitenlandse autoriteiten. Wederkerigheid is niet vereist, maar de regering kan bij koninklijk besluit beslissen dat de Spaanse autoriteiten niet samenwerken met de autoriteiten van een buitenlandse staat als deze samenwerking herhaaldelijk is geweigerd of indien deze verboden is door de autoriteiten van die staat.
De bevoegdheid van de Spaanse rechtbanken om op directe wijze te communiceren
De wetgeving van elke betrokken staat wordt altijd geëerbiedigd. Onder directe gerechtelijke communicatie wordt verstaan communicatie zonder tussenpersonen tussen nationale en buitenlandse rechtbanken. Dergelijke communicatie mag de onafhankelijkheid van de betrokken rechtbanken en de rechten van de partijen om zich te verdedigen niet beïnvloeden of in gevaar brengen.
De Spaanse autoriteiten weigeren verzoeken om internationale juridische samenwerking in burgerlijke zaken als:
- het onderwerp of het doel van de gevraagde samenwerking strijdig is met de openbare orde;
- de procedure in het kader waarvan de samenwerking wordt gevraagd onder de exclusieve bevoegdheid van de Spaanse rechtbank valt;
- de inhoud van de te overleggen akte niet onder de bevoegdheid van de aangezochte Spaanse rechtbank valt. In dit geval kan de Spaanse rechtbank het verzoek doorsturen naar de bevoegde autoriteit, na de verzoekende autoriteit hiervan in kennis te hebben gesteld;
- het te behandelen verzoek om internationale samenwerking niet voldoet aan de inhoudelijke vereisten en de minimumvereisten vastgesteld in wet 29/2015;
- de regering bij koninklijk besluit beslist dat de Spaanse autoriteiten niet samenwerken met de autoriteiten van een buitenlandse staat ingeval deze samenwerking herhaaldelijk is geweigerd of ingeval deze verboden is door de autoriteiten van die staat.
In procedures in burgerlijke of handelszaken waarbij een partij of haar vertegenwoordiger in een andere lidstaat aanwezig is, beslist de bevoegde autoriteit over de deelname van de partijen en hun vertegenwoordigers aan een zitting per videoconferentie of met behulp van andere technologieën voor communicatie op afstand, rekening houdend met:
- de beschikbaarheid van dergelijke technologieën;
- hoe de partijen in de procedure staan tegenover het gebruik van deze technologieën, en
- in hoeverre de specifieke omstandigheden van de onderhavige zaak zich lenen voor het gebruik van deze technologieën.
2 Gelden er beperkingen inzake het soort personen dat via videoconferentie kan worden verhoord – betreft het bijvoorbeeld enkel getuigen of kunnen ook andere personen zoals deskundigen of partijen op die manier worden verhoord?
Er zijn geen beperkingen met betrekking tot de deelname van partijen aan de procedure of van andere personen die bewijs aandragen, ongeacht of het gaat om getuigen of deskundigen. De kwestie of de bewijselementen passend zijn en welke informatie aan deskundigen wordt verstrekt, behoort tot de beoordelingsvrijheid van de rechter.
De bevoegde autoriteit die de zitting organiseert, waarborgt de toegankelijkheid voor alle partijen en hun vertegenwoordigers, met inbegrip van personen met een handicap.
Wanneer een kind op grond van het nationale recht deelneemt aan procedures in burgerlijke of handelszaken, met name als partij, moet het aan de zitting kunnen deelnemen per videoconferentie of door middel van een andere technologie voor communicatie op afstand, rekening houdend met de procedurele rechten van het kind. Indien het kind betrokken is bij procedures met het oog op bewijsverkrijging in burgerlijke of handelszaken, bijvoorbeeld wanneer het kind als getuige moet worden gehoord, kan het ook worden gehoord met behulp van videoconferentie of een andere technologie voor communicatie op afstand, overeenkomstig Verordening (EU) 2020/1783 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2020 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken (bewijsverkrijging).
