Bevisoptagelse via videokonference

Som hovedregel gælder det, at hvis den nationale lovgivning i den medlemsstat, hvor retssagen finder sted, indeholder bestemmelser om optagelse af retsmøder på det civil- og handelsretlige område, finder de samme regler anvendelse på retsmøder, der afholdes via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi. I så fald bør parterne underrettes om disse bestemmelser og i givet fald om muligheden for at gøre indsigelse mod optagelsen. Optagelser bør foretages og lagres på en sikker måde og sikre, at de ikke udbredes offentligt.

1 Er det muligt at foretage bevisoptagelsen ved hjælp af en videokonference, hvor denne enten foretages med deltagelse af en ret i den anmodende medlemsstat eller direkte af en ret i denne medlemsstat? Hvis ja, hvad er da de nationale procedurer eller den gældende nationale lovgivning?

Brugen af videokonference- eller fjernkommunikationsteknologi er valgfri. Videokonferencer har til formål at lette mundtlige retsmøder i civil-, handels- og straffesager (disse retsmøder er reguleret i digitaliseringsforordningens artikel 6) med grænseoverskridende deltagelse.

Beviser kan optages på to måder.

Lovgivning:

• Artikel 177 i den civile retsplejelov (Ley de Enjuiciamiento Civil, LEC), af henvisningen til denne artikel i lov 29/2015 af 30. juli 2015 om internationalt retligt samarbejde i civile sager
• Artikel 229 i lov om retsvæsenet (Ley Orgánica del Poder Judicial, LOPJ) for så vidt angår videokonferencer. I artikel 229, stk. 3, er det fastsat, at forklaringer kan afgives, afhøringer kan foretages, vidnesbyrd kan gives og syn- og skønserklæringer afhjemles ved hjælp af videokonferencer under dommernes nærværelse, idet sagens parter har mulighed for at være til stede, og de under alle omstændigheder har adgang til kontradiktion. Dette sker sædvanligvis i et offentligt retsmøde.
• Forordning 1/2018 om international retshjælp og internationalt retligt samarbejde.

Sager, hvor Spanien anmoder om samarbejde med en udenlandsk myndighed:

Lov nr. 29/2015, der er af subsidiær karakter, jf. princippet om EU-rettens forrang, hvilket på dette område betyder, at det er bestemmelserne i EU-retten og internationale traktater, som Spanien har tiltrådt, der finder anvendelse. Med hensyn til internationalt retligt samarbejde om civile søgsmål kan de spanske myndigheder samarbejde med udenlandske myndigheder. Der er ikke krav om gensidighed, men kan regeringen ved kongeligt dekret bestemme, at myndighederne ikke skal samarbejde med myndighederne i en fremmed stat, hvis en anmodning om samarbejde gentagne gange er blevet afvist, eller der gælder et retligt forbud mod at samarbejde med myndighederne i den pågældende stat.

Tilfælde, hvor de spanske domstole har kompetence til at kommunikere direkte med judicielle myndigheder

Under alle omstændigheder skal den gældende lovgivning i hver enkelt stat overholdes. Ved direkte kommunikation med judicielle myndigheder forstås kommunikation mellem nationale og udenlandske retsinstanser uden mellemled. En sådan kommunikation påvirker eller skader ikke de involverede retters uvildighed eller parternes ret til forsvar.

De spanske retter afviser anmodninger om internationalt retligt samarbejde i civile sager, hvis:

1. genstanden for eller formålet med det ønskede samarbejde strider mod grundlæggende samfundshensyn (el orden público).
2. den sag, der har givet anledning til samarbejdsanmodningen, henhører under de spanske domstoles enekompetence
3. indholdet af den påtænkte retshandling ikke er omfattet af den anmodede spanske rets kompetence. Hvor det er relevant, kan retten sende anmodningen til den kompetente myndighed og informere den herom
4. anmodningen om internationalt samarbejde opfylder ikke indholdet af og mindstekravene i lov 29/2015 og kan derfor ikke imødekommes
5. regeringen ved kongeligt dekret bestemmer, at de spanske myndigheder ikke skal samarbejde med myndighederne i en fremmed stat, der gentagne gange har afvist samarbejdsanmodninger eller ved lov forbyder denne stats myndigheder at samarbejde.

