Bevisupptagning genom videokonferens

Den allmänna regeln är att om en medlemsstats nationella rätt föreskriver att förhandlingar på privaträttens område ska spelas in gäller samma regler för förhandlingar som genomförs med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation. Om så är fallet bör parterna underrättas om dessa bestämmelser och, i förekommande fall, om möjligheten att invända mot inspelningen. Inspelningar bör göras och lagras på ett säkert sätt och det bör garanteras att de inte sprids offentligt.

1 Kan bevis tas upp via videokonferens antingen under medverkan av en domstol i den ansökande medlemsstaten eller direkt av en domstol i den medlemsstaten? Vilka nationella förfaranden eller lagar gäller i så fall?

Användning av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation är valfritt. Syftet med videokonferenser är att underlätta muntliga förhandlingar på både privaträttens och straffrättens område (denna typ av förhandlingar regleras i artikel 6 i digitaliseringsförordningen) med en gränsöverskridande dimension.

Bevisupptagning kan genomföras på två sätt.

Bestämmelser och föreskrifter:

• Artikel 177 i civilprocesslagen (Ley de Enjuiciamiento Civil) i enlighet med lag 29/2015 av den 30 juli 2015 om internationellt civilrättsligt samarbete.
• Artikel 229 i lagen om domstolsväsendet (Ley Orgánica del Poder Judicial) med avseende på videokonferenser. Enligt artikel 229.3 i lagen om domstolsväsendet får statspapper, förhör, bevisupptagning, konfrontationer med vittnen, prövningar, rapporter, ratificering av sakkunnigutlåtanden och förfaranden genomföras via videokonferens, i närvaro av domaren eller domstolen, och i närvaro av eller med medverkan av, i förekommande fall, parterna. Den säkerställer i samtliga fall att det är möjligt för varje part att ifrågasätta och motbevisa den andra partens bevisning och skyddar rätten till försvar. Det rör sig om offentliga förfaranden, utom i undantagsfall.
• Förordning nr 1/2018 om internationell rättslig hjälp och internationella nätverk för rättsligt samarbete.

När Spanien kräver samarbete med en utländsk myndighet.

I detta fall är lag 29/2015 underordnad på grund av principen om EU-rättens företräde, vilket innebär att EU-lagstiftningen samt de internationella fördrag och avtal som Spanien är part i ska ha företräde. När det gäller internationellt samarbete i civilrättsliga ärenden kan de spanska myndigheterna samarbeta med utländska myndigheter. Även om ömsesidighet inte krävs, kan regeringen genom kungligt dekret föreskriva att myndigheterna inte ska samarbeta med myndigheterna i en främmande stat om det föreligger en upprepad vägran att samarbeta eller ett rättsligt förbud mot att myndigheterna i den staten samarbetar.

Om de spanska domstolarna kan upprätta direkta rättsliga förbindelser:

Gällande lagar i varje stat respekteras alltid. Med direkta rättsliga förbindelser avses förbindelser mellan nationella och utländska domstolar utan mellanhand. Sådana förbindelser får inte påverka eller kompromettera de berörda domstolarnas oberoende eller parternas rätt till försvar.

De spanska domstolarna avvisar framställningar om internationellt samarbete i civilrättsliga ärenden i följande fall:

1. Syftet eller ändamålet med samarbetet strider mot grunderna för rättsordningen.
2. Den spanska domstolen har exklusiv behörighet i det förfarande som framställningen om samarbete gäller.
3. Den anmodade spanska domstolen är inte behörig med avseende på innehållet i den aktuella handlingen. I sådana fall kan den spanska domstolen vidarebefordra framställningen till behörig domstol efter att ha informerat den ansökande myndigheten om detta.
4. Framställningen om internationellt samarbete har inte det innehåll och uppfyller inte de minimikrav som enligt lag 29/2015 krävs för behandling.
5. Regeringen fastställer genom kungligt dekret att de spanska myndigheterna inte kommer att samarbeta med myndigheterna i en utländsk stat som upprepade gånger har avslagit ansökningar om samarbete eller rättsligt förbjuder att myndigheterna i den staten samarbetar.