3 Welke eventuele beperkingen gelden er inzake het soort bewijs dat via videoconferentie kan worden verkregen?
De beperkingen, die altijd een uitzonderlijk karakter hebben en moeten worden vastgesteld bij een gemotiveerde rechterlijke beslissing waarin de evenredigheid ervan wordt beoordeeld, hebben betrekking op de gevallen waarin “de verzochte rechtstreekse bewijsverkrijging in strijd is met fundamentele rechtsbeginselen in zijn lidstaat”, artikel 19, lid 7, van Verordening (EU) 2020/1783.
De procedure voor het openen en houden van een zitting per videoconferentie of met behulp van andere technologieën voor communicatie op afstand wordt in burgerlijke en handelszaken geregeld door het nationale recht van de lidstaat waar de procedure plaatsvindt. Om te beslissen of de deelname van de partijen en hun vertegenwoordigers aan een zitting per videoconferentie wordt toegestaan, moet de bevoegde autoriteit een passende methode kiezen om de standpunten van de partijen te onderzoeken overeenkomstig het nationale procesrecht.
4 Gelden er beperkingen inzake de plaats waar de persoon via videoconferentie moet worden verhoord – d.w.z. moet dat een rechtbank zijn?
Het verhoor moet plaatsvinden in de rechtbank van het rechtsgebied waar de procedure loopt en het bewijs wordt ingediend in een openbare of, in uitzonderingsgevallen, een besloten zitting. Er zijn geen beperkingen met betrekking tot de plaats waar de persoon zich moet bevinden die deelneemt aan de procedure via videoconferentie “of andere technologie voor communicatie op afstand, op voorwaarde dat dergelijke technologie voor het gerecht beschikbaar is en het gerecht van mening is dat het gebruik ervan in de specifieke omstandigheden van de zaak wenselijk is” (artikel 20, lid 1, laatste deel, van Verordening (EU) 2020/1783). De referendaris van de rechterlijke macht van de rechtbank waar de procedure wordt gevoerd, moet in de rechtbank de identiteit van de personen die via videoconferentie deelnemen, bevestigen door de identiteitsdocumenten van tevoren voor te leggen of direct te tonen of door persoonlijke kennis.
5 Is het toegestaan verhoren per videoconferentie te registreren en zo ja, zijn de nodige voorzieningen beschikbaar?
Ja, dat klopt. Bovendien moeten zij worden opgenomen, onder voorbehoud van de bij de vorige vraag vermelde precisering (artikel 20, lid 1, laatste deel, van Verordening (EU) 2020/1783).
Conform artikel 147 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wordt de mondelinge fase van de zittingen en comparities opgenomen op een drager die het mogelijk maakt om beeld en geluid te reproduceren. Alle rechtbanken in Spanje hebben audiovisuele apparatuur voor het registreren van processen en hoorzittingen. De gebruikte fysieke drager is een dvd, die vervolgens wordt bewaard door de betrokken referendaris. De partijen kunnen verzoeken om op eigen kosten een kopie toegestuurd te krijgen.
Onverminderd de specifieke bepalingen inzake het gebruik van videoconferenties zoals bepaald in de Verordening (EG) nr. 861/2007, Verordening (EU) nr. 655/2014 en Verordening (EU) 2020/1783, wordt de procedure voor het houden van een zitting per videoconferentie geregeld door het nationale recht van de lidstaat waar de zitting plaatsvindt.
6 In welke taal moet het verhoor plaatsvinden: a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?
Indien een Spaanse rechtbank tussenbeide komt, lijkt het noodzakelijk om voor de procedure en de behandeling van dossiers de Spaanse taal te gebruiken, tenzij een van de andere officiële talen van bepaalde rechtsgebieden kan worden aanvaard (Galicië, Catalonië, Valencia en Baskenland), mits de personen die via videoconferentie worden gehoord deze talen kennen en zich hierin uit wensen te drukken.
