Obținerea de probe prin videoconferință

Ca regulă generală, în cazul în care dreptul intern al statului membru în care se desfășoară procedurile prevede înregistrarea audierilor în materie civilă sau comercială, aceleași norme se aplică audierilor organizate prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță. În acest caz, părțile ar trebui să fie informate cu privire la aceste dispoziții și, după caz, cu privire la posibilitatea de a se opune înregistrării. Înregistrările ar trebui să fie efectuate și stocate în siguranță și ar trebui să se garanteze că acestea nu vor fi difuzate public.

1 Este posibilă obținerea de probe prin videoconferință fie cu participarea unei instanțe din statul membru solicitant, fie direct de către o instanță din acel stat membru? Dacă da, care sunt procedurile naționale relevante sau normele legislative care se aplică?

Utilizarea videoconferințelor sau a tehnologiei de comunicare la distanță este opțională. Videoconferințele sunt menite să faciliteze audierile în procedurile civile, comerciale și penale (aceste audieri sunt reglementate de articolul 6 din Regulamentul privind digitalizarea) cu o dimensiune transfrontalieră.

Acestea se pot obține în două moduri.

Norme și regulamente:

• articolul 177 din Codul de procedură civilă (Ley de Enjuiciamiento Civil - LEC), în conformitate cu dispozițiile Legii 29/2015 din 30 iulie 2015 privind cooperarea judiciară internațională în materie civilă;
• articolul 229 din Legea organică privind sistemul judiciar (Ley Orgánica del Poder judicial - LOPJ) în ceea ce privește videoconferințele; Articolul 229 alineatul (3) din LOPJ permite ca luarea declarațiilor, interogatoriul, obținerea de probe, confruntările martorilor, anchetele, rapoartele, ratificarea avizelor experților și procedurile să se desfășoare prin videoconferință, în prezența unui judecător sau în cadrul unei instanțe, părțile având posibilitatea, dacă este cazul, să fie prezente sau să intervină, într-un mod care să garanteze întotdeauna că fiecare parte poate să pună sub semnul întrebării și să contrazică probele celeilalte părți și care să asigure dreptul la apărare în cadrul unei ședințe de judecată publice, cu excepția unor cazuri excepționale.
• Regulamentul 1/2018 privind asistența judiciară internațională și rețelele de cooperare judiciară internațională

Cazurile în care Spania solicită cooperarea din partea unei autorități străine

În astfel de cazuri, în conformitate cu principiul supremației dreptului Uniunii, care acordă prioritate în acest domeniu aplicării normelor Uniunii Europene, a tratatelor și acordurilor internaționale la care Spania este parte, Legea 29/2015 are caracter subsidiar. În domeniul cooperării judiciare internaționale în materie civilă, autoritățile spaniole pot coopera cu autoritățile străine. Deși reciprocitatea nu este necesară, guvernul poate să stipuleze, prin decret regal, că autoritățile spaniole nu vor coopera cu autoritățile unui alt stat în cazul în care autoritățile statului respectiv refuză în mod repetat cooperarea sau formulează o interdicție legală privind cooperarea.

Cazurile în care instanțele spaniole sunt abilitate să stabilească o comunicare directă între autoritățile judiciare

În orice caz, se respectă legislația în vigoare în fiecare stat. Comunicarea directă între autoritățile judiciare are loc între instanțele naționale și cele străine, fără intermediar. Aceasta nu afectează și nu compromite independența instanțelor implicate sau drepturile la apărare ale părților.

Instanțele spaniole refuză cererile de cooperare judiciară internațională în materie civilă în cazul în care:

1. obiectul sau scopul activității de cooperare solicitate este contrar ordinii publice;
2. procesul care a stat la baza cererii de cooperare intră în sfera de competență exclusivă a instanțelor spaniole;
3. conținutul actului avut în vedere nu corespunde competențelor instanței spaniole solicitate. După caz, aceasta poate să transmită cererea autorității competente și să informeze autoritatea solicitantă în acest sens;
4. cererea de cooperare internațională nu respectă condițiile în materie de conținut și cerințele minime prevăzute de Legea 29/2015 pentru a fi prelucrată;
5. guvernul stabilește prin decret regal că autoritățile spaniole nu vor coopera cu autoritățile unui alt stat care a refuzat în mod repetat cererile de cooperare sau care interzice prin lege autorităților statului respectiv să efectueze acțiuni de cooperare.