I privaträttsliga förfaranden där en av parterna eller dennes företrädare befinner sig i en annan medlemsstat ska den behöriga myndigheten besluta om parternas och deras företrädares deltagande i en förhandling med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation med beaktande av

1. tillgången till sådan teknik,
2. den åsikt parterna i förfarandet har om användningen av sådan teknik, och
3. lämpligheten av användningen av sådan teknik med hänsyn till de särskilda omständigheterna i ärendet.

2 Finns det några begränsningar för vilka personer som kan höras via videokonferens? Är det exempelvis bara vittnen eller kan andra, t.ex. sakkunniga eller parter, också höras på detta sätt?

Det föreligger inte några begränsningar vad gäller medverkan från parter eller andra personer vid en bevisupptagning, vare sig det är fråga om vittnen eller sakkunniga. Det åligger domstolen att bedöma om en sådan medverkan är lämplig. Detsamma gäller den information som tillhandahålls sakkunniga.

Den behöriga myndighet som genomför förhandlingen säkerställer tillgänglighet för alla parter och deras företrädare, inbegripet personer med funktionsnedsättning.

Om ett barn är involverat i förfaranden i frågor på privaträttens område, särskilt i egenskap av part, enligt nationell rätt, bör barnet kunna delta i förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation, med beaktande av barnets processuella rättigheter. Om ett barn är involverat i förfaranden för bevisupptagning i frågor på privaträttens område, t.ex. om barnet ska höras som vittne, kan barnet även höras med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/1783 av den 25 november 2020 om samarbete mellan medlemsstaternas domstolar i fråga om bevisupptagning i mål och ärenden av civil eller kommersiell natur (bevisupptagning).

3 Vilka restriktioner, om några, gäller för den typ av bevis som kan tas upp via videokonferens?

Begränsningarna – som alltid är exceptionella och måste fastställas genom ett motiverat rättsligt beslut som tar hänsyn till inskränkningens proportionalitet – gäller fall där den direkta bevisupptagning som begärs skulle ”[strida] mot grundläggande rättsprinciper i den egna medlemsstaten” (artikel 19.7 i förordning (EU) 2020/1783).

Förfarandet för att inleda och genomföra en förhandling med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör i frågor på privaträttens område regleras av nationell rätt i den medlemsstat där förfarandena äger rum. För att avgöra om parterna och deras företrädare kan tillåtas delta i förhandling med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation bör den behöriga myndigheten välja en lämplig metod för att granska parternas synpunkter i enlighet med nationell processrätt.

4 Finns det några begränsningar för var personen i fråga ska höras via videokonferens – dvs. måste det vara i en domstol?

Hörandet ska äga rum vid den domstol som handlägger förfarandet och bevisningen ska läggas fram vid offentlig förhandling eller, i vissa begränsade fall, bakom stängda dörrar. Det finns inga begränsningar vad gäller platsen för den person som ska delta i förfarandet genom videokonferens ”eller annan teknik för distanskommunikation, förutsatt att domstolen har tillgång till sådan teknik och att domstolen anser att användningen av sådan teknik är lämplig med hänsyn till de särskilda omständigheterna i målet” (sista delen av artikel 20.1 i förordning (EU) 2020/1783). Registratorn (Letrado de la administración de justicia) vid den domstol där förfarandet äger rum ska i domstolen fastställa identiteten på de personer som deltar genom videokonferens, genom att på förhand lämna in eller direkt förete handlingar eller genom personlig kännedom.

5 Är det tillåtet att spela in förhör via videokonferens och finns det i så fall utrustning för detta?