I sager på det civil- og handelsretlige område, hvor en af parterne eller deres repræsentant er til stede i en anden medlemsstat, træffer den kompetente myndighed afgørelse om parternes og deres repræsentanters deltagelse i et retsmøde via videokonference eller ved hjælp af anden fjernkommunikationsteknologi under hensyntagen til:

1. tilgængeligheden af sådanne teknologier
2. parternes synspunkter vedrørende anvendelsen af sådanne teknologier, og
3. hensigtsmæssigheden af at anvende en sådan teknologi under de særlige omstændigheder i sagen.

2 Er der nogen begrænsninger med hensyn til, hvilke personer der må afhøres ved hjælp af videokonference – gælder dette f.eks. kun vidner, eller er det også tilladt at afhøre eksperter eller parter i sagen på denne måde?

Der er ingen begrænsninger for, hvem der kan blive afhørt under en retssag, uanset om det er parterne, vidner eller sagkyndige, der afgiver forklaring. Retten skønner, om de fremkomne oplysninger kan lægges til grund for sagens behandling.

Den kompetente myndighed, der afholder høringen, sikrer tilgængelighed for alle parter og deres repræsentanter, herunder personer med handicap.

Hvis et barn deltager i civil- eller handelsretlige sager, navnlig som part, i overensstemmelse med national ret, bør barnet kunne deltage i retsmødet via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi under hensyntagen til dets proceduremæssige rettigheder. Hvis barnet er involveret i sagen med henblik på bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område, f.eks. når barnet skal afhøres som vidne, kan barnet også afhøres via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1783 af 25. november 2020 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område (bevisoptagelse).

3 Hvilke typer begrænsninger er der i givet fald for de beviser, som kan fremskaffes via en videokonference?

Sådanne begrænsninger – som altid vil være undtagelsesvise og kun kan iværksættes ved en begrundet kendelse under hensyn til begrænsningens rimelighed – vedrører de tilfælde, hvor direkte bevisoptagelse ville være i strid med de grundlæggende principper i medlemsstatens lovgivning, jf. artikel 19.6 i forordning 2020/1783.

Proceduren for indledning og afholdelse af et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi reguleres på det civil- og handelsretlige område af den nationale lovgivning i den medlemsstat, hvor retssagen finder sted. For at afgøre, om parternes og deres repræsentanters deltagelse i et retsmøde via videokonference er tilladt, bør den kompetente myndighed vælge en passende metode til at undersøge parternes synspunkter i overensstemmelse med national procesret.

4 Er der nogen restriktioner med hensyn til, hvor den pågældende person må afhøres via en videokonference – skal det f.eks. være i en ret?

Det skal ske ved den ret, der behandler sagen, og hvor der optages beviser på et offentligt retsmøde eller undtagelsesvist i et lukket retsmøde. Der er ingen begrænsninger med hensyn til, hvor den person, som deltager i retssagen, der gennemføres ved videokonference "eller anden telekommunikationsteknologi, skal opholde sig, så længe retten har adgang til den pågældende teknologi, og at retten under hensyn til sagens specifikke omstændigheder anser det for passende at anvende den pågældende teknologi" (artikel 20.1, sidste led, i forordning 2020/1783). Forsvaret ved den ret, der behandler sagen, skal i selve retten fastslå identiteten af de personer, der deltager i videokonferencen, idet forsvaret før eller under konferencen skal fremlægge dokumenter herom eller gøre rede for, at det kender den/de pågældende personligt.

5 Er det tilladt at optage videokonferencer, og er denne tekniske mulighed i givet fald tilgængelig?

Ja. Det er tilmed et krav, at det sker af bevismæssige årsager, dog med forbehold af ovenstående.

I overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 147 i LEC skal mundtlig sagsbehandling, retsmøder og afhøringer optages på et medie, der er egnet til at registrere og gengive lyd og billeder. Alle retter i Spanien er udstyret med audiovisuelt optageudstyr til retssager og retsmøder. Den fysiske medium arkiveres i dvd-format i domstolsstyrelsen (Letrado de la administración de justicia). Parterne kan få tilsendt en kopi for egen regning.

Med forbehold af de særlige bestemmelser om anvendelse af videokonference i forordning (EF) nr. 861/2007, (EF) nr. 655/2014 og (EF) nr. 2020/1783 er proceduren for afholdelse af et retsmøde ved hjælp af videokonference underlagt den nationale lovgivning i den medlemsstat, hvor afhøringen finder sted.

6 på hvilket sprog skal afhøringen finde sted: a) når der fremsættes anmodninger i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?

Hvis en spansk ret har kompetence til at behandle sagen, er det nødvendigt, at retsforhandlingerne foregår på spansk (castellano), og at sagsakterne foreligger på spansk, selv om de sprog, der ligeledes har status som officielle sprog i visse regioner (Galicien, Catalonien, Valencia og Baskerlandet) også accepteres, såfremt de personer, der skal afgive forklaring under en videokonference, har kendskab til og ønsker at benytte disse sprog.

7 Hvis der er behov for tolke, hvem har så til opgave at stille dem til rådighed, og hvor skal de befinde sig, hvis a) anmodninger fremsættes i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?

I civile søgsmål stilles tolke til rådighed af rettens kontor, både under sagen og bagefter med henblik på oversættelse af relevante dokumenter. Tolkene er enten tilknyttet en selvstyrende region eller ansat i justitsministeriet. Udgifterne til tolkning kan lægges den part til last, som retten har pålagt at betale sagens omkostninger, under behørig hensyntagen til sager, hvor parterne er berettiget til gratis retshjælp.

For effektivt at sikre sagens kontradiktoriske karakter kan tolken enten møde op i retten eller være sammen med den person, der skal afhøres ved brug af videokonference.

Tolken skal i alle sager aflægge ed eller løfte om at ville tale sandt og handle med størst mulig objektivitet under udøvelsen af sin funktion.

Artikel 22 i forordning 2020/1783 giver den anmodede ret mulighed for at anmode om godtgørelse af gebyrer eller omkostninger, herunder tolkeomkostninger.

8 Hvilken procedure skal følges i forbindelse med vidneforklaringen og med hensyn til at underrette den person, der skal afgive forklaring, om tid og sted, hvis a) anmodningen fremsættes i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse? Hvor lang tid bør der i begge tilfælde i forbindelse med fastlæggelsen af datoen for afhøringen afsættes for at kunne indkalde den pågældende person rettidigt?

Den interne procedure for afhøringer omfattet af forordningens artikel 10 er fastsat i artikel 301 ff i LEC med hensyn til afhøring af parterne, i artikel 360 med hensyn til vidneforklaringer og i artikel 335 ff med hensyn til udarbejdelse af retsmøderapporter og fremsendelse heraf med henblik på forhør og krydsforhør af sagkyndige på offentlige retsmøder.

Med forbehold af de særlige bestemmelser om anvendelse af videokonference i forordning (EF) nr. 861/2007, (EF) nr. 655/2014 og (EF) nr. 2020/1783 er proceduren for afholdelse af et retsmøde ved hjælp af videokonference underlagt den nationale lovgivning i den medlemsstat, hvor afhøringen finder sted.

Hvis en myndighed anmoder om en persons deltagelse med henblik på bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område, bør denne persons deltagelse i afhøringen via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi være omfattet af forordningen om bevisoptagelse.

Videokonferencer eller anden fjernkommunikationsteknologi, der anvendes i civil-, handels- eller strafferetlige sager, bør gøre det muligt at anvende tolkning.

9 Hvilke omkostninger er der i forbindelse med anvendelse af videokonferencer, og hvordan afholdes de?

I princippet er videokonferencer gratis, men hvis en part ønsker at få en kopi af optagelsen, skal den pågældende tilvejebringe et passende medie eller betale omkostningerne hertil.