7 Wie moet er, in voorkomend geval, zorgen voor tolken en naar waar moeten deze zich begeven a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?
In burgerlijke zaken kunnen tolken/vertalers worden gebruikt, zowel tijdens de procedure als daarna om akten te vertalen. Indien de tolken/vertalers niet worden geleverd door de partij die daarom verzoekt, zal de rechterlijke macht daar zelf voor zorgen; deze taak is ook gedelegeerd aan bepaalde autonome gemeenschappen. In bepaalde gevallen worden deze diensten verleend door het ministerie van Justitie. De kosten voor het verlenen van deze diensten kunnen voor rekening komen van de partij die wordt veroordeeld in de proceskosten en worden aangepast indien deze partij recht heeft op rechtsbijstand van overheidswege.
Om er effectief voor te zorgen dat de bewijselementen tijdens de procedure kunnen worden onderzocht en weerlegd, kan de tolk zich tijdens de zitting in de rechtbank bevinden dan wel op de plaats waar de persoon via videoconferentie wordt gehoord.
De tolk wordt in ieder geval gevraagd de eed af te leggen of te beloven om de waarheid te spreken en om tijdens de uitvoering van zijn taken zo objectief mogelijk te handelen.
Artikel 22 van Verordening (EU) 2020/1783 biedt het aangezochte gerecht de mogelijkheid te verzoeken om terugbetaling van heffingen of kosten, met inbegrip van tolkkosten.
8 Welke procedure is van toepassing op de regelingen voor het verhoor en om de te verhoren persoon op de hoogte te stellen van tijd en plaats a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging? Hoeveel tijd op voorhand moet de persoon in beide gevallen worden opgeroepen voor het verhoor?
De interne procedure die moet worden gevolgd om over te gaan tot een verhoor in het geval dat is bedoeld in artikel 10 van de verordening, is vastgesteld in de artikelen 301 en volgende van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering wat betreft het verhoor van de partijen, in de artikelen 360 en volgende wat betreft het verhoor van getuigen en in de artikelen 335 en volgende wat betreft het uitbrengen van deskundigenverslagen en het indienen ervan met het oog op de toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor in een openbare zitting.
Onverminderd de specifieke bepalingen inzake het gebruik van videoconferenties zoals bepaald in de Verordening (EG) nr. 861/2007, Verordening (EU) nr. 655/2014 en Verordening (EU) 2020/1783, wordt de procedure voor het houden van een zitting per videoconferentie geregeld door het nationale recht van de lidstaat waar de zitting plaatsvindt.
Wanneer een autoriteit verzoekt om deelname van een persoon met het oog op bewijsverkrijging in burgerlijke of handelszaken, moet de deelname van die persoon aan de zitting per videoconferentie of met behulp van andere technologieën voor communicatie op afstand worden geregeld overeenkomstig de verordening betreffende bewijsverkrijging.
Videoconferenties of andere technologieën voor communicatie op afstand die in burgerlijke, handels- of strafrechtelijke procedures worden gebruikt, moeten geschikt zijn voor het gebruik van tolkdiensten.
9 Welke kosten zijn van toepassing op het gebruik van videoconferenties en hoe moeten zij worden betaald?
In principe is de videoconferentie kosteloos, maar indien belanghebbende partijen een kopie van de registratie wensen te ontvangen, moeten zij een informatiedrager verstrekken of de desbetreffende kosten dragen.
Artikel 22 van Verordening (EU) 2020/1783 biedt het aangezochte gerecht de mogelijkheid te verzoeken om terugbetaling van heffingen of kosten, met inbegrip van tolkkosten.
10 Welke eventuele vereisten zijn er om ervoor te zorgen dat de persoon die door het verzoekende gerecht rechtstreeks wordt verhoord, ervan op de hoogte werd gesteld dat het verhoor gebeurt op vrijwillige basis?