Ja. De måste registreras, med förbehåll för villkoret i föregående fråga (sista delen av artikel 20.1 i förordning (EU) 2020/1783).

Enligt bestämmelserna i artikel 147 i civilprocesslagen ska den muntliga delen av förhandlingar och inställelse spelas in på ett sätt som medger reproduktion av ljud och bild. Alla spanska domstolar har tillgång till audiovisuell utrustning för att spela in rättegångar och förhandlingar. Inspelningarna arkiveras i dvd-format av domstolens justitiesekreteraren. Parterna kan erhålla en kopia mot avgift.

Utan att det påverkar tillämpningen av särskilda bestämmelser om användning av videokonferenser i förordningarna 861/2007, 655/2014 och 2020/1783 regleras förfarandet för att hålla förhandlingar med hjälp av videokonferens av den nationella lagstiftningen i den medlemsstat där förhandlingen hålls.

6 På vilket språk ska förhöret hållas a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

När det rör sig om en spansk domstol förefaller det nödvändigt att förfarandet och tillhörande handlingar är avfattade på spanska, även om ett av de andra officiella språken (galiciska, katalanska, valencianska och baskiska) i vissa regioner i landet kan godtas om de personer som förhörs via videokonferens behärskar och vill använda dessa språk.

7 Vem ansvarar för att vid behov skaffa fram tolkar och var ska de uppehålla sig a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

I tvistemål kan tolkar användas både under och efter förfarandet för att dokumentera förfarandet. Om de inte tillhandahålls av den part som behöver tolkning kommer de att tillhandahållas av domstolarna, som har decentraliserats för vissa autonoma regioner. I andra fall tillhandahålls sådana tjänster av justitieministeriet. Den part som ska betala rättegångskostnaderna kan åläggas kostnaderna för tolktjänsterna med beaktande av om det föreligger rätt till offentlig rättshjälp.

För att säkerställa iakttagandet av principen om ett kontradiktoriskt förfarande kan tolken befinna sig antingen i domstolen eller på samma plats som den person som ska höras via videokonferens.

I samtliga fall ska tolken avlägga ed eller avge en förklaring på heder och samvete och agera med största möjliga objektivitet vid utövandet av sin uppgift.

I artikel 22 i förordning (EU) 2020/1783 föreskrivs en möjlighet för den anmodade domstolen att begära ersättning för arvoden eller kostnader, inklusive kostnader för tolkar.

8 Vilket förfarande gäller för anordnandet av förhöret och meddelande av tid och plats till den person som ska höras a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning? Hur lång tid ska medges i båda dessa fall när datum för förhöret bestäms för att ge personen i fråga tillräcklig framförhållning?

Det interna förfarandet för förhör, i det fall som avses i artikel 10 i förordningen, föreskrivs i artiklarna 301 och följande artiklar i civilprocesslagen vad gäller förhör med parterna, i artikel 360 ff. när det gäller hörande av vittnen, och i artikel 335 ff. när det gäller att utfärda rapporter och lägga fram dem för prövning och korsförhör vid offentliga utfrågningar av sakkunniga.

Utan att det påverkar tillämpningen av särskilda bestämmelser om användning av videokonferenser i förordningarna 861/2007, 655/2014 och 2020/1783 regleras förfarandet för att hålla förhandlingar med hjälp av videokonferens av den nationella lagstiftningen i den medlemsstat där förhandlingen hålls.

Om en myndighet ansöker om att en person ska delta för bevisupptagning i frågor på privaträttens område, bör denna persons deltagande i förhandlingen med hjälp av videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation regleras av förordningen om bevisupptagning.

Videokonferensteknik eller annan teknik för distanskommunikation som används i förfaranden i frågor på privaträttens och straffrättens område bör möjliggöra användning av tolkning.

9 Vilka är kostnaderna vid användande av videokonferens och hur ska de betalas?

Videokonferenser är i princip kostnadsfria. Om någon av parterna vill erhålla en kopia av inspelningen krävs det dock att nämnda part tillhandahåller ett datamedium eller betalar ett motsvarande belopp.