Artikel 22 i forordning 2020/1783 giver den anmodede ret mulighed for at anmode om godtgørelse af gebyrer eller omkostninger, herunder tolkeomkostninger.

10 Hvilke krav stilles der i givet fald for at sikre, at den person, der afhøres direkte af den anmodende ret, er blevet oplyst om, at afhøringen skal foregå på frivillig basis?

Fordi dette sker under den spanske rets ledelse.

11 Hvilken procedurer anvendes med henblik på at bekræfte identiteten på den person, der skal afhøres?

Videokonference- eller fjernkommunikationsteknologi bør gøre det muligt for den kompetente myndighed at autentificere identiteten af de personer, der skal afhøres, og lette visuel, lyd- og mundtlig kommunikation under høringen. Den anvendte teknologi skal være i overensstemmelse med de gældende regler om beskyttelse af personoplysninger, kommunikationshemmelighed og datasikkerhed, uanset hvilken form for visning de anvendes til.

Et rent telefonopkald bør ikke betragtes som en egnet telekommunikationsteknologi til mundtlige retsmøder.

Justitssekretæren (Letrado de la Administración de Justicia del Órgano Jurisdiccional) ved den ret, hvor sagen behandles, skal på et retsmøde fastslå identiteten af de personer, der deltager i videokonferencen, ved hjælp af relevant dokumentation eller personligt kendskab til den pågældende.

12 Hvilke krav gælder med hensyn til edsaflæggelse, og hvilke oplysninger behøves fra den anmodende ret, når der er behov for edsaflæggelse ved direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?

Det er nødvendigt at sondre mellem følgende tilfælde:

1. Parterne skal ikke aflægge ed eller løfte, før de afgiver forklaring, men retten oplyser dem om, at den, hvis de ikke møder op uden skellig grund, kan anse de forhold, som den pågældende personligt skulle have afgivet forklaring om, for bevist, hvilket kan få processuel skadevirkning for den pågældende.
2. Vidner: Før et vidne afgiver forklaring, skal det aflægge ed eller løfte om at tale sandt, idet det ellers risikerer en af sanktionerne for at afgive falsk forklaring i civile søgsmål. Retten informerer vidnet om disse sanktioner, hvis det ikke allerede kender dem. Er vidnet under den kriminelle lavalder, skal det ikke aflægge ed eller løfte om at tale sandt.
3. Sagkyndige: Når sagkyndige afgiver forklaring, skal de aflægge ed eller løfte om at ville tale sandt og erklære, at de har handlet og, hvis relevant, vil handle så objektivt som muligt under hensyntagen til både de faktorer, som kan være henholdsvis til fordel eller skade for hver part, og at de er bekendt med de strafferetlige sanktioner, de kan pålægges, hvis de ikke opfylder deres pligt som sagkyndige. Denne ed eller dette løfte gentages under afhøringen, når forklaringen afgives under den kontradiktoriske sagsbehandling mellem parterne og retten.

13 Hvilke foranstaltninger er der truffet for at sørge for en kontaktperson til den anmodende ret på det sted, hvor videokonferencen afholdes, og en person til at betjene videokonferenceudstyret og håndtere tekniske problemer på afhøringsdagen?

Der træffes de nødvendige foranstaltninger med hensyn til de audiovisuelle medier. Den øverste dommers kontor (Secretaría del Decanato) eller rettens justitskontor fastsætter dato, tid og sted for videokonferencen og sikrer, at der er tilstrækkeligt mange medarbejdere til stede til at gennemføre den. Systemet testes normalt forud for at sikre, at forbindelser og udstyr fungerer korrekt.

14 Hvilke yderligere krav er der i givet fald med hensyn til oplysninger fra den anmodende ret?

Den anmodende ret skal give alle de oplysninger, der er relevante og kan fremme bevisoptagelsen, under anvendelse af de formularer, der findes i bilaget.