Dit gebeurt onder toezicht van de Spaanse rechtbank.
11 Hoe moet de identiteit van de te verhoren persoon worden gecontroleerd?
Videoconferenties of technologieën voor communicatie op afstand moeten de bevoegde autoriteit in staat stellen de identiteit van de te horen personen te authenticeren en visuele, audio- en mondelinge communicatie tijdens de zitting mogelijk te maken. De gebruikte technologie moet voldoen aan de toepasselijke normen inzake bescherming van persoonsgegevens, vertrouwelijkheid van communicatie en gegevensbeveiliging, ongeacht het soort zitting waarvoor zij wordt gebruikt.
Een gewoon telefoongesprek mag niet worden beschouwd als een geschikte telecommunicatietechnologie voor zittingen.
De referendaris van de rechterlijke macht van de rechtbank waar de procedure wordt gevoerd, moet in de rechtbank de identiteit van de personen die via videoconferentie deelnemen, bevestigen door de identiteitsdocumenten van tevoren voor te leggen of direct te tonen of door persoonlijke kennis.
12 Welke vereisten inzake eedafneming zijn van toepassing en welke informatie moet het verzoekende gerecht verstrekken wanneer bij een rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging een eed is vereist?
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de onderstaande gevallen.
- De partijen hoeven geen eed of belofte af te leggen tijdens de zitting. In de uitnodiging wordt de betrokken partij erop gewezen dat het ongerechtvaardigd afwezig zijn ertoe kan leiden dat de rechtbank de door die partij aangevoerde feiten opnieuw ter discussie stelt en dat het niet-verschijnen voor die partij uiterst nadelig kan zijn.
- Voor getuigen: iedere getuige moet vóór hij wordt gehoord de eed afleggen of beloven de waarheid te spreken, op straffe van burgerrechtelijke sancties wegens meineed, die de rechtbank in geval van weigering kan uitspreken. Indien de getuige niet op de hoogte is van deze sancties, zal de rechter hem daarover informeren. Als de getuigen strafrechtelijk minderjarig zijn, hoeven zij geen eed af te leggen en niet te beloven de waarheid te spreken.
- Voor deskundigen: deskundigen moeten, voordat zij hun advies uitbrengen, onder ede of belofte mededelen dat zij zo objectief mogelijk hebben gehandeld en, in bepaalde gevallen, zullen handelen, waarbij zij rekening hebben gehouden met de elementen die in het voordeel of het nadeel van de partijen kunnen zijn en dat zij op de hoogte zijn van de strafrechtelijke sancties die kunnen worden toegepast als zij hun taak als deskundige niet vervullen. Deze eed of belofte wordt herhaald ter terechtzitting, als het advies is onderworpen aan het beginsel van hoor en wederhoor tussen de partijen en de rechtbank zelf.
13 Welke regelingen zijn er om ervoor te zorgen dat er een contactpersoon is op de plaats van de videoconferentie, met wie het verzoekende gerecht kan samenwerken alsook een persoon die op de dag van het verhoor de videoconferentievoorzieningen kan bedienen en eventuele technische problemen kan verhelpen?
Het beheer van de audiovisuele communicatiemiddelen is van tevoren afgesproken en de diensten van de Secretaría del Decanato of van de rechterlijke instantie stellen de dag, het tijdstip en de plaats van de videoconferentie vast, waarbij zij erop toezien dat er voldoende bezetting is om het goede verloop te waarborgen. Gewoonlijk worden van tevoren tests uitgevoerd om te garanderen dat verbindingen en uitrusting correct functioneren.
14 Wat indien er eventueel aanvullende informatie van het verzoekende gerecht is vereist?
Alle informatie die relevant wordt geacht om ervoor te zorgen dat de bewijsverkrijging zo correct en vlot mogelijk verloopt, met gebruikmaking van de in de bijlage opgenomen formulieren.