I artikel 22 i förordning (EU) 2020/1783 föreskrivs en möjlighet för den anmodade domstolen att begära ersättning för arvoden eller kostnader, inklusive kostnader för tolkar.

10 Vilka bestämmelser, om några, gäller för att säkra att den person som ska höras direkt av den ansökande domstolen har informerats om att bevisupptagningen ska ske på frivillig grund?

Detta ska äga rum under tillsyn av den spanska domstolen.

11 Vad finns det för förfarande för att kontrollera identiteten på den person som ska höras?

Videokonferensteknik eller teknik för distanskommunikation bör göra det möjligt för den behöriga myndigheten att autentisera identiteten på de personer som ska höras och bör möjliggöra bild- och ljudkommunikation och muntlig kommunikation under förhandlingen. Den teknik som används bör uppfylla tillämpliga standarder för skydd av personuppgifter, telehemlighet vid kommunikation samt datasäkerhet, oavsett för vilken typ av förhandlingar den används.

Ett enkelt telefonsamtal bör inte anses vara en lämplig teknik för distanskommunikation för muntliga förhandlingar.

Rättssekreteraren vid den domstol som handlägger förfarandet ska kontrollera identiteten på de personer som ska höras via videokonferens. Detta kan ske genom att en id-handling uppvisas i förväg eller direkt i samband med hörandet eller genom personlig kännedom om personen.

12 Vilka bestämmelser gäller för avläggande av ed, och vilka uppgifter behövs från den ansökande domstolen när edgång krävs vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

Det ska särskiljas mellan följande fall:

1. Parterna är inte skyldiga att avlägga ed eller avge en förklaring på heder och samvete under förhandlingen, men om det inom ramen för kontrollförfarandet framgår att den berörda parten underlåtit att inställa sig utan laga skäl kan domstolen ifrågasätta de uppgifter som den parten lämnat och anse dem vara till stor nackdel för parten.
2. Sjukdomar: innan vittnet avlägger vittnesmål ska vederbörande avlägga ed eller avge en förklaring på heder och samvete, under hot om de påföljder som fastställts för mened i tvistemål. Domstolen informerar vittnet om dessa påföljder om vittnet inte känner till dem. Minderåriga vittnen behöver varken avlägga ed eller avge en förklaring på heder och samvete.
3. Sakkunniga: när sakkunniga avger sitt utlåtande ska de avlägga ed eller avge en förklaring på heder och samvete för att säga sanningen och förklara att de har agerat och, i förekommande fall, kommer att agera så objektivt som möjligt, med beaktande av både de faktorer som kan vara till fördel för och de som kan vara till förfång för någon av parterna, och att de är medvetna om de straffrättsliga påföljder som kan komma att utdömas om de inte fullgör sina skyldigheter som sakkunniga. Denna ed eller förklaring på heder och samvete ska upprepas i domen när utlåtandet omfattas av principen om kontradiktoriskt förfarande mellan parterna och själva domstolen.

13 Vilka åtgärder har vidtagits för att se till att det finns en kontaktperson på platsen för videokonferensen för samordning med den ansökande domstolen och en person som på dagen för förhöret finns tillgänglig för att sköta videokonferensutrustningen och hantera eventuella tekniska problem?

Åtgärder för audiovisuella medier ska vidtas i förväg. Högre domarämbetet (Secretaría del Decanato) eller domstolspersonalen fastställer datum, tid och plats för videokonferensen och ser till att det finns tillräckligt med personal för att den ska kunna äga rum. Förbindelser och utrustning ska testas i förväg.

14 Vilka ytterligare uppgifter, om några, krävs från den ansökande domstolen?

All information som anses vara lämplig för att säkerställa att bevisupptagningen sker så smidigt som möjligt, med användning av formulären i bilagan.