În procedurile civile sau comerciale în care una dintre părți sau reprezentantul acesteia este prezent într-un alt stat membru, autoritatea competentă stabilește participarea părților și a reprezentanților acestora la o audiere prin videoconferință sau prin intermediul altei tehnologii de comunicare la distanță, ținând seama de:

1. disponibilitatea unei astfel de tehnologii;
2. avizul părților la procedură cu privire la utilizarea unei astfel de tehnologii și de
3. caracterul adecvat al utilizării unei astfel de tehnologii în circumstanțele specifice ale cazului.

2 Există restricții în ceea ce privește tipul de persoană care poate fi audiată prin videoconferință – de exemplu, această metodă este valabilă numai pentru martori sau și pentru alte persoane cum ar fi experții sau părțile?

Nu există nicio restricție în ceea ce privește intervenția părților la procedură sau a oricărei alte persoane care participă la obținerea probelor, fie în calitate de martor, fie în calitate de expert. Instanța decide cu privire la caracterul adecvat și la informațiile furnizate experților.

Autoritatea competentă care organizează audierea asigură faptul că tehnologia este accesibilă tuturor părților și reprezentanților acestora, inclusiv persoanelor cu handicap.

În cazul în care un copil este implicat în proceduri în materie civilă sau comercială, în special în calitate de parte, în temeiul dreptului intern, copilul ar trebui să poată participa la audiere prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță, ținând seama de drepturile sale procedurale. În cazul în care copilul este implicat în procedură în scopul obținerii de probe în materie civilă sau comercială, de exemplu atunci când copilul urmează să fie audiat în calitate de martor, audierea poate avea loc și prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2020/1783 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 noiembrie 2020 privind cooperarea între instanțele statelor membre în domeniul obținerii de probe în materie civilă sau comercială (obținerea de probe).

3 Ce restricții se impun, dacă este cazul, asupra tipului de probe care pot fi obținute prin videoconferință?

Restricțiile, care au întotdeauna caracter de excepție și trebuie stabilite printr-o hotărâre judecătorească motivată care să țină seama de proporționalitatea restricției, se aplică în cazul în care obținerea în mod direct a mijloacelor de probă solicitate „contravine principiilor fundamentale de drept din statul său membru” [articolul 19 alineatul (7) din Regulamentul (UE) 2020/1783].

Procedura de inițiere și desfășurare a unei audieri prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță ar trebui să fie reglementată în materie civilă și comercială de dreptul intern al statului membru în care se desfășoară procedurile. Pentru a decide dacă este permisă participarea părților și a reprezentanților acestora la o audiere prin videoconferință, autoritatea competentă ar trebui să aleagă o metodă adecvată pentru examinarea punctelor de vedere ale părților în conformitate cu dreptul procedural național.

4 Există restricții cu privire la locul unde trebuie audiată persoana prin videoconferință – cu alte cuvinte, aceasta trebuie audiată în instanță?

Audierea trebuie să aibă loc la instanța unde se desfășoară procedura și în fața căreia se obțin probele în cadrul unei ședințe de judecată publice sau, în cazuri excepționale, în cadrul unei ședințe de judecată cu ușile închise. Nu există restricții în ceea ce privește locul în care se află persoana care urmează să participe la procedură prin utilizarea videoconferinței „sau a altei tehnologii de comunicații la distanță, cu condiția ca respectiva tehnologie să fie la dispoziția instanței, iar instanța să considere că utilizarea unei astfel de tehnologii este adecvată în circumstanțele specifice ale cauzei” [ultima parte a articolului 20 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2020/1783]. Grefierul (Letrado de la administración de justicia) instanței în fața căreia se desfășoară procedura trebuie să stabilească, în cadrul instanței, identitatea persoanelor care participă la videoconferință, prin comunicarea prealabilă ori prezentarea directă a documentelor sau prin cunoașterea personală.

5 Este permisă înregistrarea audierilor din cadrul videoconferințelor și, dacă da, este disponibilă această facilitate?

Desigur. Într-adevăr, interogatoriile trebuie înregistrate, sub rezerva îndeplinirii condițiilor prevăzute la întrebarea anterioară [ultima parte a articolului 20 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2020/1783].

În conformitate cu dispozițiile articolului 147 din LEC, procedurile orale, ședințele de judecată și înfățișările trebuie să fie înregistrate pe un suport adecvat pentru înregistrarea și reproducerea sunetului și a imaginii. Toate instanțele judecătorești din Spania sunt prevăzute cu echipamente de înregistrare audio-video pentru procese și ședințe de judecată. Înregistrările trebuie să fie arhivate în format DVD de către grefierul instanței. Părțile pot obține o copie a înregistrărilor, pe cheltuială proprie.

Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice privind utilizarea videoconferințelor prevăzute în Regulamentele 861/2007, 655/2014 și 2020/1783, procedura de organizare a unei audieri prin videoconferință este reglementată de dreptul intern al statului membru în care are loc audierea.

6 În ce limbă trebuie să se desfășoare audierea: (a) în cazul în care cererile sunt întocmite în temeiul articolelor 12-14 din Regulamentul privind obținerea de probe și (b) în cazul în care probele se obțin direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe?

În cazul în care este implicată o instanță spaniolă, este esențial ca procedurile să se desfășoare și documentele aferente să fie redactate în limba spaniolă, cu excepția cazului în care este acceptată una dintre celelalte limbi oficiale (galiciană, catalană, valenciană și bască) din anumite regiuni ale țării, atunci când persoanele care sunt interogate prin videoconferință cunosc și doresc să folosească aceste limbi.

7 Dacă este necesară prezența interpreților, cine este responsabil pentru asigurarea acestora și unde ar trebui să se afle aceștia (a) în cazul în care cererile sunt întocmite în temeiul articolelor 12-14 din Regulamentul privind obținerea de probe și (b) în cazul în care probele se obțin direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe?

În cauzele civile, pentru a susține procedurile pe baza unor documente corespunzătoare, se poate recurge la servicii de interpretariat atât în timpul procedurii, cât și ulterior; în cazul în care aceste servici nu sunt asigurate de către partea care solicită interpretarea, ele vor fi furnizate de serviciile instanțelor, care au fost transferate către una dintre comunitățile autonome. În alte cazuri, astfel de servicii sunt furnizate de Ministerul Justiției. Costul furnizării acestor servicii poate fi atribuit părții care a fost obligată să suporte cheltuielile de judecată, ținând seama în mod corespunzător de dreptul la asistență juridică gratuită.

Pentru a garanta în mod efectiv caracterul contradictoriu al procedurii, interpretul se poate afla fie la instanță, fie alături de persoana care ia cuvântul în cadrul audierii prin videoconferință.

În toate cazurile, interpretul trebuie să depună un jurământ sau să se angajeze să spună adevărul și să acționeze cu cea mai mare obiectivitate posibilă în îndeplinirea sarcinilor sale.

Conform articolului 22 din Regulamentul (UE) 2020/1783, instanța solicitată poate pretinde rambursarea taxelor sau cheltuielilor, inclusiv a onorariilor interpreților.

8 Ce procedură se aplică pentru organizarea audierii și pentru comunicarea datei și locului acesteia persoanei care urmează a fi audiată (a) în cazul în care cererile sunt întocmite în temeiul articolelor 12-14 din Regulamentul privind obținerea de probe și (b) în cazul în care probele se obțin direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe? Pentru ambele opțiuni, ce interval de timp ar trebui alocat în momentul stabilirii datei audierii pentru ca persoana respectivă să poată fi notificată în timp util?

Procedura internă pentru interogatoriu în situația prevăzută la articolul 10 din regulament este prevăzută la articolul 301 și următoarele din LEC în ceea ce privește examinarea părților, la articolul 360 și următoarele în ceea ce privește examinarea martorilor și la articolul 335 și următoarele în ceea ce privește elaborarea de rapoarte și prezentarea acestora în vederea interogatoriului și a interogatoriului contradictoriu al experților în cadrul ședințelor de judecată publice.

Fără a aduce atingere dispozițiilor specifice privind utilizarea videoconferințelor prevăzute în Regulamentele 861/2007, 655/2014 și 2020/1783, procedura de organizare a unei audieri prin videoconferință este reglementată de dreptul intern al statului membru în care are loc audierea.

În cazul în care o autoritate solicită participarea unei persoane în scopul obținerii de probe în materie civilă sau comercială, participarea unei astfel de persoane la audiere prin videoconferință sau altă tehnologie de comunicare la distanță ar trebui să fie reglementată de Regulamentul privind obținerea de probe.

Videoconferințele sau alte tehnologii de comunicare la distanță utilizate în procedurile în materie civilă, comercială sau penală ar trebui să permită utilizarea interpretării.

9 Care sunt costurile utilizării de videoconferințe și cum ar trebui plătite acestea?

În principiu, videoconferințele sunt gratuite, însă, în cazul în care o parte interesată dorește să obțină o copie a înregistrării, aceasta trebuie să furnizeze un suport adecvat sau să plătească suma corespunzătoare.

Conform articolului 22 din Regulamentul (UE) 2020/1783, instanța solicitată poate pretinde rambursarea taxelor sau cheltuielilor, inclusiv a onorariilor interpreților.

10 Ce condiții, dacă acestea există, trebuie să se aplice pentru a se asigura că persoana audiată direct de instanța solicitantă a fost informată cu privire la faptul că audierea va avea loc în mod voluntar?

Deoarece acest lucru este realizat sub coordonarea instanței spaniole.

11 Ce procedură există pentru verificarea identității persoanei care urmează a fi audiată?

Tehnologia de videoconferință sau de comunicare la distanță ar trebui să permită autorității competente să autentifice identitatea persoanelor care urmează să fie audiate și ar trebui să permită comunicarea vizuală, audio și orală în timpul audierii. Tehnologia utilizată ar trebui să respecte standardele aplicabile pentru protecția datelor cu caracter personal, a confidențialității comunicărilor și a securității datelor, indiferent de tipul de audiere pentru care este utilizată.

Un simplu apel telefonic nu ar trebui considerat o tehnologie adecvată de comunicare de la distanță pentru audierile orale.

Grefierul instanței în fața căreia se desfășoară procedura trebuie să stabilească, în cadrul instanței, identitatea persoanelor care participă la videoconferință, prin comunicarea prealabilă ori prezentarea directă a documentelor sau prin cunoașterea personală.

12 Care sunt cerințele aplicabile în cazul prestării de jurământ și ce informații sunt necesare de la instanța solicitantă în cazul în care este necesară prestarea unui jurământ în timpul obținerii de probe în mod direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe?

Este necesar să se facă distincția între următoarele cazuri:

1. Părțile nu au obligația să presteze un jurământ sau să se angajeze să spună adevărul în timpul interogatoriului, deși, în notificarea de verificare, partea vizată trebuie să fie informată că, în cazul în care nu se înfățișează în instanță în mod nejustificat, instanța poate considera faptele în care partea în cauză a fost implicată personal ca fiind confirmate; stabilirea acestor fapte ca fiind certe aduce prejudicii importante părții în cauză.
2. Martori: înainte de a depune mărturie, fiecare martor trebuie să presteze un jurământ sau să se angajeze să spună adevărul; în caz contrar, există riscul ca acestuia să i se aplice sancțiunile stabilite pentru infracțiunea de mărturie mincinoasă în cauze civile. Instanța informează martorul cu privire la sancțiunile respective în cazul în care martorul nu are cunoștință despre acestea. În cazul martorilor care nu au împlinit încă vârsta pentru a răspunde penal, nu este necesară depunerea jurământului sau angajamentul de a spune adevărul.
3. Experți: atunci când își prezintă avizul, experții trebuie să presteze un jurământ sau să se angajeze să spună adevărul și să declare că au acționat și, după caz, vor acționa cât mai obiectiv posibil, ținând seama atât de factorii care pot favoriza, cât și de cei care pot prejudicia pe oricare dintre părți, precum și că au cunoștință de sancțiunile penale care li se pot aplica în cazul în care nu își îndeplinesc îndatoririle în calitate de experți. Acest jurământ sau angajament este reiterat în cadrul ședinței de judecată, atunci când avizul este supus procedurii contradictorii între părți și instanță.

13 Ce măsuri sunt prevăzute pentru a se asigura că o persoană de contact este prezentă la locul unde se organizează videoconferința cu care instanța solicitantă să poată comunica și pentru a se asigura că o persoană este disponibilă în ziua audierii pentru punerea în funcțiune a echipamentelor de videoconferință și remedierea oricărei probleme tehnice?

Pregătirea echipamentului audio-video se realizează în avans. Biroul Judecătorului-șef (Secretaría del Decanato) sau personalul instanței stabilesc data, ora și locul în care se va desfășura videoconferința și asigură participarea personalului necesar pentru realizarea acesteia. De regulă, se efectuează teste prealabile pentru a asigura funcționarea corectă a conexiunilor și a echipamentelor.

14 Ce informații suplimentare sunt necesare, dacă este cazul, din partea instanței solicitante?

Orice informații considerate adecvate pentru a se asigura optimizarea procesului obținerii de probe, prin intermediul formularelor prevăzute în anexă.